आप जितने अधिक मोबाइल होंगे, आपकी फ़ाइलों तक पहुंच होना उतना ही महत्वपूर्ण है, चाहे आप कहीं भी हों या आप किस उपकरण का उपयोग कर रहे हों। पुराने^(Back) दिनों में, आपकी सभी इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें आपके कंप्यूटर पर रहती थीं, इसलिए यदि आप अपने कंप्यूटर के पास नहीं होते, तो आप अपनी फ़ाइलों तक नहीं पहुंच पाते थे। ड्रॉपबॉक्स^(Dropbox) , अमेज़ॅन^(Amazon) और Google जैसी कंपनियों द्वारा दी जाने वाली हाई-स्पीड इंटरनेट और क्लाउड^(cloud) स्टोरेज सेवाओं के आगमन के साथ यह सब बदल गया । 

विडंबना यह है कि पिछले साल के घर में रहने के आदेश और दूरस्थ कार्य करने के लिए धुरी ने भी क्लाउड स्टोरेज की आवश्यकता और इच्छा को बढ़ा दिया है। छात्रों और कर्मचारियों को जोड़े रखने के लिए कई स्कूलों और नियोक्ताओं ने Microsoft 365 की ओर रुख किया है। फ़ाइल संग्रहण के लिए, इसका अर्थ स्कूल या कार्य के लिए  OneDrive को अपनाना है।^(OneDrive)

यदि आप एक नए OneDrive उपयोगकर्ता हैं, या तो स्कूल या काम के लिए, Microsoft की क्लाउड स्टोरेज सेवा का उपयोग करने के लिए कुछ युक्तियों के लिए पढ़ते रहें।

1. अपने OneDrive स्थिति चिह्नों को समझें^{(Status Icons)}

OneDrive में फ़ाइलें सहेजते समय , आप अपनी फ़ाइल को केवल-ऑनलाइन या ऑफ़लाइन उपलब्ध कराना चुन सकते हैं. OneDrive फ़ाइलें ऑन-डिमांड^{(Files On-Demand)} सुविधा आपको प्रत्येक फ़ाइल की स्थानीय प्रतिलिपि डाउनलोड किए बिना अपने क्लाउड संग्रहण में सहेजी गई सभी चीज़ों तक पहुँचने की अनुमति देती है । इसके बजाय, आप अपने फ़ाइल प्रबंधक में स्थिति चिह्नों के साथ सूचीबद्ध अपनी फ़ाइलें देखेंगे जो यह दर्शाती हैं कि प्रत्येक फ़ाइल केवल ऑनलाइन है, स्थानीय रूप से उपलब्ध है, या हमेशा उपलब्ध है।

एक नीला बादल चिह्न इंगित करता है कि फ़ाइल केवल ऑनलाइन है। आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे डिवाइस पर स्थानीय रूप से उपलब्ध फ़ाइलों द्वारा मंडली में एक हरे रंग का चेकमार्क दिखाई देता है।

जिन फ़ाइलों को आपने हमेशा^{(always )} अपने डिवाइस पर रखने का विकल्प चुना है, वे एक सफ़ेद चेकमार्क के साथ एक ठोस हरा वृत्त प्रदर्शित करेंगी। 

यदि आप अपने कंप्यूटर या किसी अन्य डिवाइस पर केवल-ऑनलाइन फ़ाइल खोलते हैं, तो यह डाउनलोड हो जाएगी और स्थानीय रूप से उपलब्ध हो जाएगी। स्थानीय रूप से उपलब्ध होने^(Being) का मतलब है कि आप फ़ाइल को खोल सकते हैं, भले ही आपके पास इंटरनेट कनेक्शन न हो। अपनी हार्ड ड्राइव पर स्थान खाली करने के लिए, फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और स्थान खाली^{(Free up space)} करें चुनें ।

2. ऑन-डिमांड फाइलों को कैसे चालू करें 

फ़ाइलें ऑन-डिमांड^{(Files On-Demand)} चालू करने के लिए पीसी उपयोगकर्ता इन चरणों का पालन कर सकते हैं ।

1. सिस्टम ट्रे में वनड्राइव^(OneDrive) आइकन चुनें ।
2. सहायता और सेटिंग^{(Help & Settings)} चुनें .
3. सेटिंग्स^(Settings) का चयन करें ।
4. सेटिंग्स^{(Settings )} टैब पर , " स्थान सहेजें और फ़ाइलों का उपयोग करते समय डाउनलोड करें^{(Save space and download files as you use them)} " के लिए बॉक्स को चेक करें ।

