दुनिया भर में कार्यालय^(Office) के कर्मचारियों ने पिछले 15 या इतने महीनों में काम करने के तरीके में काफी बदलाव का अनुभव किया है। लगभग^(Almost) रातोंरात, वैश्विक महामारी^{(global pandemic)} ने नियोक्ताओं को एक दूरस्थ कार्यबल के लिए धुरी बनाने के लिए मजबूर किया। और अब जबकि कुछ लोग अपने कार्यालयों में लौट रहे हैं जबकि अन्य दूर से काम करना जारी रखते हैं, लचीली कार्य व्यवस्था का समर्थन करने के लिए नए उपकरणों की आवश्यकता है।

सॉफ़्टवेयर कंपनियां दूरस्थ रूप^{(collaborate remotely)} से और हाइब्रिड मीटिंग स्थितियों में सहयोग करने के लिए लगातार नए और बेहतर तरीके पेश कर रही हैं। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट ने हाल ही में ^(Microsoft)विंडोज 10 के लिए अपने ^{(Windows 10)}व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) ऐप का एक अपडेटेड वर्जन जारी किया है । यह एक ताज़ा यूजर इंटरफेस और कुछ नई सुविधाओं के साथ आता है। हम आपको दिखाएंगे कि आधुनिक व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) ऐप को कैसे ढूंढें और इंस्टॉल करें और इसका उपयोग करने के लिए आपको कुछ टिप्स देंगे।

नया व्हाइटबोर्ड ऐप कैसे प्राप्त करें

नया व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) ऐप माइक्रोसॉफ्ट स्टोर^{(Microsoft Store)} के माध्यम से उपलब्ध है । अगर आपके संगठन ने स्टोर^(Store) तक पहुंच प्रतिबंधित कर दी है, तो नए व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) ऐप तक पहुंच प्राप्त करने के बारे में अपनी आईटी टीम से बात करें। यदि आपके पास पहुँच है, तो वेब ब्राउज़र में Microsoft Store पर जाएँ और ^{(Microsoft Store)}व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) खोजें । फिर, Microsoft व्हाइटबोर्ड^{(Microsoft Whiteboard)} ऐप चुनें और इसे स्थापित करने के लिए निर्देशों का पालन करें।

वैकल्पिक रूप से, Windows खोज बॉक्स का उपयोग करें। ऐप्स^(Apps) टैब चुनें और व्हाइटबोर्ड खोजें^(whiteboard) । Microsoft Store में ऐप्स खोजें^{(Search for apps in the Microsoft Store)} चुनें , और स्टोर^(Store) अपनी विंडो में लॉन्च हो जाएगा।

आप खोज परिणामों में Microsoft व्हाइटबोर्ड^{(Microsoft Whiteboard)} ऐप देखेंगे । माइक्रोसॉफ्ट व्हाइटबोर्ड^{(Microsoft Whiteboard)} का चयन करें , और अपने विंडोज 10 मशीन पर ऐप इंस्टॉल करने के लिए चरणों का पालन करें।

यदि आप पहले से ही अपने Microsoft खाते में लॉग इन नहीं हैं, तो इस प्रक्रिया के दौरान किसी बिंदु पर, आपको एक निःशुल्क ^(Microsoft)Microsoft खाते या Microsoft 365 खाते से साइन इन करने का संकेत दिखाई देगा ।

व्हाइटबोर्ड ऐप का उपयोग कैसे करें

जब आप पहली बार व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) का उपयोग करते हैं , तो आप देखेंगे कि यह कैसा सफेद^(white) है। 

ऐप में ही चार मुख्य खंड हैं:

• नेविगेशन तीर। आपके द्वारा सहेजे गए सभी व्हाइटबोर्ड की सूची देखने के लिए इसे चुनें।
• व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) का ऊपरी-दायां कोना वह है जहां आप एक सहयोगी जोड़ सकते हैं, अपने Microsoft खाते से साइन इन और आउट कर सकते हैं और व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) सेटिंग्स तक पहुंच सकते हैं।
• आपको ऐप के निचले भाग में एक टूलबार दिखाई देगा जहां आप टूल चुन सकते हैं। यह वह जगह भी है जहां आपको पूर्ववत^(undo) करें और फिर से करें^(redo) बटन मिलेंगे।
• मुख्य कार्यक्षेत्र। यह मुख्य सहयोग क्षेत्र है।

दूसरों^(Others) को अपने व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) पर कैसे आमंत्रित करें^(Invite)

