शुरुआती के लिए 15 त्वरित सुस्त युक्तियाँ और तरकीबें
क्या आप स्लैक में नए(new to Slack) हैं और इस सहयोग टूल का अधिकतम लाभ उठाना सीखना चाहते हैं? आप सही जगह पर हैं। इस टूल के साथ काम करना आसान और अधिक उत्पादक बनाने के लिए आप कई स्लैक टिप्स और ट्रिक्स सीख सकते हैं।(Slack)
अपने भेजे गए संदेशों को संपादित करने से लेकर अपने काम के ईमेल को Slack पर अग्रेषित करने तक , इस टूल से आप बहुत कुछ कर सकते हैं।
1. अपना स्लैक प्रोफाइल अपडेट करें(1. Update Your Slack Profile)
जब आप स्लैक में शामिल होते हैं, तो सबसे पहले आपको अपनी (Slack)स्लैक(Slack) प्रोफ़ाइल को अपडेट करना होगा । यह इस जानकारी से है कि आपके कार्यस्थल के अन्य उपयोगकर्ताओं को पता चल जाएगा कि आप संगठन में क्या करते हैं। इसलिए आपको अपने प्रोफाइल में अपने बारे में ज्यादा से ज्यादा जानकारी जोड़नी चाहिए।
आप स्लैक में शीर्ष-दाएं कोने में अपना प्रोफ़ाइल आइकन चुनकर और प्रोफ़ाइल संपादित करें चुनकर अपनी स्लैक(Slack) प्रोफ़ाइल तक पहुंच (Edit profile)सकते(Slack) हैं । यहां, अपना पूरा नाम, अपना प्रदर्शन नाम, अपनी कार्य भूमिका, अपना फोन नंबर और अपना समय क्षेत्र दर्ज करें।
आप चाहें तो अपनी प्रोफाइल पिक्चर को भी अपनी प्रोफाइल में जोड़ सकते हैं। जब आपने अपनी प्रोफ़ाइल भर दी हो, तो परिवर्तन सहेजें(Save Changes) चुनें ।
2. एक प्रोफ़ाइल स्थिति जोड़ें(2. Add a Profile Status)
प्रोफ़ाइल स्थिति(profile status) के साथ , आप अपने कार्यक्षेत्र के अन्य सदस्यों को बता सकते हैं कि आप क्या कर रहे हैं। आप इमोजी सहित अपने स्लैक स्टेटस में कोई भी संदेश रख सकते हैं। इस विकल्प का एक आदर्श उपयोग आपकी वर्तमान कार्य स्थिति को प्रदर्शित करना है।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक संपादक हैं और आप कुछ संपादित कर रहे हैं, तो आप एक स्थिति जोड़ सकते हैं जो संपादन(Editing) कहती है ताकि अन्य लोग जान सकें कि आप किस पर काम कर रहे हैं।
स्लैक(Slack) में अपनी स्थिति अपडेट करने के लिए , ऊपरी दाएं कोने में अपना प्रोफ़ाइल आइकन चुनें और अपनी स्थिति अपडेट करें(Update your status) चुनें । फिर, दिए गए बॉक्स में अपनी वर्तमान स्थिति दर्ज करें और नीचे सहेजें चुनें।(Save)
3. अपने आप को संदेश दें(3. Message Yourself)
अन्य मैसेजिंग ऐप्स(messaging apps) के विपरीत , स्लैक(Slack) आपको स्वयं से संदेश भेजने और प्राप्त करने की अनुमति देता है। अधिकांश उपयोगकर्ताओं के लिए, यह सुविधा एक डायरी के रूप में काम करती है जहां वे अपने विचारों और कार्यों की सूची लिख देते हैं(jot down their thoughts and tasks list) ।
हो सकता है कि आप इस सुविधा का उपयोग अपने कार्यों की सूची रखने, व्यक्तिगत नोट्स बनाने और अनुलग्नकों को सहेजने के लिए करना चाहें।
इस सुविधा का उपयोग करने के लिए, Slack में बाएँ साइडबार में अपना नाम चुनें । फिर, एक संदेश टाइप करें या एक फ़ाइल संलग्न करें और यह आपके पास भेज दी जाएगी।
4. सभी उपयोगकर्ताओं को एक संदेश भेजें(4. Send a Message to All Users)
स्लैक(Slack) आपको कुछ चैनलों में सभी को संदेश भेजने के लिए कई विकल्प देता है। आप अपने चैनल में लोगों को सूचित करने के लिए तीन हैंडल का उपयोग कर सकते हैं।
पहला है @everyone, जो सभी उपयोगकर्ताओं को सूचित करेगा, लेकिन केवल #सामान्य #general में। यह एक डिफ़ॉल्ट चैनल है जहां स्लैक(Slack) कार्यक्षेत्र में शामिल होने पर सभी को जोड़ा जाता है।
दूसरा हैंडल @channel है । जब आप इसे अपने संदेश के बाद टाइप करते हैं, तो स्लैक(Slack) आपके संदेश के बारे में आपके चैनल में सभी को एक सूचना भेजता है। आपको इसका उपयोग उन घोषणाओं को करने के लिए करना चाहिए जो उस विशेष चैनल में सभी पर लागू होती हैं।
तीसरा हैंडल @here है । इससे आप अपने स्लैक चैनलों में केवल सक्रिय सदस्यों को ही सूचित कर सकते हैं। सभी निष्क्रिय सदस्यों को आपके संदेश की सूचना नहीं मिलेगी। इस हैंडल का एक आदर्श उपयोग तब होता है जब आप ऑनलाइन सदस्यों का ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं (हो सकता है कि लोगों को कहीं लंच करने के लिए कहें?)
