बहुत बार ऐसा होता है जब मुझे किसी Word दस्तावेज़ में कुछ सरल डेटा गणनाओं को शामिल करने की आवश्यकता होती है और एक तालिका सबसे अच्छा विकल्प होता है। आप अपने Word doc में हमेशा एक संपूर्ण Excel स्प्रेडशीट डालने का^{(insert an entire Excel spreadsheet into your Word doc)} प्रयास कर सकते हैं , लेकिन यह कभी-कभी अधिक हो जाता है।

इस लेख में, मैं इस बारे में बात करने जा रहा हूं कि आप Word^(Word) में तालिकाओं के अंदर सूत्रों का उपयोग कैसे कर सकते हैं । केवल कुछ ही सूत्र हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यह योग, गणना, गोल संख्या आदि प्राप्त करने के लिए पर्याप्त है। साथ ही, यदि आप पहले से ही एक्सेल से परिचित हैं, तो ^(Excel)वर्ड^(Word) में सूत्रों का उपयोग करना केक का एक टुकड़ा होगा।

वर्ड टेबल्स में फॉर्मूला डालें

आइए एक साधारण परीक्षण तालिका बनाकर शुरू करें। सम्मिलित करें^(Insert) टैब पर क्लिक करें और फिर ^(Click)तालिका^(Table) पर क्लिक करें । चुनें कि आप ग्रिड से कितनी पंक्तियाँ और कॉलम चाहते हैं।

एक बार आपकी तालिका सम्मिलित हो जाने के बाद, आगे बढ़ें और कुछ डेटा जोड़ें। मैंने अपने उदाहरण के लिए कुछ संख्याओं के साथ एक बहुत ही सरल तालिका बनाई है।

अब आगे बढ़ते हैं और एक सूत्र सम्मिलित करते हैं। पहले उदाहरण में, मैं पहली पंक्ति में पहले तीन मानों को एक साथ जोड़ने जा रहा हूँ (10 + 10 + 10)। ऐसा करने के लिए, चौथे कॉलम में अंतिम सेल के अंदर क्लिक करें,  रिबन में लेआउट^(Layout) पर क्लिक करें और फिर सबसे दाईं ओर फॉर्मूला पर क्लिक करें।^(Formula)

यह फॉर्मूला^(Formula) डायलॉग को डिफ़ॉल्ट = SUM(LEFT) के साथ लाएगा ।

यदि आप केवल ओके पर क्लिक करते हैं, तो आप वह मान देखेंगे जिसे हम सेल (30) में ढूंढ रहे हैं।

आइए बात करते हैं सूत्र के बारे में। एक्सेल^(Just) की तरह , एक सूत्र बराबर चिह्न से शुरू होता है, उसके बाद फ़ंक्शन नाम और कोष्ठक में तर्क होते हैं । ^(Excel)एक्सेल^(Excel) में , आप केवल सेल संदर्भ या नामित श्रेणी जैसे A1, A1:A3, आदि निर्दिष्ट करते हैं, लेकिन Word में , आपके पास ये स्थितिगत शब्द हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण में, LEFT का अर्थ उन सभी कक्षों से है जो उस कक्ष के बाईं ओर हैं जिसमें सूत्र दर्ज किया गया है। आप राइट^(RIGHT) , ऊपर^(ABOVE) और नीचे^(BELOW) का भी उपयोग कर सकते हैं । आप इन स्थितीय तर्कों का उपयोग SUM , PRODUCT , MIN , MAX , COUNT और AVERAGE के साथ कर सकते हैं ।

इसके अलावा, आप इन तर्कों को संयोजन में उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मैं =SUM(LEFT, RIGHT) टाइप कर सकता था और यह उन सभी सेल को जोड़ देगा जो उस सेल के बाएँ और दाएँ हैं। =SUM(ABOVE, RIGHT) उन सभी नंबरों को जोड़ देगा जो सेल के ऊपर और दाईं ओर हैं। आपको चित्र मिल जाएगा।

