विंडोज 8.1^{(Windows 8.1)} में कई नई उद्यम-अनुकूल सुविधाओं में से एक का नाम वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} है । फ़ोल्डर? कार्य? उबाऊ लगता है, है ना? लेकिन, कुछ लोगों के लिए यह फीचर बहुत काम का होगा। खासकर उन लोगों के लिए जिनके पास कई डिवाइस हैं और उन्हें अपने पर्सनल पीसी और डिवाइस पर भी काम करने की जरूरत है। यहां बताया गया है कि क्लाइंट साइड पर वर्क फोल्डर^{(Work Folders)} कैसे सेट करें और अपना काम करने के लिए उनका उपयोग कैसे करें और इसे अपनी कंपनी के सर्वर के साथ सिंक्रोनाइज़ करें।

वर्क फोल्डर क्या होते हैं?

कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} उपयोगकर्ता को कॉर्पोरेट नेटवर्क से अपने व्यक्तिगत डिवाइस में फ़ोल्डर और उसकी सामग्री को सिंक करने की अनुमति देता है। स्थानीय रूप से बनाई गई फ़ाइलें कॉर्पोरेट वातावरण में फ़ाइल सर्वर पर वापस सिंक हो जाएंगी। वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} के साथ , उपयोगकर्ता कंपनी डेटा सेंटर में स्वचालित सिंक्रनाइज़ेशन के साथ, अपने व्यक्तिगत उपकरणों पर अपनी कार्य फ़ाइलों की स्थानीय प्रतियां रख सकते हैं।

जटिल लगता है? आइए एक उदाहरण लेते हैं कि कैसे एक सूचना कार्यकर्ता, जूलियन^(Julian) , किसी भी उपकरण से काम करने की क्षमता रखते हुए, अपने कार्य डेटा को अपने व्यक्तिगत डेटा से अलग करने के लिए कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} का उपयोग कर सकता है:

जब जूलियन कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} निर्देशिका में अपने कार्य कंप्यूटर पर दस्तावेज़ सहेजता है, तो दस्तावेज़ को उसकी कंपनी के आईटी विभाग द्वारा नियंत्रित फ़ाइल सर्वर से समन्वयित किया जाता है। जब जूलियन घर लौटता है, तो वह अपना सरफेस 2 उठा सकता है, जहां दस्तावेज़ पहले से ही सिंक किया गया है, क्योंकि उसने पहले उस डिवाइस पर वर्क फोल्डर^{(Work Folders)} सेट किया था , और कॉफी शॉप में चला गया। वह दस्तावेज़ पर ऑफ़लाइन काम कर सकता है, और जब वह घर लौटता है और एक इंटरनेट^(Internet) कनेक्शन फिर से उपलब्ध होता है, तो दस्तावेज़ को फ़ाइल सर्वर के साथ वापस समन्वयित किया जाता है और अगले दिन जब वह कार्यालय लौटता है, तो उसके लिए सभी परिवर्तन उपलब्ध होते हैं। उसका काम कंप्यूटर। अच्छा लगता है ना?

विंडोज 8.1^{(Windows 8.1)} में वर्क फोल्डर^{(Work Folders)} कैसे सेट करें?

मुझे लगता है कि आपके पास आईटी व्यवस्थापक द्वारा बनाया गया एक कंपनी खाता है। यदि आप करते हैं और आपको इसका विवरण पता है, तो Control Panel -> System and Security -> Work Folders पर जाएं ।

वर्क फोल्डर सेट^{(Set up Work Folders)} करें पर क्लिक करें या टैप करें । यदि आपका कंप्यूटर इसमें शामिल नहीं हुआ है (जो व्यक्तिगत उपकरणों के मामले में है) तो आपको कंपनी डोमेन को अपना ईमेल पता और क्रेडेंशियल प्रदान करने के लिए कहा जाता है।

^(Enter)अपना कार्य ईमेल पता दर्ज करें और अगला^(Next) क्लिक करें या टैप करें ।

विंडोज सुरक्षा विंडो^{(Windows Security window)} दिखाई गई है। आपको अपनी कंपनी के नेटवर्क पर उपयोग किया गया उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाता है। ऐसा करें और OK पर क्लिक या टैप करें^(OK) ।

