Todoist GTD युक्तियाँ आपकी उत्पादकता बढ़ाने के लिए

चाहे आप एक अनुभवी गेटिंग थिंग्स डोन जीटीडी(Getting Things Done GTD) विशेषज्ञ हों, या आप अभी जीटीडी(GTD) प्रक्रिया के बारे में सीखना शुरू कर रहे हैं, टोडिस्ट आपके (Todoist)जीटीडी(GTD) वर्कफ़्लो का समर्थन करने के लिए अब तक का सबसे अच्छा टू-डू लिस्ट ऐप है ।

ऐसा क्यों है? इसकी विशेषताओं, लेआउट और इस तथ्य के साथ कई कारण हैं कि डिफ़ॉल्ट कार्यक्षमता स्वाभाविक रूप से GTD संरचना का समर्थन करती है जिसे आप इसके अंदर बनाएंगे।

यहां तक ​​​​कि अगर आपने कभी जीटीडी(GTD) के बारे में नहीं सुना है , तो निम्नलिखित में आपको आरंभ करने के लिए बुनियादी जीटीडी(GTD) युक्तियां शामिल होंगी, और आप ऐसा करने के लिए टोडोइस्ट(Todoist) का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

नोट(Note) : इस लेख में प्रयुक्त जीटीडी(GTD) का सटीक संस्करण कार्ल पुलिन(Carl Pullein) और उनकी योर डिजिटल लाइफ 3.0 ऑनलाइन क्लास(Your Digital Life 3.0 Online class) (जिसकी मैं अत्यधिक अनुशंसा करता हूं) द्वारा निर्धारित सिद्धांतों पर बनाया गया है। यह आलेख केवल उस प्रणाली के हिस्से के रूप में टोडोइस्ट का उपयोग करने का तरीका प्रदान करता है। (Todoist)ऐसे कई विवरण हैं जिन्हें इस लेख में शामिल करने के लिए हमारे पास जगह नहीं है।

हो रही थिंग्स डन (जीटीडी) क्या है?

चीजें(Things Done) हासिल करना सिद्धांत कुछ समय के लिए आसपास रहे हैं। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कोई सेट टूल या ऐप नहीं हैं, लेकिन किसी भी दृष्टिकोण के मूल मूल सिद्धांत अनिवार्य रूप से समान हैं।

जीटीडी(GTD) आपके दिमाग को उस हर चीज से खाली करने में मदद करता है जो पूरे दिन इसमें तैरती रहती है। यह आपके मस्तिष्क को लगातार विचलित होने के बजाय, आपके सामने कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करता है।

यह आपको व्यवस्थित रहने के लिए हर सप्ताह काम करने वाले चरणों की एक श्रृंखला देकर काम करता है। इन चरणों में शामिल हैं:

  • (Capturing)प्रत्येक विचार, कार्य, क्रिया आइटम, या साथ आने वाली नियुक्ति को कैप्चर करना। आप किसी मीटिंग के बीच में हो सकते हैं और आपका बॉस आपको एक एक्शन आइटम देता है। आप पार्क में टहल रहे होंगे और आपको उस किताब के लिए एक अच्छा विचार मिलेगा जिसे आप लिखना चाहते हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि कब, कहां, या कैसे - जब भी आप कुछ ऐसा सोचते हैं जो आपको करने की आवश्यकता है, तो आप उसे अपने "इनबॉक्स" में कैद कर लेंगे।
  • (Clarifying)उन विचारों को कार्यों में विभाजित करके, उन्हें प्राथमिकता देकर, और यदि आप जल्द ही उन पर काम करने के लिए तैयार हैं, तो उन्हें नियत तारीख देकर स्पष्ट करना।
  • (Organizing)कार्यों को प्राथमिकता के आधार पर उन्हें एक बाल्टी में डालकर व्यवस्थित करना जो आपको अंततः मिलेगा। यदि आप जल्द ही कार्य पर काम करने की योजना बना रहे हैं, तो आप इसे अपने कैलेंडर में भी जोड़ देंगे (और Todoist इसे स्वचालित करने में आपकी सहायता कर सकता है)।
  • (Reviewing)प्रत्येक "बाल्टी" की समीक्षा करना और उन सभी संगठित विचारों को सीढ़ी तक ले जाना जब तक कि सबसे अधिक दबाव वाले इसे आपके कैलेंडर और आपके फोकस समय में नहीं बनाते।
  • अपना(Engaging) पूरा ध्यान उन कार्यों पर लगाना जो आपके द्वारा निर्धारित समय पर आखिरकार आपके सामने आ गए हैं।

