यदि आप माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} के साथ बहुत काम करते हैं और खुद को बार-बार वही काम करते हुए पाते हैं, तो एक मैक्रो बनाएं । मैक्रो^(Macro) मैक्रोइंस्ट्रक्शन शब्द का संक्षिप्त रूप है, जिसका अर्थ है किसी कार्य को पूरा करने के लिए निर्देशों की एक श्रृंखला। 

Word में मैक्रोज़ बनाने के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि आपको यह जानने की ज़रूरत नहीं है कि प्रोग्राम कैसे किया जाता है^{(know how to program)} । यदि आप रिकॉर्ड दबा सकते हैं और रुक सकते हैं, तो आप ऐसा कर सकते हैं।

मैक्रोज़ खतरनाक नहीं हैं?^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

क्या आपने मैक्रोज़ के खराब होने के बारे में सुना है क्योंकि उनमें वायरस हो सकते हैं ? यद्यपि आपको अज्ञात लोगों के कार्यालय^(Office) दस्तावेज़ खोलने में सावधानी बरतनी होगी क्योंकि उनके पास दुर्भावनापूर्ण मैक्रोज़ हो सकते हैं, यह यहाँ कोई समस्या नहीं है। आप अपना मैक्रो बनाते हैं, इसलिए आप जानते हैं कि यह वायरस नहीं है।

वर्ड में मैक्रो कैसे रिकॉर्ड करें^{(How To Record A Macro in Word)}

इस उदाहरण के लिए, आप किसी दस्तावेज़ के अंत में अपना हस्ताक्षर सम्मिलित करने^{(insert your signature)} के लिए Word में एक मैक्रो बनाने जा रहे हैं।^(Word)

1. वर्ड ओपन के साथ, व्यू^{(View )} टैब पर जाएं।
2. मैक्रोज़^{(Macros )} बटन के नीचे नीचे तीर का चयन करें।
3. रिकॉर्ड मैक्रो^{(Record Macro… )} चुनें ... एक नई विंडो खुलेगी।

1. मैक्रो नाम:^{(Macro name: )} फ़ील्ड में , मैक्रो के लिए एक अर्थपूर्ण नाम दर्ज करें। रिक्त स्थान की अनुमति नहीं है। अंडरस्कोर या डैश का उपयोग करें।
2. स्टोर मैक्रो इन:^{(Store macro in:)} ड्रॉपडाउन में , आप यह चुन सकते हैं कि आप इस मैक्रो का उपयोग करने के लिए कौन से दस्तावेज़ चाहते हैं। यदि आप सभी दस्तावेज़^(Documents) ( Normal.dotm ) चुनते हैं, तो मैक्रो आपके लिए अब से आपके द्वारा बनाए गए प्रत्येक नए Word दस्तावेज़ में उपलब्ध होगा। यदि आप कोई एक दस्तावेज़ चुनते हैं, तो वह केवल उसी दस्तावेज़ पर लागू होगा। आमतौर पर All Documents चुनना सबसे अच्छा होता है ।

1. विवरण:^{(Description: )} फ़ील्ड में  , मैक्रो क्या करता है, यह लिखें। यह एक वर्णनात्मक नाम वाला एक साधारण मैक्रो है, लेकिन जैसे-जैसे आप मैक्रोज़ के साथ आश्वस्त होते जाते हैं, आप अधिक जटिल कार्य करेंगे, इसलिए विवरण हमेशा एक अच्छा विचार होता है।
2. आप बटन^{(Button )} या हॉटकी के साथ बनाए गए बटन के लिए मैक्रो असाइन करें चुन सकते हैं जिसे आप ^{(Assign macro to)}कीबोर्ड^{(Keyboard )} बटन का उपयोग करके चुन सकते हैं। Word के लिए पहले से ही बहुत सारी शॉर्टकट कुंजियाँ हैं , इसलिए एक बटन सबसे अच्छा हो सकता है। बटन^(Button) का चयन करें । Word Options नाम से एक नई विंडो खुलेगी ।

1. यहां आप मैक्रो को Word रिबन^{(Word Ribbon)} पर एक बटन असाइन करेंगे । रिबन कस्टमाइज़^{(Customize Ribbon)} करें चुनें .
2. इससे कमांड चुनें:^{(Choose commands from:)} ड्रॉपडाउन में, मैक्रोज़^(Macros) चुनें । यह हमें इसके नीचे के क्षेत्र में हमारे मैक्रोज़ दिखाएगा।

