मैं हमेशा चाहता था कि विंडोज़^(Windows) मेरी फ़ाइलों को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने के लिए सुविधाओं के साथ आए: फ़ाइल नाम, आकार, एक्सटेंशन आदि के आधार पर फ़ाइलों को स्वचालित रूप से स्थानांतरित या कॉपी करें। दुर्भाग्य से, हमें काम पूरा करने के लिए तीसरे पक्ष के कार्यक्रमों पर निर्भर रहना पड़ता है।

इस लेख में, मैं आपको फाइलों को स्वचालित रूप से व्यवस्थित करने के लिए अपने पसंदीदा कार्यक्रमों में से एक के बारे में बताऊंगा। तो इस तरह के कार्यक्रम के लिए कुछ उपयोग के मामले क्या हैं? मेरे मामले में, मेरे पास बहुत से घरेलू वीडियो हैं जो मेरे एचडी वीडियो कैमरे पर एवीसीएचडी^(AVCHD) प्रारूप में रिकॉर्ड किए गए हैं। अपने कंप्यूटर और स्मार्टफोन पर फिल्में चलाने के लिए, मुझे MP4 प्रारूप में इसकी आवश्यकता है।

एक बार जब मैं वीडियो परिवर्तित कर लेता हूं, तो मैं उन्हें अपने NAS पर कॉपी कर लेता हूं और फिर वीडियो की स्थानीय प्रतियां हटा देता हूं। एक आयोजन कार्यक्रम का उपयोग करते हुए, एक बार परिवर्तित फ़ाइलें एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में दिखाई देने के बाद, वे स्वचालित रूप से मेरे NAS में कॉपी हो जाती हैं और फिर स्थानीय कंप्यूटर से हटा दी जाती हैं। यह मेरे जीवन को आसान बनाता है और बहुत अच्छा काम करता है। तो चलिए बात करते हैं असल प्रोग्राम की।

जाने दो

DropIt व्यक्तिगत रूप से मेरा पसंदीदा उपकरण है क्योंकि इसमें बहुत सारे उपयोगी विकल्प हैं और वास्तव में आपको यह नियंत्रित करने देता है कि आप वास्तव में किन फ़ाइलों / फ़ोल्डरों को उनके उदाहरणों का उपयोग करके या नियमित अभिव्यक्तियों का उपयोग करके संसाधित करना चाहते हैं। यदि आपके पास फाइलों को व्यवस्थित करने के लिए नियमों का काफी जटिल सेट है, तो यह कार्यक्रम आपके लिए है। यह खुला स्रोत भी है और पोर्टेबल संस्करण में आता है, इसलिए यदि आप नहीं चाहते हैं तो आपको अपने सिस्टम पर कुछ भी स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है।

एक बार जब आप इसे स्थापित करते हैं और प्रोग्राम चलाते हैं, तो आप देखेंगे कि अन्य सभी विंडो के शीर्ष पर एक सफेद डाउन पॉइंटिंग तीर वाला केवल एक नीला ब्लॉक दिखाई देता है। यह कार्यक्रम के लिए बहुत अधिक इंटरफ़ेस है! यह उतना सहज ज्ञान युक्त नहीं है जितना मैं चाहूंगा, लेकिन इसे सीखना वास्तव में आसान है। सबसे पहले, आइए इसे कॉन्फ़िगर करें ताकि यह हर समय हमारे रास्ते में न रहे।

आइकन पर राइट-क्लिक करें^{(Right-click)} और आप एक मेनू पॉप अप देखेंगे। यह वह मेनू है जिसका उपयोग आप प्रोग्राम के नियमों और विकल्पों को कॉन्फ़िगर करने के लिए करेंगे। आगे बढ़ें और अभी के लिए विकल्प^{(Options )} पर क्लिक करें ।

शीर्ष तीन आइटम छोटे आइकन के लेआउट और स्थिति से संबंधित हैं। मैं अपने कंप्यूटर पर जो करता हूं उसे अपने अन्य डेस्कटॉप आइकन के साथ एक स्थान पर ले जाता हूं और फिर हमेशा शीर्ष पर लक्ष्य छवि दिखाएं अनचेक करें और ^{(Show target image always on top)}लक्ष्य छवि स्थिति लॉक^{(Lock target image position)} करें चेक करें ।

अब यह आइकन मेरे अन्य प्रोग्रामों के शीर्ष पर डेस्कटॉप पर तैरने के बजाय बस एक और डेस्कटॉप आइकन जैसा दिखता है। फिर आप फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से संसाधित करने के लिए किसी भी समय उस आइकन पर फ़ाइलों/फ़ोल्डरों को खींच और छोड़ सकते हैं। बाद में मैं आपको दिखाऊंगा कि निगरानी कैसे स्थापित करें ताकि आपको कभी भी प्रसंस्करण कार्य को मैन्युअल रूप से शुरू न करना पड़े।

आगे, आइए प्रोफाइल को समझते हैं। यदि आप आइकन पर राइट-क्लिक करते हैं, तो आपको Profiles नामक एक विकल्प दिखाई देगा जिसमें Archiver , Default , Erasor , Extractor आदि शामिल हैं। यदि आप ^(Extractor)Default के अलावा कोई अन्य प्रोफ़ाइल चुनते हैं , तो जब आप आइकन पर फ़ाइलें या फ़ोल्डर छोड़ते हैं, वर्तमान प्रोफ़ाइल नियम लागू होंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप Archiver चुनते हैं, तो आप आइकन परिवर्तन देखेंगे और यदि आप आइकन पर कुछ फ़ाइलें छोड़ते हैं, तो यह आपके डेस्कटॉप पर एक संपीड़ित ज़िप फ़ाइल बनाएगी!

