एक बार लोटस मैगलन^{(Lotus Magellan)} नामक एक कार्यक्रम था जिसने हार्ड ड्राइव को अनुक्रमणित करना और खोजना आश्चर्यजनक रूप से आसान बना दिया। आपको इसे एक इंडेक्स बनाने के लिए बताना था, लेकिन एक बार ऐसा करने के बाद, आपको बस अपने खोज शब्द में टाइप करना था, और मैगलन^(Magellan) इंडेक्स के माध्यम से जाएगा, आपके खोज शब्द वाली सभी फाइलों को ढूंढेगा, और उन्हें प्रदर्शित करेगा आप एक खिड़की में। आप अपनी खोजों को भी सहेज सकते हैं ताकि वे फ़ाइलें तुरंत फिर से पहुंच सकें।

तो तुमने क्या कहा? इसका किसी चीज से क्या लेना-देना है? ठीक है, मानो या न मानो, विंडोज विस्टा के साथ माइक्रोसॉफ्ट^{(Windows Vista Microsoft)} ने आखिरकार विंडोज ^(Windows) उपयोगकर्ताओं^(users) को वही खोज कौशल देना शुरू कर दिया जो मैगलन^(Magellan) ने दशकों पहले डॉस ^(DOS) उपयोगकर्ताओं को दिया था - और भी बहुत कुछ। ^(users)विंडोज एक्सपी^{(Windows XP)} में सर्च^(Search) था , लेकिन यह धीमा और बहुत कम परिष्कृत था। और विंडोज 7 ने विंडोज विस्टा^{(Windows Vista)} और विंडोज एक्सपी^{(Windows XP)} में सुधार जोड़ा है । आइए खोज^(Search) पर एक नज़र डालें , और देखें कि आप इस व्हिज़बैंग टूल से क्या कर सकते हैं।

खोज^(Search) से पहले , सूचकांक^(Index) - यह क्या है? इससे क्या होता है?

मैं इंडेक्स^(Index) पर चर्चा करने के लिए कुछ समय लेने जा रहा हूं , क्योंकि अधिकांश लोग यह सुनिश्चित करने के लिए इसे संशोधित करना चाहेंगे कि यह उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप व्यक्तिगत है।

तो यह रहस्यमय सूचकांक वास्तव में क्या है जिससे खोज^(Search) अपने परिणाम खोजती है? हममें से जो लोग विंडोज एक्सपी^{(Windows XP)} का इस्तेमाल करते हैं, वे इंडेक्सिंग प्रक्रिया को पृष्ठभूमि में चलने वाली किसी चीज के रूप में याद करते हैं और अक्सर कंप्यूटर को इतना धीमा कर देते हैं कि हम में से कई इसे बंद कर देते हैं। विंडोज 7 की अनुक्रमणिका पृष्ठभूमि में भी चलती है, लेकिन इतनी आसानी से कि जब तक कंप्यूटर के संसाधनों को पहले से ही अधिकतम तक धकेला नहीं जाता है, तब तक अधिकांश लोगों को पता भी नहीं चलेगा कि यह कब चलता है।

डिफ़ॉल्ट रूप से, अनुक्रमणिका^(Index) सभी सामान्य Windows 7 फ़ाइल स्थानों जैसे मेरे दस्तावेज़^{(My Documents)} और आपकी लाइब्रेरी^(Libraries) से बनाई जाती है । यदि आपने अपनी फ़ाइल और फ़ोल्डर संरचना बनाई है, तो आप विंडोज़^(Windows) को उन फ़ोल्डरों को भी अनुक्रमित करने के लिए कहना चाहेंगे (यह स्वचालित रूप से नहीं किया जाता है)। नियंत्रण कक्ष^{(Control Panel)} पर जाएं , जैसा कि आप देखेंगे, जिसका अपना खोज बॉक्स है (मैं इन खोज बॉक्सों के बारे में थोड़ी देर में बात करूंगा)। बॉक्स में इंडेक्सिंग विकल्प^{(indexing options)} टाइप करें (परिणाम आने से पहले आपको शायद टाइपिंग खत्म भी नहीं करनी पड़ेगी)।

यहां आप मेरे कंप्यूटर के लिए डिफ़ॉल्ट इंडेक्स स्थान देखते हैं (मैंने स्पष्टता के लिए वैयक्तिकृत फ़ोल्डरों को संपादित किया है)।

यदि आप अनुक्रमणिका में अपने स्वयं के फ़ोल्डर जोड़ना चाहते हैं, तो संशोधित करें पर क्लिक करें^(Modify) । आपको स्थानों की एक सूची दिखाई जाएगी और आप किसी भी ड्राइव का विस्तार कर सकते हैं और कोई भी फ़ोल्डर चुन सकते हैं।

