परियोजनाओं, कार्यों, सूचियों, टीम के सदस्यों, और बहुत कुछ पर नज़र रखने के लिए क्लाउड- और वेब-आधारित टूल के लिए, Smartsheet.com व्यापक और लचीली सुविधाएँ प्रदान करता है।

यदि आप इसे आज़माने पर विचार कर रहे हैं या पहले ही नि:शुल्क परीक्षण के लिए साइन अप कर चुके हैं, तो टूल का अधिकतम लाभ उठाने का अर्थ यह जानना है कि यह आपके और आपकी टीम के लिए क्या कर सकता है। आइए जानें कि अभी शुरुआत करने वाले शुरुआती लोगों के लिए स्मार्टशीट का उपयोग कैसे करें।^(Smartsheet)

स्मार्टशीट क्या है?

यदि आपने कभी आसन, सोमवार डॉट कॉम, या इसी तरह के परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर जैसे अनुप्रयोगों का उपयोग किया है , तो स्मार्टशीट ^{(like Asana)}उद्देश्य ^(Smartsheet),^(Monday.com) संरचना और सुविधाओं में तुलनीय है। आप इसे अकेले उपयोग कर सकते हैं या दूसरों के साथ सहयोग कर सकते हैं, आइटम्स तक त्वरित पहुंच के लिए डैशबोर्ड बना सकते हैं, और कानबन^(Kanban) , कैलेंडर और ग्रिड जैसे कई दृश्यों का आनंद ले सकते हैं।

स्मार्टशीट^(Smartsheet) आपकी प्रक्रियाओं को कारगर बनाने के लिए स्वचालित कार्यप्रवाह, त्वरित शुरुआत के लिए टेम्पलेट, सहायक रिपोर्ट, कस्टम प्रपत्र और अन्य अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण भी प्रदान करता है।

स्मार्टशीट^(Smartsheet) का उपयोग शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका एक प्रोजेक्ट, शीट या उन कार्यों की सूची बनाना या आयात करना है जिन्हें आप ट्रैक करना चाहते हैं। फिर हम आपको प्रत्येक टूल की विशेषताओं के बारे में बताएंगे।

टेम्पलेट बनाएं, आयात करें या उसका उपयोग करें

बाईं ओर के नेविगेशन में समाधान केंद्र^{(Solution Center)} आइकन (प्लस चिह्न) का चयन करें । फिर आपको स्क्रीन के ऊपर बाईं ओर Create और Import के विकल्प दिखाई देंगे ।

बनाएं^(Create,) चुनें , और आपके पास ग्रिड^(Grid) , प्रोजेक्ट^(Project) , कार्ड^(Cards) , टास्क लिस्ट^{(Task List)} , फॉर्म^(Form) , रिपोर्ट^(Report) और Dashboard/Portal के लिए आठ विकल्प हैं । उस आइटम का प्रकार चुनें जिसे आप बनाना चाहते हैं, उसे एक नाम दें, और बनाएं^(Create) चुनें ।

यदि आपके पास कोई प्रोजेक्ट योजना या कार्य पत्रक कहीं और है जिसके साथ आप प्रारंभ करना चाहते हैं, तो आयात^(Import) करें चुनें । Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Google पत्रक^{(Google Sheets)} , या एटलसियन ट्रेलो^(Trello) चुनें । फिर आइटम आयात करने के लिए संकेतों का पालन करें।

यदि आप किसी टेम्पलेट या टेम्पलेट सेट के साथ शुरुआत करना चाहते हैं, तो सभी समाधान ब्राउज़ करें^{(Browse All Solutions)} चुनें, एक उद्योग चुनें, या कुछ विशिष्ट खोजने के लिए खोज^(Search) बॉक्स का उपयोग करें। 

अतिरिक्त जानकारी देखने के लिए एक टेम्पलेट या सेट का चयन करें। फिर टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए, ^{(use a template)}उपयोग करें^(Use) बटन का चयन करें।

एक टेम्प्लेट सेट के लिए, क्या शामिल है, इस पर पूर्ण विवरण प्राप्त करने के लिए और जानें चुनें और सेट को डाउनलोड करें।^{(Learn More)}

परियोजना सहायक का प्रयोग करें

यदि यह एक नया प्रोजेक्ट है जिसे आप शुरू करना चाहते हैं, तो आप प्रोजेक्ट सहायक^(Assistant) का भी उपयोग कर सकते हैं । यह आपको प्रोजेक्ट स्थापित करने के लिए एक प्रमुख शुरुआत देता है।

