क्या^(Did) आप जानते हैं कि आप Word में फ़ॉर्म बना सकते हैं जिन्हें लोग भर सकते हैं? जब आप भरने योग्य फ़ॉर्म के बारे में सुनते हैं, तो यह लगभग हमेशा Adobe और PDF दस्तावेज़ों से संबंधित होता है क्योंकि यह सबसे लोकप्रिय प्रारूप है।

हालाँकि, वर्ड^(Word) भी काफी शक्तिशाली उपकरण है और आप इसका उपयोग जल्दी से फ़ॉर्म बनाने के लिए कर सकते हैं जिसे आप या तो प्रिंट कर सकते हैं या ईमेल के माध्यम से भेज सकते हैं, आदि। यदि आपको एक सर्वेक्षण बनाने की आवश्यकता है जो कई लोगों के पास जाएगा और आप सभी प्रतिक्रियाएं चाहते हैं आपके लिए स्वचालित रूप से मिलान किया गया, सर्वेक्षण बनाने के लिए Google डॉक्स का^{(Google Docs to create the survey)} उपयोग करना सबसे अच्छा हो सकता है ।

इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि टेक्स्ट बॉक्स, चेक बॉक्स, डेट पिकर और लिस्ट बॉक्स के साथ फॉर्म कैसे बनाया जाता है। यदि आप सब कुछ व्यवस्थित करने के लिए तालिकाओं का उपयोग करते हैं तो आप अपने रूपों को बहुत बेहतर बना सकते हैं।

डेवलपर टैब सक्षम करें

डिफ़ॉल्ट रूप से, आप Word में प्रपत्र तब तक नहीं बना सकते जब तक आप रिबन में डेवलपर^(Developer) टैब को सक्षम नहीं करते हैं । चूंकि इसका उपयोग बहुत से लोग नहीं करते हैं, Microsoft ने इसे डिफ़ॉल्ट रूप से अक्षम कर दिया है। टैब को सक्षम करने के लिए, फ़ाइल^(File) और फिर विकल्प^(Options) पर क्लिक करें ।

बाईं ओर, कस्टमाइज़ रिबन^{(Customize Ribbon)} पर क्लिक करें और फिर दाईं ओर सूची बॉक्स में डेवलपर बॉक्स को चेक करें।^(Developer)

ठीक क्लिक करें^{(Click OK)} और रिबन में टैब पर क्लिक करें। जिस अनुभाग में हम सबसे अधिक रुचि रखते हैं वह नियंत्रण^(Controls) है ।

वर्ड में फॉर्म बनाना

नियंत्रण^(Controls) अनुभाग में लगभग आठ अलग-अलग नियंत्रण होते हैं जिन्हें आपके वर्ड^(Word) दस्तावेज़ में जोड़ा जा सकता है : रिच टेक्स्ट^(Text) , प्लेन-टेक्स्ट^(Plain-Text) , पिक्चर^(Picture) , बिल्डिंग ब्लॉक गैलरी^{(Building Block Gallery)} , चेकबॉक्स^(Checkbox) , कॉम्बो बॉक्स^{(Combo Box)} , ड्रॉप-डाउन लिस्ट^{(Drop-Down List)} और डेट पिकर^{(Date Picker)} ।

एक नियंत्रण सम्मिलित करने के लिए, बस उस पर क्लिक करें और यह आपके कर्सर के स्थान पर दिखाई देगा। नीचे मेरे उदाहरण में, मैंने एक तालिका बनाई और पहले नाम और अंतिम नाम के लिए दो सादे-पाठ बॉक्स जोड़े।

डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रत्येक नियंत्रण का अपना फिलर टेक्स्ट होता है। सादा पाठ नियंत्रण के लिए, यह पाठ दर्ज करने के लिए यहां क्लिक करें या टैप करें^{(Click or tap here to enter text)} । आप इस पाठ को किसी भी नियंत्रण के लिए डिज़ाइन मोड^{(Design Mode)} बटन पर क्लिक करके संपादित कर सकते हैं जो नियंत्रण आइकन के दाईं ओर है।