यदि ऐसे स्थान हैं जिन्हें आपको अनुक्रमित करने की आवश्यकता नहीं है (उदाहरण के लिए, मैं सक्रिय रूप से विंडोज स्टिकी नोट्स^{(Windows Sticky Notes)} का उपयोग नहीं करता ) तो आप उन्हें अनचेक कर सकते हैं। जब आप कर लें, तो ठीक क्लिक करें ,^(OK) और तब से आपकी अनुक्रमणिका आपके लिए वैयक्तिकृत हो जाएगी।

अनुक्रमणिका^(Index) के बारे में अधिक जानकारी के लिए , Microsoft वेब साइट से यह आलेख देखें । अनुक्रमणिका का उपयोग करके Windows खोजों में सुधार करें: अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न^{(Improve Windows searches using the index: frequently asked questions)} ।

स्टार्ट मेन्यू^{(Start Menu)} से अपनी खोज शुरू करना

अधिकांश लोग तुरंत स्टार्ट मेनू में ^{(Start Menu)}खोज^(Search) बॉक्स को नोटिस करते हैं, और उसमें टाइप करना सीखते हैं ताकि वे प्रोग्राम और फाइलें ढूंढ सकें जो वे चाहते हैं। विंडोज एक्सपी^{(Windows XP)} से बदल रहे लोगों के लिए , इसका उपयोग करने में थोड़ा समय लगता है (विशेषकर हममें से उन लोगों के लिए जिन्होंने हमारे स्टार्ट मेनू^{(Start Menu)} को अनुकूलित करने में काफी समय बिताया ) लेकिन कई फायदे जल्दी ही स्पष्ट हो जाते हैं। आप जो चाहते हैं उसे खोजने के लिए मेनू की अंतहीन परतों के माध्यम से और अधिक क्लिक नहीं करना, या स्टार्ट मेनू^{(Start Menu)} में चीजों को इधर-उधर करने में समय बिताना ताकि वे किसी तरह का अर्थ निकाल सकें। बस^(Just) टाइप करें, क्लिक करें और जाएं। आवर्धक कांच "खोज" के लिए सार्वभौमिक चिह्न है।

जब आप कोई शब्द टाइप करते हैं, तो खोज^(Search) परिणामों को श्रेणियों के अनुसार क्रमित करता है। यदि ऐसे प्रोग्राम हैं जिनमें यह शब्द है, तो उन्हें पहले प्रदर्शित किया जाएगा। यहां, मैंने एक खोज शब्द चुना है जो मुझे पता था कि बहुत सारे परिणाम प्रदर्शित करेगा, हालांकि उनमें से कोई भी प्रोग्राम नहीं है। जैसा कि आप देख सकते हैं, प्रत्येक प्रकार की फ़ाइल को उसकी श्रेणी में क्रमबद्ध किया जाता है, और कुछ फ़ाइलों को अधिक देखने के विकल्प के साथ प्रदर्शित किया जाता है। खोज हमेशा श्रेणियों को ठीक से निर्दिष्ट नहीं करती है—आप देख सकते हैं कि मेरे डिज़्नी^(Disney) एल्बम के गीतों को दस्तावेज़ों^(Documents) के रूप में सूचीबद्ध किया गया है— लेकिन इसमें वह सब कुछ मिलता है जिसे अनुक्रमित किया गया है जिसमें शब्द शामिल है। चूंकि खोज-परिणाम विंडो में उपलब्ध स्थान सीमित है, आप बाकी को देखने के लिए प्रत्येक श्रेणी के नाम पर क्लिक करके उसका विस्तार कर सकते हैं।

तो अब अगर मैं अपनी और अपनी बिल्ली की तस्वीर देखना चाहता हूं, या एक गाना सुनना चाहता हूं, या एक ई-बुक पढ़ना चाहता हूं, तो मुझे बस क्लिक करना है और यह हो गया है।

अन्य स्थानों में अन्य खोजें

जैसा कि आपने देखा, नियंत्रण कक्ष^{(Control Panel)} का अपना खोज बॉक्स होता है। लेकिन यह अकेला नहीं है। अन्य विंडोज़^(Windows) एप्लिकेशन खोलें और आप उन सभी में खोज बॉक्स देखेंगे। और उन खोज बक्सों के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि वे संदर्भ के प्रति संवेदनशील होते हैं। अर्थात्, प्रत्येक व्यक्ति उस एप्लिकेशन की सीमाओं के भीतर खोज करता है जिसमें आपने अपना खोज शब्द टाइप किया है—जैसा कि हमने कंट्रोल पैनल^{(Control Panel)} के साथ किया था ।

यहाँ मेरे कंप्यूटर पर Windows Explorer से खोज बॉक्स है । आपका^(Yours) शायद अलग दिखाई देगा, क्योंकि मैंने डिफ़ॉल्ट रूप से मुझे अपना सी:^(C:) ड्राइव दिखाने के लिए विंडोज एक्सप्लोरर को संशोधित किया है।^{(Windows Explorer)}

आप शायद पहले से ही इंटरनेट एक्सप्लोरर^{(Internet Explorer)} में खोज बॉक्स से परिचित हैं , जो यूआरएल^(URL) बार में दिखाई देता है, जिससे आप केवल अपने शब्दों को टाइप करके प्रत्येक व्यक्तिगत वेब साइट की खोज कर सकते हैं।