जीटीडी(GTD) न केवल आपको अधिक उत्पादक और संगठित होने में मदद करता है, बल्कि यह आपको इनबॉक्स ज़ीरो(Inbox Zero) (आपके इनबॉक्स में कोई और ईमेल नहीं) प्राप्त करने में भी मदद कर सकता है, क्योंकि आप अपने आने वाले ईमेल पर कभी भी विलंब नहीं करेंगे। (never procrastinate)आप उपरोक्त GTD(GTD) सिस्टम का उपयोग करके तुरंत सब कुछ संसाधित करेंगे ।

टोडिस्ट जीटीडी संरचना(Todoist GTD Structure) कैसे बनाएं

अब जब आप जीटीडी(GTD) के मूल सिद्धांतों को जान गए हैं , तो आइए इस पर करीब से नज़र डालें कि टोडोइस्ट(Todoist) कैसे मदद कर सकता है।

पहली चीज जो आप करना चाहते हैं वह है टोडोइस्ट(Todoist) में एक नई मूल परियोजना संरचना बनाना जिसमें आपके विभिन्न आने वाले कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए सभी बाल्टी शामिल हैं।

इन बकेट (पैरेंट फोल्डर) में शामिल हैं:

  • इनबॉक्स(Inbox) : यह वह जगह है जहां आने वाले सभी विचार जाते हैं। जब आपको कोई ईमेल मिलता है जिसके लिए कार्रवाई की आवश्यकता होती है, तो आप यहां कार्रवाई करेंगे और ईमेल को तुरंत संग्रहीत करेंगे। अगर आपको मीटिंग में कोई एक्शन आइटम मिलता है, तो आप उस एक्शन आइटम को यहां रखेंगे। आपको जिस किसी भी चीज़ पर कार्रवाई करने की आवश्यकता है, वह सीधे आपके इनबॉक्स(Inbox) में जाती है ।

नोट(Note) : Todoist में एक डिफ़ॉल्ट इनबॉक्स(Inbox) अनुभाग होता है, इसलिए आपको इसे मैन्युअल रूप से बनाने की आवश्यकता नहीं होगी।

आपके द्वारा बनाए जाने वाले अगले कुछ प्रोजेक्ट फ़ोल्डर वे हैं जहां आप अपने दैनिक दिन के अंत में स्पष्टीकरण(Clarifying) और आयोजन(Organizing) सत्रों के दौरान आइटम ले जाएंगे। इसमे शामिल है:

  • इस सप्ताह(This Week) : वर्तमान सप्ताह के दौरान जिन वस्तुओं पर आप तुरंत काम करना चाहते हैं, वे इस परियोजना में शामिल हो जाएंगी। जब आप उन्हें यहां रखेंगे, तो आप एक नियत तारीख भी निर्दिष्ट करेंगे। यदि आप Todoist(Todoist) को अपने कैलेंडर के साथ एकीकृत करते हैं, तो Todoist स्वचालित रूप से आपके लिए इसे आपके कैलेंडर में जोड़ देगा।
  • अगला सप्ताह(Next Week) : आपके इनबॉक्स के वे आइटम जिन्हें आप जल्द ही करना चाहते हैं, लेकिन इतने जरूरी नहीं हैं कि आपको उन्हें इस सप्ताह पूरा करना पड़े, वे आपके अगले सप्ताह(Week) प्रोजेक्ट में चले जाएंगे। कोई नियत तारीख की आवश्यकता नहीं है।
  • यह महीना(This Month) : वे आइटम जिन्हें आप बहुत जल्द करना चाहते हैं, लेकिन एक या दो सप्ताह तक प्रतीक्षा कर सकते हैं, इस परियोजना में शामिल हो जाएंगे। यहां भी नियत तारीख संलग्न न करें।
  • अगला महीना(Next Month) : ऐसे कार्य जिन्हें आप अंततः करना चाहते हैं, लेकिन आप जानते हैं कि काफी समय तक प्रतीक्षा की जा सकती है, वे बिना किसी नियत तारीख के अगले महीने(Month) के फ़ोल्डर में चले जाएंगे।

