कभी किसी Excel कार्यपत्रक को Word दस्तावेज़ में सम्मिलित करने और उन्हें लिंक करने की आवश्यकता है ताकि जब आप मुख्य Excel कार्यपत्रक को अद्यतन करें, तो यह स्वचालित रूप से ^(Excel)Word दस्तावेज़ के मानों को भी अद्यतन करता है?

खैर, वास्तव में Word में ^(Word)Excel स्प्रेडशीट सम्मिलित करने के कुछ तरीके हैं : लिंक करना, एम्बेड करना और एक नया बनाना। चाहे आप एम्बेड करें या लिंक करें, सम्मिलित एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट स्वचालित रूप से अपडेट नहीं होगी जब तक कि आप विशेष रूप से दो फाइलों के बीच लिंक नहीं बनाते।

हालांकि, एक बार लिंक हो जाने के बाद, एम्बेडेड या लिंक की गई स्प्रेडशीट में डेटा तब भी अपडेट हो जाएगा जब मूल एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में परिवर्तनों का पता चलेगा।

मौजूदा एक्सेल स्प्रेडशीट डालने के अलावा, आप ^(Excel)वर्ड^(Word) में एक नया एक्सेल^(Excel) ऑब्जेक्ट भी डाल सकते हैं, जो मूल रूप से एक्सेल को ^(Excel)वर्ड^(Word) के अंदर ही चलाता है।

इस लेख में, मैं आपको दिखाऊंगा कि यह तीनों विधियों का उपयोग करके कैसे किया जाता है और यह समझाता है कि लिंक बनाने के लिए आपको क्या करने की आवश्यकता है।

 कॉपी पेस्ट विधि

आइए पहली विधि से शुरू करें, जो मूल रूप से एक्सेल^(Excel) से वर्ड^(Word) में कॉपी और पेस्ट करना है । ध्यान दें कि इस पद्धति का उपयोग करते समय, आपके पास Word दस्तावेज़ में Excel स्प्रेडशीट के केवल एक भाग को शामिल करने का विकल्प होता है। दूसरी विधि में, किसी ऑब्जेक्ट को सम्मिलित करते हुए, संपूर्ण स्प्रेडशीट को Word^(Word) फ़ाइल में रखा जाएगा ।

चरण 1 : अपनी ^{(Step 1)}एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट में उस क्षेत्र का चयन करें जिसे आप वर्ड^(Word) में शामिल करना चाहते हैं और फिर सामग्री को कॉपी करने के लिए Ctrl + C

चरण 2^{(Step 2)} : अब अपने वर्ड^(Word) डॉक्यूमेंट में जाएं और वर्ड^(Word) फाइल में कंटेंट पेस्ट करने के लिए Ctrl + Vलिंक करने के लिए, आपको नीचे दाईं ओर पेस्ट विकल्प^{(Paste Options)} बटन पर क्लिक करना होगा और या तो  मैच डेस्टिनेशन टेबल स्टाइल और लिंक टू एक्सेल^{(Match Destination Table Style and Link to Excel )} या कीप सोर्स फॉर्मेटिंग और लिंक टू एक्सेल चुनें।^{( Keep Source Formatting and Link to Excel.)}

Word के नए संस्करणों में , आपको कई चिह्न दिखाई देंगे. आप उन पर होवर कर सकते हैं और आपको वही दो विकल्प मिलेंगे जो ऊपर बताए गए हैं।

चरण 3^{(Step 3)} : बस इतना ही, अब आपकी तालिका मूल एक्सेल^(Excel) फ़ाइल से लिंक हो जाएगी। जब भी आप Excel फ़ाइल को अपडेट करते हैं और Word को फिर से खोलते हैं^(Word) , Word  आपसे पूछेगा कि क्या आप लिंक की गई फ़ाइलों के नए डेटा के साथ दस्तावेज़ को अपडेट करना चाहते हैं।

चरण 4^{(Step 4)} : हाँ^(Yes) पर क्लिक करें और आपकी तालिका नए मान दर्शाएगी। यदि आपके पास एक ही समय में दोनों फ़ाइलें खुली हैं, तो आप परिवर्तन लाइव देखेंगे।

स्पष्ट रूप से कुछ बहुत जटिल तंत्र है जो यह सब काम करता है, लेकिन शुक्र है कि आपको इसके बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। यह सिर्फ काम करता है! ध्यान दें कि यदि आप केवल कॉपी और पेस्ट करते हैं और लिंकिंग विकल्पों में से कोई एक नहीं चुनते हैं, तो आपके पास बस एक स्टैंड-अलोन एक्सेल ऑब्जेक्ट डाला जाएगा जो मूल ^(Excel)एक्सेल^(Excel) फ़ाइल में परिवर्तन किए जाने पर अपडेट नहीं होगा ।