फिर, आपको अपने कार्य फ़ोल्डरों के स्थान की पुष्टि करने के लिए कहा जाता है। यदि आप डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर से संतुष्ट नहीं हैं और आप किसी अन्य फ़ोल्डर का उपयोग करना चाहते हैं, तो बदलें^(Change) पर क्लिक करें या टैप करें ।

यदि आप बदलें^(Change) बटन पर क्लिक करते हैं, तो एक संवाद बॉक्स दिखाया जाता है, जो आपको एक नया फ़ोल्डर चुनने के लिए प्रेरित करता है। अपना कंप्यूटर ब्राउज़ करें और उस नए फ़ोल्डर का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। फिर, फोल्डर चुनें^{(Select Folder)} बटन पर क्लिक या टैप करें।

जब हो जाए, तो कन्फर्म वर्क फोल्डर्स लोकेशन^{(Confirm Work Folders location)} विंडो में नेक्स्ट^(Next) पर क्लिक करें या टैप करें।

फिर, आपसे पूछा जाता है कि क्या आप वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} के लिए अपनी कंपनी की सुरक्षा नीतियों से सहमत हैं । आपकी कार्य फ़ाइलों की सुरक्षा में सहायता के लिए, आपकी कंपनी आपके कार्य फ़ोल्डरों को एन्क्रिप्ट कर सकती है, आपके पीसी में साइन इन करने के लिए पासवर्ड की आवश्यकता होती है और स्वचालित रूप से आपकी स्क्रीन लॉक हो जाती है, और पीसी के खो जाने की स्थिति में आपके कार्य फ़ोल्डर की सभी फ़ाइलों को मिटा देता है।^{(Work Folders)}

"मैं अपने पीसी पर इन नीतियों को स्वीकार करता हूं"^{("I accept these policies on my PC")} कहने वाले बॉक्स को चेक करें , फिर वर्क फोल्डर सेट अप^{(Set up Work Folders)} करें पर क्लिक करें या टैप करें ।

विंडोज 8.1 चीजों को सेट करने में कुछ समय बिताता है। प्रक्रिया समाप्त होने की प्रतीक्षा करें ।^(Wait)

जब किया जाता है, आपको सूचित किया जाता है कि वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} आपके पीसी के साथ सिंक करना शुरू कर दिया है। बंद करें^(Close) बटन पर क्लिक करें^(Click) या टैप करें।

कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} अब आपके पीसी पर कॉन्फ़िगर किया गया है। बंद^(Close) करें क्लिक या टैप करने के बाद , आपको कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} नियंत्रण कक्ष पर ले जाया जाता है ।

कंट्रोल पैनल^{(Control Panel)} से वर्क फोल्डर्स को मैनेज करना

जब आप Control Panel -> System and Security -> Work Foldersवर्क फोल्डर^{(Work Folders)} सेट करने के बाद , आपको इसकी सभी प्रबंधन सुविधाओं और विकल्पों तक पहुंच प्राप्त होती है।

आप देख सकते हैं कि सर्वर पर कितना स्थान उपलब्ध है, जब अंतिम सिंक किया गया था, और आप मैन्युअल सिंक्रनाइज़ेशन प्रारंभ कर सकते हैं।

मीटर किए गए कनेक्शनों पर फ़ाइल सिंकिंग को सक्षम करने के लिए, "मीटर्ड कनेक्शन पर फ़ाइलें सिंक करें"^{("Sync files over metered connections")} चेक बॉक्स को चेक करें। यदि आप भी रोमिंग के दौरान फ़ाइलों को सिंक करना चाहते हैं, तो "जब मैं रोमिंग कर रहा हूं तब भी सिंक करें"^{("Sync even when I'm roaming")} चेक बॉक्स को चेक करें, जैसा कि नीचे दी गई छवि में है।

यदि आप समस्याओं का सामना करते हैं, तो आप "तकनीकी सहायता ईमेल करें"^{("Email tech support")} लिंक पर क्लिक करके अपने आईटी व्यवस्थापक से सहायता मांग सकते हैं । यह आपका डिफ़ॉल्ट ईमेल क्लाइंट खोलेगा और आप इसका उपयोग अपना संदेश भेजने के लिए कर सकते हैं।