5. भेजे गए संदेशों को संपादित करें(5. Edit Sent Messages)
यदि आप कभी भी टाइपो या अधूरी जानकारी वाला संदेश भेजते हैं, तो आप उस संदेश को संपादित(edit that message) कर सकते हैं, भले ही वह पहले ही भेजा जा चुका हो। स्लैक आपको भेजे गए संदेशों को संशोधित करने की अनुमति देता है और आप इसे कुछ क्लिक के साथ कर सकते हैं।
किसी संदेश को संपादित करने के लिए, उस संदेश को ढूंढें, संदेश के आगे तीन बिंदुओं वाले मेनू का चयन करें और संदेश संपादित करें(Edit message) चुनें ।
आप(Make) अपने संदेश में जो भी परिवर्तन करना चाहते हैं, करें और परिवर्तन सहेजें(Save Changes) चुनें .
6. एक संदेश उद्धरण(6. Quote a Message)
स्लैक(Slack) के साथ , आपको किसी चैनल में संदेश को फिर से टाइप करने की आवश्यकता नहीं है यदि संदेश उस कार्यस्थल में पहले ही कहीं पोस्ट किया जा चुका है। आप बस उस संदेश के लिंक को कॉपी कर सकते हैं और अपने इच्छित किसी भी चैनल में पेस्ट कर सकते हैं। स्लैक(Slack) संदेश को आपके चैनल में एम्बेड कर देगा।
अपने संदेश का लिंक प्राप्त करने के लिए, अपने संदेश पर होवर करें, संदेश के आगे तीन बिंदुओं वाला मेनू चुनें और लिंक कॉपी करें(Copy link) चुनें .
फिर, उस चैनल पर जाएं जिसमें आप संदेश को फिर से पोस्ट करना चाहते हैं, संदेश बॉक्स में राइट-क्लिक करें, और पेस्ट(Paste) का चयन करें ।
7. अनुस्मारक बनाएँ(7. Create Reminders)
अगर आपको स्लैक(Slack) मैसेज पर काम करना है लेकिन आप तुरंत उपलब्ध नहीं हैं, तो आप स्लैक(Slack) को अपने मैसेज के लिए रिमाइंडर बनाने के लिए कह सकते हैं। (create a reminder)इस तरह, स्लैक(Slack) आपको निर्दिष्ट समय बीत जाने के बाद आपके संदेश के बारे में सचेत करता है।
ऐसा रिमाइंडर बनाने के लिए, उस संदेश पर होवर करें जिसके बारे में आप याद दिलाना चाहते हैं, संदेश के आगे तीन बिंदुओं वाला मेनू चुनें, मुझे इसके बारे में याद दिलाएं(Remind me about this) चुनें और फिर चुनें कि आप कब रिमाइंडर प्राप्त करना चाहते हैं।
यदि आप रिमाइंडर के लिए कस्टम समय निर्दिष्ट करना चाहते हैं तो कस्टम(Custom) चुनें ।
8. पसंदीदा चैनल चिह्नित करें(8. Mark Favorite Channels)
यदि आपके स्लैक(Slack) कार्यक्षेत्र में कई चैनल हैं, तो एक निश्चित चैनल खोजना मुश्किल हो जाता है। सौभाग्य से, स्लैक(Slack) आपको अपने पसंदीदा चैनलों की एक सूची बनाने की अनुमति देता है, और फिर आप इन चैनलों को स्लैक(Slack) में बाएं साइडबार से एक्सेस कर सकते हैं ।
मूल रूप से, आप अपने पसंदीदा चैनलों को तारांकित करते हैं और स्लैक(Slack) उन्हें तारांकित चैनलों की सूची में रखता है। ऐसा करने के लिए, स्लैक(Slack) में अपने पसंदीदा चैनल पर राइट-क्लिक करें और मेनू से स्टार चैनल(Star channel) चुनें।
आपका चयनित चैनल Slack(Slack) के बाएँ साइडबार में तारांकित(Starred) अनुभाग में जुड़ जाता है । अब आप पूरी चैनल सूची में स्क्रॉल किए बिना आसानी से इस चैनल तक पहुंच सकते हैं।
9. अपने फैसलों के लिए इमोजी का इस्तेमाल करें(9. Use Emojis for Your Decisions)