साथ ही, इस पद्धति का उपयोग करके, आप Word में ^(Word)Excel डेटा को संपादित नहीं कर सकते हैं और इसे Excel स्प्रेडशीट पर वापस प्रतिबिंबित कर सकते हैं। यह केवल एक ही तरीके से काम करता है। यदि आप Word^(Word) में डेटा में परिवर्तन करते हैं और फ़ाइल को सहेजते हैं, तो आपको ऊपर वही संदेश मिलेगा जिसमें पूछा जाएगा कि क्या आप फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए लिंक की गई फ़ाइलों से फ़ाइल को अपडेट करना चाहते हैं।

यदि आप हाँ क्लिक करते हैं, तो यह केवल एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट से नवीनतम मानों को पुनः लोड करेगा और आपके द्वारा परिवर्तित किए गए मानों को अधिलेखित कर देगा। यदि आप मूल एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट को संपादित करना चाहते हैं , तो आप डेटा पर राइट-क्लिक करके, लिंक्ड वर्कशीट ऑब्जेक्ट^{( Linked Worksheet Object)} पर क्लिक करके और फिर एडिट लिंक पर क्लिक करके इसे ^{(Edit Link)}वर्ड^(Word) से कर सकते हैं ।

यह तब उपयोगी होता है जब किसी और ने यह वर्ड दस्तावेज़ बनाया हो और आपको मूल ^(Word)एक्सेल^(Excel) फ़ाइल का स्थान नहीं पता हो ।

वस्तु विधि सम्मिलित करें

Excel स्प्रेडशीट को Word से लिंक करने का दूसरा तरीका सम्मिलित करें^(Insert) मेनू का उपयोग करना है ।

चरण 1^{(Step 1)} : वर्ड में, इन्सर्ट^(Insert)  टैब पर क्लिक करें, ऑब्जेक्ट^(Object) ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और फिर ऑब्जेक्ट^(Object) चुनें ।

चरण 2^{(Step 2)} : फ़ाइल से बनाएँ^{( Create from File)} टैब पर क्लिक करें और अपनी फ़ाइल चुनने के लिए ब्राउज़ बटन पर क्लिक करें।^(Browse)

चरण 3^{(Step 3)} : एक बार जब आप फ़ाइल चुन लेते हैं, तो आपको दाईं ओर दो चेक बॉक्स दिखाई देंगे। यदि आप एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट को लिंक करना चाहते हैं, तो आपको लिंक टू फाइल^{( Link to file)} को चेक करना होगा । यदि आप स्प्रैडशीट को सम्मिलित करना चाहते हैं ताकि वह मूल फ़ाइल से लिंक न हो, तो बॉक्स को चेक न करें।

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, इंसर्ट ऑब्जेक्ट विधि का उपयोग करने से ^{(Insert Object)}एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट की संपूर्ण सामग्री को केवल एक हिस्से के बजाय वर्ड में डंप कर दिया जाएगा।^(Word)

ध्यान दें कि यदि आप एक्सेल^(Excel) ऑब्जेक्ट (यदि लिंक किया गया है) पर डबल-क्लिक करना चाहते हैं, तो यह एक्सेल में ही मूल एक्सेल ^(Excel)फाइल^(Excel) को खोल देगा ।

तालिका विधि सम्मिलित करें

अंत में, आप इंसर्ट टैब पर जाकर, टेबल^(Table) पर क्लिक करके और फिर सबसे नीचे एक्सेल स्प्रेडशीट पर क्लिक करके ^{(Excel Spreadsheet)}वर्ड में पूरी तरह से एडिट करने योग्य ^(Word)एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट को इन्सर्ट कर^(Insert) सकते हैं ।

यह विधि केवल तभी उपयोगी है जब आप स्क्रैच से एक नई एक्सेल स्प्रेडशीट बनाना चाहते हैं और आप ^(Excel)वर्ड^(Word) के भीतर से ही स्प्रेडशीट में बदलाव करने की योजना बना रहे हैं । हालांकि, इस पद्धति के बारे में अच्छी बात यह है कि यह एक फ़्लोटिंग स्प्रैडशीट सम्मिलित करेगा और संपूर्ण एक्सेल^(Excel) मेनू को भी Word के अंदर लोड करेगा , ताकि आप फ़ार्मुलों आदि को वैसे ही सम्मिलित कर सकें जैसे कि आप एक्सेल^(Excel) में ही थे।

आप शीट जोड़ सकते हैं, फ़िल्टर बना सकते हैं, सेल को प्रारूपित कर सकते हैं और सामान्य एक्सेल^(Excel) की तरह ही सब कुछ कर सकते हैं । यह किसी Word^(Word) दस्तावेज़ में कुछ डेटा सम्मिलित करने का एक त्वरित और आसान तरीका है जिसे आप Word तालिकाओं पर निर्भर होने के बजाय Excel का उपयोग करके ठीक से प्रारूपित कर सकते हैं, जो वास्तव में अच्छा दिखने के लिए कठिन हैं।

तो वे सभी अलग-अलग तरीके हैं जिनसे आप एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट को वर्ड^(Word) में प्राप्त कर सकते हैं और अपनी आवश्यकताओं के आधार पर उन्हें लिंक या लिंक नहीं कर सकते हैं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी करें। आनंद लेना!

