Microsoft Office उपकरण प्रत्येक अद्यतन के साथ अधिक से अधिक शक्तिशाली होते जा रहे हैं। आजकल, आपको फ़्लोचार्ट के लिए एक समर्पित ऐप की भी आवश्यकता नहीं है। आप PowerPoint^(PowerPoint) , Word , और यहाँ तक कि Excel में भी फ़्लोचार्ट बना सकते हैं । 

हमने पहले ही PowerPoint में फ़्लोचार्ट को कवर कर लिया है । तो इस लेख में, हम आपको दिखाने जा रहे हैं कि वर्ड^(Word) और एक्सेल^(Excel) में फ्लोचार्ट कैसे बनाया जाता है । हम प्रदर्शनों के लिए Microsoft Office 2019^{(Microsoft Office 2019)} का उपयोग करने जा रहे हैं , लेकिन आप Office 2010 या Office 365 का उपयोग करके उन्हीं चरणों का पालन कर सकते हैं । यदि आपका Microsoft Office सुइट संस्करण 2007 से पुराना नहीं है, तो आप हमारी विधियों का उपयोग करके फ़्लोचार्ट बना सकते हैं।

आकृतियों का उपयोग करके वर्ड^{(Word Using Shapes)} में फ़्लोचार्ट^(Flowchart) कैसे बनाएं

Microsoft Word दुनिया में हर जगह उपयोग किया जाने वाला एक लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसर है क्योंकि यह सभी कंप्यूटरों के साथ संगत है। समय के साथ, वर्ड^(Word) एक साधारण वर्ड प्रोसेसर से कहीं अधिक विकसित हुआ, सभी प्लेटफार्मों पर इसकी लोकप्रियता लगातार बढ़ रही है। अब यह ड्राइंग टूल^{(drawing tools)} और डिज़ाइन टूल के साथ आता है, जिससे आप फ़्लोचार्ट बना सकते हैं, बारकोड बना सकते हैं और ^{(generate barcodes)}ग्रीटिंग कार्ड^{(create greeting cards)} भी बना सकते हैं । 

उन उपकरणों में से एक आकार^(Shapes) है । चलते-फिरते एक सरल फ़्लोचार्ट बनाने के लिए शेप्स^(Shapes) टूल का उपयोग करना सबसे आसान तरीका है। तो चलिए Shapes का उपयोग करके एक बुनियादी फ़्लोचार्ट से शुरुआत करते हैं ।

एक खाली दस्तावेज़ से शुरू करें^{(Start With a Blank Document)}

जब आप Microsoft Word^{(Microsoft Word)} लॉन्च करते हैं, तो आपको स्वचालित रूप से एक रिक्त दस्तावेज़ खोलने का विकल्प दिया जाता है। बस ^(Simply)खाली दस्तावेज़^{(Blank document)} विकल्प पर क्लिक करें और आप जाने के लिए तैयार हैं।

ग्रिडलाइन सक्षम करें^{(Enable Gridlines)}

यह चरण वैकल्पिक है लेकिन हम इसकी अनुशंसा करते हैं क्योंकि यह सब कुछ आसान बनाता है। ग्रिडलाइन^(Gridlines) आपको सब कुछ ठीक से आकार देने और प्रत्येक फ़्लोचार्ट तत्व को सही ढंग से रखने में मदद करेगी। इस सुविधा के बिना, आप असमान आकृतियों और गलत संरेखित चित्रों के साथ समाप्त हो सकते हैं जो आपके फ़्लोचार्ट को अव्यवसायिक बना देंगे।

ग्रिडलाइन सक्षम करने के लिए, व्यू^(View) टैब पर जाएं और ग्रिडलाइन^(Gridlines) चेकबॉक्स पर क्लिक करें।

