एक उपयोगकर्ता के रूप में, Microsoft Word^{(Microsoft Word)} में एक लंबा दस्तावेज़ बनाते समय , एक अनुक्रमणिका आपके संभावित पाठकों के लिए एक सुविधाजनक उपकरण है। आमतौर पर हमें किताबों के पिछले हिस्से में इंडेक्स देखने को मिलते हैं। वे पाठकों को उस विषय को संदर्भित करने वाले पृष्ठ को खोजने के लिए एक शब्द या वाक्यांश देखने की अनुमति देते हैं।

उसी तरह, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} में सामग्री की एक तालिका में , उपयोगकर्ता एक इंडेक्स सम्मिलित कर सकते हैं और फिर इसे स्वचालित रूप से अपडेट कर सकते हैं। इन महान संदर्भ स्रोतों को बनाने में बहुत अधिक मैनुअल काम करना पड़ता है। यहां, उपयोगकर्ताओं को दिखाया जाएगा कि इंडेक्स कैसे बनाया जाता है और इसे वर्ड^(Word) में भी अपडेट किया जाता है ।

वर्ड में इंडेक्स कैसे बनाएं

वर्ड में इंडेक्स बनाने के चरण नीचे सूचीबद्ध हैं।

1. अपनी प्रविष्टियां चिह्नित करें।
2. अनुक्रमणिका प्रविष्टियाँ संपादित करें या निकालें।
3. इंडेक्स अपडेट करें।
4. ^(Create)Microsoft Word में स्वचालित^{(Index Automatically)} रूप से एक अनुक्रमणिका बनाएँ

अब हम प्रत्येक चरण पर एक नज़र डालेंगे क्योंकि हम नीचे आगे बढ़ते हैं-

1] अपनी अनुक्रमणिका प्रविष्टियों को चिह्नित करें

Word आपकी अनुक्रमणिका को स्वचालित रूप से बना सकता है, लेकिन यह जानने के लिए पर्याप्त स्मार्ट है कि आप इसमें कौन से आइटम चाहते हैं। तो उपयोगकर्ताओं को एक अनुक्रमणिका बनाने के लिए, उन्हें प्रविष्टियों को चिह्नित करने की आवश्यकता होगी। यह वह काम है जो आप सूचकांक के लिए करेंगे। लेकिन एक बार जब आप प्रविष्टियों को चिह्नित करना शुरू कर देते हैं, तो आप उन्हें जल्दी से ज़िप करने में सक्षम होंगे।

Microsoft Word दस्तावेज़ खोलें और संदर्भ^(References) टैब पर जाएँ। अपने कर्सर को इसके माध्यम से खींचकर अपनी पहली अनुक्रमणिका प्रविष्टि चुनें।

रिबन में, आप इंडेक्स^(Index) सेक्शन को दाईं ओर देखेंगे । मार्क एंट्री^{(Mark Entry)}  बटन का चयन करें।

आपको अपनी प्रविष्टि का वर्णन करने के लिए एक पॉप-अप विंडो दिखाई देगी। जब तक आप अपनी शेष प्रविष्टियों का चयन करते हैं, यह विंडो खुली रह सकती है। शीर्ष पर मुख्य प्रविष्टि^{(Main entry)} और   वैकल्पिक रूप से एक  सबेंट्री दर्ज^(Subentry) करें ।

फिर  क्रॉस-रेफरेंस, वर्तमान पेज या पेज रेंज के लिए विकल्पों में से चुनें।^(Options)

या आप उस पृष्ठ संख्या को प्रारूपित कर सकते हैं जो बोल्ड और/या इटैलिक में प्रदर्शित होती है।

 एक ही प्रविष्टि के लिए  मार्क^(Mark) पर क्लिक करें या  अपने दस्तावेज़ में हर जगह उसी टेक्स्ट को चिह्नित करने के लिए मार्क ऑल पर क्लिक करें।^{(Mark All)}

जब आप मार्क इंडेक्स एंट्री^{(Mark Index Entry)} विंडो के साथ कर लें, तो क्लोज^(Close) पर क्लिक करें ।

दस्तावेज़ पर, अनुक्रमणिका प्रविष्टियों को XE के साथ लेबल किया जाता है । यदि आप एक सबेंट्री या क्रॉस-रेफरेंस जोड़ते हैं, तो आप देखेंगे कि एक्सई^(XE) टैग के भीतर भी।