1. मैक्रो लगाने के लिए आपको कहीं रिबन पर चाहिए। इस उदाहरण के लिए, मुख्य टैब^{(Main Tabs)} क्षेत्र में होम चुनें। ^{(Home )}फिर नया समूह^{(New Group)} चुनें ।
2. नाम बदलें^(Rename) का चयन करें ताकि आप इसे एक सार्थक नाम दे सकें।
3. नाम बदलें^(Rename) विंडो में, समूह का प्रतिनिधित्व करने के लिए किसी एक आइकन का चयन करें और फिर प्रदर्शन नाम^{(Display name )} फ़ील्ड में माई मैक्रोज़ दर्ज करें।^{(My Macros )}
4. इसे लागू करने के लिए ठीक^(OK) चुनें । आप मुख्य टैब^{(Main Tabs )} क्षेत्र में परिवर्तन देखेंगे ।

1. मुख्य टैब^{(Main Tabs)} क्षेत्र में चयनित नए माई मैक्रोज़ के साथ, ^{(My Macros)}सामान्य.न्यूमैक्रोस.इन्सर्ट_सिग्नेचर^{(Normal.NewMacros.Insert_Signature )} मैक्रो का चयन करें।
2. इसे माई मैक्रोज़^{(My Macros)} समूह में सम्मिलित करने के लिए जोड़ें^(Add) का चयन करें ।

1. बेशक, आप इसका नाम बदलना चाहेंगे। मुख्य टैब^{(Main Tabs)} क्षेत्र में चयनित मैक्रो के साथ , नाम बदलें… का चयन करें^(Rename…)
2. नाम बदलें^(Rename) विंडो में, एक आइकन चुनें और प्रदर्शन नाम:^{(Display name: )} फ़ील्ड में एक साधारण नाम दर्ज करें।
3. परिवर्तन करने के लिए ठीक^{(OK )} चुनें । आप मुख्य टैब^{(Main Tabs)} क्षेत्र में परिवर्तन देखेंगे ।
4. मैक्रो के लिए बटन बनाना समाप्त करने के लिए मुख्य टैब^{(Main Tabs)} क्षेत्र के नीचे ठीक^{(OK )} चुनें ।

1. आगे बढ़ें और जो भी सिग्नेचर ब्लॉक आप चाहते हैं उसे बनाएं। अपने हस्ताक्षर या अन्य छवियों के स्कैन में जोड़ें । ^(Add)जो आपको अच्छा लगे। जब यह हो जाए, तो मैक्रोज़^(Macros) बटन के नीचे नीचे तीर का चयन करें।
2. रिकॉर्डिंग रोकें^{(Stop Recording)} चुनें . यही बात है। आपका इन्सर्ट सिग्नेचर^(Signature) मैक्रो बन गया है।

1. होम^(Home) टैब में आपके द्वारा बनाए गए इन्सर्ट सिग्नेचर^{(Insert Signature)} बटन को ढूंढकर इसका परीक्षण करें और इसे चुनें। आपका सिग्नेचर ब्लॉक जादुई रूप से ठीक वैसा ही दिखना चाहिए जैसा आपने इसे डिजाइन किया था।

मैक्रो कैसे लिखें^{(How To Write a Macro)}

अधिकांश मैक्रोज़ के लिए, रिकॉर्डिंग विधि उन्हें बनाने का सबसे कारगर तरीका है। आखिरकार, आप कुछ और जटिल करना चाहेंगे। इसके लिए Visual Basic^{(Visual Basic)} for Applications ( VBA ) भाषा में मैक्रो लिखने की आवश्यकता है । हमारे पास शुरुआती लोगों के लिए सर्वश्रेष्ठ वीबीए गाइड है^{(best VBA guide for beginners)} , इसलिए इसे बुकमार्क करें। आइए एक मैक्रो बनाते हैं जो हमें प्रति वाक्य औसत शब्द देने के लिए हमें यह बताने में मदद करता है कि हम कब चिंतित हो रहे हैं।

1. आपको डेवलपर^{(Developer )} टैब तक पहुंच की आवश्यकता है जो डिफ़ॉल्ट रूप से वर्ड^(Word) में छिपा होता है । Word के ऊपरी-बाएँ कोने में , फ़ाइल^(File) चुनें ।