आपका दस्तावेज़ अब नीचे दी गई छवि की तरह दिखेगा।

आकृतियाँ डालें^{(Insert Shapes)}

सम्मिलित करें^(Insert) टैब पर जाएँ और Word के आकृतियों के संग्रह को प्रदर्शित करने के लिए आकृतियाँ बटन पर क्लिक करें ।^(Shapes)

आप आकृतियों की कई श्रेणियां देखेंगे। 

हम अपने फ़्लोचार्ट बनाने के लिए लाइन्स^(Lines) और फ़्लोचार्ट^(Flowchart) आकृतियों में रुचि रखते हैं। प्रत्येक आकृति का उपयोग एक अलग उद्देश्य के लिए किया जाता है। जबकि नियम पत्थर में सेट नहीं हैं, वर्ड की सिफारिशों का पालन करना अच्छा अभ्यास है। उदाहरण के लिए, आपको प्रक्रिया चरणों के लिए आयत और निर्णय बिंदुओं के लिए हीरे के आकार का उपयोग करना चाहिए। आप प्रत्येक आकृति के ऊपर अपने माउस पॉइंटर को मँडरा कर यह जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

अब, पहले आकार को जोड़ते हैं। आइए अंडाकार आकार से शुरू करें। आकृति मेनू खोलें, अंडाकार का चयन करें, और अपने माउस पॉइंटर को क्लिक और खींचकर इसे ड्रा करें।

अपना पहला आकार बनाने के बाद, आप दस्तावेज़ के शीर्ष पर एक नया टैब देखेंगे। आपने फ़ॉर्मेट^(Format) टैब तक पहुंच प्राप्त कर ली है , जिसका उपयोग आप अपनी आकृतियों को संशोधित करने, रंग जोड़ने, और बहुत कुछ करने के लिए करने जा रहे हैं।

अपनी आकृतियों में टेक्स्ट जोड़ने के लिए, आकृति पर राइट-क्लिक करें और मेनू से टेक्स्ट जोड़ें^{(Add Text)} चुनें।

अब एक और आकृति जोड़ते हैं और फिर एक कनेक्टर के रूप में एक लाइन का उपयोग करके उन्हें एक साथ जोड़ते हैं।

आयताकार आकार डालने के लिए पिछले चरणों का पालन करें।

इसके बाद, शेप लाइब्रेरी में जाएं, और फ़्लोचार्ट^(Flowchart) श्रेणी से कोई आकृति चुनने के बजाय, लाइन्स^(Lines) श्रेणी से एक लाइन एरो का चयन करें ।

अपने आकार के प्रत्येक तरफ नियंत्रण बिंदु देखने के लिए पहले आकार का चयन करें और फिर तीर का चयन करें। लो-बॉटम हैंडल पर क्लिक करें^(Click) और एरो को दूसरी शेप के सेंटर हैंडल पर ड्रैग करें।

^(Repeat)आप अपना फ़्लोचार्ट बनाना चाहते हैं, किसी भी आकार और रेखा का उपयोग करके इन चरणों को दोहराएं ।

स्मार्टआर्ट का उपयोग करके वर्ड^{(Word Using SmartArt)} में फ़्लोचार्ट^(Flowchart) कैसे बनाएं

स्मार्टआर्ट एक नई सुविधा है जो फ़्लोचार्ट, संगठन चार्ट, ^(SmartArt)वेन^(Venn) आरेख, और बहुत कुछ के लिए पूर्व-निर्मित लेआउट के साथ आती है । जबकि शेप्स^(Shapes) टूल आपके विचारों को प्रस्तुत करने के लिए पर्याप्त है, स्मार्टआर्ट^(SmartArt) इसे अधिक पेशेवर लुक के साथ अगले स्तर तक ले जाता है और आपका कुछ समय बचाता है।

वर्ड में स्मार्टआर्ट ग्राफिक बनाएं^{(Create SmartArt Graphic in Word)}

एक नया रिक्त दस्तावेज़ बनाएँ और ग्रिडलाइन सक्षम करें जैसा आपने पहले किया था।

सम्मिलित करें^(Insert) टैब पर जाएँ , और आकृतियाँ^(Shapes) बटन से दो कदम की दूरी पर आपको SmartArt मिलेगा ।