विशेष कार्यों के लिए आपको दो और प्रोजेक्ट बनाने होंगे। 

  • फोकस के आवर्ती क्षेत्र(Recurring Areas of Focus) : ये वे चीजें हैं जिन्हें आपको नियमित रूप से उन लक्ष्यों से संबंधित करने की आवश्यकता है जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं, जैसे हर महीने ऑनलाइन कक्षा लेना।
  • दिनचर्या(Routines) : ये ऐसे कार्य हैं जो आपके लक्ष्यों से संबंधित नहीं हो सकते हैं, लेकिन आपको हर हफ्ते व्यायाम या क्लब की बैठकें करनी होती हैं।

आवर्ती कार्यों का निर्माण

आपके पास निश्चित रूप से हर दिन या हर हफ्ते बहुत सी चीजें होनी चाहिए। उन्हें अपने फ़ोकस प्रोजेक्ट के आवर्ती क्षेत्रों(Recurring Areas of Focus) में जोड़कर अपने दिमाग से निकाल दें (यदि वे उन लक्ष्यों से संबंधित हैं जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं)।

यह भी अनुशंसा की जाती है कि आप इस सप्ताह(Week) की उप परियोजना के रूप में फोकस(Focus) के आवर्ती क्षेत्रों(Areas) को शामिल करें ।

कोई भी आवर्ती कार्य जो आपके जीवन का केवल एक हिस्सा है, लेकिन वास्तव में आपके जीवन के लक्ष्यों को पूरा नहीं करता है, उन्हें रूटीन(Routines) प्रोजेक्ट में जोड़ें।

(Remember)इन सभी में देय तिथियों को जोड़ना याद रखें और उन्हें आवर्ती के रूप में चिह्नित करें। इस तरह वे आपके टुडे(Today) और अपकमिंग(Upcoming) टोडोइस्ट सेक्शन में बिना कुछ किए अपने आप पॉप अप हो जाएंगे।

अपने इनबॉक्स का उपयोग करना

सप्ताह के दौरान, जैसे ही नए मुद्दे सामने आते हैं जिनसे आपको निपटना होता है, बस उन्हें अपने टोडोइस्ट इनबॉक्स(Inbox) में डाल दें । 

इस तरह, आप विचलित होने से बचते हैं और आप जानते हैं कि बाद में जब आपके पास समय होगा तो आप इन कार्यों को करना नहीं भूलेंगे।

प्रत्येक सप्ताह एक ही समय पर, आप अपने इनबॉक्स(Inbox) को संसाधित करने के लिए लगभग 20 से 30 मिनट अलग रखेंगे । इस समय के दौरान, बस एक-एक करके काम करें और तय करें कि उस कार्य को करना कितना महत्वपूर्ण है, और किस समय सीमा के भीतर।

उदाहरण के लिए, मुझे पता है कि मैं अंततः डेक को ठीक करना चाहता हूं, लेकिन यह अभी भी सर्दी(Winter) है। इसलिए, मैं उस कार्य को Long Term / On Hold ले जाऊँगा । 

इसके बाद, मुझे पता है कि मुझे अपना वार्षिक मेडिकल चेकअप करने की आवश्यकता है, लेकिन मैं इस महीने व्यस्त हूं और अगर मैं इसे शेड्यूल करने के लिए अगले महीने तक प्रतीक्षा करूं तो इससे कोई फर्क नहीं पड़ेगा। इसलिए, मैं इसे नेक्स्ट मंथ(Next Month) प्रोजेक्ट पर ले जाऊंगा।

अंत में, मुझे पता है कि मैं इस सप्ताह एक ऑनलाइन-टेक-टिप्स डॉट कॉम लेख प्राप्त करना चाहता हूं। इसलिए मैं सप्ताह के दौरान एक दिन और समय निर्धारित करता हूं जिसे मैं पूरा करना चाहता हूं।