स्लैक को मानक इमोजी का पूरा समर्थन है और आप इनका उपयोग अपने संदेशों में अपनी भावनाओं और भावनाओं को व्यक्त करने के लिए कर सकते हैं। इसके अलावा, आप कुछ निर्णय लेने के लिए भी इन इमोजी का उपयोग कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि किसी ने स्लैक(Slack) संदेश में कुछ अनुरोध किया है, तो आप अपने निर्णय को इंगित करने के लिए उस संदेश में एक निश्चित इमोजी जोड़ सकते हैं। यदि किसी ने किसी निश्चित कार्य पर अनुमोदन के लिए कहा है, तो आप अपनी स्वीकृति देने के लिए उस संदेश में एक चेकमार्क इमोजी जोड़ सकते हैं, और इसी तरह।
कई इमोजी(several emojis) हैं जिन्हें आप बिना शब्दों के निर्णय लेने के लिए चुन सकते हैं। बस(Just) सुनिश्चित करें कि आपकी टीम को पता है कि कौन सा इमोजी किस निर्णय को इंगित करता है।
10. स्लैक का लुक बदलें(10. Change Slack’s Look)
अगर आपको यह पसंद नहीं है तो आपको स्लैक(Slack) के डिफ़ॉल्ट रूप के साथ रहने की ज़रूरत नहीं है। स्लैक(Slack) अनुकूलन योग्य है, जिसका अर्थ है कि आप टूल के रंगरूप को अपनी पसंद के अनुसार बदल सकते हैं। ऐसे कई विषय हैं जिन्हें आप अपने (various themes)स्लैक(Slack) कार्यक्षेत्र पर लागू कर सकते हैं।
स्लैक(Slack) में इन विषयों को देखने के लिए , शीर्ष-दाएं कोने में अपना प्रोफ़ाइल आइकन चुनें और प्राथमिकताएं(Preferences) चुनें । बाईं ओर से थीम(Themes) चुनें और आप दाईं ओर उपलब्ध थीम देखेंगे।
एक थीम चुनें और स्लैक(Slack) इसे आपके पूरे कार्यक्षेत्र पर लागू कर देगा।
11. स्लैक में ईमेल एक्सेस करें(11. Access Emails in Slack)
स्लैक(Slack) ईमेल को बदलने के लिए है, लेकिन, अच्छे या बुरे के लिए, ईमेल जल्द ही दूर नहीं जा रहे हैं। ईमेल और स्लैक(Slack) चैनलों के बीच की खाई को पाटने के लिए , टूल आपको अपने ईमेल को अपने स्लैक(Slack) खाते में लाने की अनुमति देता है।
यहां देखिए यह कैसे काम करता है। स्लैक(Slack) आपको एक अग्रेषण ईमेल पता देता है। आप इस ईमेल पते पर जो भी ईमेल भेजते हैं, वे आपके स्लैक(Slack) खाते में उपलब्ध हो जाते हैं। आप इस स्लैक ईमेल पर आने वाले सभी ईमेल को अग्रेषित करने के लिए एक (forward all incoming emails)स्लैक(Slack) अग्रेषण ईमेल उत्पन्न कर सकते हैं और अपना वास्तविक ईमेल खाता ( जीमेल(Gmail) , आउटलुक(Outlook) , आदि) सेट कर सकते हैं ।
इस ईमेल पते को स्लैक(Slack) में जेनरेट करने के लिए , शीर्ष-दाएं कोने में अपना प्रोफ़ाइल आइकन चुनें और प्राथमिकताएं(Preferences) चुनें । बाएँ साइडबार में संदेश और मीडिया(Messages & media) का चयन करें , दाएँ फलक को नीचे स्क्रॉल करें, और एक अग्रेषण पता प्राप्त करें(Get a Forwarding Address) चुनें ।
अपने नए जनरेट किए गए ईमेल पते पर ईमेल अग्रेषित करने के लिए अपना ईमेल खाता कॉन्फ़िगर करें। फिर आपको अपने सभी आने वाले ईमेल स्लैक(Slack) में लेफ्ट साइडबार के स्लैकबॉट(Slackbot) सेक्शन में मिलने चाहिए ।
12. Enable/Disable Slack Notifications
आपको अपने स्लैक(Slack) कार्यक्षेत्र में पोस्ट किए जाने वाले प्रत्येक संदेश के लिए शायद एक सूचना की आवश्यकता नहीं है । सूचनाओं का मुकाबला करने के लिए, स्लैक आपको (Slack)अपनी अलर्ट सेटिंग्स(configure your alert settings) को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है , हालांकि आप चाहते हैं। आप चुन सकते हैं कि आप कौन सी सूचनाएं प्राप्त करना चाहते हैं और अपने Slack खाते के लिए कब।
