जब कोई व्यवसाय, संगठन या व्यक्ति एक सुसंगत दस्तावेज़ बनाना चाहता है जैसे कि प्रपत्र, पत्र, या मेलिंग लेबल जो विशिष्ट जानकारी को छोड़कर समान हैं, उदाहरण के लिए, प्राप्तकर्ता^(Recipient) का नाम, पता या टेलीफोन नंबर । ऐसा करने के लिए, आपको मेल मर्ज^{(Mail Merge)} प्रक्रिया करने की आवश्यकता है, जो आपको एक साधारण अनुकूलित दस्तावेज़ बनाने की अनुमति देता है।

वर्ड में मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें

Microsoft Word के मेलिंग टैब पर मेल मर्ज टूल आपको ^{(Mail Merge)}मेल मर्जिंग^{(Mail Merging)} करने की अनुमति देता है । ये उपकरण हैं

• मेल मर्ज प्रारंभ^{(Start Mail Merge)} करें : मेल मर्ज प्रारंभ करें^{(Start Mail Merge)} एक दस्तावेज़ बनाएं और इसे एकाधिक लोगों को भेजें। आप नाम और पता^(Address) जैसे फ़ील्ड सम्मिलित कर सकते हैं । Word प्रत्येक प्राप्तकर्ता^(Recipient) के लिए एक प्रति बनाएगा और उन क्षेत्रों को व्यक्ति की जानकारी से बदल देगा।
• प्राप्तकर्ता का चयन करें^{(Select Recipient)} : प्राप्तकर्ता^(Recipient) का चयन करें आपको उन लोगों की सूची चुनने की अनुमति देता है जिन्हें आप अपना दस्तावेज़ भेजना चाहते हैं।
• प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें^{(Edit Recipient List)} : यह आपकी प्राप्तकर्ता सूची को बदल देता है या डाक प्राप्त करने के लिए विशिष्ट लोगों को चुनता है। इस टूल में, आप डुप्लिकेट को सॉर्ट, फ़िल्टर, ढूंढ और हटा सकते हैं और सूची के पतों को मान्य कर सकते हैं।

अक्षरों के लिए मैन्युअल मेल मर्ज^{(Mail Merge)} कैसे सेट करें

• किसी पत्र के लिए मैन्युअल मेल मर्ज^{(Mail Merge)} सेट करने के लिए, आपको सबसे पहले एक रिक्त दस्तावेज़ बनाना होगा, मेलिंग टैब^{(Mailing tab)} पर जाना होगा ।
• मेल मर्ज प्रारंभ^{(Start Mail Merge)} करें चुनें , फिर पत्र^(Letters) चुनें .
• प्राप्तकर्ताओं का चयन करें^{(Select Recipients)} पर क्लिक करें ।
• एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा; आप एक नई सूची टाइप^{(Type a New List)} करें का चयन करना चुन सकते हैं , मौजूदा सूची का उपयोग^{(Use an Existing List)} कर सकते हैं , आउटलुक संपर्कों में से चुन सकते हैं^{(choose from Outlook Contacts)} ।

हम टाइप ए न्यू लिस्ट^{(Type a New List)} का उपयोग करने जा रहे हैं ।

नई ^{( New)} पता सूची^{(Address List)} लेबल वाला एक डायलॉग बॉक्स पॉप अप होगा। संवाद बॉक्स में, आप पंक्तियों और स्तंभों में पाठ दर्ज कर सकते हैं। नई पता सूची^{(New Address List)} संवाद बॉक्स के बाईं ओर , कुछ आदेश आपको अपनी सूची को संशोधित करने की अनुमति देते हैं; इन्हें न्यू एंट्री^{(New Entry)} , डिलीट एंट्री, फाइंड^(Find) एंड कस्टमाइज कॉलम^{(Customize Columns)} कहा जाता है ।

एक नई पंक्ति जोड़ने के लिए, नई प्रविष्टि^{(New Entry)} पर क्लिक करें । एक पंक्ति को हटाने के लिए, प्रविष्टि हटाएं^{(Delete Entry)} चुनें । कॉलम जोड़ने, हटाने, नाम बदलने, ऊपर और नीचे ले जाने के लिए, कॉलम कस्टमाइज़ ^(Columns)करें ^{(Customize Columns)}चुनें^(Select) । अपनी सूची में डेटा दर्ज करें , ^{(Enter Data)}ठीक^(OK) चुनें और अपनी फ़ाइल सहेजें । ^(Save)यदि आप वापस जाना चाहते हैं और अपनी सूची संपादित करना चाहते हैं तो प्राप्तकर्ता सूची संपादित करें^{(Edit Recipient List)} पर क्लिक करें , अब संपादित करें।

अब आप दस्तावेज़ में एक पत्र लिख या कॉपी कर सकते हैं।

वह कर्सर रखें जहाँ आप फ़ील्ड सम्मिलित करना चाहते हैं और फ़ील्ड सम्मिलित करें और मर्ज करें^{(Insert and Merge Fields)} चुनें ; अपने इच्छित फ़ील्ड चुनें। आप ABC पूर्वावलोकन परिणाम^{(ABC Preview Results)} क्लिक करके अपने फ़ील्ड का पूर्वावलोकन देख सकते हैं .