अब कुछ अन्य कार्यों के बारे में बात करते हैं और हम कोशिकाओं को अलग तरीके से कैसे निर्दिष्ट कर सकते हैं। अगर मैं पहले कॉलम में अधिकतम संख्या खोजना चाहता हूं, तो मैं एक और पंक्ति जोड़ सकता हूं और फिर 30 प्राप्त करने के लिए =MAX(ABOVE) फ़ंक्शन का उपयोग कर सकता हूं। हालांकि, ऐसा करने का एक और तरीका है। मैं बस किसी भी सेल में जा सकता था और टाइप कर सकता था =MAX(A1:A3) , जो पहले कॉलम में पहली तीन पंक्तियों को संदर्भित करता है।

यह वास्तव में सुविधाजनक है क्योंकि आप तालिका में कहीं भी सूत्र रख सकते हैं। आप अलग-अलग कक्षों जैसे =SUM(A1, A2, A3) को भी संदर्भित कर सकते हैं , जो आपको समान परिणाम देगा। =SUM(A1:B3) लिखते हैं , तो यह A1, A2, A3, B1, B2, और B3 जोड़ देगा। इन संयोजनों का उपयोग करके, आप अपनी पसंद के किसी भी डेटा को काफी हद तक संदर्भित कर सकते हैं।

यदि आप अपने वर्ड^(Word) फॉर्मूला में उपयोग किए जा सकने वाले सभी कार्यों की सूची देखना चाहते हैं , तो बस पेस्ट फंक्शन^{( Paste Function)} बॉक्स पर क्लिक करें।

आप IF कथनों, AND और OR ऑपरेटरों आदि का उपयोग कर सकते हैं। आइए अधिक जटिल सूत्र का एक उदाहरण देखें।

ऊपर के उदाहरण में, मेरे पास =IF( SUM (A1:A3)> 50, 50, 0) है, जिसका अर्थ है कि यदि A1 से A3 तक का योग 50 से अधिक है, तो 50 दिखाएं, अन्यथा 0 दिखाएं। यह ध्यान देने योग्य है कि ये सभी कार्य वास्तव में केवल संख्याओं के साथ काम करते हैं। आप टेक्स्ट या स्ट्रिंग्स के साथ कुछ भी नहीं कर सकते हैं और आप किसी टेक्स्ट या स्ट्रिंग को आउटपुट भी नहीं कर सकते हैं। सब कुछ एक नंबर होना चाहिए।

यहां AND^(AND) फ़ंक्शन का उपयोग करके एक और उदाहरण दिया गया है। इस उदाहरण में, मैं कह रहा हूँ कि यदि A1 से A3 का योग और अधिकतम मान दोनों 50 से अधिक है, तो सत्य अन्यथा असत्य है। सत्य^(True) को 1 और असत्य^(False) को 0 से प्रदर्शित किया जाता है।

यदि आप कोई सूत्र टाइप करते हैं और उसमें कोई त्रुटि है, तो आपको एक सिंटैक्स त्रुटि संदेश दिखाई देगा।

सूत्र को ठीक करने के लिए, बस त्रुटि पर राइट क्लिक करें और फ़ील्ड संपादित करें^{(Edit Field)} चुनें ।

यह फ़ील्ड^(Field) संवाद लाएगा । यहां आपको सिर्फ फॉर्मूला^(Formula) बटन पर क्लिक करना है।

यह वही फॉर्मूला^(Formula) एडिटिंग डायलॉग लाएगा जिसके साथ हम शुरुआत से काम कर रहे हैं। Word में सूत्रों को सम्मिलित करने के लिए बस इतना ही है । आप Microsoft^(Microsoft) से ऑनलाइन दस्तावेज़^{(online documentation)} भी देख सकते हैं जो प्रत्येक फ़ंक्शन को विस्तार से बताता है।

कुल मिलाकर, यह एक्सेल^(Excel) की शक्ति के करीब भी नहीं है , लेकिन यह Word के अंदर कुछ बुनियादी स्प्रेडशीट गणनाओं के लिए पर्याप्त है । यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी करें। आनंद लेना!

