स्प्रेडशीट में राशियों की गणना करना एक्सेल जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम या ^(Excel)Google शीट्स^{(Google Sheets)} जैसी स्प्रेडशीट वेबसाइट का उपयोग करने के सबसे बुनियादी कारणों में से एक है । यह डेटा के बड़े सेट के साथ काम करते समय, व्यय ट्रैकिंग को स्वचालित करने^{(automating expense tracking)} , और बहुत कुछ करते समय उपयोगी होता है।

एक सूत्र जो स्वचालित रूप से कोशिकाओं को जोड़ता है, गणित को मैन्युअल रूप से करने के लिए कैलकुलेटर को बाहर निकालने की तुलना में बहुत आसान है। अन्य गणित गणनाओं के लिए भी यही सच है। आपको केवल उन मूल्यों की आवश्यकता है जिनके साथ आप काम करेंगे, और नीचे जिन फ़ार्मुलों को हम देखेंगे, वे आपके लिए सभी भारी भारोत्तोलन करेंगे।

जब जोड़ने, घटाने, गुणा करने और भाग देने की बात आती है तो अधिकांश स्प्रैडशीट सॉफ़्टवेयर ठीक उसी तरह काम करते हैं, इसलिए इन चरणों को काम करना चाहिए, चाहे आप किसी भी स्प्रैडशीट टूल का उपयोग कर रहे हों।

स्प्रेडशीट में स्वचालित रूप से जोड़ें और घटाएं^{(Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet)}

एक साधारण स्प्रेडशीट पर विचार करें जिसमें खर्च, जमा और वर्तमान शेष राशि हो। आप एक बैलेंस के साथ शुरू करते हैं जो दिखाता है कि आपके पास कितना पैसा उपलब्ध है, और इसे चालू रहने के लिए खर्च घटाया जाना चाहिए और जमा राशि को जोड़ा जाना चाहिए। शेष राशि की आसानी से गणना करने के लिए सूत्रों का उपयोग किया जाता है।

बैलेंस से बड़े खर्च को कैसे घटाया जाए, इसका एक सरल उदाहरण यहां दिया गया है:

हम चाहते हैं कि वर्तमान शेष राशि मौजूदा $10,000 से कम दिखाई दे। ऐसा करने के लिए, हमने उस सेल का चयन किया है जहां हम गणना दिखाना चाहते हैं, और फिर गणना के बाद एक = चिह्न लगाएं। 

स्प्रैडशीट में किसी भी सूत्र को प्रारंभ करने के लिए = चिह्न हमेशा आवश्यक होता है। बाकी बहुत सीधा है: वर्तमान शेष राशि (C2) घटाकर व्यय (A3) लें, ठीक वैसे ही जैसे आप इन मूल्यों को कागज पर घटा रहे थे। सूत्र के साथ समाप्त होने पर एंटर^(Enter) दबाकर स्वचालित रूप से $ 9,484.20 के मूल्य की गणना की जाती है।

इसी तरह, यदि हम शेष राशि में एक जमा राशि जोड़ना चाहते हैं, तो हम उस सेल का चयन करेंगे जिसमें हम डेटा दिखाना चाहते हैं, उसमें एक = साइन इन करें, और फिर सरल गणित के साथ जारी रखें जो हमें जोड़ा जाना चाहिए: C3+B4 . 

हमने अब तक जो किया है वह यह दिखाता है कि स्प्रेडशीट में सरल जोड़ और घटाव कैसे किया जाता है, लेकिन कुछ उन्नत सूत्र हैं जिनका उपयोग हम खर्च या जमा करने के ठीक बाद इन परिणामों की गणना करने के लिए कर सकते हैं। उनका उपयोग करने से आप उन कॉलम में नंबर दर्ज कर सकते हैं ताकि अंतिम शेष राशि स्वचालित रूप से दिखाई दे।

ऐसा करने के लिए, हमें if/then सूत्र बनाना होगा। यदि आप पहली बार किसी लंबे फॉर्मूले को देख रहे हैं तो यह थोड़ा भ्रमित करने वाला हो सकता है, लेकिन हम यह देखने के लिए इसे छोटे-छोटे टुकड़ों में तोड़ देंगे कि उनका क्या मतलब है।

=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)

आईएफएस^(ifs) भाग केवल यह कह रहा है कि हम एक से अधिक "अगर" का मिलान करना चाहते हैं क्योंकि हम नहीं जानते कि व्यय या जमा राशि भर दी जाएगी या नहीं। हम चाहते हैं कि यदि खर्च भर दिया जाता है तो एक फॉर्मूला चल सकता है (यह घटाव होगा जैसा कि ऊपर दिखाया गया है) और दूसरा एक (अतिरिक्त) यदि जमा किया जाता है।