पहली चीज़ जो आप शायद करना चाहेंगे, वह है किसी को अपने साथ सहयोग करने के लिए आमंत्रित करना। इस विशिष्ट व्हाइटबोर्ड के लिए एक लिंक बनाने के लिए किसी को आमंत्रित करें^{(Invite someone)} आइकन का चयन करें और वेब साझाकरण लिंक पर टॉगल करें। फिर आप उस लिंक को दूसरों के साथ शेयर कर सकते हैं। 

यदि आप एक व्यक्तिगत Microsoft खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आप उत्पन्न लिंक को अन्य व्यक्तिगत खातों के साथ साझा कर सकते हैं। यदि आप किसी संगठनात्मक खाते पर हैं, तो आप उसी संगठन के अन्य खातों के साथ साझा कर सकते हैं। 

आप अपने संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति के साथ सहयोग करने के लिए व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) का उपयोग नहीं कर सकते । ^{(cannot )}व्यक्तिगत Microsoft^{(Personal Microsoft)} खाता उपयोगकर्ताओं को इंस्टॉल किए गए ऐप का उपयोग करना चाहिए न कि ब्राउज़र संस्करण का। उम्मीद है^(Hopefully) , Microsoft सहयोग करना आसान बना देगा, चाहे आपके पास किसी भी प्रकार का खाता क्यों न हो।

माइक्रोसॉफ्ट व्हाइटबोर्ड टूल्स

व्हाइटबोर्ड^(Whiteboard) ऐप  के निचले भाग में टूलबार के माध्यम से पारंपरिक व्हाइटबोर्ड टूल हमेशा उपलब्ध होते हैं ।

आप चुन सकते हैं:

• कलम^(pen) । _ इस टूल से सीधे व्हाइटबोर्ड पर लिखें । ^(Write)पेन का रंग चुनकर इसे कस्टमाइज़ करें। आपको एक हाइलाइटर, एक इरेज़र, एक रूलर और एक लैस्सो टूल भी दिखाई देगा। 

• रूलर^(ruler) मददगार हो सकता है , लेकिन आप निश्चित रूप से जानना चाहेंगे कि इसे कैसे घुमाना है, और यह तुरंत स्पष्ट नहीं है कि यह कैसे करना है। रूलर का चयन करें, Alt कुंजी दबाए रखें, और फिर रूलर को घुमाने के लिए या तो अपने माउस पर स्क्रॉल व्हील या अपने कीबोर्ड पर तीर कुंजियों का उपयोग करें।

• टेक्स्ट^{(Add text )} या स्टिकी नोट^(note) जोड़ें । यदि आप पेन टूल से अजीब तरह से स्क्रॉल करने के बजाय टाइप करना चाहते हैं, तो इनमें से किसी एक टूल का चयन करें। सीधे बोर्ड में टेक्स्ट जोड़ने के लिए (बनाम स्टिकी नोट पर), व्हाइटबोर्ड पर क्लिक करें और टाइप करना शुरू करें। 

सभी का चयन करने^{(select all)} और पेस्ट^(paste) करने के लिए एक्सेस बटन पर राइट-क्लिक करें । जब आप अपने द्वारा लिखे गए पाठ का चयन करते हैं, तो आपको प्रतिलिपि बनाने^(copy) , चिपकाने^(paste) , काटने^(cut) और हटाने^(delete) के लिए उपकरणों तक पहुंच प्राप्त होगी । टेक्स्ट और स्टिकी नोट्स^{(sticky notes)} दोनों के लिए टेक्स्ट का आकार समायोजित करने के लिए , निचले-दाएं कोने को खींचकर बॉक्स का आकार बदलें।

• व्हाइटबोर्ड में एक छवि जोड़ने के लिए, या तो बोर्ड पर राइट-क्लिक करें और छवि जोड़ें^{(Add image)} बटन का चयन करें या नीचे टूलबार पर  छवि मेनू बटन चुनें।^{(Image menu)}

यदि आप छवि मेनू का चयन करते हैं, तो आप ^{(Image menu)}लाइब्रेरी छवि^{(Library image)} , बिंग छवि^{(Bing image)} या कैमरा^(Camera) चुन सकते हैं ।

• कई विकल्प प्राप्त करने के लिए टूलबार पर सम्मिलित करें मेनू^{(Insert menu)} बटन का चयन करें। एक साथ कई स्टिकी नोट डालने के लिए नोट ग्रिड^{(Note grid)} चुनें । सूची^(List) आपके सहयोगियों के लिए सूची में एक प्रविष्टि पसंद करने के विकल्पों के साथ एक बुलेटेड सूची शुरू करेगी। 

