Word में वास्तव में दो उपयोगी विशेषताएं हैं जिनका उपयोग लगभग कोई नहीं करता है: दस्तावेज़ों की तुलना करें और दस्तावेज़ों^{( Compare Documents)} को संयोजित^{( Combine Documents)} करें । जैसा कि उनके नाम का अर्थ है, सुविधाएँ आपको या तो दो Word डॉक्स की एक दूसरे से तुलना करने देती हैं या दो को एक साथ संयोजित करने देती हैं।

तो आपको इसका उपयोग कब करने की आवश्यकता होगी? ठीक है, अगर आप मेरी तरह हैं, तो संभवत: आपके पास अपने रेज़्यूमे के 20 अलग-अलग संस्करण हैं जो वर्षों से विभिन्न स्थानों में सहेजे गए हैं। कभी-कभी मैं किसी विशेष कंपनी के लिए किसी विशेष कौशल पर जोर देने के लिए थोड़ा सा फिर से शुरू करता हूं या कभी-कभी मैंने सामान जोड़ा है और बस एक नई प्रति सहेजी है।

वैसे भी, मेरे नवीनतम रेज़्यूमे और पुराने लोगों के बीच अंतर को जल्दी से देखना अच्छा होगा, यह देखने के लिए कि क्या कुछ ऐसा है जिसे मुझे नवीनतम में जोड़ना चाहिए या संभवतः हटा देना चाहिए। इस पोस्ट में, मैं आपको दिखाऊंगा कि कैसे आप इन दो विशेषताओं का उपयोग करके दो दस्तावेज़ों के बीच अंतर को जल्दी से ढूंढ सकते हैं और यदि आप चाहें तो उन्हें मर्ज कर सकते हैं।

दस्तावेज़ों की तुलना और संयोजन करें

अपने उदाहरण में, मैं देखना चाहता था कि 2007 में लिखे गए मेरे पुराने रिज्यूमे और 2013 में अपडेट किए गए नवीनतम रिज्यूमे में क्या अंतर था। ऐसा करने के लिए, वर्ड^(Word) खोलें , रिव्यू^(Review) टैब पर क्लिक करें और फिर तुलना^(Compare) पर क्लिक करें ।

यह दस्तावेज़ों की तुलना करें^{(Compare Documents)} संवाद बॉक्स लाएगा जहाँ आपको अपना मूल दस्तावेज़ और संशोधित दस्तावेज़ चुनना होगा।

सबसे नीचे, आपको तुलना सेटिंग्स का एक पूरा समूह दिखाई देगा, जिसे आप सभी चेक किए हुए छोड़ सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह एक नए दस्तावेज़ में सभी परिवर्तन भी दिखाएगा, जो आपके मूल या संशोधित दस्तावेज़ों के साथ खिलवाड़ करने से बेहतर है।

एक नया दस्तावेज़ कई अलग-अलग वर्गों के साथ खुलेगा: सबसे बाईं ओर संशोधनों की एक स्क्रॉल करने योग्य सूची, बीच में सभी परिवर्तन दिखाने वाला संयुक्त दस्तावेज़ और दाईं ओर दो मूल दस्तावेज़। आइए प्रत्येक अनुभाग पर करीब से नज़र डालें।

जैसा कि आप यहाँ देख सकते हैं, मैंने कुछ चीज़ें हटा दी हैं और पाठ की कुछ अन्य पंक्तियाँ सम्मिलित कर दी हैं। यदि आप किसी भी शीर्षक ( असीम किशोर सम्मिलित^{(Aseem Kishore Inserted)} या असीम किशोर हटाए गए^{(Aseem Kishore Deleted)} ) पर डबल-क्लिक करते हैं , तो यह कर्सर को दस्तावेज़ में उस सटीक स्थिति में ले जाएगा।

केंद्र में, आप इन संशोधनों को विभिन्न रंगों में देखेंगे। डिफ़ॉल्ट रूप से, स्ट्राइक-थ्रू के साथ कुछ भी हटा दिया गया है और लाल और रेखांकित कुछ भी संशोधित दस्तावेज़ में जोड़ा गया है। हरे रंग में कुछ भी चारों ओर ले जाया गया है। जिस स्थान से इसे स्थानांतरित किया गया था वह डबल स्ट्राइक-थ्रू ग्रीन होगा और जिस स्थान पर इसे स्थानांतरित किया गया है वह यहां दिखाए गए अनुसार डबल रेखांकित हरा होगा:

अंत में, दाईं ओर, आपको सबसे ऊपर मूल दस्तावेज़ और नीचे संशोधित दस्तावेज़ दिखाई देगा। जैसे ही आप शीर्ष दस्तावेज़ को स्क्रॉल करते हैं, नीचे वाला एक साथ चलता है ताकि वे सिंक में हों। हालाँकि, आप शीर्ष स्क्रीन के नीचे वाले को स्वतंत्र रूप से स्क्रॉल कर सकते हैं।

इस दृश्य के अलावा, आप दोनों स्रोत दस्तावेज़ों को दाएँ फलक से भी हटा सकते हैं और इसके बजाय आसानी से परिवर्तन देखने के लिए गुब्बारे दिखा सकते हैं। यह देखने के लिए कि मेरा क्या मतलब है, आगे बढ़ें और फिर से तुलना करें^(Compare) बटन पर क्लिक करें, फिर शो सोर्स डॉक्यूमेंट्स^{(Show Source Documents)} पर और अंत में हाइड सोर्स डॉक्यूमेंट्स^{(Hide Source Documents)} पर क्लिक करें ।

अब ट्रैकिंग के तहत ^(Tracking)शो मार्कअप^{(Show Markup)} बटन पर क्लिक करें और गुब्बारे^(Balloons) पर क्लिक करें और फिर गुब्बारे में संशोधन दिखाएं^{(Show Revisions in Balloons)} ।

दस्तावेज़ के दाईं ओर, अब आप दस्तावेज़ से आने वाली पंक्तियों के साथ सभी संशोधन देखेंगे। यह सभी परिवर्तनों को देखना आसान बना सकता है यदि आपके पास उनमें से बहुत सारे हैं।

ध्यान दें कि यदि आप केवल दस्तावेज़ों के बीच अंतर देखना चाहते हैं, तो आपको वास्तव में कुछ और करने की ज़रूरत नहीं है। यदि आप इन दो दस्तावेज़ों से एक अंतिम दस्तावेज़ बनाना चाहते हैं, तो आप किसी भी परिवर्तन पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और स्वीकार^(Accept) या अस्वीकार^(Reject) करना चुन सकते हैं ।

एक बार जब आप समाप्त कर लेते हैं, तो आप अपने द्वारा किए गए सभी परिवर्तनों के साथ नए दस्तावेज़ को सहेज सकते हैं। कंबाइन डॉक्यूमेंट्स^{(Combine Documents)} काफी हद तक तुलना^(Compare) के समान ही है । यदि आप कंबाइन^(Combine) चुनते हैं , तो आपको वही डायलॉग मिलेगा जहां आपको मूल और संशोधित दस्तावेज़ चुनना होगा।

एक बार जब आप ऐसा कर लेते हैं, तो आपको पहले जैसा ही लेआउट मिलेगा, जहां आपको बीच में संयुक्त परिवर्तन दिखाई देंगे। फिर से^(Again) , स्ट्राइकआउट टेक्स्ट हटा दिया जाता है, लाल रेखांकित टेक्स्ट जोड़ा जाता है और हरे टेक्स्ट को स्थानांतरित कर दिया जाता है। बस^(Just) प्रत्येक परिवर्तन पर राइट-क्लिक करें और चुनें कि प्रत्येक परिवर्तन को स्वीकार या अस्वीकार करना है या नहीं। जब आप कर लें, तो नया संयुक्त दस्तावेज़ सहेजें।

कुल मिलाकर, ये वास्तव में ऐसे समय के लिए उपयोगी होते हैं जब आपके पास एक ही दस्तावेज़ के कई संस्करण होते हैं या जब कई लोग एक वर्ड^(Word) दस्तावेज़ को संपादित करते हैं और आप एक में संयोजित करने के लिए कई दस्तावेज़ों के साथ समाप्त होते हैं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी करें। आनंद लेना!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two really useful features that almost no one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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