खोजो और तुम पाओगे

खोज^(Search) से परिचित होने का सबसे अच्छा तरीका बस इसे आज़माना है। यदि आप देखते हैं कि खोज^(Search) उन फाइलों को प्रदर्शित नहीं कर रहा है जिन्हें आप जानते हैं, तो अपने इंडेक्स^(Index) को वैयक्तिकृत करने के लिए समय निकालें । ऐसा करने से खोज^(Search) अधिक स्मार्ट हो जाएगी, जिससे आप अपनी जानकारी को ताना गति से प्राप्त कर सकते हैं। "Computer!" कहने में सक्षम होने की स्थिति में नहीं हैं । जैसे कैप्टन किर्क^{(Captain Kirk)} ने किया और हम जो चाहते हैं उसे प्राप्त करें, लेकिन यह बहुत करीब आता है।

How to Use Search in Windows 7 and Customize the Search Index

Once upon a time there was a program called Lotus Magellan that made indexing and searching a hard drive astonishingly easy. You did have to tell it to build an index, but once you did that, all you had to do was type in your search term, and Magellan would go through the index, find all the files containing your search term, and display them to you in a window. You could also save your searches so those files would be immediately accessible again.

So what, you say? What's that got to do with anything? Well, believe it or not, with Windows Vista Microsoft finally began giving Windows users the same search skills that Magellan gave the DOS users decades before—and much more. Windows XP had Search, but it was slower and much less sophisticated. And Windows 7 has added improvements to Windows Vista and Windows XP. Let's take a look at Search, and see what you can do with this whizbang tool.

Before the Search, the Index - What Is It? What Does It Do?

I'm going to take a moment to discuss the Index, because most people will want to modify it to be sure it is personalized to fit their needs.

So what exactly is this mysterious index from which Search finds its results? Those of us who used Windows XP remember the indexing process as something that ran in the background and often slowed the computer down so much that many of us turned it off. Windows 7's indexing runs in the background too, but so smoothly that unless the computer's resources are already pushed to the max, most people will not even notice when it runs.

By default, the Index is created from all the common Windows 7 file locations like My Documents and your Libraries. If you have created your own file and folder structure, you will want to tell Windows to index those folders as well (it's not done automatically). Go to the Control Panel, which, as you'll notice, has its own search box (I'll talk more about these search boxes in a bit). Type indexing options into the box (you probably won't even have to finish typing before the results turn up).

Here you see the default index locations for my computer (I have edited out the personalized folders for the sake of clarity).

If you want to add your own folders to the index, click Modify. You'll be shown a list of locations and you can expand any drive and choose any folder.

If there are locations you don't need indexed (for example, I don't actively use Windows Sticky Notes) you can un-check them. When you're done, click OK, and from then on your index will be personalized for you.

For more information on the Index, see this article from the Microsoft web site. Improve Windows searches using the index: frequently asked questions.

Starting Your Search with the Start Menu

Most people immediately notice the Search box in the Start Menu, and learn to type into it to find the programs and files that they want. For people changing over from Windows XP, this takes a little getting used to (especially for those of us who spent quite a while optimizing our Start Menu) but the many advantages quickly become apparent. No more clicking through endless layers of menus to find what you want, or spending time moving things around in the Start Menu so they make some kind of sense. Just type, click, and go. The magnifying glass is the universal icon for "search."

When you type in a term, Search sorts the results by categories. If there are programs that contain the term, they'll be displayed first. Here, I've picked a search term that I knew would display a lot of results, although none of them are programs. As you can see, each type of file is sorted into its category, and a few files are displayed with the option to see more. Search doesn't always assign the categories properly—you can see that the songs in my Disney album are listed as Documents—but it does find everything that has been indexed that contained the term. Since the space available in the search-results window is limited, you can click on each category's name to expand it to see the rest.

So now if I want to see a photo of me and my cat, or listen to a song, or read an e-book, all I have to do is click and it's done.

Other Searches in Other Places

As you've seen, the Control Panel has its own search box. But it's not alone. Open up the other Windows applications and you'll see search boxes in all of them. And the great thing about those search boxes is that they are context sensitive. That is, each one searches within the boundaries of the application in which you've typed your search term—as we did with the Control Panel.

Here is the search box from Windows Explorer on my computer. Yours will probably look different, because I modified Windows Explorer to show me my C: drive by default.

You're probably already familiar with the search box in Internet Explorer, which shows up in the URL bar, allowing you to do a search of each individual web site by just typing in your terms.

Seek and you will find

The best way to become familiar with Search is just to try it out. If you see that Search is not displaying files that you know are there, take the time to personalize your Index. Doing that will make Search smarter, so you can get your information at warp speed. We're not quite to the point of being able to say "Computer!" like Captain Kirk did and get what we want, but this comes pretty darn close.

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