मैक^(Mac) उपयोगकर्ता इन चरणों का पालन करके ऑन-डिमांड^(On-Demand) फ़ाइलें चालू कर सकते हैं :

1. मेनू बार में OneDrive आइकन चुनें ।
2. ... अधिक^(…More) बटन का चयन करें।
3. वरीयताएँ^{(Preferences)} चुनें ।
4. ऑन-डिमांड फ़ाइलें चालू^{(Turn on Files On-Demand)} करें बटन का चयन करें।

3. पीसी के लिए स्टोरेज सेंस चालू करें

विंडोज 10 उपयोगकर्ताओं के पास स्टोरेज सेंस^{(Storage Sense)} को चालू करने का अतिरिक्त विकल्प है , जो आपके द्वारा पिछले 30 दिनों में नहीं खोली गई किसी भी OneDrive फ़ाइलों को स्वचालित रूप से ऑनलाइन-केवल तभी सेट करता है जब आप डिस्क स्थान पर कम चल रहे हों। 

आप स्टोरेज सेंस^{(Storage Sense)} को हर दिन, सप्ताह या महीने में चलाने के लिए सेट कर सकते हैं, न कि केवल जब आप डिस्क स्थान पर कम हो रहे हों।

4. आपको OneDrive व्यक्तिगत वॉल्ट^{(OneDrive Personal Vault)} के बारे में क्या पता होना चाहिए

जबकि आपके द्वारा OneDrive क्लाउड में सहेजी गई सभी फ़ाइलें Microsoft के सुरक्षा उपायों द्वारा सुरक्षित हैं, OneDrive व्यक्तिगत वॉल्ट^{(OneDrive Personal Vault)} संवेदनशील फ़ाइलों के लिए सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत प्रदान करता है। 

जब आप फ़ाइलों को अपनी निजी तिजोरी में सहेजते हैं, तो आपको उन तक पहुँचने के लिए मजबूत प्रमाणीकरण या दूसरे पहचान-सत्यापन चरण का उपयोग करना चाहिए। आपके डिवाइस के आधार पर, यह आपका चेहरा, आपका फ़िंगरप्रिंट, पिन^(PIN) या टेक्स्ट या ईमेल द्वारा आपको भेजा गया कोड हो सकता है। 

आपकी व्यक्तिगत तिजोरी की फाइलें हर समय एन्क्रिप्ट की जाती हैं, जिसमें वे आपकी तिजोरी में हों और जब वे क्लाउड और आपके डिवाइस के बीच यात्रा कर रही हों। इसके अलावा, आपकी तिजोरी की फाइलों को वायरस के लिए स्कैन किया जाता है और रैंसमवेयर सहित संदिग्ध गतिविधि के लिए निगरानी की जाती है। 

व्यक्तिगत वॉल्ट आपके ^{(Personal Vault)}OneDrive में एक फ़ोल्डर के रूप में प्रकट होता है । उस अतिरिक्त सुरक्षा का लाभ उठाने के लिए बस तिजोरी में सेव करें।^(Simply)

नोट : ^(Note)Microsoft 365 सदस्यता के बिना उपयोगकर्ता अपने व्यक्तिगत वॉल्ट में तीन फ़ाइलों तक सीमित हैं।

5. OneDrive में फ़ाइलें कैसे अपलोड करें

यदि आप विद्यालय या कार्यस्थल के लिए OneDrive का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके ^(OneDrive)OneDrive क्लाउड पर फ़ाइलें अपलोड करने के कई तरीके हैं ।

अपने ब्राउज़र का उपयोग करके फ़ाइलें अपलोड करें

आप किसी ब्राउज़र में कभी भी OneDrive तक पहुँच सकते हैं । नीचे दिए गए चरण क्रोम^(Chrome) और एज^(Edge) के लिए काम करते हैं और यदि आप किसी भिन्न ब्राउज़र का उपयोग कर रहे हैं तो थोड़ा भिन्न हो सकते हैं।

1. Office.com में साइन^(Sign) इन करें और पृष्ठ के ऊपरी-बाएँ कोने में ऐप लॉन्चर चुनें और OneDrive चुनें ।

1. अपलोड^{(Upload )} > फ़ाइलें^(Files) या फ़ोल्डर^(Folder) चुनें .