फिर, उस कार्य को दिस वीक(This Week) प्रोजेक्ट में ले जाएँ।

मैं इन तीन वस्तुओं को संसाधित करने में सक्षम था जिन्हें मैंने अपने इनबॉक्स(Inbox) में दिन के दौरान लगभग पाँच मिनट में जोड़ा था। 

मुझे पता है कि मैं उन्हें नहीं भूलूंगा क्योंकि वे अब मेरे संगठित ToDoist GTD सिस्टम में हैं। सब कुछ सप्ताह के लिए नियत किया गया है और जब मेरे कैलेंडर पर(up on my calendar) यह आता है तो मुझे प्रत्येक कार्य पर कड़ी मेहनत करने के अलावा वास्तव में कुछ भी सोचने की ज़रूरत नहीं है ।

इस सप्ताह का प्रबंधन

जैसे ही आप प्रत्येक सप्ताह के अंत तक पहुँचते हैं, आप देखेंगे कि आपका यह सप्ताह(Week) प्रोजेक्ट अंततः सक्रिय आइटम से खाली हो जाएगा।

(Set)नेक्स्ट वीक(Next Week) प्रोजेक्ट से अपने दिस वीक(This Week) प्रोजेक्ट में कार्यों को स्थानांतरित करने के लिए प्रत्येक सप्ताह (आमतौर पर दिन का अंत शुक्रवार(Friday) , या सप्ताहांत पर कुछ समय) सेट करें । जब आप ऐसा करते हैं तो नियत तिथियां निर्दिष्ट करें ।(Assign)

इसे इस महीने(Month) , अगले महीने(Next Month) , और Long Term / ऑन होल्ड(Hold) फ़ोल्डर में आइटम के लिए दोहराएं ।

याद रखें(Remember) : यदि आपको अभी भी जरूरी नहीं लगता है तो आपको आइटम को स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं है। आप उन कार्यों को भी हटा सकते हैं जो आपने तय किए हैं कि अब आपके लिए कोई मायने नहीं रखते।

ध्यान केंद्रित रहना याद रखें

यहां सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांत है जो इन सभी को एक साथ लाता है और जीटीडी(GTD) प्रणाली को काम करता है।

चूंकि आप अपने इनबॉक्स(Inbox) में आने वाले सभी विचारों और कार्यों को संसाधित करने में केवल समय के छोटे-छोटे ब्लॉक खर्च कर रहे हैं, इसलिए आपके पास अपने कैलेंडर में वास्तव में काम पूरा करने के लिए आवंटित शेष समय बचा है।

इसका मतलब है कि अपने दिन के दौरान (अपने कैलेंडर के साथ) (Calendar)टोडिस्ट(Todoist) में केवल अपने आज और आने(Upcoming) वाले क्षेत्रों का उपयोग करना और उन कार्यों को पूरा करने और पूरा करने के लिए अपने दिन भर काम करना।

आप जानते हैं कि आपने केवल वही कार्य सौंपे हैं जिन्हें आप एक दिन में कर सकते हैं, क्योंकि Todoist ने उन्हें स्वचालित रूप से आपके कैलेंडर में जोड़ दिया है। यदि आपका दिन भरा हुआ है, तो आप अधिक असाइन नहीं कर सकते। जब आपका सप्ताह भर जाता है, तो आप इस सप्ताह(Week) परियोजना में और कुछ नहीं ले जा सकते ।

जीटीडी(GTD) काम करता है क्योंकि यह आपके दिमाग से और "सिस्टम" में गंदगी निकालता है। यह आपके विचारों को मुक्त करता है ताकि आप अपने दिमाग को काम पर केंद्रित कर सकें - और चीजें पूरी करें(Get Things Done) ।



Vicky Krishnan

About the author

मैं 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक कंप्यूटर पेशेवर हूं। अपने खाली समय में, मुझे ऑफिस डेस्क पर मदद करना और बच्चों को इंटरनेट का उपयोग करना सिखाना पसंद है। मेरे कौशल में बहुत सी चीजें शामिल हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि मुझे पता है कि लोगों को समस्याओं को हल करने में कैसे मदद करनी है। अगर आपको किसी ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत है जो आपकी किसी अत्यावश्यक चीज़ में मदद कर सके या बस कुछ बुनियादी सुझाव चाहते हों, तो कृपया मुझसे संपर्क करें!


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