आप PDF^(PDFs) और Word या PowerPoint फ़ाइलों जैसे दस्तावेज़ भी सम्मिलित कर सकते हैं । आपको यह तय करने के लिए प्रेरित किया जाएगा कि आप संपूर्ण दस्तावेज़ या चयनित पृष्ठ सम्मिलित करना चाहते हैं या नहीं। 

टेम्पलेट सम्मिलित करना

टूलबार में सम्मिलित करें मेनू^{(Insert menu)} के अंदर छिपे हुए टेम्पलेट हैं—यकीनन Microsoft व्हाइटबोर्ड^{(Microsoft Whiteboard)} की सबसे अच्छी विशेषता । यहां कुछ बेहतरीन टेम्प्लेट दिए गए हैं जिन्हें आप चुन सकते हैं।

• विचारों पर नज़र रखने में आपकी मदद करने के लिए विचार - मंथन^{(Brainstorming)} टेम्प्लेट व्हाइटबोर्ड में कई घटक जोड़ता है। इसमें विचार-मंथन के नियम, एक एजेंडा, एक अनुवर्ती सूची और एक नोट ग्रिड शामिल हैं।

• कानबन टेम्प्लेट ^(Kanban)आपके काम की कल्पना^{(visualize your work)} करने के लिए नोट ग्रिड सम्मिलित करता है ।

• पूर्वव्यापी^{(Retrospective)} टेम्प्लेट आपको और आपकी टीम को आपके हाल के काम का आकलन करने और भविष्य में अधिक सफलता की योजना बनाने में मदद करता है ।

• प्रभावी मीटिंग^{(Effective Meeting)} टेम्प्लेट आपको बाद में चर्चा करने के लिए विषयों पर नज़र रखने के लिए एक एजेंडा, एक अनुवर्ती सूची और एक पार्किंग स्थल देता है।

• अपनी टीम की ताकत, कमजोरियों, अवसरों और खतरों का चार्ट बनाने के लिए SWOT विश्लेषण^{(SWOT Analysis)} टेम्पलेट का उपयोग करें ।

• प्रोजेक्ट प्लानिंग^{(Project Planning )} टेम्प्लेट आपकी परियोजना के उद्देश्यों, प्रमुख डिलिवरेबल्स, हितधारकों और जोखिमों को सूचीबद्ध करने में मदद करता है, साथ ही उन चीजों के साथ जो परियोजना के दायरे से बाहर हैं ।

• यदि आप समस्या समाधान^{(Problem Solving)} मोड में हैं, तो उसके लिए एक टेम्पलेट है। यह आपसे पूछता है, "क्या हुआ? यह क्यों होता है? क्या होना चाहिए?" और "हम इसे फिर से होने से कैसे रोक सकते हैं?"

• उत्पाद डेवलपर्स के लिए, सहानुभूति मानचित्र^{(Empathy Map)} उपयोगकर्ता अनुभव के बारे में सोचने के लिए उपयोगी है। 

• अंत में, अपने उत्पाद या सेवा के लिए दर्शकों के बारे में डेटा व्यवस्थित करने के लिए पर्सोना बिल्डर टेम्पलेट का उपयोग करने का प्रयास करें।^{(Persona Builder)}

इतना सहज नहीं, लेकिन उपयोगी

Microsoft व्हाइटबोर्ड^{(Microsoft Whiteboard)} ऐप्स में सबसे सहज नहीं है, और इसका उपयोग करते समय हमें कुछ गड़बड़ियों का सामना करना पड़ा। इतना कहने के बाद, एक बार जब आप इन और बाहरी चीजों को सीख लेते हैं, तो आप इसकी सभी विशेषताओं का लाभ उठाने के लिए तैयार हो जाएंगे।

How to Use the Windows 10 Whiteboard App

Office workers aсross the globe have expеrienced stark changes to the way theу work over the last 15 or so months. Almost overnight, the global pandemic forced employers to pivot to a remote workforce. And now that some people are returning to their offices while others continue to work remotely, new tools are needed to support flexible work arrangements.

Software companies have been steadily rolling out new and improved ways to collaborate remotely and in hybrid meeting situations. For example, Microsoft recently released an updated version of its Whiteboard app for Windows 10. It comes with a refreshed user interface and some new features. We’ll show you how to find and install the modernized Whiteboard app and give you a few tips for using it.