• A5>0 : यह पहला if स्टेटमेंट है जो कहता है कि यदि A5 0 से बड़ा है (यानी, यदि वहां कोई मान है), तो निम्न कार्य करें ...
• C4-A5 : A5 में कोई मान होने पर ऐसा होता है; हम शेष राशि घटाकर A5 में मान लेंगे।
• B5>0 : यह दूसरा 'if' स्टेटमेंट है जो पूछता है कि डिपॉजिट फील्ड भरा गया है या नहीं।
• C4+B5 : यदि कोई जमा है, तो नए शेष की गणना करने के लिए इसे शेष राशि में जोड़ें।
• TRUE,"" : यह एक प्लेसहोल्डर है जो सेल को कुछ भी नहीं के साथ चिह्नित करेगा जब तक कि गणना करने के लिए कुछ न हो। #N/A दिखाएगा , जो बहुत अच्छा नहीं लगता है।

अब जबकि हमारे पास एक सूत्र है जो इन राशियों की स्वचालित रूप से गणना करेगा, हम व्यय या जमा कॉलम में की गई किसी भी प्रविष्टि की तैयारी के लिए सूत्र को स्प्रेडशीट के नीचे खींच सकते हैं।

जैसे ही आप इन मानों को भरते हैं, बैलेंस कॉलम तुरंत राशियों की गणना करेगा।

स्प्रैडशीट प्रोग्राम एक साथ दो से अधिक कक्षों से निपट सकते हैं, इसलिए यदि आपको एक साथ कई कक्षों को जोड़ने या घटाने की आवश्यकता है, तो इसे करने के कुछ तरीके हैं:

• =ADD(B2,B30)
• =MINUS(F18,F19)
• =C2+C3+C4+C5
• =A16-B15-A20

कैसे विभाजित करें, गुणा करें, और अधिक^{(How To Divide, Multiply, & More)}

भाग देना और गुणा करना उतना ही आसान है जितना जोड़ना और घटाना। गुणा करने के लिए और / विभाजित करने के लिए * का प्रयोग करें । हालाँकि, जो थोड़ा भ्रमित करने वाला हो सकता है, वह यह है कि जब आपको इन सभी अलग-अलग गणनाओं को एक सेल में मर्ज करने की आवश्यकता होती है।

उदाहरण के लिए, जब विभाजन और जोड़ का एक साथ उपयोग किया जाता है, तो इसे =sum(B8:B9)/60 के रूप में स्वरूपित किया जा सकता है । यह बी 8 और बी 9 का योग लेता है और फिर उस^(that) उत्तर को 60 से विभाजित करता है। चूंकि हमें पहले करने के लिए जोड़ की आवश्यकता होती है, हम इसे पहले सूत्र में लिखते हैं।

यहां एक और उदाहरण दिया गया है, जहां सभी गुणा को उनके अपने वर्गों में नेस्ट किया जाता है ताकि वे एक साथ हो जाएं, और फिर उन व्यक्तियों के उत्तर एक साथ जोड़ दिए जाते हैं: =(J5*31)+(J6*30)+(J7*50) ।

इस उदाहरण में, =40-(sum(J3:P3)) , हम यह निर्धारित कर रहे हैं कि J3 से P3 के योग की गणना करते समय 40 में से कितने घंटे बचे हैं। चूँकि हम योग को 40 से घटा रहे हैं, हम पहले 40 को एक नियमित गणित की समस्या की तरह रखते हैं, और फिर उसमें से कुल योग घटाते हैं।

गणना करते समय, यह जानने के लिए कि सब कुछ की गणना कैसे की जाएगी, संचालन के क्रम को याद रखें:

• कोष्ठक की गणना पहले की जाती है।
• प्रतिपादक अगले हैं।
• फिर गुणा और भाग।
• जोड़ना और घटाना अंतिम है।

एक साधारण गणित की समस्या में संचालन के क्रम के उचित और अनुचित उपयोग का एक उदाहरण यहां दिया गया है:

30 को 5 गुना 3 . से विभाजित किया गया^{(30 divided by 5 times 3)}

इसकी गणना करने का सही तरीका यह है कि 30/5 (जो कि 6) है और इसे 3 से गुणा करें (18 प्राप्त करने के लिए)। यदि आप क्रम से बाहर जाते हैं और पहले 5*3 लेते हैं (15 प्राप्त करने के लिए) और फिर 30/15 लेते हैं, तो आपको 2 का गलत उत्तर मिलता है।

How To Format Spreadsheet Cells To Automatically Calculate Amounts

Calculating amounts in a spreadsheet is one of the most baѕic reasons to use a spreadsheet program like Excel or a spreadsheet website like Google Sheets. It’s useful when dealing with large ѕets of data, automating expense tracking, and more.