1. नीचे-बाईं ओर, विकल्प^(Options) चुनें ।

1. खुलने वाली विंडो में, कस्टमाइज़ रिबन^{(Customize Ribbon)} चुनें ।
2. दाईं ओर, डेवलपर^{(Developer )} की तलाश करें और उसके आगे एक चेकमार्क लगाएं।
3. विंडो बंद करने के लिए ओके^(OK) चुनें । अब डेवलपर^{(Developer )} टैब दिखाई देगा।

1. डेवलपर^{(Developer )} टैब चुनें ।
2. मैक्रोज़^(Macros) बटन का चयन करें।

1. मैक्रो नाम^{(Macro name:)} में एक सार्थक नाम दर्ज करें : मैक्रोज़ को^{(Macros in: )} इसमें छोड़ दें : जैसा कि Normal.dotm है, इसलिए यह सभी Word दस्तावेज़ों पर लागू होगा। विवरण:^{(Description: )} क्षेत्र में हमेशा^(Always) विवरण दर्ज करें ।
2. बनाएं^(Create) चुनें . अनुप्रयोग विकास उपकरण के लिए Microsoft Visual Basic खुल जाएगा ।^{(Microsoft Visual Basic for Applications )}

1. नीचे हरे रंग के आयतों में दिखाया गया कोड पहले से ही उनके बीच कुछ खाली जगह के साथ होना चाहिए। निम्नलिखित कोड को उस स्थान पर कॉपी और पेस्ट करें:

मंद s श्रेणी के रूप
में मंद संख्याएं पूर्णांक के रूप में
मंद संख्याएं पूर्णांक संख्या के रूप में
वाक्य = 0
संख्याशब्द = 0

प्रत्येक के लिए ActiveDocument.Sentences में
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
अगला

MsgBox “प्रति वाक्य औसत शब्द” + Str ( Int (numWords / numSentences)) + “. 15 से कम सबसे अच्छा है। ”

1. कोड का परीक्षण करने के लिए रन^{(Run )} बटन का चयन करें । यदि यह अपेक्षित रूप से नहीं चलता है, तो कोड को तब तक संपादित करें जब तक कि यह आपके इच्छित तरीके से न चला जाए।

1. सहेजें^{(Save )} बटन का चयन करें और विकास विंडो बंद करें।

1. वर्ड रिबन^{(Create a button in the Word ribbon)} में उसी विधि का उपयोग करके एक बटन बनाएं जैसा कि ऊपर "मैक्रो कैसे रिकॉर्ड करें" निर्देशों में दिखाया गया है।
2. आपके द्वारा अभी बनाया गया बटन ढूंढें और उसका परीक्षण करें।

जब मैं अपना वर्ड दस्तावेज़ सहेजता हूँ तो मेरा मैक्रो काम नहीं करता है^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

Word फ़ाइल एक्सटेंशन .docx के साथ सहेजने के लिए डिफ़ॉल्ट है , जो मैक्रोज़ को स्वचालित रूप से चलने की अनुमति नहीं देता है। यदि आप मैक्रो को चलाना चाहते हैं, तो आपको फ़ाइल प्रकार को Word मैक्रो-सक्षम दस्तावेज़^{(Word Macro-Enabled Document)} (*.docm) में बदलना होगा।

यह फ़ाइल प्रकार आंशिक रूप से मैक्रो सुरक्षा समस्याओं से निपटने के लिए मौजूद है। यदि आपको यह फ़ाइल एक्सटेंशन किसी ऐसे दस्तावेज़ पर दिखाई देता है जिसकी आप अपेक्षा नहीं कर रहे थे, तो संदेह करें।

मैं मैक्रोज़ के साथ और क्या कर सकता हूँ?^{(What Else Can I Do With Macros?)}

आप एक्सेल , आउटलुक^(Outlook) , यहां तक ​​कि पावरपॉइंट में भी ^(PowerPoint)मैक्रोज़ बना^{(create macros in Excel)} सकते हैं । जो कुछ भी आप वर्तमान में मैन्युअल रूप से कर रहे हैं, उसे करने के लिए आपको मैक्रो रिकॉर्ड करने या लिखने में सक्षम होना चाहिए। वर्ड^(Word) में मैक्रोज़ के साथ-साथ विंडोज़ शॉर्टकट कीज़^{(great Windows shortcut keys)} का उपयोग करने से आपकी उत्पादकता दस गुना बढ़ जाएगी। 

How to Create and Run a Macro in Word

If you work with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

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