ऐसा हुआ करता था कि दस्तावेजों पर टीम का सहयोग समय लेने वाला और थकाऊ था। एक व्यक्ति ड्राफ्ट लिखेगा, बदलाव करने के लिए किसी और को ड्राफ़्ट देगा, परिवर्तनों को फिर से पढ़ेगा और तय करेगा कि उन्हें स्वीकार करना है या नहीं, दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए किसी और को सौंपना, इत्यादि। आजकल^(Nowadays) दस्तावेज़ों को साझा करना उन्हें लिखना जितना आसान है, और बहुत से लोग एक ही दस्तावेज़ पर आसानी से काम कर सकते हैं। Microsoft Office के प्रोग्रामों का सूट टीम वर्क के लिए डिज़ाइन किया गया है, लेकिन शुरुआत में सभी को यह सहज नहीं लगेगा। यह वह जगह है जहां टीम सहयोग, अधिक प्रभावी टीमवर्क के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग करना^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} एक वास्तविक रत्न हो सकता है। क्या यह पुस्तक शीर्षक के वादे पर खरी उतरती है? एक लंबे समय के कार्यालय के रूप में^(Office)उपयोगकर्ता, मुझे पता लगाने में दिलचस्पी थी। आइए देखें कि मैंने क्या खोजा।

यह पुस्तक व्यवसाय के लिए डिज़ाइन की गई है

यह शुरू से ही स्पष्ट है कि यह पुस्तक व्यावसायिक वातावरण में काम करने वाले लोगों और विशेष रूप से उद्यमों के लिए डिज़ाइन की गई है। यह उन लोगों के लिए भी है जो पहले से ही Office^(Office) के हाल के संस्करणों से परिचित हैं (रिबन की शुरुआत के बाद से) और जिन्हें बुनियादी बातों पर ट्यूटोरियल की आवश्यकता नहीं है। यह माना जाता है कि पाठक के पास Office 2013 है और चित्र यही दिखाते हैं।

पुस्तक टीम वर्क में शामिल अवधारणाओं की चर्चा के साथ शुरू होती है (टीम की गतिशीलता, उदाहरण के द्वारा नेतृत्व, और आगे) जो दुर्भाग्य से एक पाठ्यपुस्तक के रूप में सूखी है, कभी भी एक शब्द का उपयोग नहीं किया जाता है जहां एक दर्जन करेंगे। ऐसा लगता है कि लेखक यह सुनिश्चित करना चाहता है कि हर एक स्पष्ट बिंदु नीरस विवरण में शामिल हो। मुझे नहीं लगता कि मैं पैराग्राफ के बाद पैराग्राफ पढ़ने में अकेला रहूंगा और चाहता हूं कि वह पहले से ही इसे जारी रखे।

कार्यालय में सहयोग

पहला अध्याय जो वास्तव में Office^(Office) के साथ सहयोग के बारे में बात करता है, SharePoint का विस्तार से उपयोग करने का वर्णन करता है। SharePoint का उपयोग करने के लिए Office 365 Small Business Premium या उच्च स्तर की सदस्यता की आवश्यकता होती है। अधिकांश SharePoint अनुभाग उन लोगों के लिए डिज़ाइन किया गया है जो SharePoint साइट्स का प्रबंधन करते हैं, और लेखक इस बात से सहमत हैं कि गैर-व्यवस्थापक उपयोगकर्ताओं को जानकारी दिलचस्प लग सकती है लेकिन वे इसके साथ बहुत कुछ नहीं कर पाएंगे। इसमें कोई संदेह नहीं है कि SharePoint एक शानदार पूर्ण विशेषताओं वाली सेवा है, और यदि किसी व्यवसाय के पास पहले से ही Office 365 Small Business Premium सदस्यता है, तो SharePointमें बनाया गया है। टीम की विशेष आवश्यकताओं के अनुरूप SharePoint^(SharePoint) को पूरी तरह से कॉन्फ़िगर करने का विवरण पूरी तरह से और अच्छी तरह से चित्रित किया गया है।

