मुझे लगता है कि यह कहना सुरक्षित है कि लगभग सभी को जिन्हें नौकरी पर ईमेल का उपयोग करना पड़ा है, उन्होंने Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} का उपयोग किया है । मैं उन बहुत से लोगों में से एक था, जिन्होंने इसके बारे में काफी कुछ सीखा था, और इसे कभी भी एक ईमेल प्रोग्राम से ज्यादा कुछ नहीं सोचा था जो कैलेंडर भी प्रिंट कर सकता था। मेरे बॉस माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} के बारे में मुझसे कम जानते थे, इसलिए मैं हमेशा उनके लिए विभागीय कैलेंडर प्रिंट करता था। तो, मेरे आश्चर्य की कल्पना कीजिए जब मैंने इस पुस्तक का शीर्षक देखा! समय प्रबंधन और संगठन के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} का उपयोग करना ? यह, मुझे देखना था। क्या इसका उपयोग केवल बुनियादी कौशल वाले लोग भी कर सकते हैं? मैं यह जानने के लिए बहुत उत्सुक था।

नोट:^(NOTE:) मैं यहाँ से पुस्तक को प्रभावी समय प्रबंधन^{(Effective Time Management)} के रूप में संदर्भित करने जा रहा हूँ - इस प्रकार मेरा और आपका समय कम लगता है।

किसी विशेषज्ञता की आवश्यकता नहीं

परिचय बहुत आश्वस्त करने वाला था। हाँ, यह पुस्तक केवल बुनियादी Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} कौशल वाले लोगों के लिए है। लेखक पूछते हैं कि पाठक मूल बातें समझते हैं, क्योंकि यह "एक वर्ग से शुरू होने वाले Microsoft आउटलुक का उपयोग कैसे करें"^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")} प्रकार की पुस्तक नहीं है। Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} का एकमात्र हिस्सा जिसे "पहले क्लिक से"^{("from the very first click")} समझाया जाएगा , वह है कार्य^(Tasks) , क्योंकि यही वह हिस्सा है जिसका अधिकांश लोगों ने या तो उपयोग नहीं किया है या बड़े पैमाने पर उपयोग नहीं किया है। लेखकों का कहना है कि यह पुस्तक अनुभवी माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के लिए भी है^{(Microsoft Outlook)}उपयोगकर्ता, क्योंकि यह संगठन और समय प्रबंधन की एक प्रणाली प्रस्तुत करता है जो बेहतर और अधिक कुशल है, और यहां तक ​​​​कि सबसे अनुभवी उपयोगकर्ता को भी दिखा सकता है कि सॉफ्टवेयर से और भी अधिक कैसे प्राप्त किया जाए। इस तरह के परिचय के साथ, मैं और अधिक पढ़ने के लिए उत्सुक था।

"Let's get started and change this!" नामक एक खंड के साथ शुरू होता है । और एक "आप इसे आजमाएं"^{("You try it")} खंड के साथ समाप्त होता है जो सारांशित करता है कि अध्याय ने क्या पढ़ाया है और पाठक को एक निर्देशित दौरा देता है कि क्या करने की आवश्यकता है। पुस्तक के बारे में सबसे अच्छी चीजों में से एक यह है कि यह एक विशिष्ट संस्करण से बंधी नहीं है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} 2003, 2007 और 2010 के लिए यहां निर्देश हैं , इसलिए कोई भी बंद नहीं होता है।

