Word आपको किसी तालिका में कॉलम के योग की गणना करने की अनुमति देता है, ठीक वैसे ही जैसे आप एक्सेल^(Excel) जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम में करते हैं । यह पोस्ट आपको Word 2003 , 2007, और 2010/2013/2016 में यह कैसे करना है, यह बताएगी। एक उदाहरण के रूप में, हम दशमलव संख्याओं के एक कॉलम का योग करेंगे।

वर्ड 2007 से 2016

Word खोलें और कर्सर को कॉलम के निचले भाग में रिक्त सेल में रखें, जिसमें वे संख्याएँ हैं जिनका आप योग करना चाहते हैं।

टेबल टूल्स^{(Table Tools)} टैब उपलब्ध हो जाते हैं । लेआउट^(Layout) टैब पर क्लिक करें ।

डेटा^(Data) समूह में फॉर्मूला^(Formula) बटन पर क्लिक करें ।

फॉर्मूला^(Formula) डायलॉग बॉक्स पर फॉर्मूला^(Formula) एडिट बॉक्स में सही फॉर्मूला अपने आप डाला जाता है । मैंने  नंबर फॉर्मेट^{(Number format)} ड्रॉप-डाउन सूची से 0.00 नंबर को उसी तरह से फ़ॉर्मेट करने के लिए चुना है जिस तरह से कॉलम में अन्य नंबर फ़ॉर्मेट किए गए हैं। अपने डेटा के आधार पर, आप एक भिन्न संख्या प्रारूप चुन सकते हैं।

सेटिंग्स को स्वीकार करने के लिए ओके^(OK) पर क्लिक करें ।

सूत्र फ़ील्ड को सेल में डाला जाता है और कुल की गणना स्वचालित रूप से की जाती है और प्रदर्शित की जाती है। यदि आप राशि^(Amount) कॉलम में किसी भी संख्या को बदलते हैं, तो कुल पर राइट-क्लिक करें और कुल अपडेट करने के लिए पॉपअप मेनू से अपडेट फ़ील्ड का चयन करें। ^{(Update Field)}किसी फ़ील्ड को अद्यतन करने के लिए चयनित होने पर आप F9 भी दबा सकते हैं ।

Word में इस तरह के सूत्रों का उपयोग करते समय एक बड़ी चेतावनी है । डेटा सभी सन्निहित होना चाहिए, अर्थात डेटा में कोई विराम नहीं होना चाहिए। उदाहरण के लिए, नीचे दिए गए डेटा पर एक नज़र डालें। मार्च^(March) महीने के लिए , दूसरे कॉलम में कोई डेटा नहीं है।

इसलिए जनवरी^(Jan) से जून^(June) तक सब कुछ समेटने के बजाय , यह केवल अप्रैल से ^(April)जून^(June) तक के मानों को जोड़ रहा है । अब अगर मैं सेल में 0 डालता हूं और फ़ील्ड को अपडेट करता हूं, तो यह मुझे वह सही उत्तर देता है जिसकी मुझे तलाश थी।

जाहिर है, इसे ध्यान में रखें और यह सुनिश्चित करने के लिए अपने परिणामों की जांच करें कि वे सही हैं। इस प्रकार की समस्याएं आम तौर पर एक्सेल^(Excel) में नहीं होती हैं क्योंकि आपको यह निर्दिष्ट करना होता है कि आप किन सेल पर गणना करना चाहते हैं, लेकिन वर्ड^(Word) में ऐसा नहीं है।

आप यह भी देख सकते हैं कि आपको वर्ड लेआउट^(Layout) टैब या किसी अन्य टैब पर ऑटोसम^(AutoSum) बटन  दिखाई नहीं दे रहा है। यह सुविधा Word में उपलब्ध है , लेकिन यह किसी भी रिबन टैब पर नहीं है। इसे एक्सेस करने के लिए, आपको इसे क्विक एक्सेस^{(Quick Access)} टूलबार में जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, Office बटन पर क्लिक करें और Word विकल्प^{(Word Options)} बटन पर क्लिक करें। Word के नए संस्करणों में , फ़ाइल^(File) और फिर विकल्प^(Options) पर क्लिक करें ।

Word विकल्प^{(Word Options)} संवाद बॉक्स के बाईं ओर सूची से अनुकूलित करें^(Customize) विकल्प चुनें । Word के ^(Word)नए^(Newer) संस्करण , आपको त्वरित पहुँच टूलबार^{(Quick Access Toolbar)} का चयन करना होगा ।

ड्रॉप-डाउन सूची से कमांड चुनें ^{(Choose commands from)}रिबन में कमांड^{(Commands Not in the Ribbon)} का चयन करें ।

नीचे दी गई सूची में नीचे स्क्रॉल करें ड्रॉप-डाउन सूची से कमांड चुनें जब तक कि आपको ^{(Choose commands from)}सम^(Sum) कमांड न मिल जाए। इसे चुनें और Add बटन पर क्लिक करें। यह सम कमांड को ^(Sum)वर्ड ऑप्शन^{(Word Options)} डायलॉग बॉक्स के दाईं ओर क्विक एक्सेस टूलबार^{(Quick Access Toolbar)} पर कमांड की सूची में जोड़ता है।

इसे बंद करने के लिए Word विकल्प^{(Word Options)} संवाद बॉक्स पर ठीक^(OK) क्लिक करें । सम^(Sum) कमांड क्विक एक्सेस टूलबार^{(Quick Access Toolbar)} पर एक बटन के रूप में प्रदर्शित होता है । आप सम^(Sum) बटन पर क्लिक कर सकते हैं जब कर्सर पहले चर्चा की गई तालिका के राशि^(Amount) कॉलम के अंतिम सेल में कॉलम में संख्याओं को कुल करने के लिए होता है।

