Google डिस्क^{(Google Drive)} क्लाइंट, सहकर्मियों और मित्रों के बीच फ़ाइलों को सीधे डाउनलोड करने की आवश्यकता के बिना साझा करने के सर्वोत्तम और सबसे लोकप्रिय तरीकों में से एक के रूप में उभरा है।

एक दशक पहले, आप इन फ़ाइलों को एक ईमेल अटैचमेंट या मेगाअपलोड^(Megaupload) या मीडियाफायर^(MediaFire) जैसी साइट से लिंक के रूप में भेज रहे थे । आइए हम सभी आनन्दित हों कि वे दिन हमारे पीछे हैं।

पुरानी की उन साइटों पर एक लोकप्रिय विशेषता जो आज की लोकप्रिय साझाकरण साइटों, जैसे पेस्टबिन^(Pastebin) में ले गई है, एक निर्धारित अवधि के बाद आपके लिंक को अमान्य करने या आपकी फ़ाइल को साझा करने की क्षमता है। यह ऐसा कुछ नहीं है जिसे हम ईमेल के माध्यम से कर सकते हैं। हालाँकि, यह एक ऐसी विशेषता है जिसके बारे में Google डिस्क^{(Google Drive)} में बहुत से लोग नहीं जानते हैं ।

कुछ संवेदनशील फ़ाइलें हमेशा के लिए इंटरनेट पर नहीं रहनी चाहिए। ^(Internet)इस लेख में, आइए इस बारे में बात करते हैं कि आप Google डिस्क^{(Google Drive)} में अपनी साझा फ़ाइल एक्सेस की समाप्ति तिथि कैसे सेट कर सकते हैं ।

Google डिस्क^{(Google Drive)} में साझा फ़ाइल एक्सेस समाप्ति की सीमाएं

यह जानना महत्वपूर्ण है कि यह सुविधा केवल सशुल्क G Suite संगठन के तहत खातों के लिए उपलब्ध है। इसका मतलब यह है कि मानक Google खाते या G Suite के मुफ़्त लीगेसी संस्करण का उपयोग करने वाले खाते साझा फ़ाइल एक्सेस समाप्ति का उपयोग नहीं कर सकते हैं।

जो उपयोगकर्ता सशुल्क G Suite^{(G Suite)} संगठन के अंतर्गत नहीं हैं , उनके पास अभी भी समाप्ति के साथ साझा की गई फ़ाइलें हो सकती हैं, लेकिन Google डिस्क में साझा की गई फ़ाइल पहुंच की समाप्ति सेट करने के लिए इस आवश्यकता को पूरा किया जाना चाहिए। यदि आप किसी ऐसी कंपनी के लिए काम करते हैं जो आपको एक कस्टम जीमेल^(Gmail) डोमेन के माध्यम से अपना ईमेल खाता निर्दिष्ट करती है , तो इस बात की अच्छी संभावना है कि आपके पास उस खाते के माध्यम से इस सुविधा तक पहुंच हो।

Google ड्राइव^{(Google Drive)} में साझा फ़ाइल एक्सेस समाप्ति कैसे सेट करें

स्वाभाविक रूप से, इस प्रक्रिया का पहला चरण वास्तव में किसी के साथ फ़ाइल साझा करना है। अपनी एक फ़ाइल को Google डिस्क में साझा करने के लिए, फ़ाइल तक पहुँचने का सबसे आसान तरीका है और फिर बड़े नीले शेयर^(Share) बटन के लिए शीर्ष-दाएँ कोने में देखें—आप इसे मिस नहीं कर सकते।

उस पर क्लिक करें^(Click) और एक लाइटबॉक्स पॉप अप होगा जो आपको अपनी फ़ाइल साझा करने के लिए ईमेल पतों की एक सूची में टाइप करने की अनुमति देगा।

जब आप तैयार हों तो अपनी फ़ाइल साझा करने के लिए अपना निमंत्रण भेजने के लिए ठीक^(OK) बटन पर क्लिक करें । इसके बाद, आप उसी फ़ाइल को फिर से खोलना चाहेंगे और फिर से नीले शेयर^(Share) बटन पर क्लिक करें या फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और शेयर^(Share) पर क्लिक करें । इस बार, लाइटबॉक्स के निचले-दाएं कोने में उन्नत पर क्लिक करें।^(Advanced)