ईमेल में नहीं डूबना

मुझे "ईमेल बाढ़" की छवि पसंद है जिसमें पुस्तक हम सभी को डूबने से बचाना चाहती है। कई लोगों के लिए इसका वर्णन करने का यही एकमात्र तरीका है। मैंने देखा है कि लोग अभी भी अपने इनबॉक्स में सैकड़ों या हजारों ईमेल के बारे में बात करते हैं और हर समय और अधिक आते रहते हैं। कोई भी तरीका नहीं है कि कोई भी उस सभी ईमेल को पढ़ सके- उन्हें जो चाहिए वह पहले से मौजूद चीज़ों से निपटने के लिए एक ठोस, प्रभावी तरीका है, और इसे फिर से जमा करने से रोकता है। और, ज़ाहिर है, अगर कोई ईमेल की "बाढ़" से शुरू होता है, तो स्थिति को नियंत्रण में रखना एक फ्लैश में नहीं होने वाला है। स्टेप बाय स्टेप प्लान होना चाहिए। ठीक यही प्रभावी समय प्रबंधन^{(Effective Time Management)} बताता है। लेखक समस्या के मुख्य कारणों की पहचान करते हैं (जैसे विचलित होना, "सभी को उत्तर दें" पर क्लिक करना,^{("Reply All,")}और आने वाली मेल से निपटने के लिए एक प्रणाली नहीं है) और फिर जो पहले से मौजूद है उस पर एक हैंडल प्राप्त करने के लिए आवश्यक कदमों के माध्यम से पाठक को ले जाएं और एक सिस्टम स्थापित करें ताकि यह फिर से न हो। मुझे सच में लगता है कि जो कोई भी इस खंड को पढ़ने के लिए समय लेता है और लेखकों की सलाह का पालन करता है (और, सबसे महत्वपूर्ण, अपने सिस्टम के साथ रहना) यह पाएगा कि यह काम करता है। वे इस बारे में ईमानदार हैं कि चीजों को क्रम में लाने के लिए पाठक को अपने व्यवहार को कितना बदलना होगा, और उन परिवर्तनों को करना क्यों आवश्यक है। प्रत्येक आवश्यक कदम (जैसे अधिसूचनाओं को बंद करना, ईमेल से निपटने के लिए समय के ब्लॉक को अलग करना और इसे हर समय पूरी तरह से अकेला छोड़ना, और अनुस्मारक, कार्य बनाना,^{(Microsoft Outlook)}. वे फ़ोल्डरों का अपना सेट बनाने और महत्वपूर्ण संदेशों को फ़्लैग करने के बारे में बात करते हैं ताकि आप उन्हें नज़रअंदाज़ न करें, जो कुछ ऐसा है जो मुझे पता होता जब मैं काम पर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} का उपयोग कर रहा था । नियमों को स्थापित करने के लिए विस्तृत निर्देश हैं ताकि संदेशों को स्वचालित रूप से उपयुक्त फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध किया जा सके। यह, किसी भी चीज़ से अधिक, इनबॉक्स अव्यवस्था को वश में करने में मदद कर सकता है और लोगों को वास्तव में महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद कर सकता है।

अपनी प्राथमिकताओं को सीधा रखना

प्राथमिकताओं को निर्धारित करने के लिए कार्यों^(Tasks) का उपयोग करने पर अनुभाग भी सही हो जाता है, और एक काल्पनिक, बारहमासी असंगठित कार्यकर्ता के उदाहरण का उपयोग यह दिखाने के लिए करता है कि कैसे विचलित होने के गंभीर परिणाम हो सकते हैं। फिर पाठक को यह निर्धारित करने के लिए कई तरीकों के माध्यम से लिया जाता है कि कौन से कार्य वास्तव में महत्वपूर्ण हैं, और जिन्हें दूसरों पर प्राथमिकता लेनी चाहिए। यह कुछ ऐसा है जिससे अधिकांश लोगों को परेशानी होती है—यह पता लगाना कि वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है और क्या टाला जा सकता है जबकि सर्वोच्च प्राथमिकता वाले कार्यों का ध्यान रखा जाता है। लेखक चीजों को लिखने के महत्व पर जोर देते हैं। यह कई प्रसिद्ध समय-प्रबंधन प्रणालियों में एक महत्वपूर्ण अवधारणा है, और बिल्कुल सही है। आजकल, हमारे पास ध्यान में रखने के लिए बहुत कुछ है, और आइंस्टीन^(Einstein) भी यह सब प्रबंधित नहीं कर सके। लिखना^(Writing)चीजें नीचे कुंजी है। लेखक लेखन के सरल कार्य से परे जाते हैं और बताते हैं कि लोगों को योजनाएँ कैसे और क्यों लिखनी चाहिए। वे स्वीकार करते हैं कि लिखित योजनाओं पर शुरू करना कोई आसान काम नहीं है जब किसी ने इसे पहले नहीं किया है, और वे बताते हैं कि अच्छे समय प्रबंधन के लिए यह क्यों जरूरी है। प्रभावी समय प्रबंधन^{(Effective Time Management)} नियुक्तियों और कार्यों को स्थापित करने के लिए एक सीधी प्रणाली का वर्णन करता है (और स्पष्ट रूप से दोनों के बीच अंतर को स्पष्ट करता है) और यह सुनिश्चित करने के लिए दृश्य, फ़िल्टर और श्रेणियां स्थापित करने के लिए कि आपको ठीक से और कुशलता से आवश्यक जानकारी मिल सकती है।

