व्यवसाय के लिए Skype के^{( Skype for Business)} साथ काम करने का एक अनिवार्य हिस्सा यह जानना है कि इसके इंटरैक्टिव तत्वों का उपयोग कैसे किया जाए। एंटरप्राइज़ सेवा पोल^(Poll) , क्यू एंड ए, व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) जैसी कुछ बहुत ही इंटरैक्टिव सुविधाओं का समर्थन करती है जिन्हें मीटिंग या कॉल में जोड़ा जा सकता है। आप उन्हें डेटा एकत्र करने या अपनी मीटिंग में प्रतिभागियों के साथ भागीदारी को प्रोत्साहित करने के लिए टूल के रूप में भी उपयोग कर सकते हैं। व्यवसाय^(Business) के लिए Skype मीटिंग में पोल^(Poll) , प्रश्नोत्तर, और व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) सुविधाओं को प्रारंभ करने और उनका उपयोग करने के तरीके का वर्णन करने वाला एक छोटा ट्यूटोरियल यहां दिया गया है ।

^{(Use Skype)}व्यावसायिक^(Business) मीटिंग के लिए Skype का उपयोग करें - पोल^{(– Poll)} , प्रश्नोत्तर और व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) सुविधाएँ

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इन इंटरैक्टिव सुविधाओं का उद्देश्य केवल विंडोज़^(Windows) एप्लिकेशन पर सहयोग कार्य में सुधार करना है, न कि मैक^(Mac) पर ।

1. ^(Begin)पोल बनाकर शुरू करें । इसके लिए,
2. ' वर्तमान सामग्री'^{(Present Content’)} पर क्लिक करें
3. ' अधिक^(More) ' मेनू पर नेविगेट करें और ' पोल^(Poll) ' आइकन चुनें।
4. ' एक मतदान बनाएँ^{(Create a Poll)} ' विंडो में, अपना प्रश्न और उत्तर विकल्प टाइप करें।
5. मतदान का प्रबंधन करने के लिए, ' मतदान क्रियाएँ^{(Poll Actions)} ' ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
6. हो जाने पर, पोल प्रस्तुत करना बंद कर दें या पोल हटा दें.
7. प्रश्नोत्तर सत्र शुरू करने के लिए, ' वर्तमान सामग्री^{(Present Content)} ' बटन पर क्लिक करें।
8. ' अधिक^(More) ' विकल्पों पर जाएं।
9. प्रदर्शित विकल्पों में से, 'प्रश्नोत्तरी' चुनें
10. व्हाइटबोर्ड के लिए, ' सामग्री प्रस्तुत^{(Present Content)} करें ' बटन पर क्लिक करें।
11. व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) चुनें
12. व्हाइटबोर्ड पर टिप्पणी करने के लिए टूल का चयन करें

आइए अब चरणों को थोड़ा और विस्तार से देखें!

1] पोल बनाना

यह लोगों को शामिल करने और उनके साथ प्रभावी ढंग से बातचीत करने के लिए सबसे उपयोगी सुविधाओं में से एक है। साथ ही, आप इस बारे में एक स्पष्ट तस्वीर प्राप्त कर सकते हैं कि आपके सहकर्मी बैठक के दौरान उन विचारों के बारे में क्या सोचते हैं जिन्हें आप उनके साथ साझा करना चाहते हैं।

मीटिंग विंडो में, ' वर्तमान सामग्री^{(Present Content)} ' बटन पर क्लिक करें और ' अधिक^(More) ' मेनू चुनें।

' पोल^(Poll) ' विकल्प चुनें।

विकल्प आपको एक ' मतदान बनाएँ^{(Create a Poll)} ' विंडो पर निर्देशित करेगा जहाँ आप अपना प्रश्न और उत्तर विकल्प टाइप कर सकते हैं।

ऐसा करने के बाद, पोल बनाने के लिए ' बनाएं^(Create) ' बटन दबाएं।

हो जाने पर, बैठक में मतदान पृष्ठ खुल जाएगा।

अब, जब प्रतिभागी किसी विकल्प का चयन करते हैं तो यह सभी के लिए परिणाम के रूप में प्रदर्शित होगा।

मतदान का प्रबंधन करने के लिए, अर्थात, यदि आप परिणामों को संपादित करना या छिपाना चाहते हैं, तो ' मतदान क्रियाएँ^{(Poll Actions)} ' मेनू तक पहुँचें।

जब आप काम पूरा कर लें, तो मीटिंग रूम के शीर्ष पर दिखाई देने वाले ' प्रस्तुत करना बंद करें' विकल्प पर क्लिक करें।^{(Stop Presenting)}

किसी मतदान पृष्ठ को हटाने के लिए, ' वर्तमान^(Present) ' बटन > ' सामग्री प्रबंधित करें^{(Manage Content)} ' > ' निकालें^(Remove) ' पर क्लिक करें।