आप देखेंगे कि आपके द्वारा अपने दस्तावेज़ में जोड़े गए किसी भी नियंत्रण के बाएँ और दाएँ कुछ नीले प्लेसहोल्डर दिखाई देते हैं। पाठ का चयन करें और इसे अपनी पसंद के अनुसार बदलें। मोड से बाहर निकलने के लिए फिर से डिज़ाइन मोड^{(Design Mode)} बटन पर क्लिक करें ।^(Click)

इसके बाद, अपने नए जोड़े गए नियंत्रण पर क्लिक करें ताकि इसे हाइलाइट किया जा सके और फिर Properties पर क्लिक करें , जो सीधे डिज़ाइन मोड^{(Design Mode)} बटन के नीचे है। प्रत्येक नियंत्रण में नीचे दिए गए कस्टम विकल्पों के साथ विकल्पों का एक मानक सेट होगा जो इस पर आधारित होगा कि यह किस प्रकार का नियंत्रण है।

यहां आप नियंत्रण को एक शीर्षक दे सकते हैं, रंग बदल सकते हैं, पाठ को स्टाइल कर सकते हैं और निर्दिष्ट कर सकते हैं कि नियंत्रण को संपादित या हटाया जा सकता है या नहीं। सबसे नीचे नियंत्रण विशिष्ट विकल्प हैं, जो एक सादे पाठ नियंत्रण के मामले में है कि आप एकाधिक पंक्तियों को अनुमति देना चाहते हैं या नहीं। वह अंतिम विकल्प उपयोगी है यदि आपको पाठ के अनुच्छेद में किसी को टाइप करने की आवश्यकता है।

तो सादा-पाठ नियंत्रण और समृद्ध पाठ नियंत्रण में क्या अंतर है? खैर^(Well) , ज्यादा नहीं। रिच टेक्स्ट नियंत्रण में, आप प्रत्येक शब्द के लिए अलग-अलग फ़ॉन्ट/रंग सेटिंग बदल सकते हैं, जबकि सादा-पाठ नियंत्रण सभी टेक्स्ट पर स्वरूपण लागू करेगा। आपको लगता है कि सादा-पाठ नियंत्रण बोल्ड, फ़ॉन्ट परिवर्तन या रंग परिवर्तन की अनुमति नहीं देगा, लेकिन यह करता है।

इसके बाद, मैंने आगे बढ़कर अपने फॉर्म में एक ड्रॉप डाउन सूची नियंत्रण जोड़ा। आप देखेंगे कि यह कहता है कि एक आइटम चुनें^{(Choose an item)} और बस। सूची में आइटम जोड़ने के लिए, आपको Properties पर क्लिक करना होगा ।

जोड़ें^(Add) बटन पर क्लिक करें और फिर अपनी पसंद के लिए एक नाम टाइप करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रदर्शन नाम^{( Display Name)} और मान^(Value) समान होंगे, लेकिन आप चाहें तो इसे बदल सकते हैं। जब तक आप वर्ड^(Word) मैक्रोज़ नहीं लिख रहे हैं और कोड में नियंत्रणों का संदर्भ नहीं लेते हैं, तब तक मूल्य बदलने का कोई कारण नहीं है ।

एक बार जब आप अपने सभी विकल्प जोड़ लेते हैं, तो आगे बढ़ें और ओके पर क्लिक करें और अब आप ड्रॉप-डाउन सूची से विकल्पों का चयन करने में सक्षम होंगे।

ड्रॉपडाउन सूची नियंत्रण और कॉम्बो बॉक्स नियंत्रण के बीच एकमात्र अंतर यह है कि बाद वाला उपयोगकर्ता को अपने स्वयं के मूल्य दर्ज करने की अनुमति देता है यदि वे कृपया। ड्रॉपडाउन सूची में, आपको सूची में से किसी एक विकल्प को चुनना होगा। कॉम्बो बॉक्स में, आप या तो सूची में से चुन सकते हैं या अपने स्वयं के मूल्य में टाइप कर सकते हैं।

दिनांक पिकर नियंत्रण किसी भी दिनांक पिकर की तरह काम करता है जिसे आपने शायद एयरलाइन बुकिंग साइटों आदि पर उपयोग किया है। जब आप उस पर क्लिक करते हैं, तो एक कैलेंडर दिखाई देता है और आप इसे चुनने के लिए बस तिथि पर क्लिक कर सकते हैं।