^(Click)स्मार्टआर्ट^(SmartArt) पर क्लिक करें और एक टेम्प्लेट विंडो खुलेगी। Word स्मार्टआर्ट^(SmartArt) ग्राफिक्स की एक विस्तृत विविधता प्रदान करता है , लेकिन हम प्रक्रिया^{(Process )} अनुभाग में रुचि रखते हैं।

प्रोसेस^(Process) कैटेगरी में पिक्चर एक्सेंट प्रोसेस^{(Picture Accent Process)} चुनें और ओके^(OK) बटन पर क्लिक करें। इस टेम्पलेट का उपयोग वर्कफ़्लो या चरण-दर-चरण प्रक्रिया को नेत्रहीन रूप से प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है।

यह विकल्प ऐसी आकृतियाँ बनाता है जिनमें चित्र, पाठ और तीर हो सकते हैं जो उन्हें तार्किक क्रम में जोड़ते हैं।

फ़्लोचार्ट के आगे, आपको फ़्लोचार्ट संपादन विकल्पों वाली एक विंडो भी दिखाई देगी। आप टेक्स्ट डालने के लिए टेक्स्ट फलक पर क्लिक कर सकते हैं और एक नया ग्राफिक डालने के लिए संबंधित छवि आकार पर क्लिक कर सकते हैं।

आप SmartArt^(SmartArt) डिज़ाइन को जनरेट करने के बाद उसे संशोधित भी कर सकते हैं । आप ऊपरी बाएँ कोने में आकार जोड़ें^{(Add Shape)} बटन से नई आकृतियाँ सम्मिलित कर सकते हैं , ऊपर की छवि की तरह लेआउट बदल सकते हैं, नए रंग जोड़ सकते हैं, और बहुत कुछ कर सकते हैं।

स्मार्टआर्ट^(SmartArt) टेम्प्लेट के साथ फ़्लोचार्ट बनाना मैन्युअल रूप से आकृतियों को सम्मिलित करने की तुलना में बहुत तेज़ प्रक्रिया है और अंतिम परिणाम अधिक पेशेवर दिखता है। हालाँकि, कभी-कभी खरोंच से आकृतियों का उपयोग करना बेहतर विकल्प होता है क्योंकि आपके पास डिज़ाइन और अनुकूलन पर पूर्ण नियंत्रण होता है।

आकार टूल^{(Shapes Tool)} के साथ एक्सेल^(Excel) में फ़्लोचार्ट^(Flowchart) कैसे बनाएं

Microsoft Excel केवल स्प्रेडशीट बनाने और गणित करने के लिए नहीं है। यह चार्ट, हिस्टोग्राम, ग्राफ़ और बहुत कुछ बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले विभिन्न प्रकार के ग्राफिक्स जनरेटिंग टूल का समर्थन करता है।

यदि आप Word से अधिक बार Excel का उपयोग करते हैं^{(use Excel)} , तो आप इसका उपयोग फ़्लोचार्ट बनाने के लिए भी कर सकते हैं। प्रक्रिया मूल रूप से Word की तरह ही है । यहां बताया गया है कि आप शेप्स^(Shapes) टूल का उपयोग करके स्क्रैच से फ्लोचार्ट कैसे बना सकते हैं ।

ग्रिड सेट करें^{(Set Up the Grid)}

चाहे आप एक्सेल^(Excel) या वर्ड^(Word) में फ्लोचार्ट बनाएं, हमेशा फ्लोचार्ट ग्रिड बनाएं। यह आपके फ़्लोचार्ट आकृतियों को ठीक से स्थिति में लाने में आपकी मदद करता है।