श्रेणियाँ, कार्य, और समय

पुस्तक के पहले अध्याय मुख्य रूप से इस बात से संबंधित हैं कि Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} कार्यस्थल में क्या कर सकता है। अध्याय "एक प्रभावी सप्ताह योजनाकार के साथ जो आवश्यक है उसके लिए अधिक समय कैसे प्राप्त करें"^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} से शुरू करते हुए, लेखक यह वर्णन करने के लिए आगे बढ़ते हैं कि कैसे गैर-कार्य समय की योजना बनाने के लिए Microsoft आउटलुक का उपयोग किया जा सकता है। ^{(Microsoft Outlook)}वे श्रेणियों को स्थापित करने के लिए आवश्यक कदम उठाते हैं, और यदि आप चाहें तो उन्हें रंग-कोड करने के लिए, प्राथमिकताओं को निर्धारित करने और कार्यों को व्यवस्थित रखने में मदद करने के लिए। वे साप्ताहिक योजना के महत्व पर जोर देते हैं, और व्यक्तिगत मामलों जैसे व्यायाम और शिक्षा के लिए समय को समग्र योजना के हिस्से के रूप में शामिल करते हैं। Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} पर व्यक्तिगत, गैर-कार्य गतिविधियों को रखना पहली बार में अजीब लग सकता हैकाम पर साप्ताहिक योजना, लेकिन लेखक स्पष्ट रूप से बताते हैं कि पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन में संतुलन के महत्व पर बल देते हुए यह वास्तव में एक बहुत अच्छा विचार क्यों है। वे इस तथ्य पर ध्यान देते हैं कि सभी कार्यस्थल निजी नियोजन की अनुमति नहीं देते हैं और सभी के पास कार्यालय के बाहर से अपने कार्य कंप्यूटर तक पहुंच नहीं है, और वे इससे निपटने के लिए रणनीति प्रदान करते हैं। यह स्पष्ट है कि उन्हें न केवल अपने विषय की बल्कि कार्यस्थल की वास्तविकताओं की ठोस समझ है।

वास्तविक जीवन में योजना बनाना

वास्तविक जीवन नियोजन के अध्याय में काल्पनिक असंगठित कार्यकर्ता की कहानी जारी है। अधिकांश लोग वास्तव में यह नहीं जानते हैं कि किसी दिए गए कार्य में कितना समय लगेगा क्योंकि यह एक बहुत ही दुर्लभ कार्य है जो अकेला खड़ा होता है। कार्यालय की यात्रा में कार तक पहुंचने, कार पार्क करने और कार्यस्थल तक चलने का समय भी शामिल है, और बहुत से लोग केवल वास्तविक ड्राइविंग समय के बारे में सोचते हैं। लोग विचलित हो जाते हैं, या ऐसी चीजें होती हैं जो सामान्य कार्य दिवस को पूरी तरह से अस्त-व्यस्त कर देती हैं। लोग वही करते हैं जो वे करना चाहते हैं और किसी तरह उन चीजों को नहीं करने का प्रबंधन करते हैं जो वे नहीं करना चाहते हैं (जो उस काम के आधार पर किसी के लिए सब कुछ खराब कर देता है)। इस खंड में, लेखक वास्तव में मानव स्वभाव पर एक अच्छी नज़र डालते हैं और दिखाते हैं कि कैसे एक प्रभावी दिन की योजना सब कुछ इतना अधिक सुचारू रूप से चला सकती है। प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक समय का सटीक ट्रैक रखना यहाँ की कुंजी है। कोई और अनुमान या बॉलपार्क आंकड़े नहीं - प्रत्येक कार्य के लिए शुरू से अंत तक वास्तविक समय। अनिवार्य रूप से, लेखक चाहते हैं कि पाठक एक समय डेटाबेस बनाए, इसलिए केवल अनुमान लगाने या उसे पंख लगाने के बजाय, पाठक किसी दिए गए कार्य के लिए वास्तविक समय देख सकता है और उसके अनुसार योजना बना सकता है। वे पाठक से स्वयं का मूल्यांकन करने के लिए भी कहते हैं"उत्पादकता घंटे,"^{("Productivity Hours,")} दिन के वे समय जब लोग अपने सबसे अच्छे तरीके से काम करते हैं, और अपने स्वयं के "व्यवधान घंटे",^{("Disruption Hours,")} दिन के वे समय जब उनके बाधित होने की सबसे अधिक संभावना होती है। फिर उन्होंने चरम उत्पादकता घंटों के दौरान रुकावट-मुक्त समय के ब्लॉक शेड्यूल करने के लिए एक योजना तैयार की, और वे स्वीकार करते हैं कि यह रातोंरात नहीं होगा क्योंकि परिभाषा के अनुसार अन्य लोगों को प्रशिक्षित किया जाना चाहिए कि आप काम करते समय आपको बाधित न करें। और वे "बफर टाइम" में निर्माण के महत्व पर जोर देते हैं, ताकि यदि चीजें अपेक्षा से अधिक समय लेती हैं, तो शेष दिन पूरी तरह से बाधित नहीं होता है।

