जब जटिल या अमूर्त शब्दों का अनावश्यक रूप से उपयोग किया जाता है, तो आपके लेखन की सुसंगतता और गुणवत्ता पाठकों को निराश और निराश कर सकती है। शब्दों की ऐसी व्यवस्था कभी भी वांछित अर्थ नहीं बता सकती है। यदि आपके पास Microsoft 365 सदस्यता है, तो कुछ क्लाउड-संवर्धित सुविधाओं को जोड़ने से आपको बेहतर परिणाम प्राप्त करने में मदद मिल सकती है। यहीं से माइक्रोसॉफ्ट एडिटर^{(Microsoft Editor)} की भूमिका आती है।

माइक्रोसॉफ्ट एडिटर का उपयोग कैसे करें

Microsoft Editor उन शब्दों और वाक्यांशों की पहचान करके वेब के लिए Word और Outlook में आपके लेखन को बेहतर बनाने में आपकी सहायता करता है जिन पर अधिक ध्यान देने की आवश्यकता हो सकती है। यह टूल आपके टाइप करते ही टेक्स्ट का विश्लेषण करके आपके बुद्धिमान लेखन सहायक के रूप में कार्य करता है और जब भी गलत वर्तनी वाले शब्दों या स्थानों पर वाक्य रचना में सुधार की आवश्यकता होती है, तो परिवर्तन का सुझाव देता है।

यदि आप Microsoft 365 व्यक्तिगत^(Personal) और पारिवारिक^(Family) सदस्यता का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको उन्नत व्याकरण और शैली परिशोधन तक पहुँच प्राप्त होती है। इसमें स्पष्टता, संक्षिप्तता, औपचारिक भाषा, शब्दावली सुझाव और बहुत कुछ शामिल हैं। Microsoft संपादक^{(Microsoft Editor)} तक पहुँचने के तीन तरीके हैं

• माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस दस्तावेज़^{(Microsoft Office Documents)} ( वेब ​​और डेस्कटॉप पर वर्ड )^(Word)
• ^{(Outlook .com)}ईमेल^(Emails) के लिए आउटलुक .com और आउटलुक क्लाइंट^{(Outlook Client)}
• ब्राउज़र एक्सटेंशन के माध्यम से हर जगह।

आप Microsoft संपादक का उपयोग इस प्रकार कर सकते हैं:

1. ब्राउज़र प्लगइन
2. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ऐड-इन

इसलिए, चाहे आप वर्ड डॉक लिख रहे हों, ईमेल संदेश लिख रहे हों, या ^(Word)लिंक्डइन^(LinkedIn) या फेसबुक^(Facebook) जैसी वेबसाइट पर पोस्ट कर रहे हों, आप माइक्रोसॉफ्ट एडिटर^{(Microsoft Editor)} की उपयोगिता से लाभ उठा सकते हैं । Microsoft Editor की एक प्रमुख विशेषता यह है कि यह 20 से अधिक भाषाओं में स्पष्ट रूप से संचार कर सकता है। हर भाषा और बाजार अद्वितीय है। जैसे, Microsoft देशी वक्ताओं और स्थानीय भाषाविदों के साथ साझेदारी में प्रत्येक भाषा के लिए सुझाव देता है।

1] माइक्रोसॉफ्ट एडिटर^{(Microsoft Editor)} एक ब्राउज़र प्लगइन के रूप में

संपादक^(Editor) ब्राउज़र एक्सटेंशन व्याकरण और वर्तनी की गलतियों की जाँच करता है । यह आपके लेखन को परिशोधित करने के लिए सुझाव भी देता है, जैसे निष्क्रिय आवाज या शब्दों को संबोधित करना।

Microsoft Editor को ब्राउज़र एक्सटेंशन के रूप में स्थापित करने से पहले , हम अनुशंसा करेंगे कि आप अन्य व्याकरण-जांच एक्सटेंशन बंद कर दें। ऐसा करने से Editor को सबसे अच्छा काम करने में मदद मिलेगी! इसलिए, अपने ब्राउज़र की एक्सटेंशन सेटिंग में जाएं और अन्य ब्राउज़र एक्सटेंशन बंद कर दें जो आपकी वर्तनी और व्याकरण की जांच करते हैं।

एज में, ' सेटिंग्स और अधिक^{(Settings and more)} ' (तीन-डॉट) मेनू और फिर ' एक्सटेंशन^(Extensions) ' चुनें।

क्रोम के लिए, तीन-बिंदु ' Google क्रोम को अनुकूलित और नियंत्रित करें^{(Customize and control Google Chrome)} ' मेनू पर जाएं, और फिर ' सेटिंग्स^(Settings) '> ' एक्सटेंशन^(Extensions) ' पर जाएं।

