दुनिया भर में कई फर्मों को अपने कर्मचारियों को घर से काम करने की सुविधा देने में कोई आपत्ति नहीं है, जो जरूरी नहीं कि कार्यालय में हों। इस संबंध में, कुछ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शिष्टाचार^{(video conferencing etiquette)} से अवगत होना महत्वपूर्ण हो जाता है ।

जबकि कंपनियां निर्बाध जुड़ाव को सक्षम करने के लिए टेलीप्रेजेंस और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग मोड का लाभ उठा रही हैं, यहां कुछ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शिष्टाचार, टिप्स और नियम हैं जिन्हें आपको एक स्थायी प्रभाव बनाने के लिए अपनाना चाहिए।

पढ़ें^(Read) : कैसे सेट अप करें और Microsoft Teams मीटिंग में शामिल हों^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} ।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग शिष्टाचार गाइड

एक वीडियो कॉन्फ्रेंस में, आपको एक स्थायी छाप बनाने के लिए व्यक्तिगत रूप से सभी से मिलने का मौका नहीं मिलता है। तो, संदर्भ मार्गदर्शिका के रूप में इन वांछित शिष्टाचारों का पालन करें।

1. मीटिंग एजेंडा पहले से तय करें
2. पृष्ठभूमि सेट करें
3. बैठक के लिए तैयार हो जाओ
4. समय के पाबंद रहें
5. अपनी डेस्क को साफ रखें
6. अपने दर्शकों को जानें
7. दस्तावेज़ प्रासंगिक बिंदु
8. एक नोट लेने वाला असाइन करें
9. अन्य उपस्थित लोगों के प्रति विनम्र रहें
10. उपयोग में न होने पर माइक्रोफ़ोन को म्यूट रखें

अच्छा वीडियो कॉन्फ्रेंस कॉल शिष्टाचार आपके आत्मविश्वास को मजबूत करने और आपके संचार कौशल को बढ़ाने में आपकी मदद कर सकता है।

1] मीटिंग एजेंडा पहले से तय करें^(Decide)

प्रभावी वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए एक आवश्यक अभ्यास है कि बैठक का आयोजन तभी किया जाए जब आप चर्चा के विषय को पूरी तरह से समझ लें। जैसे, यदि आप वर्चुअल मीटिंग का आयोजन कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागियों को इसके बारे में पहले से कुछ जानकारी है। कम से कम दो रिमाइंडर भेजना सुरक्षित माना जाता है,

• बैठक से एक दिन पहले
• बैठक शुरू होने के एक घंटे पहले

यह प्रतिभागियों को बैठक के लिए तैयार होने में मदद करता है ताकि वे सावधान रहें और शिष्टाचार से जूझें नहीं।

2] पृष्ठभूमि सेट करें

छाया से बचने के लिए पृष्ठभूमि में बिजली की उचित स्थिति होना अधिक महत्वपूर्ण है। इसी तरह, यदि आपके पीछे सीधे धूप वाली खिड़की है, तो बिजली को कम करने के लिए अंधे को खींचे। इसके अलावा, व्याकुलता से बचने के लिए एक साफ दीवार या पर्दा एक अव्यवस्थित कार्यालय या अजीब कलाकृति से बेहतर है।

ध्यान रखें, जिस व्यक्ति के साथ आप वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कर रहे हैं, वह विचलित न हो। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप कॉल करने से पहले जांच लें कि वे क्या देखते हैं। आपकी पृष्ठभूमि में क्या है और दूसरे इसे कैसे देख सकते हैं, इस बारे में बहुत अधिक चिंता करने से तनाव बढ़ सकता है जो काम के रास्ते में आ सकता है।

पढ़ें^(Read) : माइक्रोसॉफ्ट टीम्स मीटिंग में बैकग्राउंड को ब्लर कैसे करें^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} ।

3] बैठक के लिए तैयार हो जाओ

^(Sit)सीधे कैमरे के सामने बैठ जाएं और अपने चेहरे पर मुस्कान लाएं। जब आप बोलते हैं तो प्राकृतिक इशारों का प्रयोग करें और साइड बातचीत को सीमित करने का प्रयास करें। ^(Use)माइक्रोफ़ोन या माइक्रोफ़ोन के पास सरसराहट वाले कागज़ों पर टैप करने से बचें । ^(Avoid)साथ ही, जितना हो सके अपनी हरकतों को कम से कम रखें।

4] समय पर रहें

बहुत से लोग आदतन देर से आते हैं, इसलिए समय पर होना मायने रखता है। वास्तव में, यह किसी भी मीटिंग, वीडियो या अन्य के साथ बने रहने के लिए एक मानक होना चाहिए। क्योंकि, जब आप एक शारीरिक बैठक से दूर हो सकते हैं, तो वीडियो कॉन्फ्रेंस में बचने का कोई रास्ता नहीं है।

5] अपनी डेस्क को साफ रखें

आपका वर्किंग डेस्क गन्दा या अव्यवस्थित नहीं दिखना चाहिए। ऐसे में जरूरी है कि आपके और कैमरे के बीच कुछ भी न हो। अपने डेस्क से कागजों, स्टिकी नोट्स और अन्य स्टेशनरी वस्तुओं के ढेर को खो दें। आप अपने विंडोज^(Windows) डेस्कटॉप को भी साफ रखना चाह सकते हैं । यदि आपको आवश्यकता महसूस हो तो डेस्कटॉप आइकन छुपाएं^{(Hide desktop icons)} विकल्प का उपयोग करें ।