2] प्रश्नोत्तर प्रारंभ करें

यदि कोई अन्य सामग्री दिखाई नहीं देती है, तो सामग्री चरण सभी प्रतिभागियों के लिए सीधे प्रश्नोत्तर सत्र खोलेगा। यदि अन्य सामग्री सक्रिय है, तो प्रश्नोत्तर अनुभाग एक छोटे टैब के रूप में दिखाया जाएगा, जो प्रश्न और उत्तर विंडो के निचले भाग में ' प्रस्तुति ' टैब के निकट होगा। ^{(Presentation)}मीटिंग IM डिफ़ॉल्ट रूप से तब तक अक्षम रहती है जब तक कि आप प्रश्नोत्तर सत्र बंद नहीं कर देते।

जब मीटिंग का एक प्रस्तुतकर्ता प्रश्न प्रस्तुत करता है, तो कोई भी प्रस्तुतकर्ता ' उत्तर^(Answer) ' लिंक पर क्लिक कर अपना उत्तर टाइप कर सकता है। इसके बाद, उन्हें उत्तर पोस्ट करने के लिए 'एंटर' कुंजी को हिट करना होगा।

यदि आप कोई प्रश्न सबमिट करते समय सामग्री प्रस्तुत कर रहे हैं, तो एक सूचना पॉपअप होगी, जो आपको इसे जांचने के लिए प्रेरित करेगी। आप तुरंत प्रश्न का उत्तर देने के लिए प्रश्नोत्तर टैब पर क्लिक कर सकते हैं और जब हो जाए, तो अपनी प्रस्तुति जारी रखने के लिए प्रस्तुति^{(Presentation)} टैब पर वापस जाएं।

जब आपसे कोई प्रश्न पूछा जाता है, तो आपको प्रश्न और उत्तर विंडो के शीर्ष पर एक ' सभी^(All) ' टैब और एक ' अनुत्तरित^(Unanswered) ' दिखाई देना चाहिए। जिन प्रश्नों के उत्तर अभी तक नहीं मिले हैं, उन्हें फ़िल्टर करने के लिए ' अनुत्तरित ' टैब पर ^(Unanswered)क्लिक करें ।^(Click)

जब सत्र समाप्त हो गया हो या पूरा हो गया हो, तो ' प्रश्न और उत्तर रोकें^{(Stop Q&A’)} ' पर क्लिक करें ।

यदि आप प्रश्नोत्तर सत्र का रिकॉर्ड रखना चाहते हैं, तो ' इस रूप में सहेजें^{(Save As)} ' पर क्लिक करें , एक नाम टाइप करें, और फ़ाइल को अपने कंप्यूटर पर सहेजें।

प्रश्नोत्तर नोटपैड^(Notepad) में सहेजा गया है और इसमें निम्नलिखित शामिल हैं,

• प्रशन
• जवाब
• समय टिकट
• उपस्थित लोगों के नाम
• प्रस्तुतकर्ताओं के नाम जिन्होंने भाग लिया

जब प्रस्तोता द्वारा प्रश्नोत्तर सत्र साझा किया जाता है, तो सभी बैठक में उपस्थित लोग प्रश्न देख और पूछ सकते हैं।

3] एक नया व्हाइटबोर्ड खोलें

एक व्हाइटबोर्ड, जैसा कि नाम से पता चलता है, एक खाली पृष्ठ का प्रतिनिधित्व करता है जिसका उपयोग आप अन्य मीटिंग प्रतिभागियों के साथ सहयोग करने के लिए कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप नोट्स टाइप कर सकते हैं, चित्र बना सकते हैं या चित्र आयात कर सकते हैं और अन्य काम कर सकते हैं।

मीटिंग समाप्त होने पर भी, आप प्रतिभागियों के सहयोग के डेटा के साथ व्हाइटबोर्ड को सहेज सकते हैं। इसके साथ शुरुआत करने का तरीका यहां बताया गया है!

मीटिंग विंडो में, ' वर्तमान सामग्री^{(Present Content)} ' बटन पर क्लिक करें।

' अधिक^(More) ' चुनें, और फिर ' व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) ' विकल्प चुनें।

कार्रवाई की पुष्टि करने पर, सभी की स्क्रीन के मीटिंग चरण पर एक खाली व्हाइटबोर्ड खुल जाएगा।

व्हाइटबोर्ड के दाईं ओर पॉइंटर टूल, पेन, हाइलाइटर, इरेज़र इत्यादि जैसे एनोटेशन^(Annotation) टूल की पूरी सूची वाला एक सेट खुल जाएगा।

^(Select)व्हाइटबोर्ड पर टिप्पणी करने के लिए किसी भी उपकरण का चयन करें ।

जब आप किसी अन्य प्रस्तुतीकरण विकल्प पर स्विच करेंगे तो व्हाइटबोर्ड अपने आप बंद हो जाएगा। हालांकि, बैठक में यह आसानी से उपलब्ध हो जाएगा। बस ' ^(Just)प्रस्तुत^(Present) ' > ' सामग्री प्रबंधित करें^{(Manage Content)} ' विकल्प पर क्लिक करें और आपको फिर से व्हाइटबोर्ड देखना चाहिए।

Hope this helps!