फ़ील्ड दिखाने वाले दस्तावेज़ों पर लौटने के लिए, एबीसी पूर्वावलोकन परिणाम^{(ABC Preview Results)} पर फिर से क्लिक करें।

अब फिनिश एंड मर्ज^{(Finish and Merge)} चुनें । आप व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित^{(Edit Individual Documents)} करना , दस्तावेज़ प्रिंट^{(Print Document)} करना और ईमेल संदेश भेजना^{(Send Email Messages)} चुन सकते हैं । अपनी पसंद का चयन करें; तो आप परिणाम देखेंगे।

पत्र^(Letter) के लिए मेल मर्ज विज़ार्ड^{(Mail Merge Wizard)} का उपयोग करना

इस बार, हम चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} का उपयोग करके मेल मर्ज बनाएंगे , जो मेल मर्ज^{(Mail Merge)} बनाने की सबसे आसान प्रक्रिया है ।

1. ड्रॉप-डाउन मेनू^{(Drop-Down Menu)} के निचले भाग में मेल सेटअप प्रारंभ करें^{(Start Mail Setup)} पर जाएं और चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} चुनें ।
2. एक मेल मर्ज फलक^{(Mail Merge Pane)} दाईं ओर दिखाई देगा। एक दस्तावेज़ प्रकार^{(Document Type)} का चयन करें ; हम पत्र चुनेंगे^(Letter) । अब अगला^(Next) क्लिक करें ।
3. हम वर्तमान दस्तावेज़^{(Current Document)} का उपयोग करने जा रहे हैं ।
4. प्राप्तकर्ता^(Recipients) का चयन करें : आप एक नई सूची टाइप करना चुन सकते हैं, आउटलुक संपर्कों से चयन कर सकते हैं और एक नई सूची लिख सकते हैं। हम एक मौजूदा सूची में जा रहे हैं।
5. ^(Browse)फ़ाइल का चयन करने के लिए ब्राउज़ करें । फिर नेक्स्ट पर ^(Next)क्लिक करें^(Click) , फिर ओके^(OK) पर क्लिक करें । मेल मर्ज प्राप्तकर्ता^{(Mail Merge recipients)} पॉप अप होंगे
6. आप बॉक्स^(Box) को चेक और अनचेक करके प्राप्तकर्ताओं^(Recipients) को सक्षम या अक्षम करना चुन सकते हैं ; हम ठीक^(OK) क्लिक करेंगे , फिर अगला^(Next) क्लिक करेंगे ।
7. अपना पत्र लिखें^{(Write Your Letter)} । यह शोकेस प्राप्तकर्ता^{(Add Recipient)} जानकारी को अपने पत्र में जोड़ें। वह कर्सर रखें जहाँ हम जानकारी को जाना चाहते हैं।
8. हम एड्रेस ब्लॉक^{(Address Block)} का उपयोग करेंगे ; एक इन्सर्ट एड्रेस ^{(Insert Address)} डायलॉग बॉक्स^{(Dialog Box)} दिखाई देगा। आप वह प्रारूप चुन सकते हैं जिसमें आप इसे चाहते हैं।
9. इन्सर्ट एड्रेस ब्लॉक^{(Insert Address Block)} विंडो के दाईं ओर एक नेविगेशन बटन है जो आपको एड्रेस ब्लॉक में जाने की अनुमति देता है।^{(Navigation Button)}
10. पता चुनें, फिर ठीक क्लिक करें^(OK) । मेल मर्ज फलक^{(Mail Merge Pane)} पर आप ग्रीटिंग लाइन^{(Greeting Line )} पर क्लिक करके अपना चयन चुनें, ठीक^(OK) है   और फिर अगला^(Next) क्लिक करके ग्रीटिंग भी सम्मिलित कर सकते हैं ।
11. अपने पत्रों का पूर्वावलोकन करें^{(Preview Your Letters)} । अपने पत्र अनुच्छेद के पूर्वावलोकन के तहत, एक नेविगेशन बटन है जो (<< Recipient>>) आपको अपना पता ब्लॉक नेविगेट करने की अनुमति देता है, फिर अगला^(Next) ।
12. कम्प्लीट मर्ज - आपको दो विकल्प दिखाई देंगे या तो एडिट इंडिविजुअल^{(Edit Individual)} या प्रिंट^(Prin) टी। व्यक्तिगत संपादित^{(Edit Individual.)} करें का चयन करें।

अब हमारे पास मेल मर्ज^{(Mail Merge)} है ।

हमें टिप्पणियों में बताएं कि क्या आपको कोई समस्या है और आपसे संपर्क करेंगे।

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organizаtion, or individual wants tо create а consistent dоcument such as forms, letterѕ, or mailing labels that are identicаl except for specific infоrmation, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

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