आप किसी भी प्रोफ़ाइल से जुड़े नियमों को आइकन पर राइट-क्लिक करके और एसोसिएशन^{(Associations)} चुनकर देख सकते हैं । आप वर्तमान में किस प्रोफ़ाइल में काम कर रहे हैं, इसके आधार पर संघों^{(Associations)} में आइटम की सूची अलग-अलग होगी। हमारे उदाहरण में, हम संग्रहकर्ता प्रोफ़ाइल का उपयोग कर रहे हैं, इसलिए हम ^(Archiver)संग्रहकर्ता^(Archiver)  नियम देखेंगे ।

^{(Double-click)}इसे खोलने के लिए नियम पर डबल-क्लिक करें । प्रत्येक नियम के चार भाग होते हैं: नाम, फ़िल्टर या नियम, क्रिया और एक संबद्ध अंतिम विकल्प जो आपके द्वारा चुनी गई क्रिया के आधार पर बदलता है। आम तौर पर, यह सिर्फ एक गंतव्य है।

यहां सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा नियम है। आप छोटे नीले सूचना आइकन पर क्लिक कर सकते हैं और यह आपको फाइलों के नियमों और फ़ोल्डरों के नियमों के कुछ उदाहरण शीघ्र ही देगा।

नीले आइकन के दाईं ओर दूसरा बटन फ़िल्टर बटन है। उस पर क्लिक करने से आपके द्वारा जोड़े गए किसी भी फ़ाइल या फ़ोल्डर फ़िल्टर के शीर्ष पर अतिरिक्त फ़िल्टर की एक सूची आ जाएगी। तो आप .JPG एक्सटेंशन वाली सभी फाइलों को चुन सकते थे और फिर नियम सेट कर सकते थे ताकि यह केवल 2 एमबी से बड़ी फाइलों पर लागू हो।

अन्य महत्वपूर्ण हिस्सा नियम के लिए कार्रवाई है। ^(Action)ड्रॉपिट^(Dropit) में बड़ी संख्या में क्रियाएं हैं, इसलिए मुझे यह बहुत उपयोगी लगता है। आप स्थानांतरित कर सकते हैं, कॉपी कर सकते हैं, संपीड़ित कर सकते हैं, निकाल सकते हैं, नाम बदल सकते हैं, हटा सकते हैं, विभाजित कर सकते हैं, शामिल हो सकते हैं, एन्क्रिप्ट कर सकते हैं, डिक्रिप्ट कर सकते हैं, एक प्रोग्राम के साथ खोल सकते हैं, अपलोड कर सकते हैं, मेल द्वारा भेज सकते हैं और बहुत कुछ कर सकते हैं। यह काफी व्यापक है।

अब जब आप नियम बनाना जानते हैं, तो फिर से डिफ़ॉल्ट^(Default) प्रोफ़ाइल पर जाएं और फिर एसोसिएशन^{(Associations)} पर जाएं । आप देखेंगे कि वहां अभी तक कोई नियम सूचीबद्ध नहीं हैं। यह वह जगह है जहाँ आपको अपने स्वयं के नियम जोड़ने चाहिए। एक बार जब आप एक नियम बना लेते हैं, तो आप एक्सप्लोरर^(Explorer) से फाइलों या फ़ोल्डरों को छोटे आइकन पर खींचकर अपनी फाइलों को नियमों के माध्यम से पास कर सकते हैं ।

सेटिंग्स के आधार पर, एक संवाद पॉप अप होगा और स्क्रीन पर रहेगा जो सूचीबद्ध करेगा कि फाइलों पर क्या कार्रवाई की जाएगी। शुरू करने के लिए, आप छोटे नीले प्ले बटन पर क्लिक करें। बेशक, यह बहुत स्वचालित नहीं है यदि आपको फ़ाइलों को खींचना/छोड़ना है और मैन्युअल रूप से प्रसंस्करण शुरू करना है। इसे ठीक करने के लिए, आइकन पर राइट-क्लिक करें और फिर से विकल्प^(Options) पर जाएं । इस बार प्रोसेस^{( Show progress window during process)} बॉक्स के दौरान शो प्रोग्रेस विंडो को अनचेक करना सुनिश्चित करें ।

अंत में, मॉनिटरिंग टैब पर जाएं और मॉनिटर किए गए फोल्डर के स्कैन को सक्षम करें^{(Enable scan of monitored folders)} बॉक्स को चेक करें। फिर सबसे नीचे Add बटन पर क्लिक करें और उस फोल्डर को चुनें जिसे आप मॉनिटर करना चाहते हैं। आप स्कैनिंग के लिए समय अंतराल और फाइलों के न्यूनतम आकार को भी बदल सकते हैं।