समाधान केंद्र^{(Solution Center)} में , परियोजना सहायक^{(Project Assistant)} का चयन करें । अपने प्रोजेक्ट को नाम दें, आरंभ करने के लिए दो कार्य दर्ज करें, और कार्य^(Task) #1 के लिए दो उप-कार्य जोड़ें।

फिर आप अपने द्वारा दर्ज किए गए कार्यों और उप-कार्यों के साथ अपने नए प्रोजेक्ट के लिए  ग्रिड व्यू^{(Grid View)} लेआउट देखेंगे ।

परियोजना की विशेषताएं

स्मार्टशीट^(Smartsheet) में अपने प्रोजेक्ट को ट्रैक करना गैंट व्यू^{(Gantt View)} की तरह ही निर्मित प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स के साथ आसान है ।

आपके पास कार्य, अवधि, प्रारंभ, समाप्ति, पूर्ववर्तियों, असाइन किए गए, प्रतिशत पूर्ण, स्थिति, और टिप्पणियों के लिए बाईं ओर स्पॉट हैं। दाईं ओर आपका गैंट^(Gantt) चार्ट है।

आप आधार रेखा जोड़ सकते हैं और शीर्ष दाईं ओर स्थित आइकन का उपयोग करके महत्वपूर्ण पथ दिखा या छुपा सकते हैं।

प्रोजेक्ट सेटिंग्स^{(Project Settings)} खोलने के लिए गियर^(gear) आइकन चुनें । फिर डिपेंडेंसी सेटिंग्स^{(Dependency Settings)} , टाइमलाइन डिस्प्ले^{(Timeline Display)} और रिसोर्स मैनेजमेंट^{(Resource Management)} को एडजस्ट करें ।

कार्य सूची विशेषताएं

कार्य सूची में ठीक वही है जो आपको शुरू से अंत तक  अपने कार्यों को ट्रैक करने के लिए चाहिए।^{(track your to-dos)}

^(Enter)कार्य का नाम, नियत तिथि, असाइनी और स्थिति दर्ज करें । पूर्ण किए गए कार्यों को चिह्नित करने के लिए पूर्ण कॉलम और नोट्स के लिए ^(Done)टिप्पणियाँ^(Comments) अनुभाग का उपयोग करें ।

कार्ड सुविधाएँ

यदि आप परियोजना प्रबंधन की कानबन^(Kanban) पद्धति को पसंद करते हैं, तो आप कार्ड लेआउट का उपयोग कर सकते हैं, चाहे अपने लिए या अपनी टीम के लिए।

आप अवर्गीकृत^{(Uncategorized)} , बैकलॉग^(Backlog) , योजना^(Planning) , प्रगति^(Progress) में , और पूर्ण^(Complete) के लिए लेन से प्रारंभ करेंगे । हालाँकि, आप इन लेबलों को अपने प्रोजेक्ट के अनुसार बदल सकते हैं।

लेन में कार्ड जोड़ने के लिए प्लस चिह्नों का उपयोग करें। आपके कार्ड में उप-कार्यों की एक चेकलिस्ट, फ़ाइल संलग्नक, टिप्पणियाँ, प्रमाण और अनुस्मारक शामिल हो सकते हैं। आप संपादित करें^(Edit) आइकन (पेंसिल) का चयन करके कार्ड के उप-कार्यों को बड़े दृश्य में संपादित भी कर सकते हैं ।

^(Choose)अपने कार्ड के एक कॉम्पैक्ट या पूर्ण दृश्य के बीच चुनें और शीर्ष दाईं ओर स्थित गियर^(gear) आइकन के साथ कार्ड व्यू^{(Card View)} सेटिंग समायोजित करें।

ग्रिड सुविधाएँ

क्या आप आइटम ट्रैक करने के लिए Microsoft Excel या Google पत्रक जैसे एप्लिकेशन का उपयोग करते हैं? ^{(Microsoft Excel or Google Sheets)}यदि हां, तो ग्रिड^(Grid) लेआउट आपके लिए है। यह कॉलम, पंक्तियों और सेल वाली स्प्रेडशीट की तरह ही दिखता है।

प्रपत्र सुविधाएँ

कस्टम प्रपत्र^{(Building a custom form)} बनाना सभी प्रकार की परियोजनाओं के लिए एक उपयोगी विशेषता है। स्मार्टशीट^(Smartsheet) के साथ , आप अपना फॉर्म डिज़ाइन कर सकते हैं और इसकी सेटिंग्स को आसानी से समायोजित कर सकते हैं।