यदि आप अपने XE टैग नहीं देखते हैं, लेकिन चाहते हैं, तो होम^(Home)  टैब पर जाएँ और  Show/Hide Paragraph  बटन पर क्लिक करें।

2] अनुक्रमणिका प्रविष्टियाँ संपादित करें या निकालें

यदि उपयोगकर्ताओं को किसी प्रविष्टि में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, क्रॉस-रेफरेंस को हटा दें, तो वे उस XE फ़ील्ड के भीतर ऐसा करेंगे। उद्धरण चिह्नों के अंदर परिवर्तन करें। एक अन्य विकल्प यह है कि चिह्नित प्रविष्टि को हटा दें और फिर इसे फिर से चिह्नित करें।

साथ ही, किसी अनुक्रमणिका प्रविष्टि को हटाने के लिए, ब्रेसिज़ { ^({) } के भीतर और सहित सभी टेक्स्ट का चयन करें और हटाएं^(Delete) दबाएं । फिर आप अपने इच्छित परिवर्तनों के साथ प्रविष्टि को फिर से चिह्नित करने के लिए ऊपर दिए गए चरणों का पालन कर सकते हैं।

3] वर्ड में इंडेक्स बनाएं

जब आपकी अनुक्रमणिका सम्मिलित करने वाली हो, तो कर्सर को उस स्थान पर ले जाएँ जहाँ आप उसे दस्तावेज़ में चाहते हैं। फिर, संदर्भ^(References)  टैब चुनें और  अनुक्रमणिका सम्मिलित करें^{(Insert Index)} पर क्लिक करें ।

सूचकांक बनने से पहले, आपके पास कुछ सेटिंग्स हैं जिन्हें आप चाहें तो समायोजित कर सकते हैं। ये प्रिंट प्रीव्यू, ^{(Print Preview,)} टैब लीडर, ^{(Tab Leader,)} फॉर्मेट ^(Formats) टाइप^(Type)  और कॉलम हैं।^(Columns.)

अपनी अनुक्रमणिका समायोजन करने के बाद, ठीक क्लिक  करें^(OK) । आपकी प्रविष्टियों के साथ आपकी अनुक्रमणिका आपके दस्तावेज़ में आ जाएगी। आप सब कुछ अच्छा और साफ और वर्णानुक्रम में देखेंगे।

4] इंडेक्स अपडेट करें

उपयोगकर्ता इंडेक्स बनाने और बस इसे अपडेट करने के बाद अतिरिक्त प्रविष्टियों को चिह्नित करना जारी रख सकते हैं। और अगर आप प्रविष्टियों को संपादित या हटाते हैं, तो आपको इंडेक्स को भी अपडेट करना होगा।

^(Click)अपने दस्तावेज़ में अनुक्रमणिका क्षेत्र के अंदर क्लिक करें , संदर्भ^(References) टैब पर रिबन में अद्यतन अनुक्रमणिका^{(Update Index)}  बटन सक्रिय  हो जाएगा। यदि बटन अभी भी धूसर है जैसा कि ऊपर की छवि में दिखाया गया है, तो सुनिश्चित करें कि आपका कर्सर अनुक्रमणिका के भीतर है।

यदि आप इंडेक्स को पूरी तरह से हटाना चाहते हैं, तो इसके सभी टेक्स्ट को चुनें और डिलीट^(Delete) की को टैप करें । यदि आप किसी इंडेक्स का उपयोग करने की योजना नहीं बनाते हैं, तो आप संभवतः इंडेक्स प्रविष्टियों को हटाना चाहेंगे (जैसा कि ऊपर देखा गया है)।

5] Word में स्वचालित^{(Index Automatically)} रूप से एक अनुक्रमणिका बनाएं^(Create)

आपके वर्ड^(Word) इंडेक्स में अपनी इच्छित सभी प्रविष्टियों को चिह्नित करने में कुछ समय लग सकता है । लेकिन अनुक्रमणिका आपके पाठकों के लिए एक मूल्यवान उपकरण हो सकती है। इसलिए एक जोड़ने पर विचार करें यदि आपके दर्शक आपके अगले Word^(Word) दस्तावेज़, पुस्तक, या अन्य लंबी सामग्री के लिए इससे लाभ उठा सकते हैं ।

यदि यह मददगार था, तो आप यह भी पसंद कर सकते हैं - माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लिंक्ड टेक्स्ट का उपयोग कैसे करें^{(How to use linked text in Microsoft Word)} ।

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

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