यदि आप गुण^(Properties) बटन पर क्लिक करते हैं, तो आप देखेंगे कि दिनांक पिकर नियंत्रण के लिए काफी कुछ विकल्प हैं।

आप दिनांक प्रदर्शित करने के लिए एक भिन्न स्वरूप चुन सकते हैं और एक भिन्न कैलेंडर प्रकार चुन सकते हैं। चित्र नियंत्रण एक और अच्छा विकल्प है जो उपयोगकर्ताओं को आसानी से चित्र सम्मिलित करने की अनुमति देगा।

जब उपयोगकर्ता छवि पर क्लिक करता है, तो एक संवाद दिखाई देगा जहां वे अपने कंप्यूटर से, बिंग^(Bing) छवि खोज से या वनड्राइव^(OneDrive) से एक चित्र चुन सकते हैं । उनके पास फेसबुक^(Facebook) और फ़्लिकर^(Flickr) के विकल्प भी हैं ।

अब हमारे दस्तावेज़ में कुछ चेकबॉक्स जोड़ें। ध्यान दें कि जब आप एक चेकबॉक्स जोड़ते हैं और उसमें टेक्स्ट टाइप करने का प्रयास करते हैं, तो यह आपको बताएगा कि चयन लॉक है। मेरा मानना ​​​​है कि यह डिजाइन द्वारा है। आपको चेकबॉक्स के आगे क्लिक करना होगा और फिर अपना टेक्स्ट टाइप करना होगा।

अंत में, आप एक बिल्डिंग ब्लॉक नियंत्रण सम्मिलित कर सकते हैं, जो आपको त्वरित भागों^{(Quick Parts)} और ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) से सामग्री चुनने देता है । यदि आप नहीं जानते कि मैं किस बारे में बात कर रहा हूं, तो वर्ड में ऑटोटेक्स्ट और क्विक पार्ट्स का उपयोग कैसे करें , इस पर मेरी पोस्ट देखें । मेरे उदाहरण में, मैंने कस्टम ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) में कुछ उद्धरण जोड़े और फिर गुण^(Properties) संवाद के माध्यम से इसे नियंत्रण से जोड़ा ।

एक बार जब आप अपने दस्तावेज़ में अपनी इच्छानुसार सभी नियंत्रण प्राप्त कर लेते हैं, तो दस्तावेज़ की सुरक्षा करना एक अच्छा विचार हो सकता है ताकि उपयोगकर्ता केवल फ़ॉर्म फ़ील्ड भर सके और बस। ऐसा करने के लिए, डेवलपर^(Developer) टैब पर प्रतिबंधित संपादन^{(Restrict Editing)} पर क्लिक करें।

दाईं ओर दिखाई देने वाले फलक में, संपादन प्रतिबंधों^{( Editing restrictions)} के अंतर्गत ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और फ़ॉर्म भरना^{( Filling in forms)} चुनें । दस्तावेज़ बॉक्स में केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें^{(Allow only this type of editing in the document)} को चेक करना सुनिश्चित करें ।

हाँ पर क्लिक करें , सुरक्षा लागू करना प्रारंभ करें^{( Yes, Start Enforcing Protection)} और यदि आप चाहें तो एक पासवर्ड दर्ज करें। अब केवल फॉर्म फ़ील्ड संपादन योग्य होंगे और बाकी सब कुछ लॉक/संरक्षित होगा। उपयोगकर्ता आसानी से विभिन्न प्रपत्र क्षेत्रों के बीच स्थानांतरित करने के लिए TAB कुंजी का उपयोग कर सकता है।

कुल मिलाकर, फ़ॉर्म बनाने के लिए Word सबसे बड़ा टूल नहीं है, लेकिन यह सभ्य है और शायद अधिकांश लोगों के लिए पर्याप्त से अधिक है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी करें। आनंद लेना!

How to Create Fillable Forms in Word

Did you know that you can create fоrms in Word that people can fill out? When you hear about fillable forms, it is almоst always related to Adobe and PDF documents because that’s the most popυlar format.