जब हो जाए, तो आगे बढ़ें और Microsoft Editor को ^{(Microsoft Editor)}Edge या Chrome पर एक्सटेंशन के रूप में जोड़ें । आप इसे ब्राउज़र के ऐप स्टोर से आसानी से प्राप्त कर सकते हैं।

एक बार जोड़ने के बाद, एक धुंधला संपादक^(Editor) आइकन ब्राउज़र के टूलबार में जुड़ जाता है। आइकन पर क्लिक करें^(Click) और उस खाते से साइन इन करें जिसका उपयोग आप कार्यालय^(Office) के लिए करते हैं या अपने मुफ़्त Microsoft खाते से साइन इन करें।

जब आप एक निःशुल्क Microsoft खाते से साइन इन करना चुनते हैं, तो संपादक आपको केवल मूल वर्तनी और व्याकरण संबंधी समस्याओं को ठीक करने तक सीमित करता है। परिशोधन और उन्नत व्याकरण जाँच सुविधाएँ तभी सक्षम होती हैं जब आप अपने Office 365 या Microsoft 365 सदस्यता खाते से संपादक में साइन इन करते हैं।^(Editor)

संपादक की ' सेटिंग^(Settings) ' आपको वह चुनने देती है जिसके लिए संपादक^(Editor) जाँच करता है, और आप उन वेबसाइटों के लिए संपादक^(Editor) को बंद कर सकते हैं जहाँ आप सेवा नहीं चाहते हैं।

अद्यतन^(UPDATE) : Microsoft संपादक अब ^{(Microsoft Editor)}एज^(Edge) ब्राउज़र में अंतर्निहित है।

2] माइक्रोसॉफ्ट एडिटर वर्ड ऐड-इन

एक बार जब आप माइक्रोसॉफ्ट एडिटर वर्ड^{(Microsoft Editor Word)} ऐड-इन इंस्टॉल कर लेते हैं, तो यह रिबन मेनू में जुड़ जाएगा और एप्लिकेशन के ' ^(Ribbon)होम^(Home) ' टैब के तहत आसानी से दिखाई देगा ।

^(Begin)लिखना शुरू करें । यदि टूल में कोई त्रुटि आती है, तो वह उन्हें फ़्लैग कर देगा। उदाहरण के लिए, संपादक^(Editor) झंडे,

• लाल लहरदार रेखांकन के साथ गलत वर्तनी
• ^(Grammar)नीले और सादे डबल अंडरलाइन के साथ व्याकरण की गलतियाँ
• बैंगनी डैश के साथ शैली संबंधी समस्याएं

^(Click)सुझाए गए संशोधनों की सूची देखने के लिए रेखांकित शब्द पर क्लिक करें ।

यदि आपको अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता है, तो रिबन में पेन आइकन पर क्लिक करके बस संपादक फलक खोलें। ^(Editor)संपादक^(Editor) आपके लेखन का शीघ्रता से विश्लेषण करेगा और आपको आँकड़े प्रदान करेगा

• पठनीयता
• अलग-अलग शब्दों का प्रयोग
• दस्तावेज़ पढ़ने के लिए आवश्यक समय

Microsoft Editor भविष्य में कुछ और महत्वपूर्ण विशेषताओं को पेश करके इसकी उपयोगिता को और बढ़ाने का वादा करता है। इसमे शामिल है,

समानता परीक्षक^{(Similarity Checker)}

बड़ी मात्रा में संदर्भ सामग्री के कारण, प्रत्येक लेखक के लिए उद्धरणों को सत्यापित करना और ठीक से करना चुनौतीपूर्ण और समय लेने वाला दोनों है। इसे समझते हुए, संपादक में ' ^(Editor)समानता चेकर^{(Similarity checker)} ' नामक एक सुविधा उपयोगकर्ताओं को संभावित रूप से गैर-मूल सामग्री की पहचान करने में मदद करेगी और केवल प्रासंगिक उद्धरण सम्मिलित करना आसान बना देगी। हम आने वाले महीनों में वेब के लिए Word में इस सुविधा को देखेंगे ।

सुझावों को फिर से लिखें^{(Rewrite suggestions)}

पुनर्लेखन सुझाव ^(Rewrite)Microsoft संपादक^{(Microsoft Editor)} उपयोगकर्ताओं के लिए अपने लेखन को प्रवाह, संक्षिप्तता, या पठनीयता के लिए अनुकूलित करना आसान बना देंगे । हमने अपनी पिछली पोस्ट में इस फीचर को पहले ही विस्तार से कवर कर लिया है - रिवाइट्स सुझावों^{(Rewrites Suggestions)} का उपयोग कैसे करें^(How) । हालाँकि, यह सुविधा केवल वेब अनुप्रयोग के लिए Word तक ही सीमित है।^(Word)

