घर पर रिमोट, ऑनलाइन मीटिंग करने की क्षमता बहुत सुविधाजनक हो सकती है। लेकिन यह बहुत ही शर्मनाक क्षणों के लिए अवसरों की एक पूरी सूची भी प्रस्तुत करता है।

यदि आपके पास बच्चे, पालतू जानवर, बच्चे या यहां तक ​​कि आपके पीछे एक खिड़की है जो बाहर प्रदर्शित करती है, तो आपके पास आपदा के लिए एक नुस्खा की सभी सामग्रियां हैं।

इस लेख में हम कुछ सबसे आम मुद्दों को कवर करेंगे जो शर्मनाक ऑनलाइन मीटिंग का कारण बन सकते हैं, और उन्हें कैसे रोका जा सकता है।

ऑनलाइन मीटिंग्स: क्या गलत ^(Could)हो^{(Go Wrong)} सकता है?

इस तरह के शर्मनाक क्षण के सबसे प्रसिद्ध उदाहरणों में से एक प्रोफेसर रॉबर्ट केली के साथ हुआ जब ^{(Professor Robert Kelly)}बीबीसी^(BBC) द्वारा टेलीविजन पर उनका लाइव साक्षात्कार किया जा रहा था ।

केली का एक बच्चा-आयु वर्ग का एक बच्चा साक्षात्कार के बीच में उनके कार्यालय में गया, और इसी तरह उसका बच्चा वॉकर में चला गया। अंत में, उसकी उन्मत्त पत्नी कमरे से बच्चों को निकालने के लिए दौड़ती है।

यह न केवल एक शर्मनाक ऑनलाइन बैठक का क्षण था, बल्कि यह एक ऐसा था जो लाइव हुआ और दुनिया भर में लाखों दर्शकों के लिए प्रसारित किया गया।

शर्मनाक ऑनलाइन मीटिंग^{(Embarrassing Online Meeting)} पलों को रोकना

ऐसे तरीके हैं जिनसे आप किसी भी दुर्भाग्यपूर्ण घटना की संभावना को कम करने के लिए अपना कार्यक्षेत्र, अपना कंप्यूटर और मीटिंग स्वयं सेट कर सकते हैं।

यदि आप इन सभी दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, तो आप निश्चिंत हो सकते हैं कि आपकी सभी ऑनलाइन बैठकें सुचारू रूप से और बिना किसी "यादगार" क्षणों के चलेंगी।

उपयोग में न होने पर अपना कैमरा ब्लॉक करें

जब तक आपका वेबकैम उपयोग में न हो, तब तक आपको कई सुरक्षा कारणों से अपने वेबकैम को ढक कर रखना^{(keep your webcam covered)} चाहिए । लेकिन सुरक्षा के अलावा, आप तैयार होने से पहले ऑनलाइन मीटिंग की शुरुआत में अपना वीडियो भी नहीं दिखाना चाहते हैं।

एक बैठक के दौरान बाथरूम में जाते हुए पकड़े गए लोगों की कहानियां हैं^{(stories of people caught going to the bathroom)} क्योंकि उनका वेबकैम एक खुले बाथरूम के दरवाजे की ओर इशारा किया गया था। 

ऐसा कई कारणों से हो सकता है।

• मीटिंग प्रारंभ समय पर वेबकैम स्वचालित रूप से चालू हो जाता है
• आप भूल जाते हैं कि मीटिंग के दौरान कैमरा चालू रहता है
• आपने सोचा था कि मीटिंग खत्म हो गई है लेकिन लोग जुड़े हुए हैं, तब भी कैमरा चालू है

इन सभी परिदृश्यों को रोकने का सबसे आसान तरीका यह है कि यदि आपके वेबकैम में स्लाइडर कवर है तो उसका उपयोग करें। यदि ऐसा नहीं होता है, तो कैमरे के उपयोग में न होने पर उसे रखने के लिए कुछ टेप संभाल कर रखें।

पृष्ठभूमि विंडोज़ पर पर्दे का प्रयोग करें

विंडोज़ आपके कार्यालय में प्रकाश डालने के लिए बहुत अच्छा हो सकता है, लेकिन जब आप ऑनलाइन मीटिंग में होते हैं तो वे बहुत सी समस्याएं पैदा कर सकते हैं।

ऐसे कई परिदृश्य हैं जो खिड़कियों के साथ शर्मिंदगी का कारण बन सकते हैं, तो आइए तीन मुख्य परिदृश्यों का पता लगाएं।

आप एक खलनायक की तरह दिखते हैं

कल्पना कीजिए कि^(Imagine) कोई व्यक्ति एक बैठक में दिखा रहा है और वे केवल एक अंधेरे कमरे में एक छाया की तरह दिखाई देते हैं। उस व्यक्ति के बारे में आपका पहला प्रभाव क्या होगा?