How to start a Poll, Q&A, and Whiteboard in Skype for Business Meeting

An essential part about working with Skype for Business is to know how to use its interactive elements. The enterprise service supports some very interactive features like Poll, Q&A, Whiteboard that can be added to a meeting or call. You can also use them as tools to collect data or encourage participation with the participants in your meetings. Here’s a short tutorial describing you how to start and use Poll, Q&A, and Whiteboard features in Skype for Business meetings.

Use Skype for Business meetings – Poll, Q&A & Whiteboard features

It should be noted that these interactive features aimed at improving collaboration work only on the Windows application and not the Mac.

1. Begin, by creating a poll. For this,
2. Click the ‘Present Content’
3. Navigate to ‘More’ menu and choose ‘Poll’ icon.
4. In the ‘Create a Poll’ window, type your question and the answer choices.
5. To manage the poll, click the ‘Poll Actions’ drop-down arrow.
6. When done, stop presenting or remove the poll.
7. To start the Q&A session, click the ‘Present Content’ button.
8. Go to ‘More’ options.
9. From the options displayed, select ‘Q&A’
10. For Whiteboard, click ‘Present Content’ button.
11. Choose Whiteboard
12. Select the tools to annotate on the whiteboard

Now let us see the steps in a bit more detail!

1] Creating a poll

It is one of the most useful features to involve people and interact with them effectively. Also, you can get a clear picture over what your colleagues think about the idea/s you are intending to share with them during the meeting.

In the meeting window, click the ‘Present Content’ button and choose ‘More’ menu.

Select ‘Poll’ option.

The option will direct you to a ‘Create a Poll’ window where you can type your question and the answer choices.

After having done this, hit the ‘Create’ button to create the poll.

When done, the poll page will open in the meeting.

Now, when the participants select an option it will be displayed as the results to everyone.

To manage the poll, i.e., if you would like to edit or hide the results, access the ‘Poll Actions’ menu.

When you’re finished with the job, click ‘Stop Presenting’ option seen at the top of the meeting room.

To delete a poll page, click the ‘Present’ button > ‘Manage Content’ > ‘Remove’.

2] Start Q&A

If there is no other content visible, the content stage will open the Q&A session directly for all participants. If other content is active, the Q&A section will be shown as a small tab, adjacent to the ‘Presentation’ tab at the bottom of the Q&A window. The Meeting IM is disabled by default until you stop the Q&A session.

When one presenter of the meeting submits a question, any of the presenters can click ‘Answer’ link and type their reply. Thereafter, they must hit the ‘Enter’ key to post the answer.

If you’re presenting content when a question is submitted, a notification will popup, prompting you to check it. You can click the Q&A tab to answer the question right away and when done, go back to the Presentation tab to continue your presentation.

When a question is posed to you, an ‘All’ tab and an ‘Unanswered’ should be visible to you at the top of the Q&A window. Click the ‘Unanswered’ tab to filter for the questions that haven’t been answered yet.

When the session has ended or completed, click ‘Stop Q&A’.

If you would like to keep a record of the Q&A session, click ‘Save As’, type a name, and save the file on your computer.

Q&A is saved in Notepad and contains the following,

• Questions
• Answers
• Time stamps
• Names of attendees
• Name of presenters who participated

When the Q&A session is shared by a presenter, all the meeting attendees can see and ask questions.

3] Open a new whiteboard

A whiteboard, as the name suggests, represents a blank page that you can use to collaborate with other meeting participants. For instance, you can type notes, draw, or import images and do other things.

Even when the meeting is over, you can save the whiteboard with the data from the participants’ collaboration. Here’s how to get started with it!

In the meeting window, click the ‘Present Content’ button.

Choose, ‘More’, and then select ‘Whiteboard’ option.

Upon confirming the action, a blank whiteboard will open on the meeting stage of everyone’s screen.

A set with the complete list of Annotation tools such as pointer tool, pen, highlighter, eraser, and so on will open on the right side of the whiteboard.

Select any of the tools to annotate on the whiteboard.

The whiteboard will close automatically when you switch to another presenting option. However, it will be readily accessible at the meeting. Just click ‘Present’ > ‘Manage Content’ option and you should see the whiteboard again.

Hope this helps!

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