क्या करें अगर विंडोज 8.1 कहता है कि "आपके वर्क ^{(Windows 8.1)}फोल्डर्स^(Folders) सर्वर को खोजने में कोई समस्या थी "

कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} सेट करते समय , आपको निम्न त्रुटि का सामना करना पड़ सकता है: "आपके कार्य फ़ोल्डर सर्वर को खोजने में कोई समस्या थी"।^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

अगर आपके लिए ऐसा है, तो एंटर वर्क ईमेल^{(Enter work email)} विंडो में एंटर ए वर्क फोल्डर्स यूआरएल पर क्लिक या टैप करें।^{(Enter a Work Folders URL)}

फिर, आपकी कंपनी के आईटी व्यवस्थापक द्वारा प्रदान किया गया कार्य फ़ोल्डर URL दर्ज करें और ^{(Work Folders URL)}अगला^(Next) क्लिक करें या टैप करें ।

यहां से आपको अपना ईमेल और पासवर्ड प्रदान करने के लिए कहा जाता है, जैसा कि इस लेख में पहले साझा किया गया है। अपने कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} के कॉन्फ़िगरेशन को अंतिम रूप देने के लिए ऊपर साझा किए गए चरणों का पालन करें ।

विंडोज 8.1^{(Windows 8.1)} में वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} का उपयोग कैसे करें

अपने वर्क फोल्डर्स को एक्सेस करने के लिए, ^{(Work Folders)}फाइल एक्सप्लोरर^{(File Explorer)} खोलें और इस पीसी^{(This PC)} पर जाएं । वहां आपको वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} का शॉर्टकट दिखाई देगा ।

एक बार जब आप एकाधिक डिवाइस पर वर्क फोल्डर^{(Work Folders)} कॉन्फ़िगर कर लेते हैं, तो आप उनमें से किसी भी डिवाइस से दस्तावेजों तक पहुंच सकते हैं, और उन्हें वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} द्वारा सिंक में रखा जाएगा । अब से, आप अपने वर्क फोल्डर^{(Work Folders)} में फाइलों के साथ काम कर सकते हैं जैसे आप सामान्य फाइलों के साथ करते हैं।

^(Sync)कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} के लिए सिंक - यह कैसे काम करता है?

यह जांचने के लिए कि आपके वर्क फोल्डर^{(Work Folders)} सही तरीके से सिंक्रोनाइज़ हैं या नहीं, अपने किसी कंप्यूटर पर एक डॉक्यूमेंट बनाएं और डॉक्यूमेंट को वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} लोकेशन में सेव करें।

फिर, किसी अन्य डिवाइस पर एक अन्य दस्तावेज़ बनाएं, और इसे अपने कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} में सहेजें । कुछ ही क्षणों में, आपको दोनों डिवाइस पर अपने वर्क फोल्डर में उपलब्ध दोनों दस्तावेज़ दिखाई देने चाहिए।^{(Work Folders)}

स्टेटस बार में आप सिंक स्टेटस देख सकते हैं।

आमतौर पर, फ़ाइलें स्वचालित रूप से सिंक्रनाइज़ होती हैं, लेकिन यदि आप मैन्युअल सिंक करना चाहते हैं, तो आप वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} विंडो के अंदर राइट-क्लिक (या प्रेस और होल्ड) कर सकते हैं और फिर सिंक नाउ^{(Sync Now)} पर क्लिक या टैप कर सकते हैं ।

आपकी फ़ाइलें तुरंत सिंक्रनाइज़ हो जाएंगी।

आप वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} कंट्रोल पैनल में पाए गए सिंक नाउ^{(Sync Now)} लिंक पर क्लिक या टैप करके मैन्युअल सिंक भी शुरू कर सकते हैं ।

फिर, नियंत्रण कक्ष^{(Control Panel)} आपको सूचित करेगा कि फ़ाइलें समन्वयित हो रही हैं, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

मेरी फ़ाइलें हरे रंग^(Green) में प्रदर्शित होती हैं । इसका क्या मतलब^(Mean) है ?