अधिकांश लोगों को किसी भी संख्या में फिल्मों की याद दिला दी जाएगी जहां एक खलनायक एक कालकोठरी की मांद में बैठा है, अपनी अगली बुरी योजना की साजिश रच रहा है।

एक खिड़की के माध्यम से बहने वाली रोशनी अधिकांश वेबकैम के साथ चाल चलती है और उन्हें स्वचालित रूप से प्रकाश फ़िल्टर करने के लिए मजबूर करती है, जिससे पूरा कमरा वास्तव में उससे कहीं अधिक गहरा दिखाई देता है।

इस समस्या को ठीक करने का सबसे आसान तरीका है कि आप अपने पीछे की किसी भी खिड़की को पर्दों से सजाएं, और बैठकों के दौरान पर्दे या शेड्स को हमेशा बंद रखें।

पालतू जानवर विंडोज से प्यार करते हैं

पालतू जानवर भी खिड़कियों से प्यार करते हैं, और पालतू जानवर और ऑनलाइन बैठकें शायद ही कभी बहुत अच्छी तरह से मिलती हैं।

यदि आप देखते हैं कि बैठक में लोग बात करते समय हंसते या हंसते हैं, तो आप अपने पीछे एक नज़र डालना चाहेंगे।

संभावनाएं बहुत अच्छी हैं आपकी बिल्ली अच्छी नहीं है।

यदि आप एक ऑनलाइन मीटिंग शुरू करने के लिए तैयार हैं, तो अपने सभी पालतू जानवरों को कमरे से बाहर निकाल दें ताकि वे आपके वीडियो कॉन्फ्रेंस के दौरान आपको शर्मिंदा करने के लिए तैयार खिड़की पर छिप न जाएं।

नोट: कार्यालय का दरवाजा बंद करना (और इसे बंद करना) अवांछित पालतू जानवरों और अन्य बिन बुलाए मेहमानों को बाहर रख सकता है।

आउटडोर हमेशा सुंदर नहीं होते हैं

खिड़कियों के साथ दूसरी समस्या वह सामान है जो उन खिड़कियों के दूसरी तरफ होता है।

क्या आप वाकई चाहते हैं कि आपके सहकर्मी या अन्य बैठक में उपस्थित लोग आपके पड़ोसी को अपने पजामे में बाहर लॉन घास काटते हुए देखें? 

आप कभी नहीं जानते कि खिड़की से कौन या क्या गुजरने वाला है, इसलिए यह सुनिश्चित करने का एक और कारण है कि आपके पीछे की खिड़की में पर्दे हैं, और आप उनका उपयोग करते हैं।

प्रकाश को क्रैंक करें

प्रकाश की बात करें तो, एक अच्छी तरह से प्रकाशित कार्यालय एक वेब सम्मेलन के दौरान सबसे अच्छा वीडियो बनाता है। सही रोशनी हासिल करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपने डेस्क को इस तरह रखें कि आपके सामने वाले मॉनिटर के पीछे एक खिड़की हो (पर्दे खुले हों) या फिर किनारे की तरफ। 

बगल की खिड़कियों से आने वाली प्राकृतिक रोशनी आपके पीछे की खिड़की के विपरीत करती है। वेबकैम को प्रकाश को फ़िल्टर करने के लिए मजबूर करने के बजाय, यह कैमरे को लेने के लिए आप पर प्राकृतिक प्रकाश डालता है।

यदि आपके कार्यालय में सही दिशा में खिड़की नहीं है, तो अगला सबसे अच्छा उपाय यह है कि आपके पास जितनी ओवरहेड लाइटें हैं, उन्हें चालू करें।

बेहतर अभी तक, फिलिप्स ह्यू लाइट्स^{(Philips Hue lights)} का उपयोग करें और उन्हें सबसे चमकदार सेटिंग पर सेट करें।

मीटिंग से पहले साफ करें

मिशिगन विश्वविद्यालय के 2018^{(2018 study by the University of Michigan)} के एक अध्ययन के अनुसार , मनोवैज्ञानिकों ने पाया कि लोगों ने अपने कार्यालय की स्थिति के आधार पर लोगों के बारे में नकारात्मक राय विकसित की।

यह खोज आश्चर्यजनक नहीं है। हालांकि, यह दुर्भाग्यपूर्ण है यदि आप पूरे सप्ताह कड़ी मेहनत कर रहे हैं और उस ऑनलाइन वीडियो मीटिंग से पहले अपने आस-पास की जगह को साफ करने का समय नहीं मिला है।

इसका आसान उपाय यह है कि वीडियो मीटिंग शुरू होने से पहले अपने कैलेंडर में कम से कम 15 मिनट शेड्यूल करें। उस समय को अपने पीछे की सारी अव्यवस्थाओं को उठाकर बिताएं। कम से कम वह सब कुछ साफ करें जो कैमरा देख सकता है।

इसका मतलब यह नहीं हो सकता है कि पूरा कमरा साफ है, या आपका डेस्कटॉप अभी भी अव्यवस्थित नहीं है, लेकिन अगर बैठक में शामिल होने वाले लोग अव्यवस्था नहीं देख सकते हैं, तो वे बेहतर नहीं जान पाएंगे।

