Word 2007 दस्तावेज़ साझा करते समय , आपको गोपनीय जानकारी को हटाने या छिपाने की आवश्यकता हो सकती है। आप डेटा की खोज कर सकते हैं और इसे मैन्युअल रूप से हटा सकते हैं, लेकिन यह त्रुटि प्रवण और समय लेने वाला हो सकता है। यदि आपको अक्सर Word 2007 में गोपनीय डेटा को छिपाने की आवश्यकता होती है , तो Word 2007^{(Word 2007)} के लिए एक निःशुल्क ऐड-इन है , जिसे Word ^{(Word 2007)}2007 Redaction Tool कहा जाता है, जिसका उपयोग ^{(Word 2007 Redaction Tool)}Word 2007 दस्तावेज़ों में टेक्स्ट को आसानी से और अधिक कुशलता से छिपाने के लिए किया जा सकता है।

संशोधित पाठ आपके मूल दस्तावेज़ की एक नई प्रति में एक ठोस काली पट्टी के रूप में प्रकट होता है। बार के नीचे के टेक्स्ट^(Text) को वर्टिकल लाइन्स में बदल दिया जाता है (|||||), किसी भी परिस्थिति में संशोधित सामग्री को पुनर्प्राप्त करने से रोकता है, भले ही जिस पार्टी के साथ आप दस्तावेज़ साझा कर रहे हैं, वह टेक्स्ट एडिटर में संशोधित दस्तावेज़ को देखता है, जैसे कि नोटपैड^(Notepad) ।

Word 2007/2010 Redaction Tool को यहाँ से डाउनलोड करें

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 ।

Word 2007 Redaction Tool को स्थापित करने के लिए निम्नलिखित मदों की आवश्यकता है :

• .NET Framework 3.5 सर्विस पैक^{(Service Pack 1)} 1
• VSTO 3.0 रनटाइम सर्विस पैक 1

हालाँकि, आपको इन्हें अलग से स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। यदि इनमें से कोई भी आइटम आपके सिस्टम पर स्थापित नहीं है, तो Word 2007 Redaction Tool सेटअप प्रोग्राम उन्हें स्वचालित रूप से डाउनलोड और इंस्टॉल करेगा। इन दो मदों की स्थापना के कारण रिबूट हो सकता है।

ऐड-इन स्थापित करने के लिए, आपके द्वारा डाउनलोड की गई .exe फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें। .NET Framework क्लाइंट प्रोफाइल^{(.NET Framework Client Profile)} के लिए लाइसेंस समझौते को पढ़ें और जारी रखने के लिए ^(Read)स्वीकार करें^(Accept) बटन पर क्लिक करें।

ऑफिस के लिए विजुअल स्टूडियो टूल्स^{(Visual Studio Tools for Office)} के लाइसेंस समझौते को पढ़ें और जारी रखने के लिए स्वीकार करें^(Accept) बटन पर क्लिक करें।

WinZip Self-Extractor खुलता है और स्वचालित रूप से इंस्टॉलेशन प्रक्रिया शुरू करता है ।

आवश्यक फाइलें डाउनलोड की जाती हैं।

.NET Framework और Visual Studio उपकरण^{(Visual Studio Tools)} स्थापित हैं ।

Microsoft Office अनुकूलन इंस्टालर^{(Microsoft Office Customization Installer)} यह पूछते हुए प्रदर्शित करता है कि क्या आप सुनिश्चित हैं कि आप इस अनुकूलन को स्थापित करना चाहते हैं। जारी रखने के लिए इंस्टॉल पर ^(Install)क्लिक^(Click) करें ।

इंस्टॉलेशन सफलतापूर्वक समाप्त होने पर एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है। बंद करें क्लिक करें^(Close) .

