Microsoft Office Word एक समीक्षा सुविधा^{(Review Feature)} प्रदान करता है, जो किसी दस्तावेज़ में परिवर्तनों^(Changes) को ट्रैक करने की अनुमति देता है । इस गाइड में, हम साझा कर रहे हैं कि आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में रिव्यू फीचर^{(Review Feature)} या ट्रैक चेंज फीचर का उपयोग कैसे कर सकते हैं।^{(Track Changes)}

^{(Review Feature)}वर्ड^(Word) में फीचर या ट्रैक चेंज फीचर की ^{(Track Changes)}समीक्षा करें

मैंने रिव्यू फ़ीचर फ़ीचर^{(Review Feature)} को कई सेक्शन में तोड़ा है और बताया है कि उनमें से प्रत्येक कैसे उपयोगी है:

1. ट्रैक परिवर्तन सक्षम करें
2. समीक्षा करना और टिप्पणी करना
3. परिवर्तन देखें
4. परिवर्तनों को स्वीकार करना और अस्वीकार करना
5. दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना
6. टिप्पणियों और परिवर्तनों^(Changes) को एक दस्तावेज़ में मिलाना
7. ^{(Compare two)}ट्रैकिंग के बिना दो दस्तावेज़ों की तुलना करें

दस्तावेज़ों को मर्ज करना और तुलना करना वैकल्पिक विशेषताएं हैं, और आपको इसे विभिन्न परिदृश्यों में उपयोग करने की आवश्यकता है।

1] ट्रैक परिवर्तन सक्षम करें

इससे पहले कि आप कोई दस्तावेज़ भेजें जिसकी समीक्षा की जाएगी, परिवर्तन ट्रैक^{(Track Changes)} करें सुविधा को सक्षम करना सुनिश्चित करें। इसे चालू करने के बाद, किसी भी समीक्षक द्वारा किए गए परिवर्तन उनके नाम के साथ दर्ज किए जाएंगे। उन परिवर्तनों को किसी अन्य व्यक्ति द्वारा स्वीकृत या अस्वीकार किया जा सकता है। यह सुविधा ट्रैक परिवर्तन^{(Track Changes)} को लॉक करने का एक तरीका भी प्रदान करती है ताकि कोई भी इसे अक्षम न कर सके। आइए जानें उन दोनों को।

• सुनिश्चित करें^(Make) कि दस्तावेज़ समीक्षा के लिए तैयार है।
• दस्तावेज़ खोलें, और फिर Review section > click on Track Changes, और फिर ट्रैक परिवर्तन^{(Track Changes)} मेनू पर फिर से क्लिक करें।
• एक बार सक्षम होने के बाद, आपको ध्यान देना चाहिए कि बटन की पृष्ठभूमि ग्रे है।
• इसके बाद, लॉक ट्रैकिंग^{( Lock Tracking, and enter a password,)} पर क्लिक करें , और एक पासवर्ड दर्ज करें, पुष्टि करें और ओके पर क्लिक करें।
• इसके बाद, आपके या किसी अन्य के लिए ट्रैक परिवर्तन^{(Track Changes)} अक्षम कर दिए जाएंगे जब तक कि उसी पासवर्ड का पुन: उपयोग करके अक्षम न किया जाए।

नोट:^(Note:) यदि आप अपना पासवर्ड खो देते हैं या भूल जाते हैं, तो Microsoft आपके लिए इसे पुनर्प्राप्त नहीं कर पाएगा। दस्तावेज़ के संबंध में इसे कहीं नोट करना सुनिश्चित करें।

2] समीक्षा करना और टिप्पणी करना

इसके बाद, दस्तावेज़ में जो भी परिवर्तन किए जाते हैं, उन्हें रिकॉर्ड किया जाएगा चाहे दस्तावेज़ को साझा और संपादित किया गया हो। यहां बताया गया है कि परिवर्तन कैसे दर्ज किए जाएंगे:

• हटाने को स्ट्राइकथ्रू द्वारा चिह्नित किया जाता है
• जोड़ एक रेखांकन के साथ दिखाए जाते हैं
• परिवर्तनों के लिए हर लेखक को अपना रंग मिलता है
• एक पैराग्राफ या शब्दों के सेट का चयन करें, और अपनी टिप्पणी जोड़ने के लिए टिप्पणी बटन पर क्लिक करें

रेखा या अनुच्छेद के आगे एक लाल क्षैतिज रेखा^{(red horizontal line)} दिखाई देगी, जिससे इसे पहचानना आसान हो जाएगा। उस पर क्लिक करें^(Click) , और सभी परिवर्तन और टिप्पणियां दिखाई देंगी। इसे जोड़कर, आप ट्रैकिंग^(Tracking) अनुभाग के दाएं-नीचे कोने पर तीर पर क्लिक करके रंगों को और अधिक अनुकूलित कर सकते हैं।^{(customize colors by clicking on the arrow)}

नोट:^(Note:) भले ही आप ट्रैकिंग बंद कर दें, रंगीन अंडरलाइन और स्ट्राइकथ्रू दस्तावेज़ में दिखाई देंगे।

3] परिवर्तन देखें

मान लें कि कोई दस्तावेज़ समीक्षा के बाद आपके पास वापस आ गया है, और आपको सभी परिवर्तनों और टिप्पणियों को खोजने की आवश्यकता है। समीक्षा ^(Review ) >  ट्रैकिंग ^(Tracking ) >  समीक्षा के लिए प्रदर्शन पर^{(Display for Review)} जाएं .