अब बस वापस बैठें, कुछ फाइलों को अपने मॉनिटर किए गए फोल्डर में डंप करें और देखें कि कैसे कुछ सेकंड के बाद आपकी फाइलें बिना कुछ किए अपने आप प्रोसेस हो जाएंगी। कार्यक्रम काफी शक्तिशाली है और मैंने वास्तव में केवल इसकी सतह को छुआ है कि आप इसके साथ क्या कर सकते हैं, लेकिन उम्मीद है कि यह आपको इसका उपयोग करने में आत्मविश्वास महसूस करने के लिए पर्याप्त देता है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो एक टिप्पणी पोस्ट करें। आनंद लेना!

How to Automatically Move or Copy Files in Windows

I’ve always wished Windows would come with features to automatically organizе my files: automatically move or copy files based on the file name, size, extension, etc. Unfortunately, we have to rely on third-party programs to get the job done.

In this article, I’ll walk you through a one of my favorite programs for automatically organizing files. So what are some use cases for a program like this? In my case, I have a lot of home videos that are recorded on my HD video camera in AVCHD format. In order to play the movies on my computer and smartphone, I need it in MP4 format.

Once I convert the videos, I copy them to my NAS and then delete the local copies of the videos. Using an organizing program, once the converted files appear in a specified folder, they are automatically copied to my NAS and then deleted from the local computer. It makes my life easier and works great. So let’s talk about the actual program.

DropIt

DropIt is personally my favorite tool because it has a lot of useful options and really lets you control exactly what files/folders you want to process using their examples or by using regular expressions. If you have a fairly complicated set of rules for organizing files, this program is for you. It’s also open source and comes in a portable version, so you don’t have to install anything on your system if you don’t want to.

Once you install it and run the program, you’ll notice that only a blue block with a white down pointing arrow appears on top of all other windows. That’s pretty much the interface for the program! It’s not exactly as intuitive as I would have liked, but it’s really easy to learn. Firstly, let’s configure it so it’s not in our way all the time.

Right-click on the icon and you’ll see a menu pop up. This is the menu you’ll be using to configure the rules and options for the program. Go ahead and click on Options for now.

The top three items deal with the layout and positioning of the small icon. What I do on my computer is move it to a location with my other desktop icons and then uncheck Show target image always on top and check Lock target image position.

Now the icon just looks like another desktop icon rather than floating all over the desktop on top of my other programs. You can then just drag and drop files/folders onto that icon at any time to manually process files. Later on I’ll show you how to set up monitoring so you never have to manually start a processing job.

Next, let’s understand profiles. If you right-click on the icon, you’ll see an option called Profiles that includes Archiver, Default, Erasor, Extractor, etc. If you pick a different profile other than Default, then when you drop files or folders onto the icon, the current profile rules will apply. For example, if you choose Archiver, you’ll notice the icon changes and if you drop a couple of files onto the icon, it will create a compressed zip file on your desktop!

You can see the rules associated with any profile by right-clicking on the icon and choosing Associations. The list of items in Associations will vary depending on which profile you are currently working in. In our example, we are using the Archiver profile, so we’ll see the Archiver rule.

Double-click on the rule to open it. There are four parts to each rule: the name, the filter or rules, the action and an associated last option that changes depending on which action you pick. Normally, it’s just a destination.

The most important part here is the rules. You can click on the little blue information icon and it will quickly give you some examples of rules for files and rules for folders.

The second button to the right of the blue icon is the filter button. Clicking on that will bring up a list of additional filters you can add on top of any file or folder filters you might have added. So you could have picked all files with a .JPG extension and then set the rule so that it only applies to files that are larger than 2 MB.

The other important part is the Action for the rule. Dropit has a large number of actions, which is why I find it so useful. You can move, copy, compress, extract, rename, delete, split, join, encrypt, decrypt, open with a program, upload, send by mail and lots more. It’s quite comprehensive.

Now that you know how to create rules, go ahead to the Default profile again and then go to Associations. You’ll see there are no rules listed there yet. This is where you should add your own rules. Once you create a rule, you can pass your files through the rules by simply dragging the files or folders from Explorer onto the little icon.

Depending on the settings, a dialog will pop up and stay on the screen that will list out what actions will be taken to the files. To start, you click on the little blue play button. Of course, this is not very automated if you have to drag/drop files and manually start the processing. To fix this, right-click on the icon and go to Options again. This time make sure to uncheck the Show progress window during process box.

Lastly, go to the monitoring tab and check the Enable scan of monitored folders box. Then click the Add button at the bottom and choose the folder you want to monitor. You can also change the time interval for scanning and the minimum size of the files.

Now just sit back, dump some files into your monitored folder and watch how after a few seconds your files will automatically be processed without you having to do anything at all. The program is quite powerful and I’ve really only touched the surface of what you can do with it, but hopefully this gives you enough to feel confident using it. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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