अंतिम शब्द^{(Final words)}

हमारे उपयोग के दौरान, हमने पाया कि Microsoft Editor न केवल जल्दी से गलतियाँ पकड़ लेगा बल्कि आत्मविश्वास के साथ लिखने में भी आपकी मदद करेगा।

How to use Microsoft Editor to check Grammar and Spelling

The cohеrency and quality of your writing can take a beating and most likеlу frustrate readerѕ when complex or abstract words are used unnecessarily. Such an arrangement of words can never convey the desirеd meaning. Іf you have a Microsoft 365 subscription, аdding some cloud-enhanced features can help уou producе better results. That’ѕ where thе role of Microsoft Editor comes into play.

How to use Microsoft Editor

Microsoft Editor helps you improve your writing in Word and Outlook for the web by identifying words and phrases that might need more attention. The tool acts as your intelligent writing assistant by analyzing text as you type and suggest changes whenever it comes across misspelled words or places where improvement in syntax is required.

If you are using Microsoft 365 Personal and Family subscription, you get access to advanced grammar and style refinements. It includes clarity, conciseness, formal language, vocabulary suggestions, and much more. There are three ways to access the Microsoft Editor

• Microsoft Office Documents ( Word on web and desktop)
• Outlook .com and Outlook Client for Emails
• Everywhere else through a browser extension.

You can use Microsoft Editor as:

1. Browser Plugin
2. Microsoft Word add-in

So, whether you are writing a Word doc, composing an email message, or posting on a website like LinkedIn or Facebook you can benefit from Microsoft Editor’s utility. A salient feature about Microsoft Editor is that it can communicate clearly in more than 20 languages. Every language and market is unique. As such, Microsoft offers suggestions for each language in partnership with native speakers and local linguists.

1] Microsoft Editor as a browser plugin

The Editor browser extension checks for grammar and spelling mistakes. It also makes suggestions for refining your writing, like addressing passive voice or wordiness.

Before installing Microsoft Editor as a browser extension, we would recommend you turn off other grammar-checking extensions. Doing so will help Editor to work best! So, go to your browser’s extension settings and switch off other browser extensions that check your spelling and grammar.

In Edge, choose ‘Settings and more’ (three-dot) menu, and then ‘Extensions’.

For Chrome, go to the three-dot ‘Customize and control Google Chrome’ menu, and then ‘Settings’ > ‘Extensions’.

When done, go ahead and add Microsoft Editor as an extension on Edge or Chrome. You can easily get it from the browser’s app store.

Once added, a dimmed Editor icon gets added to the browser’s toolbar. Click the icon and sign in with the account you use for Office or sign in with your free Microsoft account.

When you choose to sign in with a free Microsoft account, the editor limits you to fixing basic spelling and grammar issues only. Refinements and advanced grammar checking features are enabled only when you sign in to Editor with your Office 365 or Microsoft 365 subscription account.

Editor’s ‘Settings’ let you choose what Editor checks for, and you can switch Editor off for websites where you don’t want the service.

UPDATE: Microsoft Editor is now built-in into the Edge browser.

2] Microsoft Editor Word add-in

Once you install Microsoft Editor Word add-in, it will be added to the Ribbon menu and will be readily visible under ‘Home’ tab of the application.

Begin writing. If the tool comes across any mistakes, it will flag them. For example, the Editor flags,

• Misspellings with red wavy underlines
• Grammar mistakes with blue and plain double underlines
• Style issues with purple dashes

Click an underlined word to see a list of suggested revisions.

In case, you require additional assistance, simply open the Editor pane by clicking on the pen icon in the ribbon. The Editor will quickly analyze your writing and provide you statistics on

• Readability
• Use of distinct words
• The time needed to read the document

Microsoft Editor promises to enhance its utility furthermore by introducing some more important features in the future. These include,

Similarity Checker

It is both, challenging and time-consuming for every writer to verify and do citations properly, owing to a huge amount of reference material. Understanding this, a feature called ‘Similarity checker‘ in Editor will help users identifying potentially unoriginal content and make it easy to insert relevant citations only. We will likely see this feature in the coming months in Word for the web.

Rewrite suggestions

The Rewrite suggestions will make it easier for Microsoft Editor users to optimize their writing for fluency, conciseness, or readability. We have already covered this feature in detail in our earlier post – How to use Rewrites Suggestions. The feature, however, is limited to Word for the web application only.

Final words

During our use, we found that Microsoft Editor will not only quickly catch mistakes but also help you write with confidence.

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