^(Add)बाईं ओर अनुभाग के साथ प्रपत्र ^(Form) तत्व ^(Elements)जोड़ें और निकालें । फिर, दाईं ओर इसकी विशेष सेटिंग्स को समायोजित करने के लिए प्रपत्र फ़ील्ड का चयन करें। उदाहरण के लिए, आप एक फ़ील्ड को आवश्यक बना सकते हैं, एक लेबल या सहायता टेक्स्ट शामिल कर सकते हैं, सत्यापन का उपयोग कर सकते हैं और तर्क जोड़ सकते हैं।

सबमिशन के लिए थीम^(Theme) और ब्रांड^(Brand) , सुरक्षा^(Security) , फ़ॉर्म सबमिशन^{(Form Submission)} और ईमेल के लिए फ़ॉर्म सेटिंग समायोजित करें ।

रिपोर्ट सुविधाएँ

एक पंक्ति रिपोर्ट^{(Row Report)} , सारांश रिपोर्ट^{(Summary Report)} , या दोनों बनाएँ । शीट या प्रोजेक्ट का चयन करें और कॉलम जोड़ें। आप फ़िल्टर जोड़ सकते हैं, कॉलम सॉर्ट कर सकते हैं और समूह बना सकते हैं, और शीर्ष पर एक सारांश शामिल कर सकते हैं।

डैशबोर्ड विशेषताएं

स्मार्टशीट^(Smartsheet) डैशबोर्ड बनाकर , आप अपने प्रोजेक्ट का एक स्नैपशॉट देख सकते हैं, सक्रिय आइटम की जांच कर सकते हैं, एक आसान चार्ट देख सकते हैं या मेट्रिक्स देख सकते हैं।

अपने डैशबोर्ड को एक नाम दें, और फिर वे विजेट चुनें जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं। आपको दायीं ओर विजेट्स का एक अच्छा चयन दिखाई देगा और इसे जोड़ने के लिए बस एक का चयन करें। 

एक बार जब आप अपने डैशबोर्ड पर विजेट्स प्राप्त कर लेते हैं, तो आप उनकी सेटिंग्स को समायोजित कर सकते हैं। विजेट प्रकार के आधार पर, आप शीर्षक जोड़ सकते हैं और स्टाइल कर सकते हैं और जब कोई विजेट पर क्लिक करता है तो उसके लिए एक क्रिया चुन सकते हैं।

स्मार्टशीट नेविगेशन^{(Smartsheet Navigation)} , लेआउट^(Layout) और टूल्स^(Tools)

स्मार्टशीट^(Smartsheet) एप्लिकेशन को नेविगेट करने के साथ-साथ टूल का उपयोग करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है। 

बाएं हाथ का नेविगेशन

बाईं ओर आपके पास होम^(Home) , नोटिफिकेशन^{(Notifications)} , ब्राउज^(Browse) , रीसेंट, फेवरेट, वर्कएप्स^(WorkApps) और सॉल्यूशन^(Favorites) सेंटर के^(Recents) लिए मुख्य^{(Solution Center)} नेविगेशन है । जब आप स्मार्टशीट^(Smartsheet) में लॉग इन करते हैं , तो चुनें कि आप कहां से शुरू करना चाहते हैं।

सबसे नीचे, सहायता के लिए सहायता^(Help) आइकन (प्रश्न चिह्न) आइकन या अपनी प्रोफ़ाइल और सेटिंग समायोजित करने के लिए खाता आइकन चुनें.^(Account)

राइट-साइड टूल्स

दाईं ओर उपकरण हैं। आप इन्हें स्क्रीन पर आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक आइटम, जैसे प्रोजेक्ट, कार्य सूची^{(Task List)} या कार्ड के लिए देखेंगे। अपवाद डैशबोर्ड^(Dashboard) और रिपोर्ट^(Report) हैं । 

जब आप किसी उपकरण का चयन करते हैं, तो एक साइडबार प्रदर्शित होता है जिसमें संबंधित आइटम होते हैं। आपके पास बातचीत, अटैचमेंट, सबूत^(Proofs) , अपडेट अनुरोध^{(Update Requests)} , प्रकाशित करें^(Publish) , गतिविधि लॉग^{(Activity Log)} और सारांश^(Summary) हैं। 