Insert an Excel Worksheet into a Word Doc

Ever nеed to inѕert an Excel worksheet into a Word document and have them linked so that when you update the main Excel worksheet, it automatically updates the values in thе Word document also?

Well, there are actually a couple of ways to insert an Excel spreadsheet into Word: linking, embedding and creating a new one. Whether you embed or link, the inserted Excel spreadsheet will not automatically get updated unless you specifically create the link between the two files.

Once linked, however, then the data in the embedded or linked spreadsheet will update whenever changes are detected in the originating Excel spreadsheet.

In addition to inserting an existing Excel spreadsheet, you can also insert a new Excel object into Word, which basically runs Excel inside of Word itself.

In this article, I will show you how to do it using all three methods and explain what you need to do in order to create the link.

 Copy Paste Method

Let’s start off with the first method, which is basically just copying and pasting from Excel into Word. Note that when using this method, you have the option to include only a part of the Excel spreadsheet in the Word document. In the second method, inserting an object, the entire spreadsheet will be placed into the Word file.

Step 1: Select the area in your Excel spreadsheet that you want to include in Word and then press Ctrl + C to copy the contents.

Step 2: Now go to your Word document and press Ctrl + V to paste the contents into the Word file. In order to link, you have to click on the Paste Options button at the bottom right and choose either Match Destination Table Style and Link to Excel or Keep Source Formatting and Link to Excel.

In newer versions of Word, you’ll see several icons. You can hover over them and you’ll find the same two options as mentioned above.

Step 3: That’s it, now your table will be linked to the original Excel file. Whenever you update the Excel file and reopen Word, Word will ask you if you want to update the doc with the new data from the linked files.

Step 4: Click Yes and your table will reflect the new values. If you have both files open at the same time, you’ll see the changes live.

There is obviously some pretty complicated mechanism that makes all of this work, but thankfully you don’t have to worry about it. It just works! Note that if you just copy and paste and don’t choose one of the linking options, you’ll just have a stand-alone Excel object inserted that won’t be updated when changes are made in the original Excel file.

Also, using this method, you can’t edit the Excel data in Word and have it reflect back to the Excel spreadsheet. It only works one way. If you make changes to the data in Word and save the file, you will get the same message above asking if you want to update the file from the linked files when you go to open the file again.

If you click Yes, it will simply reload the latest values from the Excel spreadsheet and overwrite whatever values you may have changed. If you want to edit the original Excel spreadsheet, you can do it from Word by right-clicking on the data, clicking on Linked Worksheet Object and then clicking on Edit Link.

This is useful if someone else created this Word document and you don’t know the location of the original Excel file.

Insert Object Method

The second way to link an Excel spreadsheet to Word is by using the Insert menu.

Step 1: In Word, click on the Insert tab, click on the Object dropdown and then choose Object.

Step 2: Click on the Create from File tab and click on the Browse button to choose your file.

Step 3: Once you choose the file, you will see two check boxes at the right side. If you want to link the Excel spreadsheet, you need to check Link to file. If you want to insert the spreadsheet so that it is not linked to the original file, then don’t check the box.

As mentioned previously, using the Insert Object method will dump the entire contents of the Excel spreadsheet into Word rather than just a portion.

Note that if you were to double-click on the Excel object (if linked), then it will simply open up the original Excel file in Excel itself.

Insert Table Method

Lastly, you can insert a fully editable Excel spreadsheet into Word by going to the Insert tab, clicking on Table and then clicking on Excel Spreadsheet at the bottom.

This method is only useful if you want to create a new Excel spreadsheet from scratch and you plan on making changes to the spreadsheet from within Word itself. What’s cool about this method, though, is that it’ll insert a floating spreadsheet and load the entire Excel menu too inside Word, so you can insert formulas, etc just as if you were in Excel itself.

You can add sheets, create filters, format cells and do everything just like the normal Excel. It’s a quick and easy way to insert some data into a Word document that you can format properly using Excel rather than relying on Word tables, which are really hard to make look nice.

So those are all the different ways you can get an Excel spreadsheet into Word and have them linked or not linked, depending on your needs. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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