Todoist सबसे कार्यात्मक ऑनलाइन टू-डू सेवाओं में से एक है जो आपको अपने सीमित समय के साथ यथासंभव उत्पादक बनने की अनुमति देती है। 

जबकि हमने पहले टोडोइस्ट का उपयोग करने के साथ-साथ गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) पद्धति के^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} बारे में चर्चा की है , बहुत से लोगों को यह एहसास नहीं है कि टोडिस्ट^(Todoist) आपको कानबन^(Kanban) बोर्ड का उपयोग करके अपनी सूची तैयार करने देता है। 

इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि टोडोइस्ट में कानबन ^(Todoist)बोर्ड^(Kanban) का उपयोग कैसे करें, और यह आपके समय प्रबंधन^{(time management)} और उत्पादकता को और कैसे बढ़ा सकता है ।

Todoist . में कानबन बोर्डों का उपयोग कैसे करें

यदि आपने पहले ट्रेलो का उपयोग किया^{(used Trello before)} है , तो आप जानते हैं कि कानबन "^{(Kanban “)} सूचियाँ" दृष्टिकोण कितना उपयोगी है। यह आपको किसी परियोजना के प्रत्येक चरण या प्रक्रिया को अलग-अलग सूचियों में रखने देता है। फिर, आप उस वर्कफ़्लो से आइटम को पूरी प्रक्रिया में स्लाइड कर सकते हैं क्योंकि आइटम पर प्रत्येक कार्य पूरा हो जाता है।

Todoist में प्रत्येक प्रोजेक्ट उस लेआउट स्वरूप का उपयोग करता है जिसे आप पहली बार प्रोजेक्ट बनाते समय चुनते हैं। यदि आपने कुछ समय के लिए टोडोइस्ट^(Todoist) का उपयोग किया है तो डिफ़ॉल्ट वह सूची प्रारूप है जिसका आप शायद उपयोग कर रहे हैं ।

अपना पहला कानबन^(Kanban) बोर्ड बनाने के लिए, आपको एक नया प्रोजेक्ट बनाना होगा। बाएं मेनू में  प्रोजेक्ट्स^(Projects) के आगे , प्लस आइकन चुनें।

प्रोजेक्ट जोड़ें^{(Add project)} संवाद बॉक्स में, नाम और रंग सेट करने के बाद, बस दृश्य को^(View) बोर्ड में^(Board) बदलें । जोड़ें^(Add) चुनें .

यह बाएं मेनू में नया प्रोजेक्ट बनाएगा। लेकिन अब, सूची प्रारूप का उपयोग करने के बजाय, आप देखेंगे कि परियोजना को कानबन^(Kanban) बोर्ड प्रारूप का उपयोग करके तैयार किया गया है।

सबसे पहले, यह एक बोर्ड की तरह नहीं दिखेगा, क्योंकि आपको "सेक्शन" को परिभाषित करके इसे बनाने की आवश्यकता होगी। 

इससे पहले कि आप ऐसा करना शुरू करें, अपने प्रोजेक्ट में वर्कफ़्लो या "स्टेप्स" में कुछ विचार करना महत्वपूर्ण है।

अपने प्रोजेक्ट के कानबन बोर्ड को कैसे तैयार करें^{(Kanban Board)}

अपनी परियोजना योजना पर कुछ विचार करें। या, अगर आपने घर में किसी प्रोजेक्ट के लिए यह नया कानबन^(Kanban) बोर्ड बनाया है, तो उन चरणों के बारे में सोचें, जिन्हें आपको अपने प्रोजेक्ट के शुरू से अंत तक पूरा करना होगा।

इस उदाहरण में, हम एक नया वेबसाइट व्यवसाय बनाने के लिए एक बोर्ड बनाने जा रहे हैं। उस प्रोजेक्ट के बड़े चरणों पर विचार करते हुए, हम उनमें से प्रत्येक चरण के लिए अनुभाग बनाएंगे।

• वेबसाइट बनाने के^{(building the website)} लिए खाते और संसाधन तैयार करना
• संपूर्ण वेबसाइट डिजाइन प्रक्रिया
• व्यवसाय वित्त और ऑनलाइन दुकान स्थापित करना
• मार्केटिंग और विज्ञापन तैयार करना
• वेबसाइट का शुभारंभ

अपनी परियोजना के इन प्रमुख चरणों को ध्यान में रखते हुए, प्रत्येक अनुभाग को कुछ वर्णनात्मक नाम दें।

^(Fill)प्रत्येक अनुभाग के अंतर्गत शीर्षक फ़ील्ड भरें और अनुभाग जोड़ें^{(Add section)} चुनें . 

अपनी परियोजना के प्रत्येक चरण या प्रमुख क्षेत्र के लिए इसे जारी रखें। इन्हें परियोजना में वास्तविक कदम होने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन उनमें सभी प्रमुख फोकस क्षेत्रों को कुछ तार्किक तरीके से शामिल करना चाहिए जो आपके लिए समझ में आता है।

एक बार जब आप काम पूरा कर लेते हैं, तो टोडिस्ट^(Todoist) में आपका खाली कानबन^(Kanban) बोर्ड नीचे जैसा दिखना चाहिए।

अब समय आ गया है कि आप अपने बोर्ड को अपनी परियोजना योजना में छोटी वस्तुओं से भरें। इन्हें उप-परियोजनाओं के रूप में सोचें जो प्रमुख मील के पत्थर को पैकेज करती हैं। 

इसे किसी अनुभाग के अंतर्गत जोड़ने के लिए, बस उस उप-प्रोजेक्ट कार्ड को जोड़ने के लिए कार्य जोड़ें चुनें।^{(Add task)}