आप नोटिफिकेशन शेड्यूल भी बना सकते हैं ताकि स्लैक(Slack) आपको बार-बार अलर्ट न भेजे।
स्लैक(Slack) नोटिफिकेशन बदलने के लिए , ऊपरी-दाएं कोने में अपना प्रोफ़ाइल आइकन चुनें और प्राथमिकताएं(Preferences) चुनें । बाएं साइडबार से सूचनाएं(Notifications) चुनें । दाएँ फलक पर, अपनी Slack सूचनाओं के लिए विभिन्न विकल्पों को कॉन्फ़िगर करें।
13. Activate/Deactivate Do Not Disturb in Slack
ऐसे समय होते हैं जब आप किसी भी स्लैक(Slack) नोटिफिकेशन से बिल्कुल भी परेशान नहीं होना चाहते हैं । ऐसे में स्लैक(Slack) का डू नॉट डिस्टर्ब मोड(do not disturb mode) आपकी मदद कर सकता है।
यह मोड आपकी सूचनाओं को तब तक के लिए रोक देता है जब तक आप चाहते हैं। आप जब चाहें मोड को मैन्युअल रूप से चालू और बंद कर सकते हैं।
स्लैक(Slack) में इस विकल्प को एक्सेस करने के लिए , ऊपरी-दाएं कोने में अपना प्रोफ़ाइल आइकन चुनें और पॉज़ नोटिफिकेशन(Pause notifications) चुनें । फिर, चुनें कि आप कितने समय के लिए मोड को सक्षम रखना चाहते हैं।
डू नॉट डिस्टर्ब मोड को बंद करने और अपनी सूचनाओं को फिर से शुरू करने के लिए, वही पॉज़ नोटिफिकेशन(Pause notifications) मेनू खोलें और बंद करें(Turn off) चुनें ।
14. ऐप्स के साथ स्लैक फंक्शन बढ़ाएं(14. Extend Slack Functions with Apps)
स्लैक(Slack) शायद एकमात्र ऑनलाइन टूल नहीं है जिसका आप उपयोग करते हैं। आप अपने कार्यों के लिए Google ड्राइव(Google Drive) , ट्रेलो(Trello) और कई अन्य ऐप्स का उपयोग कर सकते हैं, और स्लैक(Slack) को इसके बारे में पता है।
उन ऐप्स से अपने डेटा को अपने कार्यक्षेत्र में लाने में आपकी सहायता के लिए, स्लैक(Slack) आपको अपने पसंदीदा ऐप्स को अपने खाते में एकीकृत(integrate your favorite apps) करने की अनुमति देता है । एक बार जब आप एक ऐप जोड़ लेते हैं, तो आप अपने स्लैक(Slack) खाते से उस ऐप की कई सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं ।
स्लैक (Slack)गूगल ड्राइव(Google Drive) , ट्रेलो(Trello) , ट्विटर(Twitter) , जूम(Zoom) आदि सहित कई लोकप्रिय ऐप को सपोर्ट करता है। ऐप्स सूची देखने के लिए, Slack में बाएँ साइडबार से अधिक(More) > ऐप्स चुनें।(Apps)
फिर, उस ऐप के नीचे जोड़ें चुनें जिसे आप अपने कार्यक्षेत्र के साथ एकीकृत करना चाहते हैं।(Add)
15. अपना सुस्त विश्लेषण देखें(15. View Your Slack Analytics)
स्लैक(Slack) आपके कार्यक्षेत्र में होने वाली सभी गतिविधियों का एक लॉग रखता है और आप इस जानकारी को टूल के एनालिटिक्स टूल से एक्सेस कर सकते हैं। स्लैक(Slack) एनालिटिक्स आपको आपके कार्यक्षेत्र के आँकड़े देता है, जैसे कि कितने लोग सक्रिय हैं और किन संदेशों का आदान-प्रदान किया जा रहा है।
आप स्लैक(Slack) के ऊपरी-बाएँ कोने में अपने कार्यक्षेत्र का नाम चुनकर और टूल्स(Tools) > एनालिटिक्स(Analytics) चुनकर इस टूल तक पहुंच सकते हैं ।
और वे कुछ उपयोगी स्लैक(Slack) टिप्स थे जो हमें लगता है कि आपको इस टूल का अधिकतम लाभ उठाना सीखना चाहिए!
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