नोट:^(NOTE:) यदि आपको इस समय कोई त्रुटि मिलती है, तो आपके द्वारा डाउनलोड की गई स्थापना फ़ाइल को फिर से चलाएँ। जब हमने पहली बार ऐड-इन इंस्टॉल किया तो हमें एक त्रुटि मिली। इंस्टॉलेशन को फिर से चलाना काम करने लगा।

एक बार जब आप Word 2007 Redaction Tool स्थापित कर लेते हैं, तो ^{(Word 2007 Redaction Tool)}समीक्षा^(Review) टैब में एक Redact समूह जोड़ा जाता है ।

अपने दस्तावेज़ में निजी टेक्स्ट को संपादित करने या ब्लैक आउट करने के लिए, आपको पहले टेक्स्ट को संपादित करने के लिए चिह्नित करना होगा। ऐसा करने के लिए, वांछित टेक्स्ट को हाइलाइट करें और मार्क^(Mark) बटन पर क्लिक करें।

यदि आप दस्तावेज़ में एक ही टेक्स्ट को कई स्थानों पर चिह्नित करना चाहते हैं, तो मार्क^(Mark) बटन पर तीर पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से ढूँढें और चिह्नित करें चुनें।^{(Find and Mark)}

ढूँढें और चिह्नित करें^{(Find and Mark)} संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। ढूँढें क्या^{(Find what)} संपादित करें बॉक्स में खोजने के लिए पाठ दर्ज करें। अधिक विकल्प देखने के लिए, अधिक^(More) बटन पर क्लिक करें।

^{(Search Options)}डायलॉग बॉक्स के बटनों के नीचे खोज विकल्प प्रदर्शित होते हैं और अधिक बटन ^(More)कम^(Less) बटन बन जाता है । किसी भी वांछित विकल्प का चयन करें। ^(Select)अतिरिक्त विकल्पों को फिर से छिपाने के लिए, कम^(Less) बटन पर क्लिक करें। दर्ज किए गए टेक्स्ट को खोजने और चिह्नित करने के लिए मार्क^(Mark) पर क्लिक करें ।

संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है कि निर्दिष्ट पाठ की कितनी आवृत्तियां पाई गईं और चिह्नित की गईं। डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए, रद्द करें^(Cancel) पर क्लिक करें ।

चिह्नित टेक्स्ट आपके दस्तावेज़ में धूसर रंग में हाइलाइट किया हुआ दिखाई देता है।

यदि कोई ऐसा पाठ है जिसे आपने चिह्नित किया है जिसे आप संपादित नहीं करना चाहते हैं, तो आप उस चिह्नित पाठ को फिर से चुन सकते हैं और उस पाठ को फिर से संपादित होने से रोकने के लिए अचिह्नित करें^(Unmark) बटन के ड्रॉप-डाउन मेनू से अचिह्नित का चयन कर सकते हैं।^(Unmark)

अंतिम जाँच के लिए अपने दस्तावेज़ में संशोधन चिह्नों के बीच जाने के लिए, अगला^(Next) और पिछला^(Previous) बटन का उपयोग करें।

एक बार जब आप सुनिश्चित हो जाएं कि आपके पास सभी पाठ चिह्नित हैं जिन्हें आप संपादित करना चाहते हैं, चिह्नित टेक्स्ट को ब्लैक आउट करने के लिए मार्क^(Mark) ड्रॉप-डाउन मेनू से दस्तावेज़ को संशोधित करें चुनें।^{(Redact Document )}

आपके दस्तावेज़ का एक नया संशोधित संस्करण काली पट्टियों द्वारा प्रतिस्थापित चिह्नित पाठ के साथ बनाया गया है। जब प्रक्रिया पूरी हो जाती है तो एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है जो आपको दस्तावेज़ इंस्पेक्टर^{(Document Inspector)} को चलाने के लिए कहता है ताकि दस्तावेज़ के भीतर किसी भी छिपे हुए मेटाडेटा को वितरित करने से पहले उसे चेक किया जा सके और उसे हटा दिया जा सके। निरीक्षण^(Inspect) चलाने के लिए निरीक्षण पर क्लिक करें या निरीक्षण को छोड़ने के लिए बंद करें पर क्लिक करें।^(Close)

दस्तावेज़ निरीक्षक^{(Document Inspector)} संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है । डायलॉग बॉक्स में विभिन्न^(Different) प्रकार के मेटाडेटा सूचीबद्ध होते हैं और प्रत्येक आइटम के पास एक चेक बॉक्स होता है। उन आइटम्स के लिए चेक बॉक्स चुनें, जिनका आप मेटाडेटा के लिए निरीक्षण करना चाहते हैं। निरीक्षण शुरू करने के लिए निरीक्षण^(Inspect) बटन पर क्लिक करें । इस बिंदु पर बिना निरीक्षण किए संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए, बंद करें पर क्लिक करें^(Close) ।

