जब भी लाइब्रेरी में कोई बदलाव होता है, तो उपयोगकर्ता SharePoint में वर्जनिंग के^{(versioning in SharePoint)} माध्यम से आइटम्स को आसानी से स्टोर, ट्रैक और पुनर्स्थापित कर सकता है । यह सुविधा उपयोगकर्ता को उसकी साइट पर पोस्ट की गई सामग्री पर नियंत्रण देती है। तो, आइए जानें कि लाइब्रेरी और सूची के लिए अलग से SharePoint 2016 में वर्जनिंग को कैसे कॉन्फ़िगर किया जाए।^(Versioning)

किसी लाइब्रेरी^(Library) या सूची के लिए SharePoint में वर्शनिंग^(Versioning) सक्षम करें

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

SharePoint में वर्जनिंग^(Versioning) की उपयोगिता का अनुभव उस समय किया जा सकता है जब आपको किसी आइटम या फ़ाइल के पुराने संस्करण को देखने या पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता होती है। SharePoint में किसी सूची या लाइब्रेरी के लिए वर्जनिंग सक्षम करने के लिए-

1. ^{(Access List Settings)}सेटिंग^(Settings) समूह में एक्सेस सूची सेटिंग्स या लाइब्रेरी ।^(Library)
2. संस्करण सेटिंग पृष्ठ पर जाएं
3. दस्तावेज़ लाइब्रेरी^{(Document Library)} के लिए वर्जनिंग कॉन्फ़िगर करें
4. सूची के लिए संस्करण कॉन्फ़िगर करें

यदि आपकी व्यवसाय के लिए OneDrive साइट पर मौजूदा पुस्तकालय हैं^(Business) , जिनमें^(OneDrive) संस्करण सक्षम नहीं है, तो आप किसी भी समय उनके लिए संस्करण बनाना सक्षम कर सकते हैं।

1] एक्सेस लिस्ट सेटिंग्स^{(Access List Settings)} या लाइब्रेरी सेटिंग्स^{(Library Settings)} ग्रुप

उस SharePoint लाइब्रेरी या सूची पर जाएँ जिसके लिए आप वर्जनिंग सक्षम करना चाहते हैं।

लाइब्रेरी^(Library) या सूची^(List) टैब चुनें ।

' सेटिंग्स^(Settings) ' समूह के अंतर्गत , ' लाइब्रेरी^(Library) ' या ' सूची^(List) ' विकल्प चुनें।

2] संस्करण सेटिंग पृष्ठ पर जाएं

जब ' लाइब्रेरी सेटिंग्स^{(Library Settings)} ' विंडो खुलती है, तो नीले रंग में प्रदर्शित ' संस्करण सेटिंग्स^{(Versioning settings)} ' लिंक पर क्लिक करें।

3] SharePoint में ^(SharePoint)दस्तावेज़^(Document) पुस्तकालय के लिए संस्करण को कॉन्फ़िगर करें^{(Configure Versioning)}

[छवि स्रोत - ऑफिस डॉट कॉम]

जब ' संस्करण सेटिंग्स^{(Version Settings)} ' पृष्ठ पर निर्देशित किया जाता है, तो निम्नलिखित शीर्षकों के तहत सूचीबद्ध उपयुक्त विकल्पों की जांच करके संस्करण को सक्षम करें,

• ^(Require)सबमिट किए गए आइटम के लिए सामग्री स्वीकृति की आवश्यकता है।
• हर बार जब आप इस दस्तावेज़ लायब्रेरी में किसी फ़ाइल को संपादित करते हैं, तो एक संस्करण बनाएँ, या तो केवल प्रमुख संस्करण या प्रमुख और लघु संस्करण।
• बनाए रखने के लिए संस्करणों और ड्राफ्ट की संख्या सीमित करें।
• सेट करें कि ड्राफ़्ट आइटम कौन देख सकता है.
• दस्तावेज़ों को संपादित करने से पहले उन्हें जाँचने की आवश्यकता है।

4] SharePoint में सूची^(List) के लिए संस्करण को कॉन्फ़िगर करें^{(Configure Versioning)}

इसी तरह, SharePoint^(SharePoint) में सूची^(List) के लिए संस्करण को सक्षम करने के लिए, सूची के लिए ' संस्करण सेटिंग्स^{(Version Settings)} ' पृष्ठ के अंतर्गत वांछित विकल्पों की जाँच करें ।

यदि किसी बिंदु पर, आपको लगता है कि किसी SharePoint सूची या लाइब्रेरी में संस्करण को अक्षम करना है

ऊपर सूचीबद्ध चरणों को दोहराएं, लेकिन ' संस्करण सेटिंग^{(Version Settings)} ' पृष्ठ पर ' कोई संस्करण नहीं ' चुनें। ^{(No versioning)}आप सामग्री अनुमोदन की आवश्यकता के लिए नहीं भी देख सकते हैं।^(Require)

सूचियों को प्रबंधित करने की अनुमति वाला कोई भी व्यक्ति किसी लाइब्रेरी के लिए संस्करण बनाना चालू या बंद कर सकता है। कैलेंडर, समस्या ट्रैकिंग सूचियों और कस्टम सूचियों सहित—सभी डिफ़ॉल्ट सूची प्रकारों में सूची आइटम के लिए वर्जनिंग उपलब्ध है।^(Versioning)

How to enable Versioning in SharePoint

Whenever there is a chаnge in the library, a user can easily store, traсk, and restore items via versioning in SharePoint. The feature gives a user control over the content that is posted on his/her site. So, let’s find how to configure Versioning in SharePoint 2016 for a library and list, separately.

Enable Versioning in SharePoint for a Library or List

Track and manage information over time with versioning in SharePoint lists and libraries. View and recover previous versions from the item’s history. When enabled, new versions are added to an item’s history after changes are saved. The number of versions stored and the visibility of draft or minor versions can be modified for each list and library, says Office.com.

The utility of Versioning in SharePoint can be experienced during times when you need to look at or restore an old version of an item or file. For enabling versioning for a list or library in SharePoint-

1. Access List Settings or Library in the Settings group.
2. Go to Versions Settings Page
3. Configure versioning for Document Library
4. Configure Versioning for List

If you have existing libraries on your OneDrive for Business site that do not have versioning enabled, you can enable versioning for them any time.

1] Access List Settings or Library Settings group

Go to the SharePoint library or list for which you would like to enable versioning.

Choose the Library or List tab.

Under ‘Settings’ group, choose ‘Library’ or ‘List’ option.

2] Go to Versions Settings Page

When the ‘Library Settings’ window opens, click the ‘Versioning settings’ link displayed in blue.

3] Configure Versioning for Document library in SharePoint

[Image source – Office.com]

When directed to ‘Version Settings’ page, enable versioning by checking suitable options listed under following headings,

• Require content approval for submitted items.
• Create a version each time you edit a file in this document library, either major versions only or major and minor versions.
• Limit the number of versions and drafts to retain.
• Set who can see draft items.
• Require documents to be checked before they can be edited.

4] Configure Versioning for List in SharePoint

Similarly, to enable versioning for List in SharePoint, check the desired options under ‘Version Settings’ page for List.

If at some point, you feel like disabling versioning in a SharePoint list or library

Repeat the steps listed above, but choose ‘No versioning’ on the ‘Version Settings’ page. You can also check No for Require content approval.

Anyone with permission to manage lists can turn versioning on or off for a library. Versioning is available for list items in all default list types—including calendars, issue tracking lists, and custom lists.

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