A formula that automatically adds cells is much easier than pulling out a calculator to do the math manually. The same is true for other math calculations. All you need are the values that you’ll be working with, and the formulas we’ll look at below will do all the heavy lifting for you.

Most spreadsheet software work the exact same when it comes to adding, subtracting, multiplying, and dividing, so these steps should work no matter what spreadsheet tool you’re using.

Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet

Consider a simple spreadsheet that holds expenses, deposits, and the current balance. You start with a balance that shows how much money you have available, and it needs to have expenses subtracted and deposits added to stay current. Formulas are used to easily calculate the balance.

Here’s a simple example of how to subtract a large expense from a balance:

We’re wanting the current balance to show up below the existing one of $10,000. To do that, we’ve selected the cell where we want the calculation to show up in, and then put an = sign followed by the calculation. 

The = sign is always necessary to start off any formula in a spreadsheet. The rest is pretty straightforward: Take the current balance (C2) minus the expense (A3), just like you would if you were subtracting these values on paper. Pressing Enter when finished with the formula automatically calculates the value of $9,484.20.

Similarly, if we wanted to add a deposit to the balance, we’d select the cell we want the data to show up in, put an = sign in it, and then continue with simple math for what we need added: C3+B4. 

What we’ve done so far is show how to do simple adding and subtracting in a spreadsheet, but there are some advanced formulas we could use that calculate these results right after you enter the expense or deposit. Using them will let you enter numbers into those columns to have the final balance show up automatically.

To do this, we need to create if/then formulas. It can be a little confusing if this is your first time looking at a long formula, but we’ll break it all down into small chunks to see what they all mean.

=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)

The ifs part is simply saying that we’re wanting to match more than one “if” because we don’t know if the expense or the deposit will be filled out. We want one formula to run if the expense is filled out (this would be subtraction like shown above) and a different one (addition) if the deposit if entered.

• A5>0: This is the first if statement that says if A5 is greater than 0 (i.e., if there’s a value there at all), then do the following…
• C4-A5: This is what happens if there’s a value in A5; we’ll take the balance minus the value in A5.
• B5>0: This is the other ‘if’ statement that asks whether the deposit field is filled out.
• C4+B5: If there’s a deposit, then add it to the balance to calculate the new balance.
• TRUE,””: This is a placeholder that will mark the cell with nothing unless there’s something to calculate. If you omit this, then every cell that uses the formula but doesn’t have something to calculate, will show #N/A, which doesn’t look very nice.

Now that we have a formula that will automatically calculate these amounts, we can drag the formula down the spreadsheet to prepare for any entries we make in the expense or deposit column.

As you fill out these values, the balance column will calculate the amounts immediately.

Spreadsheet programs can deal with more than two cells at once, so if you need to add or subtract multiple cells simultaneously, there are a couple ways to do it:

• =ADD(B2,B30)
• =MINUS(F18,F19)
• =C2+C3+C4+C5
• =A16-B15-A20

How To Divide, Multiply, & More

Dividing and multiplying is just as easy as adding and subtracting. Use * to multiply and / to divide. However, what can get a little confusing is when you need to merge all these different calculations into one cell.

For example, when division and addition is used together, it might be formatted as =sum(B8:B9)/60. This takes the sum of B8 and B9 and then takes that answer divided by 60. Since we need the addition to be performed first, we write it first in the formula.

Here’s another example, where all the multiplication is nested in their own sections so that they’re done together, and then those individuals answers are added together: =(J5*31)+(J6*30)+(J7*50).

In this example, =40-(sum(J3:P3)), we’re determining how many hours are left out of 40 when the sum of J3 through P3 is calculated. Since we’re subtracting the sum from 40, we put 40 first like a regular math problem, and then subtract from it the total sum.

When nesting calculations, remember the order of operations to know how everything will be calculated:

• Parentheses calculations are performed first.
• Exponents are next.
• Then multiplication and division.
• Adding and subtracting are last.

Here’s an example of the proper and improper use of the order of operations in a simple math problem:

30 divided by 5 times 3

The correct way to calculate this is by taking 30/5 (which is 6) and multiplying it by 3 (to get 18). If you go out of order and take 5*3 first (to get 15) and then take 30/15, you get the wrong answer of 2.

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