6] अपने दर्शकों को जानें

आप वीडियो कॉन्फ्रेंस के माध्यम से स्कूल ड्रेस कोड लागू नहीं कर सकते हैं, यानी दर्शकों के आधार पर, आपका पहनावा आमतौर पर शांत औपचारिक से लेकर सर्वथा आकस्मिक तक भिन्न हो सकता है। हम आपको हल्के पेस्टल और म्यूट रंगों के साथ जाने की सलाह देंगे जो स्क्रीन पर सबसे अच्छे लगते हैं।

7] दस्तावेज़ प्रासंगिक बिंदु

दूरस्थ बैठकों का उचित^(Proper) दस्तावेजीकरण आवश्यकता पड़ने पर विवरणों को कुशलता से वापस बुलाने की अनुमति देता है। इसके अलावा, यह टीम के अन्य सदस्यों की मदद कर सकता है जो बैठक में शामिल नहीं हो सके ताकि गति के लिए बने रहें।

8] एक नोट लेने वाला असाइन करें

महत्वपूर्ण बिंदुओं को लिखने के लिए हमेशा नोटपैड रखना एक अच्छा सामान्य बैठक अभ्यास माना जाता है। वर्चुअल होने पर यह अभ्यास और भी महत्वपूर्ण हो जाता है। इसलिए, बैठक में सब कुछ दस्तावेज करने के लिए एक नोट-टेकर को असाइन करें जैसा कि होता है। यह बारीकियों को जोड़ता है और अगर कोई चर्चा की गई बातों पर फिर से विचार करना चाहता है, तो वह आसानी से वहां पहुंच सकता है।

9] अन्य उपस्थित लोगों के प्रति विनम्र रहें

यदि आप आयोजक हैं या जिसने वीडियो कॉन्फ्रेंस की व्यवस्था की है, तो अपने कंप्यूटर में लॉग इन करें और निर्धारित समय से कुछ मिनट पहले मीटिंग के लिए तैयार रहें। यह पहला सबक होना चाहिए।

दूसरा, बोलने से पहले अपना परिचय देकर शुरुआत करें ताकि सभी प्रतिभागी आपको जान सकें और आपके नाम से आपको संबोधित करने के लिए आगे बढ़ सकें।

पढ़ें^(Read) : वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कॉल पर अपना सर्वश्रेष्ठ कैसे दिखें^{(How to look your best on a video conferencing call)} ।

10] उपयोग में न होने पर माइक्रोफ़ोन को म्यूट रखें^(Keep)

भले ही आप बोल नहीं रहे हों और आपको लगता हो कि आप चुप हैं, अधिकांश माइक्रोफ़ोन खाँसी, छींक या टाइपिंग जैसी मामूली पृष्ठभूमि की आवाज़ें उठा सकते हैं। ये ध्वनियाँ अन्य वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग प्रतिभागियों को आसानी से विचलित कर सकती हैं या झुंझलाहट का कारण बन सकती हैं। इसलिए, ब्रेक लेने और मीटिंग के दौरान बाहर जाने से पहले माइक्रोफ़ोन को म्यूट कर दें।

हमें और कुछ का उल्लेख करना चाहिए था?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind еxtending the facility of work-from-homе to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this connection, it becomes important to be аware of certaіn video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• विंडोज़ पर डब्ल्यूएएमपी का उपयोग करके ड्रूपल कैसे स्थापित करें

• विंडोज, आईओएस, एंड्रॉइड के लिए सर्वश्रेष्ठ सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर बिटकॉइन वॉलेट

• विंडोज पीसी पर इंटरनेट रेडियो स्टेशन फ्री में सेट करें

• Windows 10 पर TeamViewer में फिक्स पार्टनर राउटर त्रुटि से कनेक्ट नहीं हुआ

• नासा की आंखें अंतरिक्ष यात्रियों की तरह ब्रह्मांड का पता लगाने में आपकी मदद करती हैं

• एसएमएस आयोजक: मशीन लर्निंग द्वारा संचालित एसएमएस आवेदन

• विंडोज 11/10 में स्व-हस्ताक्षरित एसएसएल प्रमाणपत्र कैसे बनाएं

• ड्रॉपबॉक्स से फ़ाइलें डाउनलोड करते समय ज़िप फ़ाइल बहुत बड़ी त्रुटि है

• NFT का क्या अर्थ है और NFT Digital Art कैसे बनाएं?

• Microsoft पहचान प्रबंधक: सुविधाएँ, डाउनलोड करें

• ई-अपशिष्ट प्रबंधन, पुनर्चक्रण, निपटान, तथ्य, समस्याएं, समाधान

• विंडोज पीसी में इनविटेशन कार्ड कैसे बनाएं

• अपना लास्टपास अकाउंट कैसे डिलीट करें

• डेटा एनालिटिक्स क्या है और इसका उपयोग किस लिए किया जाता है

• नौ नॉस्टैल्जिक टेक साउंड्स जो आपने शायद वर्षों में नहीं सुने होंगे

• वर्चुअल क्रेडिट कार्ड क्या हैं और आप उन्हें कैसे और कहां से प्राप्त करते हैं?

• वह खाता किसी मिक्सर खाते से लिंक नहीं है

• Seedr . का उपयोग करके चुंबक लिंक को सीधे डाउनलोड लिंक में बदलें

• ऑनलाइन खरीदने के लिए सर्वश्रेष्ठ लैपटॉप टेबल

• डिस्कस कमेंट बॉक्स किसी वेबसाइट के लिए लोड या प्रदर्शित नहीं हो रहा है