However, Word is also quite a powerful tool and you can use it to quickly create forms that you can either print or send via email, etc. If you need to create a survey that will go out to many people and you want all the responses tallied for your automatically, it might be best to use Google Docs to create the survey.

In this article, I’ll show you how to create a form with text boxes, check boxes, a date picker and a list box. You can also make your forms a lot better looking if you use tables to organize everything.

Enable Developer Tab

By default, you can’t create forms in Word unless you enable the Developer tab in the ribbon. Since it’s not used by a lot of people, Microsoft disabled it by default. To enable the tab, click on File and then Options.

On the left-hand side, click on Customize Ribbon and then check the Developer box in the right-hand list box.

Click OK and click on the tab in the ribbon. The section we are most interested in is Controls.

Creating a Form in Word

The Controls section has about eight different controls that can be added to your Word document: Rich Text, Plain-Text, Picture, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List, and Date Picker.

To insert a control, just click on it and it will appear wherever your cursor was located. In my example below, I created a table and added two plain-text boxes for first name and last name.

By default, each control has its own filler text. For a plain text control, it is Click or tap here to enter text. You can edit this text for any control by clicking on the Design Mode button that is to the right of the control icons.

You’ll see some blue placeholders appear on the left and right of any controls you have added to your document. Select the text and change it to whatever you like. Click on the Design Mode button again to exit the mode.

Next, click on your newly added control so that it is highlighted and then click on Properties, which is directly below the Design Mode button. Each control will have a standard set of options with custom options at the bottom based on what type of control it is.

Here you can give the control a title, change the color, style the text and specify whether or not the control can be edited or deleted. At the very bottom are the control specific options, which for the case of a plain text control, is whether you want to allow multiple lines or not. That last option is useful if you need someone to type in a paragraph of text.

So what’s the difference between a plain-text control and a rich text control? Well, not much. In a rich text control, you can change the font/color settings for each word individually, whereas the plain-text control will apply the formatting to all the text. You would think the plain-text control would not allow bold, font changes or color changes, but it does.

Next, I went ahead and added a drop down list control to my form. You’ll see it says Choose an item and that’s it. In order to add items to the list, you have to click on Properties.

Click the Add button and then type in a name for your choice. By default, the Display Name and Value will be the same, but you can change it if you like. There really is no reason to change the value unless you are writing Word macros and refer to the controls in code.

Once you have added all your choices, go ahead and click OK and you’ll now be able to select the options from the drop-down list.

The only difference between the dropdown list control and the combo box control is that the latter allows the user to enter their own value if they please. In the dropdown list, you have to choose from one of choices in the list. In the combo box, you can either choose from the list or type in your own value.

The date picker control works just like any date picker you have probably used on airline booking sites, etc. When you click on it, a calendar appears and you can simply click on the date to select it.

If you click on the Properties button, you’ll see that there are quite a few options for the date picker control.

You can choose a different format to display the date and choose a different calendar type. The picture control is another nice option that will allow users to insert a picture easily.

When the user clicks on the image, a dialog will appear where they can choose a picture from their computer, from Bing image search or from OneDrive. They also have options for Facebook and Flickr.

Now let’s add a few checkboxes to our document. Note that when you add a checkbox and try to type text into it, it will tell you that the selection is locked. I believe this is by design. You have to click next to the checkbox and then type in your text.

Lastly, you can insert a building block control, which lets you pick content from Quick Parts and AutoText. If you don’t know what I’m talking about, check out my post on how to use AutoText and Quick Parts in Word. In my example, I added some quotes to a custom AutoText and then linked the control to it via the Properties dialog.

Once you have all the controls in your document the way you want, it might be a good idea to protect the document so that user can only fill out the form fields and that’s it. To do this, click on Restrict Editing on the Developer tab.

In the pane that shows up on the right, click on the dropdown under Editing restrictions and choose Filling in forms. Make sure to check the Allow only this type of editing in the document box.

Click Yes, Start Enforcing Protection and then enter a password if you like. Now only the form fields will be editable and everything else locked/protected. The user can easily use the TAB key to move between the different form fields.

Overall, Word isn’t the greatest tool for making forms, but it’s decent and probably more than enough for most people. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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