• Review > ट्रैकिंग > साधारण मार्कअप^{( Simple Markup )} से सभी मार्कअप^{(All Markup)} में परिवर्तन पर जाएं
• यदि आप कोई मार्कअप नहीं^{(No Markup)} चुनते हैं , तो दस्तावेज़ केवल अंतिम संस्करण के रूप में प्रदर्शित होगा
• यदि आप मूल^(Original) का चयन करते हैं, तो आप मूल दस्तावेज़ को बिना किसी परिवर्तन के देख सकते हैं

4] परिवर्तनों को स्वीकार करना और अस्वीकार करना

यदि आप अंतर के साथ ठीक हैं, तो स्वीकार^(Accept) करें पर क्लिक करें और आगे बढ़ें, लेकिन अगर आपको यह पसंद नहीं है, तो अस्वीकार^(Reject) करें पर क्लिक करें और अगले पर जाएं। यह पिछले संशोधन में किए गए परिवर्तन को पूर्ववत कर देगा। आपको यह देखना चाहिए कि अंतर एक रेखांकन के साथ चिह्नित^{( marked with an underline)} है । आपके पास विकल्प भी हैं

• दस्तावेज़ में सभी परिवर्तन स्वीकार करें
• दस्तावेज़ में सभी परिवर्तनों को अस्वीकार करें।

आपके पास टिप्पणी अनुभाग भी है, जो सभी टिप्पणियों के माध्यम से नेविगेट करने में आपकी सहायता कर सकता है। आप टिप्पणियों का उत्तर दे सकते हैं, जब आपने कोई परिवर्तन किया है तो उसे हल किया हुआ के रूप में चिह्नित कर सकते हैं या उसे हटा सकते हैं।

5] दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना

जब आप जानते हैं कि सब कुछ पूरा हो गया है, तो किसी भी दृश्यमान मार्कअप और टिप्पणियों को हटाने के लिए इन चरणों का पालन करें।

• टिप्पणियां > हटाएं ^(Delete)Delete > Delete सभी टिप्पणियां हटाएं पर क्लिक करके सभी टिप्पणियां हटाएं
• ^(Click)सभी परिवर्तन स्वीकार^{(Accept All)} करें पर क्लिक करें और ट्रैकिंग बंद करें
• यदि ट्रैकिंग लॉक थी तो आपको पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जा सकता है।

ऐसा करने पर , Office Word दस्तावेज़ में समीक्षा^(Review) सुविधा पूर्ण हो गई है। हालाँकि, दो और विशेषताएं हैं जिन्हें हमने गाइड में जोड़ा है। वे एक अलग परिदृश्य में काम आ सकते हैं।

6] विभिन्न दस्तावेज़ों से टिप्पणियों और परिवर्तनों को एक दस्तावेज़ में मर्ज करें^(Merge)

यदि आपने कई उपयोगकर्ताओं द्वारा समीक्षा के लिए एक दस्तावेज़ दिया है, तो आप उन्हें समीक्षा के लिए एक अंतिम दस्तावेज़ में जोड़ सकते हैं।

1. एक रिक्त Microsoft दस्तावेज़ खोलें, और Review > Compare > Combine
2. दो दस्तावेज़ों का चयन करें, बाईं ओर मूल, और दाईं ओर संपादित।
3. ठीक क्लिक करें^(Click) और समाप्त होने तक सभी दस्तावेज़ों के लिए दोहराएं।

लेखकों द्वारा किया गया परिवर्तन अलग-अलग रंगों में दिखाई देगा। यदि आप लेखक द्वारा फ़िल्टर करना चाहते हैं, तो आप Show Markup > Specific लोगों पर क्लिक कर सकते हैं और उन लेखकों को हटा सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है।

ऐसा करते समय, लेखकों को लॉक करने और संपादन प्रतिबंधों को सेटअप करने के लिए प्रोटेक्ट फीचर का उपयोग करना सुनिश्चित करें। ^{(Protect feature)}यह तब उपयोगी होता है जब कोई दस्तावेज़ किसी साझा स्थान पर उपलब्ध हो।

7] ट्रैकिंग के बिना दो^{(Compare two)} दस्तावेजों की तुलना करें

अंत में, यदि कोई ट्रैकिंग सक्षम नहीं थी, और परिवर्तन किए गए थे, तो आप अंतर खोजने के लिए तुलना टूल का उपयोग कर सकते हैं।^(Compare)