ओह द साउंड्स वी मेक

वीडियो कॉन्फ्रेंस के दौरान ध्वनि आपका सबसे बड़ा दुश्मन हो सकता है। ऐसे सभी तरीके हैं जिनसे आपका माइक्रोफ़ोन आपको शर्मिंदा कर सकता है। 

बस यह भूल जाने पर विचार करें कि आपका माइक्रोफ़ोन चालू है और निम्न में से कोई एक कार्य करें:

• चिप्स या कुछ और कुरकुरे और जोर से खाना
• अपनी सांस के तहत एक सहकर्मी के बारे में कुछ नकारात्मक बोलना जो हर कोई सुन सकता है
• अपने जीवनसाथी या परिवार के अन्य सदस्य के साथ व्यक्तिगत पक्ष की बातचीत करना
• शर्मनाक शारीरिक आवाजें बनाना

ये सभी परिदृश्य हल्के हास्य से लेकर दर्दनाक शर्मनाक तक हो सकते हैं। 

समाधान क्या है? जब तक आपको बोलने की आवश्यकता न हो, हमेशा^(Always) जांच लें कि आप मीटिंग की शुरुआत में म्यूट हैं, और मीटिंग के दौरान अपने माइक्रोफ़ोन की स्थिति पर कड़ी नज़र रखें। 

इससे भी बेहतर, अपनी वीडियो कॉन्फ़्रेंस सॉफ़्टवेयर सेटिंग कॉन्फ़िगर करें ताकि मीटिंग शुरू होने पर माइक्रोफ़ोन स्वचालित रूप से मौन रहे।

स्काइप^(Skype) में , आप यह सेटिंग ऑडियो और वीडियो के अंतर्गत ^{(Audio & Video)}सेटिंग^(Settings) मेनू में पा सकते हैं । बस सुनिश्चित करें कि इनकमिंग कॉल के लिए अनम्यूट^{(Unmute for incoming calls)} बंद है।

अधिकांश प्रमुख वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग अनुप्रयोगों में माइक्रोफ़ोन के लिए समान सेटिंग होती है।

अन्य उपयोगी टिप्स

उपरोक्त सभी सलाह को ध्यान में रखते हुए यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी वीडियो कॉन्फ्रेंस सुचारू रूप से और बिना किसी हिचकी के चलती रहे। 

कुछ अन्य युक्तियां हैं जो आपके वीडियो कॉल में सहायता कर सकती हैं:

• स्क्रीन साझा करना^{(Sharing screens)} : अपनी स्क्रीन साझा करते समय, सही स्क्रीन पर प्रकाश डाला देखने से पहले साझा करें बटन का चयन न करें। प्रत्येक प्रमुख ऑनलाइन कॉन्फ्रेंसिंग ऐप आपके द्वारा चुनी गई स्क्रीन को हाइलाइट करता है ताकि आप हमेशा जान सकें कि आप कौन सी स्क्रीन साझा करने जा रहे हैं। गलत स्क्रीन साझा करने से लोगों को वे चीज़ें दिखाई दे सकती हैं जो आप उन्हें नहीं देखना चाहते।
• शर्मनाक सूचनाएं^{(Embarrassing notifications)} : जब आप किसी मीटिंग के दौरान अपनी स्क्रीन साझा कर रहे हों, तो एक सहकर्मी आपको व्यक्तिगत संदेश भेज रहा है, इससे बुरा कुछ नहीं है। प्रत्येक वीडियो कॉन्फ़्रेंस से पहले विंडोज़ नोटिफिकेशन अक्षम करें ।^{(Disable windows notifications)}
• विंडो प्लेसमेंट^{(Window placement)} : एक सामान्य गलती जो लोग करते हैं, वह है चैट विंडो को सभी के चेहरों के साथ वेबकैम से दूर स्क्रीन पर रखना। इसके बजाय, इसे उसी स्क्रीन पर रखें ताकि ऐसा लगे कि आप लोगों को सीधे देख रहे हैं।
• वर्चुअल बैकग्राउंड - ^{(Virtual backgrounds)}ज़ूम^(Zoom) और स्काइप^(Skype) जैसे अधिकांश ऐप अब आपको वर्चुअल बैकग्राउंड चुनने की सुविधा देते हैं। आप या तो प्रीसेट से कुछ चुन सकते हैं या आप अपनी खुद की छवि डाउनलोड कर सकते हैं और इसे पृष्ठभूमि के रूप में उपयोग कर सकते हैं। कुछ ऐप्स आपको बैकग्राउंड को भी धुंधला करने देते हैं, इसलिए यदि आप अपने कॉल के लिए खराब बैकड्रॉप के साथ फंस गए हैं, तो एक वर्चुअल प्राप्त करें।

क्या आपने अपने वीडियोकांफ्रेंसिंग के दौरान कभी कोई शर्मनाक क्षण देखा है? हमें आपकी कहानी नीचे टिप्पणी अनुभाग में सुनना अच्छा लगेगा।

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The abilіty to have remote, online meetings at home can be very convenient. But it also introduces а whole list of opportunities for very embarrаssing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

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