हालाँकि, सदस्यता की लागत बहुत सारे व्यवसायों के लिए निषेधात्मक हो सकती है। और SharePoint^(SharePoint) साइट्स के व्यवस्थापन पर ध्यान देने से बहुत अधिक स्थान बर्बाद होता है। एक व्यवसाय जो SharePoint में प्रवेश कर चुका है, उसके पास निश्चित रूप से अपने स्वयं के प्रशिक्षित प्रशासक और अपनी नीतियां होंगी। अगला खंड आउटलुक^(Outlook) के माध्यम से टीम वर्क का वर्णन करता है , लेकिन फिर से, शुरुआत में, आउटलुक^(Outlook) को कंपनी की शेयरपॉइंट^(SharePoint) साइट से जोड़ने पर ध्यान केंद्रित किया गया है। एक बार जब पुस्तक OneNote^(OneNote) के माध्यम से सहयोग का वर्णन करना शुरू कर देती है , तो यह औसत उपयोगकर्ता के लिए अधिक मूल्यवान हो जाती है।

यह पुस्तक बताती है कि आउटलुक^(Outlook) को OneNote से कैसे लिंक किया जाए और यह कैसे सुनिश्चित किया जाए कि टीम शेड्यूल, संदेश और कैलेंडर साझा नोटबुक में सिंक किए गए हैं। विभिन्न परियोजनाओं का ट्रैक रखने और यह सुनिश्चित करने के लिए कैलेंडर सुविधा विशेष रूप से उपयोगी होनी चाहिए कि कोई शेड्यूलिंग विरोध न हो।

Lync के साथ टीम सहयोग का वर्णन करने वाला एक अनुभाग है , लेकिन यह केवल उन लोगों के लिए रुचिकर होगा जिनके व्यवसाय Lync सर्वर^{(Lync Server)} का उपयोग करते हैं और उन्होंने इसे अपने कर्मचारियों द्वारा उपयोग के लिए लाइसेंस दिया है।

समन्वयन और सहयोग

"चर्चाओं और विचारों का ट्रैक रखना"^{("Keeping track of discussions and ideas")} नामक अध्याय OneNote और Lync के टीम उपयोग के लिए निर्देशों को एक साथ लाता है । फोकस OneNote पर है , और यह बताता है कि Outlook और अन्य Office ऐप्स के माध्यम से दस्तावेज़ कैसे साझा करें, और साझा फ़ोल्डर और सूचियाँ कैसे बनाएं। यह वह जगह है जहां टीम सहयोग, अधिक प्रभावी टीमवर्क के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग करना^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} अंततः अधिकांश लोगों के लिए उपयोगी हो जाता है-पुस्तक के आधे रास्ते में। सबसे आम सहयोगी कार्यों के अलावा, इस खंड में टेम्प्लेट, संदर्भ, ईमेल के माध्यम से पृष्ठों को साझा करने और बैकअप का उपयोग करने का विवरण भी शामिल है। एक संक्षिप्त उल्लेख है कि लोगों के पास होना जरूरी नहीं है^(Outlook)साझा किए गए आइटम प्राप्त करने के लिए आउटलुक ।

वर्ड^(Word) , एक्सेल^(Excel) और पॉवरपॉइंट^(PowerPoint) के साथ मिलकर काम करने के लिए समर्पित अध्याय हैं । पुस्तक का तात्पर्य है कि इस प्रकार का सहयोग केवल Office 2010 या नए संस्करणों के साथ ही किया जा सकता है, जो बिल्कुल सही नहीं है। नए संस्करण कई लोगों को एक ही समय में एक ही फाइल पर काम करने की अनुमति देते हैं। लेकिन अगर वह एक साथ उपयोग आवश्यक नहीं है, तो मैंने पाया है कि Office 2007 (जो मैं उपयोग करता हूं) भी ठीक वैसा ही करेगा। लेखक मानता है कि ये साझा दस्तावेज़ SharePoint^(SharePoint) या SkyDrive/OneDrive के माध्यम से उपलब्ध कराए जाएंगे । SharePoint पर उपलब्ध उपकरण OneDrive की तुलना में कहीं अधिक व्यापक और बहुमुखी हैं. Word में ^(Word)ट्रैकिंग^(Tracking) परिवर्तन बहुत लंबे समय से उपलब्ध हैं। बहुत से लोग जिन्होंने पहले दस्तावेज़ों पर सहयोग किया है, उन्हें पता होगा कि यह कैसे किया जाता है। फिर भी, पुस्तक में वर्णन नए लोगों के लिए उपयोगी होगा और अधिक अनुभवी सहयोगियों के लिए एक अच्छा अनुस्मारक होगा। वही एक्सेल में एनोटेशन और ^(Excel)PowerPoint के साझा उपयोग के लिए जाता है ।