1. एक रिक्त दस्तावेज़ खोलें, और फिर समीक्षा^(Review) पर जाएं > तुलना करें बटन^{( Compare button)} पर क्लिक करें , और फिर तुलना करें पर फिर से क्लिक करें।^{(Compare again.)}
2. यह एक समान संवाद बॉक्स दिखाएगा जहां आप मूल दस्तावेज़, संशोधित दस्तावेज़, लेखक का नाम और बहुत कुछ चुन सकते हैं।
3. आप टिप्पणियों, शीर्षलेखों, पादलेखों, तालिकाओं आदि की तुलना करना भी चुन सकते हैं।

Microsoft Word में ट्रैक करने, टिप्पणी करने, तुलना करने के लिए आप समीक्षा सुविधाओं का उपयोग कैसे कर सकते हैं, इस पर हमारी मार्गदर्शिका समाप्त होती है । यह उन कंपनियों के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है जहां विभिन्न स्तरों पर दस्तावेजों की समीक्षा की जाती है।

मुझे आशा है कि गाइड को समझना और अनुसरण करना आसान था।

How to use Review Feature to track changes in Word documents

Microsoft Office Word offers a Review Feature, which allows one to Track Changes in a document. In this guide, we are sharing how you can use the Review Feature or Track Changes feature in Microsoft Word.

Review Feature or Track Changes feature in Word

I have broken down the Review Feature feature into multiple sections and explained how each of them is useful:

1. Enable Track Changes
2. Reviewing and Commenting
3. View Changes
4. Accepting and Rejecting Changes
5. Finalizing the document
6. Merging Comments and Changes into One Document
7. Compare two documents without Tracking

Merging and comparing documents are optional features, and you need to use it in different scenarios.

1] Enable Track Changes

Before you send a document that will go through a review, make sure to enable the Track Changes feature. Once it is turned on, changes made by any of the reviewers will be recorded with their name. Those changes can be approved or rejected by another person. The feature also offers a way to lock Track Changes so that nobody can disable it. Let’s learn both of them.

• Make sure the document is ready for review.
• Open the document, and then go to Review section > click on Track Changes, and then click on Track Changes menu again.
• Once enabled, you should notice that the button has a grey background.
• Next, click on Lock Tracking, and enter a password, confirm and click ok.
• After this, Track Changes will be disabled for you or anybody else unless disabled by using the same password again.

Note: If you lose or forget your password, Microsoft won’t be able to recover it for you. Make sure to note it somewhere regarding the document.

2]  Reviewing and Commenting

After this, whatever changes are made to the document will be recorded no matter where the document is shared and edited. Here is how the changes will be recorded:

• Deletions are marked with a strikethrough
• Additions are shown with an underline
• Every author gets its color for the changes
• Select a paragraph or set of words, and click on the comment button to add your comments

A red horizontal line will show up next to the line or paragraph, making it easier to identify. Click on it, and all changes and comments will be visible. Adding to this, you can further customize colors by clicking on the arrow on the right-bottom corner of the Tracking section.

Note: Even if you turn off tracking, the colored underlines and strikethrough will be visible in the document.

3] View Changes

Assuming a document has come back to you after review, and you need to find all the changes and comments. Go to Review > Tracking > Display for Review.

• Go to Review > tracking > change from Simple Markup to All Markup
• If you choose No Markup, then the document will display as the final version only
• If you select Original, you can view the original document without any changes

4] Accepting and Rejecting Changes

If you are ok with a difference, then click on Accept and move next, but if you do not like it, click on Reject and jump to next. It will undo the change to the previous revision. You should see that the difference is marked with an underline. You also have options to

• Accept All Changes in Document
• Reject All Changes in Document.

You also have the comments section, which can help you navigate through all the comments. You can reply to comments, mark it as resolved when you have made a change or delete it.

5] Finalizing the document

When you know everything is complete, follow these steps to remove any visible markups and comments.

• Delete all the comments by clicking on Comments > Delete > Delete all comments
• Click on Accept All changes and stop tracking
• You might be asked to enter the password if the tracking was locked.

Done this, the Review feature in Office Word document is complete. However, there are two more features that we have added to the guide. They can be handy in a different scenario.

6] Merge comments & changes from different documents into one Document

If you have given a document to be reviewed by multiple users, then you can combine them into one final document for review.

1. Open a blank Microsoft document, and go to Review > Compare > Combine
2. Select two documents, original on the left side, and edited on the right.
3. Click ok and repeat for all documents until it is over.

Change made by the authors will be visible in different colors. If you want to filter by author, you can click on Show Markup > Specific people and remove authors you don’t need.

When doing so, make sure to use the Protect feature to lock authors and setup editing restrictions. It is useful when a document is available on a shared location.

7] Compare two documents without Tracking

Lastly, if there was no tracking enabled, and changes were made, you can use the Compare tool to find the differences.

1. Open a blank document, and then go to Review > click on the Compare button, and then click on the Compare again.
2. It will show a similar dialogue box where you can select the original document, revised document, author name, and more.
3. You can also choose to compare comments, headers, footers, tables, and more.

That concludes our guide on how you can use the review features to track, comment, compare in Microsoft Word. It’s a powerful tool for companies where the documents are reviewed at different levels.

I hope the guide was easy to understand and follow.

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