साइडबार में उपलब्ध क्रियाएँ उपकरण पर निर्भर करती हैं। उदाहरण के तौर पर, आप सभी बातचीत देख सकते हैं, जो अपठित हैं, या प्रति शीट या पंक्ति पर टिप्पणियां देख सकते हैं। अटैचमेंट के लिए, आप फ़ाइल का पूर्वावलोकन कर सकते हैं, उसे डाउनलोड कर सकते हैं, उसका नाम बदल सकते हैं या विवरण जोड़ सकते हैं।

शीर्ष टूलबार

प्रत्येक आइटम के शीर्ष पर, आपके पास अतिरिक्त टूल होते हैं। बाईं ओर, आप किसी क्रिया को सहेज सकते हैं, प्रिंट कर सकते हैं, पूर्ववत कर सकते हैं या फिर से कर सकते हैं। उसके ठीक बगल में, आप अपना दृष्टिकोण बदल सकते हैं जो काफी आसान है। ग्रिड^(Grid) , गैंट^(Gantt) , कार्ड^(Card) , या कैलेंडर^(Calendar) दृश्यों  के बीच स्विच करें ।

आप Microsoft Word में^{(in Microsoft Word)} दिखाई देने वाले फ़ॉन्ट और स्वरूप बटनों के समान भी देखेंगे । यह आपको फ़ॉन्ट शैली, आकार या रंग बदलने, संरेखण बदलने, मुद्रा के रूप में प्रारूप, और बहुत कुछ करने की अनुमति देता है।

अतिरिक्त स्मार्टशीट सुविधाएँ^{(Additional Smartsheet Features)} और विकल्प

एक बार जब आप स्मार्टशीट^(Smartsheet) का उपयोग करने की मूल बातें सीख लें , तो इन अतिरिक्त सुविधाओं और विकल्पों पर एक नज़र डालें।

साझा करना^(Sharing) : रीयल-टाइम वार्तालाप और सहयोग टूल^{(collaboration tools)} के साथ , आप अपनी टीम के लिए साझाकरण और अनुमति सेटिंग समायोजित कर सकते हैं। अपने विकल्पों को देखने के लिए ऊपर दाईं ओर स्थित शेयर^(Share) बटन का उपयोग करें।

एकीकरण^{(Integrations)} : स्मार्टशीट^(Smartsheet) को स्लैक^(Slack) , गूगल ड्राइव^{(Google Drive)} , जीमेल^(Gmail) , वनड्राइव^(OneDrive) , जीरा^(Jira) , और अन्य जैसे ऐप्स से कनेक्ट करें। अपने विकल्पों को देखने के लिए, समाधान केंद्र^{(Solution Center)} पर जाएं , सभी समाधान ब्राउज़ करें^{(Browse All Solutions)} चुनें, और ऐड-ऑन अनुभाग में अधिक ऐड-ऑन देखें चुनें।^{(See More Add-Ons)}

स्वचालित कार्यप्रवाह^{(Automated Workflows)} : एक ट्रिगर और क्रिया का चयन करके अपने प्रोजेक्ट या शीट के लिए कार्यों को स्वचालित करें। ^{(Automate tasks)}आप सूचनाओं, अनुमोदन अनुरोधों, दिनांक रिकॉर्ड करने या पंक्तियों को लॉक करने जैसी चीज़ों को स्वचालित कर सकते हैं। शीर्ष टूलबार के ऊपर ऑटोमेशन^(Automation) टैब चुनें ।

आप एक कार्यक्षेत्र भी बना सकते हैं, सशर्त स्वरूपण का उपयोग कर सकते हैं, और अपनी कंपनी के लिए वेब या मोबाइल ऐप बनाने के लिए कार्यक्षमता की जांच कर सकते हैं।

स्मार्टशीट^(Smartsheet) सभी आकारों की परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए एक पूर्ण विशेषताओं वाला, मजबूत उपकरण है। आपके लिए सबसे उपयुक्त के लिए उनकी सदस्यता योजना मूल्य निर्धारण^{(subscription plan pricing)} की जाँच करना सुनिश्चित करें ।

इसी तरह के उपकरणों के लिए, टोडोइस्ट कानबन टूल का उपयोग^{(use the Todoist Kanban tool)} कैसे करें या ट्रेलो के साथ उत्पादक^{(be productive with Trello)} कैसे बनें, इस पर एक नज़र डालें ।

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, tеam members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

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