एक्सेल^(Excel) में ग्रिड सेट करने के लिए, कॉलम की चौड़ाई बदलकर शुरू करें। एक्सेल^(Excel) वर्कशीट पहले से ही एक ग्रिड है, आपको बस इसे ट्वीक करने की जरूरत है। कॉलम की चौड़ाई पंक्ति की ऊंचाई के बराबर होनी चाहिए।

अपनी कार्यपत्रक पर ऊपरी-बाएँ कोने के बटन पर क्लिक करके सभी कक्षों का चयन करके प्रारंभ करें।

इसके बाद, होम^(Home) टैब के सेल^(Cells) सेक्शन में फॉर्मेट^(Format) बटन चुनें और मेनू से कॉलम^{(Column Width)} की चौड़ाई चुनें।

डिफ़ॉल्ट रूप से, पंक्तियों की ऊंचाई 15 अंक (20 पिक्सेल) पर सेट होती है। चौड़ाई में 20 पिक्सेल रखने के लिए, कॉलम की चौड़ाई 2.14 पर सेट करें और ठीक^(OK) चुनें ।

अब हमारे पास एक ग्रिड है, लेकिन यह Word की तरह काम नहीं करता है । आकृतियों को स्वचालित रूप से निकटतम ग्रिड लाइन में संरेखित करने के लिए हमें स्नैप^(Snap) टू ग्रिड^(Grid) सुविधा को सक्षम करने की आवश्यकता है ।

पेज लेआउट^{(Page Layout)} टैब पर जाएं और संरेखित करें^(Align) चुनें । नए मेनू से स्नैप टू ग्रिड^{(Snap to Grid)} चुनें ।

आकृतियाँ डालें^{(Insert Shapes)}

एक्सेल^(Excel) में आकृतियाँ जोड़ना ठीक वैसे ही काम करता है जैसे वर्ड^(Word) में होता है ।

सम्मिलित करें^{(Insert )} टैब पर जाएं , आकृतियाँ^(Shapes) बटन पर क्लिक करें, और अपना पहला फ़्लोचार्ट^(Flowchart) आकार चुनें।

अपने माउस पॉइंटर को खींचकर आकृति बनाएं।

आप देखेंगे कि शेप फॉर्मेट^{(Shape Format)} टैब सबसे ऊपर दिखाई दे रहा है। जैसा कि आप ऊपर की छवि में देख सकते हैं, यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} के समान है । सभी नियंत्रण, विकल्प और बटन बिल्कुल समान कार्य करते हैं।

आप ऊपरी बाएँ कोने में सम्मिलित आकृतियाँ^{(Insert Shapes )} अनुभाग से एक और आकृति का चयन कर सकते हैं और इसे पहले वाले के नीचे जोड़ सकते हैं। फिर उन्हें एक तीर से कनेक्ट करें, उनके रंग बदलें, और अपने फ़्लोचार्ट को पूरा करने के लिए और अधिक आकृतियाँ जोड़ना जारी रखें।

स्मार्टआर्ट का उपयोग करके एक्सेल^{(Excel Using SmartArt)} में फ़्लोचार्ट^(Flowchart) कैसे बनाएं

एक्सेल^(Excel) में फ्लोचार्ट बनाने का सबसे तेज़ तरीका स्मार्टआर्ट^(SmartArt) ग्राफिक्स का उपयोग करना है । यह सुविधा वर्ड की तरह ही काम करती है और ^(Word)स्मार्टआर्ट^(SmartArt) फ़्लोचार्ट बनाने के लिए आपको जो कदम उठाने होंगे, वे मूल रूप से समान हैं।

एक्सेल में स्मार्टआर्ट ग्राफिक बनाएं^{(Create SmartArt Graphic in Excel)}

एक्सेल^(Excel) में स्मार्टआर्ट वर्ड^(Word) की तरह ही है । इन्सर्ट^{(Insert )} टैब पर जाएँ और स्मार्टआर्ट बटन पर क्लिक करें^(SmartArt) ।