निरीक्षण के परिणाम दस्तावेज़ निरीक्षक^{(Document Inspector)} संवाद बॉक्स पर प्रदर्शित होते हैं । यदि कोई मेटाडेटा पाया जाता है, तो पाए गए आइटम के बाईं ओर एक विस्मयादिबोधक चिह्न प्रदर्शित होता है। दस्तावेज़ से मेटाडेटा निकालने के लिए , आइटम के दाईं ओर स्थित सभी निकालें बटन पर क्लिक करें।^{(Remove All)}

नोट:^(NOTE:) दस्तावेज़ निरीक्षक^{(Document Inspector)} संवाद बॉक्स के निचले भाग में नोट करता है कि कुछ परिवर्तनों को पूर्ववत नहीं किया जा सकता है। सुनिश्चित करें कि आप सभी निकालें^{(Remove All)} बटन पर क्लिक करने से पहले मेटाडेटा को हटाना चाहते हैं ।

दस्तावेज़ निरीक्षक^{(Document Inspector)} संवाद बॉक्स आपको किए गए परिवर्तनों के बारे में सूचित करता है । बंद करें क्लिक करें^(Close) .

नए दस्तावेज़ में, आपके द्वारा चिह्नित किए गए सभी निजी टेक्स्ट पर काली पट्टियाँ डाली गई हैं।

याद रखें^(Remember) कि आप नए दस्तावेज़ के टेक्स्ट से काले निशान नहीं हटा सकते। सुनिश्चित करें कि आप फ़ाइल को मूल से भिन्न नाम से सहेजते हैं और नया दस्तावेज़ साझा करते हैं, मूल नहीं। आप मूल दस्तावेज़ पर वापस जा सकते हैं और यदि वांछित हो, तो अपने चिह्नित टेक्स्ट को साफ़ करने के लिए अचिह्नित करें^(Unmark) बटन मेनू से सभी चिह्नों को हटा दें का चयन कर सकते हैं।^{(Remove All Marks)}

अपने संशोधित दस्तावेज़ को और सुरक्षित करने के लिए, आप इसे नए दस्तावेज़ के रूप में सहेजते समय संशोधन से बचाने का विकल्प चुन सकते हैं। यह आपको एक दस्तावेज़ वितरित करने की अनुमति देता है जिसे बदला नहीं जा सकता।

ऐसा करने के लिए, इस Save As | Word DocumentOffice मेनू से Word दस्तावेज़ ।

इस रूप में सहेजें^{(Save As)} संवाद बॉक्स में, दस्तावेज़ की संशोधित प्रतिलिपि के लिए एक नया नाम दर्ज करें, जिसमें फ़ाइल नाम^{(File name)} संपादित करें बॉक्स है। नीचे टूल^(Tools) बटन पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से सामान्य विकल्प चुनें।^{(General Options )}

सामान्य विकल्प^{(General Options)} संवाद बॉक्स में, संपादन बॉक्स को संशोधित करने के लिए पासवर्ड में एक पासवर्ड दर्ज करें , और यदि^{(Password to modify)} वांछित हो तो केवल-पढ़ने के लिए अनुशंसित का चयन करें। ^{(Read-only recommended)}ठीक^(OK) क्लिक करें ।

पासवर्ड की पुष्टि करें^{(Confirm Password)} संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। अपना पासवर्ड दोबारा दर्ज करें और OK पर क्लिक करें ।

आप इस रूप में सहेजें^{(Save As)} संवाद बॉक्स में वापस आ जाते हैं। अपने नए संशोधित, सुरक्षित दस्तावेज़ को सहेजने के लिए सहेजें^(Save) बटन पर क्लिक करें ।

Word 2007 Redaction Tool का उपयोग करके और दस्तावेज़ को संशोधन से सुरक्षित करके, आप अपनी गोपनीय जानकारी की रक्षा कर सकते हैं और अपने दस्तावेज़ को तब सुरक्षित रख सकते हैं जब आपको इसे वितरित करना होगा। Redaction Tool ^{(Redaction Tool)}Word 2010 में ठीक वैसे ही काम करता है । आनंद लेना!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 document, you mаy need to delete or hide cоnfidential information. You can search for the data and remove it manually, but this can be error prone and time consuming. If you often need to hіde confidential data in a Word 2007, there is a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

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