How to Get the New Whiteboard App

The new Whiteboard app is available through the Microsoft Store. If your organization has restricted access to the Store, talk to your IT team about getting access to the new Whiteboard app. If you do have access, visit the Microsoft Store in a web browser and search for Whiteboard. Then, select the Microsoft Whiteboard app and follow the instructions to install it.

Alternatively, use the Windows search box. Select the Apps tab and search for whiteboard. Select Search for apps in the Microsoft Store, and the Store will launch in its window.

You’ll see the Microsoft Whiteboard app in the search results. Select Microsoft Whiteboard, and follow the steps to install the app on your Windows 10 machine.

If you’re not already logged into your Microsoft account, at some point during this process, you will see a prompt to sign in with either a free Microsoft account or a Microsoft 365 account.

How to Use the Whiteboard App

The first time you use Whiteboard, you’ll notice how, um, white it is. 

The app itself has four main sections:

• The navigation arrow. Select this to view a list of all the whiteboards you’ve saved.
• The top-right corner of Whiteboard is where you can add a collaborator, sign in and out of your Microsoft account, and access Whiteboard settings.
• You’ll see a toolbar at the bottom of the app where you can choose tools. This is also where you’ll find the undo and redo buttons.
• The main workspace. This is the main collaboration area.

How to Invite Others to Your Whiteboard

The first thing you’ll probably want to do is invite someone to collaborate with you. Select the Invite someone icon and toggle on the web sharing link to create a link to this specific whiteboard. Then you can share that link with others. 

If you are using a personal Microsoft account, you can share the generated link with other personal accounts. If you’re on an organizational account, you can share with other accounts in the same organization. 

You cannot use Whiteboard to collaborate with someone from outside your organization. Personal Microsoft account users must use the installed app and not the browser version. Hopefully, Microsoft will make it easier to collaborate no matter which type of account you have.

Microsoft Whiteboard Tools

The traditional whiteboard tools are always available via the toolbar at the bottom of the Whiteboard app. 

You can select:

• The pen. Write directly on the whiteboard with this tool. Customize it by choosing the pen’s color. You’ll also see a highlighter, an eraser, a ruler, and a lasso tool. 

• The ruler can be helpful, but you’ll definitely want to know how to rotate it, and it’s not immediately obvious how to do that. Select the ruler, hold down the Alt key, and then use either the scroll wheel on your mouse or the arrow keys on your keyboard to rotate the ruler.

• Add text or a sticky note. If you’d rather type than awkwardly scrawl with the pen tool, select one of these tools. To add text directly to the board (vs. on a sticky note), click on the whiteboard and begin typing. 

Right-click to access buttons to select all and paste. When you select text you’ve typed, you’ll get access to tools to copy, paste, cut, and delete. To adjust the text size for both text and sticky notes, resize the box by dragging the bottom-right corner.

• To add an image to the whiteboard, either right-click on the board and select the Add image button or choose the Image menu button on the toolbar at the bottom. 

If you select Image menu, you can choose Library image, Bing image, or Camera.

• Select the Insert menu button on the toolbar to get several options. Choose Note grid to insert several sticky notes all at once. List will start a bulleted list with options for your collaborators to like an entry in the list. 

You can also insert documents like PDFs and Word or PowerPoint files. You’ll be prompted to decide whether you want to insert the whole document or selected pages. 

Inserting Templates

Hidden inside the Insert menu in the toolbar are templates—arguably the coolest feature of Microsoft Whiteboard. Here are some of the best templates you can choose from.

• The Brainstorming template adds several components to the whiteboard to help you keep track of ideas. It includes rules for brainstorming, an agenda, a follow-up list, and a note grid.

• The Kanban template inserts note grids to visualize your work.

• The Retrospective template helps you and your team assess your recent work and how to plan for greater success in the future.

• The Effective Meeting template gives you an agenda, a follow-up list, and a parking lot to keep track of topics to discuss later.

• Use the SWOT Analysis template to chart your team’s strengths, weaknesses, opportunities, and threats.

• The Project Planning template helps you list your project’s objectives, key deliverables, stakeholders, and risks, along with things that are out of the project scope.

• If you’re in Problem Solving mode, there’s a template for that. It asks you, “What happened? Why did it happen? What should happen?” and “How do we keep it from happening again?”

• For product developers, the Empathy Map is useful for thinking about the user experience. 

• Lastly, try using the Persona Builder template to organize data about the audience for your product or service.

Not So Intuitive, But Useful

Microsoft Whiteboard isn’t the most intuitive of apps, and we encountered a few glitches while using it. Having said that, once you learn the ins and outs, you’ll be positioned to take advantage of all its features.

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