स्मार्टआर्ट^(SmartArt) फ़्लोचार्ट टेम्प्लेट वाली एक विंडो खुलेगी। यह बिल्कुल Word^(Word) में जैसा दिखता है । दोनों में कोई अंतर नहीं है, इसलिए यदि आपको सहायता की आवश्यकता हो तो स्मार्टआर्ट^(SmartArt) का उपयोग करके वर्ड^(Word) में फ्लोचार्ट कैसे बनाएं, इस पर हमारा अनुभाग देखें । सभी फ़्लोचार्ट स्वरूपण और संपादन विकल्प भी समान हैं।

आपका पसंदीदा फ़्लोचार्ट मेकिंग टूल क्या है?^{(What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?)}

Microsoft Word और Excel फ़्लोचार्ट डिज़ाइन करने के लिए समान रूप से महान हैं और आप दोनों के साथ SmartArt ग्राफ़िक्स का उपयोग कर सकते हैं। आप कौन सा फ़्लोचार्ट बनाना पसंद करते हैं? हमें नीचे कमेंट में बताएं कि फ्लोचार्ट बनाने के लिए आपका पसंदीदा सॉफ्टवेयर^{(software for creating flowcharts)} कौन सा है और क्यों। 

How to Create a Flowchart in Word and Excel

Microsoft Office tools are becoming more and more powerful with each update. Nowadays, you don’t even need a dedicated app for flowcharts. You can make flowcharts in PowerPoint, Word, and even Excel. 

We’ve already covered flowcharts in PowerPoint. So in this article, we’re going to show you how to create a flowchart in Word and Excel. We’re going to use Microsoft Office 2019 for the demonstrations, but you can follow the same steps using Office 2010 or Office 365. If your Microsoft Office suite version isn’t older than 2007, you can create flowcharts using our methods.

How to Create a Flowchart in Word Using Shapes

Microsoft Word is a popular word processor used everywhere in the world because it’s compatible with all computers. Over time, Word evolved into something more than a simple word processor, steadily increasing its popularity on all platforms. Now it comes with drawing tools and design tools as well, so you can create flowcharts, generate barcodes, and even create greeting cards. 

One of those tools is Shapes. Using the Shapes tool is the easiest way to create a simple flowchart on the go. So let’s start with a basic flowchart using Shapes.

Start With a Blank Document

When you launch Microsoft Word, you’re automatically given the option to open a blank document. Simply click on the Blank document option and you’re good to go.

Enable Gridlines

This step is optional but we recommend it because it makes everything easier. Gridlines will help you size everything properly and place each flowchart element correctly. Without this feature, you might end up with uneven shapes and misaligned drawings that will make your flowchart look unprofessional.

To enable gridlines, go to the View tab and click on the Gridlines checkbox.

Your document will now look like in the image below.

Insert Shapes

Go to the Insert tab and click on the Shapes button to display Word’s collection of shapes.

You’ll notice several categories of shapes. 

We’re interested in Lines and Flowchart shapes to create our flowcharts. Each shape is used for a different purpose. While the rules aren’t set in stone, it’s good practice to follow Word’s recommendations. For example, you should use the rectangle for process steps and the diamond shape for decision points. You can find this information by hovering your mouse pointer above each shape.

Now, let’s add the first shape. Let’s start with an oval shape. Open the shape menu, select the oval, and draw it by clicking and dragging your mouse pointer.

After you draw your first shape, you’ll notice a new tab at the top of the document. You gained access to the Format tab, which you’re going to use to modify your shapes, add colors, and more.

To add text to your shapes, right-click on the shape and select Add Text from the menu.

Now let’s add another shape and then link them together by using a line as a connector.

Follow the previous steps to insert a rectangle shape.

Next, go to the shape library, and instead of choosing a shape from the Flowchart category, select a line arrow from the Lines category.