यहां, यदि आप किसी ऐसे उपयोगकर्ता की पंक्ति पर होवर करते हैं, जिसके साथ आप फ़ाइल साझा कर रहे हैं, तो एक टाइमर आइकन दिखाई देगा, जिस पर होवर करने पर "समय सीमा समाप्त करें^{(Set expiration)} " लिखा होगा। अगर आपको यह आइकॉन दिखाई नहीं देता है, तो इसका मतलब यह हो सकता है कि आप किसी संगत G Suite संगठन के तहत किसी खाते का इस्तेमाल नहीं कर रहे हैं. अगर आप करते हैं, तो उस पर क्लिक करें।

एक अन्य कारण जो आप इसे नहीं देख सकते हैं वह यह है कि Google ने ^(Google)Google ड्राइव के लिए ^{(Google Drive)}GUI इंटरफ़ेस को अपडेट कर दिया है । इसके बजाय, आपको उनके नाम के आगे छोटे ड्रॉप डाउन पर क्लिक करना होगा और फिर अस्थायी पहुंच दें^{(Give temporary access)} पर क्लिक करना होगा ।

अब आपको नीचे दोनों की तरह एक विंडो दिखाई देगी। शीर्ष छवि Google ड्राइव^{(Google Drive)} का नया संस्करण है और सबसे अधिक संभावना है कि आप क्या सामना करेंगे।

इससे एक्सेस समाप्ति विकल्प दिखाई देने चाहिए। ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करने से 7 दिनों और 30 दिनों की सामान्य तिथियां दिखाई देंगी, या आप अपनी स्वयं की समाप्ति तिथि निर्धारित करने के लिए कस्टम तिथि... पर क्लिक कर सकते हैं।^{(Custom date…)}

एक कस्टम तिथि निर्धारित करने से आप कैलेंडर दृश्य से एक दिन का चयन कर सकेंगे। एकमात्र पकड़ यह है कि आप एक समय, केवल एक तिथि का चयन करने में सक्षम नहीं हैं- फ़ाइल आपके द्वारा चुने गए किसी भी दिन मध्यरात्रि से एक मिनट पहले समाप्त हो जाएगी।

एक बार जब आप अपनी साझा फ़ाइल एक्सेस समाप्ति को कॉन्फ़िगर करने के तरीके से संतुष्ट हो जाते हैं, तो परिवर्तन सहेजें^{(Save changes)} और फिर संपन्न^(Done) पर क्लिक करें । इतना ही!

ध्यान रखने वाली एक महत्वपूर्ण बात यह है कि उपयोगकर्ता अभी भी आपकी फ़ाइल को डाउनलोड करके उसकी समाप्ति तिथि को प्रभावी ढंग से रखने में सक्षम होंगे। इसे रोकने के लिए, आप केवल उन्हें फ़ाइल देखने की अनुमति देने के लिए उनकी पहुंच सेट करना चाहेंगे (इसे संपादित नहीं करेंगे) और " टिप्पणीकारों और दर्शकों के लिए डाउनलोड, प्रिंट और कॉपी करने के विकल्प अक्षम करें^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} " विकल्प को सक्षम करें ।

यदि आपके पास गैर-विरासत वाले G Suite संगठन के तहत एक खाता है, तो साझा फ़ाइल एक्सेस की समाप्ति उन कई अनुलाभों में से एक है जिनका आप बहुत उपयोग कर सकते हैं। इसमें केवल कुछ सेकंड लगते हैं, इसलिए उन संवेदनशील फाइलों को हमेशा के लिए इधर-उधर न जाने दें!

यदि G Suite पर्याप्त रूप से सुरक्षित नहीं है या आपके मानकों के अनुरूप है, तो हमें वैकल्पिक रूप से आपके स्वयं के व्यक्तिगत क्लाउड संग्रहण को सेट करने के तरीके के बारे^{(how to set up your own personal cloud storage)} में एक बढ़िया मार्गदर्शिका मिल गई है । अपने क्लाउड साझाकरण पर पूर्ण नियंत्रण के लिए इसे देखें।

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emеrged as one of the best and most popular ways оf sharing fileѕ between clients, сoworkers, and friends without requiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

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