How to Create and Use Formulas in Tables in Word

There are a lot of times when І need to includе some simplе data calculations in a Word document and a table is the best option. You cаn always try to insert an entire Excel spreadsheet into your Word doc, but that’s overkill sometimes.

In this article, I’m going to talk about how you can use formulas inside tables in Word. There are only a handful of formulas you can use, but it’s enough to get totals, counts, round numbers, etc. Also, if you are already familiar with Excel, then using the formulas in Word will be a piece of cake.

Insert Formulas into Word Tables

Let’s start out by creating a simple test table. Click on the Insert tab and then click on Table. Choose how many rows and columns you want from the grid.

Once your table has been inserted, go ahead and add in some data. I’ve just made a really simple table with a couple of numbers for my example.

Now let’s go ahead and insert a formula. In the first example, I’m going to add the first three values in the first row together (10 + 10 + 10). To do this, click inside the last cell in the fourth column, click on Layout in the ribbon and then click on Formula at the far right.

This will bring up the Formula dialog with a default of =SUM(LEFT).

If you were to simply click OK, you will see the value we are looking for in the cell (30).

Let’s talk about the formula. Just like Excel, a formula starts with an equals sign, followed by a function name and arguments in parenthesis. In Excel, you only specify cell references or named ranges like A1, A1:A3, etc., but in Word, you have these positional terms you can use.

In the example, LEFT means all cells that are to the left of the cell in which the formula is entered. You can also use RIGHT, ABOVE and BELOW. You can use these positional arguments with SUM, PRODUCT, MIN, MAX, COUNT and AVERAGE.

In addition, you can use these arguments in combination. For example, I could type in =SUM(LEFT, RIGHT) and it would add all the cells that are to the left and right of that cell. =SUM(ABOVE, RIGHT) would add all numbers that are above the cell and to the right. You get the picture.

Now let’s talk about some of the other functions and how we can specify cells in a different manner. If I wanted to find the maximum number in the first column, I could add another row and then use the =MAX(ABOVE) function to get 30. However, there is another way you can do this. I could also simply go into any cell and type in =MAX(A1:A3), which references the first three rows in the first column.

This is really convenient because you can put the formulas anywhere you want in the table. You can also reference individual cells like writing =SUM(A1, A2, A3), which will give you the same result. If you write =SUM(A1:B3), it will add A1, A2, A3, B1, B2, and B3. Using these combinations, you can pretty much reference any data you like.

If you want to see a list of all the functions you can use in your Word formula, just click on the Paste Function box.

You can use IF statements, AND and OR operators and more. Let’s see an example of a more complex formula.

In the example above, I have =IF(SUM(A1:A3) > 50, 50, 0), which means that if the sum from A1 to A3 is greater than 50, show 50, otherwise show 0. It’s worth noting that all of these functions really only work with numbers. You can’t do anything with text or strings and you can’t output any text or string either. Everything has to be a number.

Here’s another example using the AND function. In this example, I am saying that if both the sum and max value of A1 to A3 is greater than 50, then true otherwise false. True is represented by a 1 and False by 0.

If you type in a formula and it’s got an error in it, you’ll see a syntax error message.

To fix the formula, just right click on the error and choose Edit Field.

This will bring up the Field dialog. Here you just have to click on the Formula button.

This will bring up the same Formula editing dialog that we’ve been working with since the beginning. That’s about all there is to inserting formulas into Word. You can also check out the online documentation from Microsoft that explains each function in detail.

Overall, it’s nothing even close to the power of Excel, but it’s enough for some basic spreadsheet calculations right inside Word. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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