दुर्भाग्य से, आप रिबन टैब को   सीधे Word में अनुकूलित नहीं कर सकते। ^(Word)रिबन बार से कमांड को कस्टमाइज़ करने और उपयोग करने के बारे में अधिक युक्तियों पर हमारी पोस्ट एमएस ऑफिस रिबन को कस्टमाइज़ करने पर चर्चा की गई है ।

वर्ड 2003

नीचे एक उदाहरण तालिका है जिसका उपयोग हम आपको यह दिखाने के लिए करेंगे कि ^(Below)Word 2003 में किसी तालिका में संख्याओं के एक स्तंभ का योग कैसे किया जाता है । राशि^(Amount) कॉलम में संख्याओं का योग करने के लिए , कर्सर को उस कॉलम के अंतिम सेल में रखें।

तालिका^(Table) मेनू से सूत्र^(Formula) चुनें ।

फॉर्मूला^(Formula) डायलॉग बॉक्स पर फॉर्मूला^(Formula) एडिट बॉक्स स्वचालित रूप से उपयुक्त फॉर्मूला से भर जाता है। हम कुल को उसी तरह प्रारूपित करेंगे जैसे राशि^(Amount) कॉलम में संख्याओं को स्वरूपित किया जाता है। संख्या प्रारूप^{(Number format)} ड्रॉप-डाउन सूची से 0.00 का चयन करें ।

अपनी सेटिंग्स को स्वीकार करने के लिए ठीक^(OK) क्लिक करें ।

कुल राशि^(Amount) कॉलम में अंतिम सेल में दर्ज की गई है ।

 

यह इसके बारे में! यह ध्यान देने योग्य है कि यदि आप चाहें तो आप सूत्र बॉक्स में अधिक जटिल सूत्र सम्मिलित कर सकते हैं, लेकिन Word उन सभी सूत्रों का समर्थन नहीं करता है जो Excel द्वारा समर्थित हैं , इसलिए यदि आप कोई Excel सूत्र आज़माते हैं तो आश्चर्यचकित न हों और आपको एक त्रुटि। Word में आपके द्वारा उपयोग किए जा सकने वाले सभी फ़ार्मुलों की सूची देखने के लिए, उपलब्ध फ़ंक्शन अनुभाग तक नीचे स्क्रॉल करके Microsoft से^{(list from Microsoft)} इस सूची को देखें। आनंद लेना!

Sum a Table Column in Word

Wоrd allows уou to calсulаte the sum of a column in a table, just like you woυld in a spreadsheet progrаm lіke Excel. This pоst will show you how to do this in Word 2003, 2007, and 2010/2013/2016. As an example, we will total a column of decimаl numbers.

Word 2007 thru 2016

Open Word and put the cursor in the blank cell at the bottom of the column that has the numbers you want to sum.

The Table Tools tabs become available. Click the Layout tab.

Click the Formula button in the Data group.

The correct formula is automatically inserted into the Formula edit box on the Formula dialog box. I selected 0.00 from the Number format drop-down list to format the number the same way the other numbers in the column are formatted. Depending on your data, you can pick a different number format.

Click OK to accept the settings.

The formula field is inserted into the cell and the total is automatically calculated and displayed. If you change any of the numbers in the Amount column, right-click on the total and select Update Field from the popup menu to update the total. You can also press F9 while a field is selected to update it.

There is one big caveat when using formulas like this in Word. The data should all be contiguous, meaning there should be no breaks in the data. For example, take a look at the data below. For the month of March, there is no data in the second column.

So instead of summing everything from Jan to June, it’s only summing the values from April thru June. Now if I put a 0 in the cell and update the field, then it gives me the correct answer I was looking for.

Obviously, keep this in mind and check your the results to make sure they are correct. These types of problems don’t normally occur in Excel because you have to specify exactly which cells you want to perform the calculations on, but in Word, that’s not the case.

You may also notice that you don’t see an AutoSum button on the Word Layout tab or any of the other tabs. This feature is available in Word, but it is not on any of the ribbon tabs. To have access to it, you must add it to the Quick Access toolbar. To do this, click the Office button and click the Word Options button. In newer versions of Word, click on File and then Options.

Select the Customize option from the list on the left side of the Word Options dialog box. Newer versions of Word, you have to select Quick Access Toolbar.

Select Commands Not in the Ribbon from the Choose commands from drop-down list.

Scroll down in the list below the Choose commands from drop-down list until you find the Sum command. Select it and click the Add button. This adds the Sum command to the list of commands on the Quick Access Toolbar on the right side of the Word Options dialog box.

Click OK on the Word Options dialog box to close it. The Sum command displays as a button on the Quick Access Toolbar. You can click the Sum button when the cursor is in the last cell of the Amount column of the table discussed earlier to total the numbers in the column.

Unfortunately, you cannot customize the ribbon tabs in Word  directly. More tips about customizing and using commands from the ribbon bar are discussed in our post, Customize the MS Office Ribbon.

Word 2003

Below is an example table we will use to show you how to total a column of numbers in a table in Word 2003. To sum the numbers in the Amount column, put the cursor in the last cell in that column.

Select Formula from the Table menu.

The Formula edit box on the Formula dialog box is automatically filled in with the appropriate formula. We will format the total the same way the numbers are formatted in the Amount column. Select 0.00 from the Number format drop-down list.

Click OK to accept your settings.

The total is entered into the last cell in the Amount column.

 

That’s about it! It’s worth noting that you can insert more complex formulas into the formula box if you like, but Word doesn’t support all of the formulas that are supported by Excel, so don’t be surprised if you try an Excel formula and you get an error. To see a list of all formulas you can use in Word, check out this list from Microsoft by scrolling down to the available functions section. Enjoy!

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