सबसे अधिक संभावना है, आपके वर्क फोल्डर^{(Work Folders)} की सभी फाइलें हरे रंग में प्रदर्शित होती हैं, एक ऐसा रंग जो अन्य फ़ोल्डरों में फाइलों को प्रदर्शित करने के लिए उपयोग नहीं किया जाता है।

चिंता करने की कोई बात नहीं है। आपके आईटी व्यवस्थापक ने एक नीति स्थापित की है जो आपकी कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folder)} फ़ाइलों को एन्क्रिप्ट करती है, ताकि अनधिकृत लोग उन तक पहुंच न बना सकें।

यदि आपका पीसी चोरी हो जाता है, तो व्यवस्थापक उन फ़ाइलों तक पहुंच रद्द कर सकता है और उन्हें दूर से हटा सकता है, ताकि संवेदनशील डेटा गलत हाथों में न जाए।

वर्क फोल्डर का उपयोग कैसे रोकें

यदि आप अपने किसी पर्सनल कंप्यूटर पर वर्क फोल्डर^{(Work Folders)} का उपयोग बंद करना चाहते हैं, तो इसे आसानी से किया जा सकता है।

Control Panel -> System and Security -> Work Folders पर जाएं । फिर, वर्क फोल्डर्स^{(Stop using Work Folders)} लिंक का उपयोग करके स्टॉप पर क्लिक करें या टैप करें ।

एक डायलॉग बॉक्स दिखाया गया है, जिसमें आपसे यह पुष्टि करने के लिए कहा गया है कि क्या आप वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} का उपयोग बंद करना चाहते हैं ।

यदि आप वर्क फोल्डर्स का उपयोग बंद करना चाहते हैं, तो ^{(Work Folders)}हाँ^(Yes) पर क्लिक करें या टैप करें । अन्यथा, नहीं^(No) दबाएं ।

क्या करें यदि व्यवस्थापक^{(Administrator Changes)} आपके खाते^(Account) का पासवर्ड बदल देता है^(Password)

व्यावसायिक नेटवर्क की नीतियां ऐसी होती हैं कि आपको नियमित रूप से अपने खाते का पासवर्ड बदलने के लिए बाध्य किया जाता है। या, ऐसा हो सकता है कि आप अपना पासवर्ड और इसे बदलने के लिए व्यवस्थापक आदि भूल गए हैं।

कारण जो भी हो, अपने व्यवसाय खाते का पासवर्ड बदलते समय, आपको नए क्रेडेंशियल फिर से दर्ज करने होंगे ताकि कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} अच्छी तरह से काम करना जारी रखें।

आपका पासवर्ड बदलने के बाद किसी बिंदु पर, जब कार्य फ़ोल्डर^{(Work Folders)} आपकी फ़ाइलों को सिंक करने का प्रयास करता है, तो एक सूचना दिखाई जाती है, जिसमें कहा गया है कि "आपके कार्य फ़ोल्डर साइन-इन जानकारी काम नहीं करती"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} ।

साथ ही, जब आप Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders पर जाते हैं, तो आप देखेंगे कि "सिंक बंद हो गया। पासवर्ड की जरूरत है"^{("Sync stopped. Password needed")} ।

अपने क्रेडेंशियल अपडेट करने के लिए , बाएं कॉलम पर क्रेडेंशियल प्रबंधित करें लिंक पर क्लिक करें या टैप करें।^{(Manage credentials)}

नया उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड मांगते हुए, विंडोज सुरक्षा विंडो दिखाई जाती है ।^{(Windows Security)}

उन्हें टाइप करें और OK^(OK) पर क्लिक या टैप करें । आपकी कंपनी के सर्वर के साथ वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} के सफलतापूर्वक प्रमाणित होने के बाद , यह आपकी फाइलों को सिंक्रोनाइज़ करना फिर से शुरू कर देता है।

निष्कर्ष

जैसा कि आप इस गाइड से देख सकते हैं, वर्क फोल्डर्स^{(Work Folders)} उपयोगी है और इसे सेट करना इतना कठिन नहीं है। कम से कम ग्राहक पक्ष पर नहीं। यदि आपकी कंपनी इस नई सेवा का उपयोग कर रही है, तो आप इसे किसी भी विंडोज 8.1^{(Windows 8.1)} पीसी या डिवाइस पर सेट कर सकते हैं ताकि आप काम पर न होने पर भी अपना काम कर सकें।

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the manу new enterprіse-frіеndly feаtures in Windows 8.1 iѕ named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

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