1. चुनें^(Choose) कि आप कौन सी फ़ाइलें या फ़ोल्डर अपलोड करना चाहते हैं और उनका चयन करें।
2. ओपन^(Open) चुनें या फोल्डर चुनें^{(Select Folder)} ।

अपने डेस्कटॉप का उपयोग करके फ़ाइलें अपलोड करें

यदि आप Windows 10 वाले कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं , तो OneDrive पहले से स्थापित है। OneDrive के माध्यम से अपने सभी उपकरणों पर पहुँच योग्य बनाने के लिए बस^(Simply) अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को OneDrive फ़ोल्डर में सहेजें या स्थानांतरित करें ।

यदि आप OneDrive में साइन इन नहीं हैं, तो ^(OneDrive)प्रारंभ करें^(Start) बटन चुनें , OneDrive खोजें और ऐप लॉन्च करें। साइन इन करने के लिए निर्देशों का पालन करें।

इसी तरह, मैक^(Mac) उपयोगकर्ता स्वचालित रूप से फ़ाइलों को वनड्राइव^(OneDrive) में कॉपी करके या उन्हें फाइंडर का उपयोग करके ^(Finder)वनड्राइव^(OneDrive) फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर सकते हैं या उन्हें ऐप से वनड्राइव^(OneDrive) फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं।

6. OneDrive में फ़ाइलें साझा करना

OneDrive के साथ फ़ाइलें साझा करना आसान नहीं हो सकता है । अपने कंप्यूटर पर, फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और शेयर^(Share) चुनें । 

चुनें कि आप किसके साथ अपनी फ़ाइल साझा करना चाहते हैं, एक वैकल्पिक संदेश जोड़ें, और फिर या तो भेजें^(Send) बटन चुनें या लिंक की प्रतिलिपि बनाना चुनें या अपने डिवाइस पर किसी अन्य ऐप के माध्यम से भेजें।

7. OneDrive में किसी फ़ाइल^(File) या फ़ोल्डर को पुनर्स्थापित करें^(Folder)

OneDrive में एक रीसायकल बिन होता है जहाँ आप गलती से हटाए गए फ़ाइल या फ़ोल्डर को पुनर्स्थापित करने में सक्षम हो सकते हैं। 

1. अपने ब्राउज़र में OneDrive से , रीसायकल बिन^{(Recycle Bin)} चुनें ।
2. उस फ़ाइल का चयन करें जिसे आप पुनर्स्थापित करना चाहते हैं।

1. पुनर्स्थापना^(Restore) बटन का चयन करें।

8. अपनी वनड्राइव^{(Your OneDrive)} फ़ाइलों पर समाप्ति तिथियां^{(Expiration Dates)} और पासवर्ड कैसे डालें^(Passwords)

हालांकि यह सुविधा अभी तक मुफ़्त खातों के लिए उपलब्ध नहीं है, कुछ Microsoft 365 उपयोगकर्ताओं के पास ^{(Microsoft 365)}OneDrive में अपनी फ़ाइलों पर समाप्ति तिथि और पासवर्ड डालने का विकल्प होता है । यदि यह सुविधा OneDrive व्यवस्थापन केंद्र^{(OneDrive Admin Center)} में सक्षम की गई है , तो यहां बताया गया है कि क्या करना है। 

नोट^(Note) : यह केवल तभी काम करता है जब कोई लिंक गुमनाम रूप से साझा किया जाता है, न^(not) कि जब आप विशिष्ट लोगों के साथ साझा करना चुनते हैं। 

1. वेब ब्राउज़र में, उस फ़ाइल या फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप साझा करना चाहते हैं। 
2. शेयर का^(share) चयन करें ।
3. लिंक सेटिंग^{(link settings)} में , चुनें कि आप फ़ाइल की एक्सेस कब समाप्त करना चाहते हैं।

1. आप चाहें तो पासवर्ड^(password) जोड़ें ।
2. लागू करें^(Apply) बटन का चयन करें।

स्कूल^(School) या कार्य के लिए OneDrive^(Out) का अधिक लाभ उठाएं^(OneDrive)

ऊपर दी गई युक्तियाँ स्कूल या काम के लिए OneDrive के साथ आप क्या कर सकते हैं, इसकी सतह को खरोंच दें। सिंक समस्याओं^{(sync issues)} को हल करने का तरीका जानें , अपने कंप्यूटर पर किसी भी फ़ोल्डर को OneDrive के साथ सिंक करने के लिए ^(OneDrive)प्रतीकात्मक लिंक^{(symbolic links)} का उपयोग करें , या, यदि आप नमकीन महसूस कर रहे हैं, तो OneDrive को पूरी तरह से अक्षम^{(disable OneDrive)} कर दें ।

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile yоu are, the more important it is to have access to your files no matter where you are or which device you’re using. Back in the old days, your eleсtronіc files all lived on your computer, so if уou weren’t near your computer, you couldn’t access your files. That all changed with the advent of high-speed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

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