आपको अभी तक कोई विवरण जोड़ने की आवश्यकता नहीं है। अभी, आप केवल परियोजना और प्रमुख चरणों की रूपरेखा तैयार कर रहे हैं। जैसे ही वे आएंगे, आप अतिरिक्त आइटम जोड़ सकेंगे। आप बाद में इनमें से प्रत्येक के लिए उप-सूचियाँ और अनुसूचियाँ भी जोड़ सकेंगे।

जैसे ही आप प्रत्येक का नामकरण समाप्त कर लें, बस कार्य जोड़ें^{(Add task)} चुनें । जब आप पूरा कर लें तो आपके पास एक प्रारंभिक बोर्ड होना चाहिए जिसमें आपकी संपूर्ण प्रारंभिक परियोजना योजना हो।

एक बार जब आप इन सभी उप-परियोजनाओं को स्थापित कर लेते हैं, तो आप उनमें से प्रत्येक में गोता लगाने और उन्हें और अधिक विशिष्ट कार्यों में विभाजित करने के लिए तैयार होते हैं।

Todoist Kanban बोर्ड कार्ड^{(Todoist Kanban Board Cards)} के साथ कार्य करना

यदि आप इनमें से प्रत्येक उप-प्रोजेक्ट कार्ड का चयन करते हैं, तो आपको वह सब कुछ दिखाई देगा जिसे आप इनकी योजना बनाने के लिए सेट कर सकते हैं।

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप इन्हें उप-कार्यों में नियोजित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उप-कार्य जोड़ें^{(Add sub-task)} चुनें ।

विवरण फ़ील्ड में कार्य लिखें। यदि आप कार्य को अपने कैलेंडर पर रखने के लिए तैयार हैं, तो शेड्यूल^(Schedule) का चयन करें , या आप इसे बाद में योजना बनाने के लिए छोड़ सकते हैं।

किसी भी टिप्पणी या नोट को जोड़ने के लिए कार्य के दाईं ओर स्थित टिप्पणी आइकन का चयन करें जो उस कार्य पर काम शुरू करने के बाद आपकी सहायता करेगा।

एक बार जब आप कार्य सेट कर लेते हैं, तो बस कार्य जोड़ें^{(Add task)} चुनें ।

एक बार जब आप सभी कार्यों को स्थापित कर लेते हैं, तो आपके पास अपनी उप-परियोजना बहुत अच्छी तरह से नियोजित होनी चाहिए।

किसी भी कार्य-संबंधित नोट या टिप्पणियों को आप शामिल करना चाहते हैं, जोड़ने के लिए टिप्पणियाँ^(Comments) टैब का चयन करें । ये संपूर्ण उप-परियोजना पर समग्र रूप से लागू होते हैं और किसी भी उप-कार्य पर नहीं।

यदि आप किसी टीम के साथ काम कर रहे हैं, तो गतिविधि^(Activity) टैब काम आता है क्योंकि आप देख सकते हैं कि कौन क्या और कब काम कर रहा है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, टोडोइस्ट कानबन^{(Todoist Kanban)} दृष्टिकोण आपको कम जगह और अधिक तार्किक प्रारूप में एक संपूर्ण परियोजना की योजना बनाने और व्यवस्थित करने देता है।

जीटीडी के लिए कानबन का उपयोग करना

समय प्रबंधन के लिए जीटीडी^(GTD) दृष्टिकोण के लिए कानबन^(Kanban) लेआउट का उपयोग करना एक आखिरी चीज है ।

इसके लिए Todoist Kanban^{(Todoist Kanban)} बोर्डों का उपयोग GTD वर्कफ़्लो के लिए विशेष रूप से तैयार किया गया है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आदर्श रूप से GTD में आपके पास निम्न समय-सीमा के लिए एक प्रोजेक्ट सेट अप होगा:

• लक्ष्य
• दिनचर्या
• लॉन्ग टर्म / ऑन होल्ड
• अगले महीने
• इस महीने
• अगले सप्ताह
• इस सप्ताह

आप सबसे दूर बाईं ओर इस सप्ताह^{(This Week)} के साथ टोडोइस्ट में एक ^(Todoist)कानबन^(Kanban) बोर्ड स्थापित कर सकते हैं , और फिर अन्य सभी समय सीमाएँ उसमें प्रवाहित हो सकती हैं। ये कुछ इस तरह दिखेगा।

अब, सही समय सीमा सूची के तहत कार्यों को जोड़ें, उन्हें दाएं से बाएं ले जाएं क्योंकि जब आप उन्हें अपने आप को सौंपने जा रहे हैं तो वे करीब आते हैं।

जब आप उन्हें इस सप्ताह^{(This Week)} में जोड़ते हैं, तब आप नियत तारीख निर्दिष्ट कर सकते हैं , और साप्ताहिक योजना के दौरान उस आइटम को अपने शेड्यूल में जोड़ सकते हैं। 

जैसा कि आप देख सकते हैं, टोडोइस्ट कानबन^{(Todoist Kanban)} बोर्ड कई चीजों के लिए उपयोगी हैं, और वे आपको आपकी पूरी योजना या शेड्यूल के बारे में अधिक समग्र दृष्टिकोण देते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप इसका उपयोग कैसे करना चाहते हैं, जीटीडी^(GTD) टाइम प्लानिंग, या प्रोजेक्ट प्लानिंग, कानबन^(Kanban) बोर्ड कोशिश करने लायक हैं।

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is one of the most functional online to-do services thаt allows you to be as productive as posѕible with your limited time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

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