Select the first shape to see the control points on each side of your shape and then select the arrow. Click on the low-bottom handle and drag the arrow to the second shape’s center handle.

Repeat these steps using any shapes and lines you want to create your flowchart.

How to Create a Flowchart in Word Using SmartArt

SmartArt is a newer feature that comes with premade layouts for flowcharts, organization charts, Venn diagrams, and much more. While the Shapes tool is enough to present your ideas, SmartArt takes it to the next level with a more professional look and saves you some time.

Create SmartArt Graphic in Word

Create a new blank document and enable gridlines as you did earlier.

Go to the Insert tab, and two steps away from the Shapes button you’ll find SmartArt.

Click on SmartArt and a template window will open. Word offers a wide variety of SmartArt graphics, but we’re interested in the Process section.

Select Picture Accent Process in the Process category and click on the OK button. This template is used to visually present a workflow or a step-by-step process.

This option generates shapes that can contain images, text, and arrows that link them in a logical order.

Next to the flowchart, you’ll also see a window with flowchart editing options. You can click on the text pane to insert text and on the corresponding image shape to insert a new graphic.

You can also modify the SmartArt design after generating it. You can insert new shapes from the Add Shape button in the top left corner, change layouts like in the above image, add new colors, and more.

Creating flowcharts with SmartArt templates is a much faster process than inserting shapes manually and the end result looks more professional. However, sometimes using shapes from scratch is the better option because you have full control over design and customization.

How to Create a Flowchart in Excel with the Shapes Tool

Microsoft Excel isn’t just for creating spreadsheets and doing math. It supports a variety of graphics generating tools used to make charts, histograms, graphs, and much more.

If you use Excel more often than Word, you might as well use it to create flowcharts. The process is basically the same as in Word. Here’s how you can create a flowchart from scratch using the Shapes tool.

Set Up the Grid

Whether you create flowcharts in Excel or Word, always create a flowchart grid. It helps you position your flowchart shapes properly.

To set up a grid in Excel, start by changing the widths of the column. An Excel worksheet is already a grid, you just need to tweak it. The column width should be equal to the height of the row.

Start by selecting all the cells by clicking on the top-left corner button on your worksheet.

Next, select the Format button in the Cells section of the Home tab and select Column Width from the menu.

By default, the height of the rows is set to 15 points (20 pixels). To have 20 pixels in width, set the column width to 2.14 and select OK.

Now we have a grid, but it doesn’t work like the one in Word. We need to enable the Snap to Grid feature to make shapes automatically align themselves to the closest grid line.

Go to the Page Layout tab and select Align. Select Snap to Grid from the new menu.

Insert Shapes

Adding shapes in Excel works exactly like in Word.

Go to the Insert tab, click on the Shapes button, and select your first Flowchart shape.

Draw the shape by dragging your mouse pointer.

You’ll notice the Shape Format tab appearing at the top. As you can see in the image above, it’s identical to the one in Microsoft Word. All the controls, options, and buttons work exactly the same.

You can select another shape from the Insert Shapes section in the top left corner and add it under the first one. Then connect them with an arrow, change their colors, and continue adding more shapes to complete your flowchart.

How to Create a Flowchart in Excel Using SmartArt

The fastest way to create a flowchart in Excel is by using SmartArt graphics. This feature works just like in Word and the steps you need to take to create a SmartArt flowchart are basically the same.

Create SmartArt Graphic in Excel

SmartArt in Excel is the same as in Word. Go to the Insert tab and click on the SmartArt button.

A window with SmartArt flowchart templates will open. It looks exactly like the one in Word. There’s no difference between the two, so refer to our section on how to create a flowchart in Word using SmartArt if you need help. All the flowchart formatting and editing options are identical as well.

What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?

Microsoft Word and Excel are equally great for designing flowcharts and you can use SmartArt graphics with both. Which one do you prefer to make flowcharts? Tell us in the comments below which is your favorite software for creating flowcharts and why. 

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