अंत में, स्काईड्राइव/वनड्राइव

अंतिम अध्याय बताता है कि स्काईड्राइव^(SkyDrive) (जिसे अब वनड्राइव^(OneDrive) नाम दिया गया है ) पर सहयोग कैसे किया जा सकता है। चूंकि यह इतने सारे लोगों के लिए सबसे व्यावहारिक तरीका है, मुझे लगता है कि इसे पहले प्रदर्शित किया जाना चाहिए था। यहां 7 ट्यूटोरियल^{(7 Tutorials)} में संपादकीय कर्मचारी वनड्राइव^(OneDrive) और Google ड्राइव के माध्यम से सहयोग करते हैं, इसलिए हम जानते हैं कि ^{(Google Drive)}वनड्राइव^(OneDrive) के साथ कितने मूल्यवान कनेक्शन हो सकते हैं। यह पुस्तक ऑफिस वेब एप्स^{(Office Web Apps)} (जिसे अब ऑफिस ऑनलाइन^{(Office Online)} कहा जाता है) पर चर्चा करती है और एप्स की विशेषताओं और सीमाओं को नोट करती है। Office ऑनलाइन^{(Office Online)} का नाम बदलने और अद्यतन करने से पहले, यह पुस्तक कॉपीराइट 2012 थी।

निर्णय

टीम सहयोग, अधिक प्रभावी टीमवर्क^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} के लिए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का उपयोग करना उन व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं और आईटी प्रशासकों के लिए डिज़ाइन किया गया है जिन्हें शेयरपॉइंट^(Sharepoint) सेट करने की आवश्यकता है । इसका अधिकांश भाग उन लोगों के लिए अप्रासंगिक होगा जिनके पास कॉर्पोरेट SharePoint या Lync सर्वर तक पहुँच नहीं है और जो SharePoint का प्रबंधन नहीं करते हैं^(SharePoint)साइटें लेखन शैली शुष्क, चिंताजनक और नीरस है, और सामग्री अपने आप में थोड़ी पुरानी है। यहां तक ​​​​कि जो लोग लक्षित दर्शकों में हैं वे भी इससे खुश नहीं हो सकते हैं। यह पुस्तक केवल औसत पाठक के लिए नहीं बनाई गई है और इसका स्वर लोगों को इसे पढ़ने के लिए आमंत्रित नहीं करता है। अन्य, बेहतर पुस्तकें हैं जो दस्तावेज़ साझाकरण और सहयोग की व्याख्या करती हैं, जिनमें सामान्य रूप से कार्यालय^(Office) के लिए अधिक बेहतर, अधिक विस्तृत संदर्भों की सेवा करने का अतिरिक्त लाभ है । SharePoint पर इतना समय बिताने की कोई आवश्यकता नहीं है , जो वास्तव में सहयोग करने के बारे में नहीं है बल्कि Microsoft को प्रशासित करने के बारे में है^(Microsoft)व्यवसायों के लिए सहयोग मंच। इससे पहले कि आप इसे खरीदें, हम अनुशंसा करते हैं कि आप इसकी सामग्री की तालिका और इसके नि: शुल्क नमूना अध्याय पर एक नज़र डालें और दोबारा जांच लें कि क्या यह वास्तव में साझा करता है जो आपको सीखने की आवश्यकता है। नहीं तो इस किताब से दूर ही रहना ही बेहतर है।

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to bе that teаm collaboration оn documents was time-consuming and tedious. One person would write a draft, give the draft to someonе else to make changes, re-rеad the changes and decide whether to acceрt them, hand the document to someone else to edіt, аnd so on. Nowadays sharing documents is every bit as easy as writing them, and many peoplе can easily work on the same document. Microsoft Office's suitе оf programs is designed for teamwork, but not everyonе will find it instinctіve at firѕt. Thіs is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

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