बैठक, बैठक, बैठक किसे मिली?

बैठकें व्यवसाय में जीवन का एक तथ्य प्रतीत होती हैं, और वे भारी समय बर्बाद करने वाले और उत्पादकता हत्यारे हो सकते हैं। प्रभावी समय प्रबंधन^{(Effective Time Management)} इसे स्वीकार करता है और विस्तार से बताता है कि Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} के माध्यम से मीटिंग कैसे सेट करें और दूसरों के साथ मीटिंग समय का समन्वय करें। हालाँकि, इसकी सबसे मूल्यवान सलाह को इस कथन में अभिव्यक्त किया जा सकता है "सबसे अच्छी बैठकें वे हैं जो नहीं होती हैं।"^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}बैठकें लोगों को उनकी नौकरी से दूर ले जाती हैं, कार्यप्रवाह को बाधित करती हैं, हर किसी पर बहुत अधिक भरोसा करती हैं और सार्थक तरीके से भाग लेने में सक्षम होती हैं, और वास्तव में कंपनी के पैसे खर्च होते हैं क्योंकि लोग अपना काम करने के बजाय बैठकों में होते हैं। इसलिए, मीटिंग अनुरोधों को सेट अप करने का तरीका समझाने के बाद, लेखक सुझाव देते हैं कि मीटिंग्स को शायद ही कभी शेड्यूल किया जाए, और संचार के अन्य साधनों (जैसे कि Windows Live मीटिंग^{(Windows Live Meeting)} या कॉन्फ़्रेंस कॉल्स) का यथासंभव उपयोग किया जाए। यदि बैठकें आवश्यक हैं, तो उन्हें अधिक सुचारू रूप से चलाने और बेहतर परिणाम देने की योजना है। इसमें सभी आधार शामिल हैं और सभी की उत्पादकता में वृद्धि करनी चाहिए और न्यूनतम समय बर्बाद करना चाहिए। यह किसी भी कार्यस्थल के लिए एक उत्कृष्ट संसाधन होगा।

कम कागज, अधिक उत्पादकता

बहुत से लोग अभी भी अपनी जानकारी को कागज पर रखना पसंद करते हैं (मुझे उन लोगों में से एक होने के लिए स्वीकार करना होगा)। लेकिन कागज का ट्रैक खोना और गलत होना आसान है, और थोड़ी देर के बाद, कागज का विशाल द्रव्यमान इतना बोझिल हो जाता है कि इसे श्रेडर में भी भेजा जा सकता है। प्रभावी समय प्रबंधन^{(Effective Time Management)} प्रभावी नोट्स लेने और इलेक्ट्रॉनिक फाइलों पर कुशलता से नज़र रखने के लिए एक विधि निर्धारित करता है। लेखकों का सुझाव है कि पाठक Microsoft OneNote का उपयोग करते हैं, लेकिन स्वीकार करते हैं कि यह Microsoft Office के कई संस्करणों (विशेषकर पुराने संस्करणों) में शामिल नहीं है और इसे अलग से खरीदा जाना है, जिसे बहुत से लोग बर्दाश्त नहीं कर सकते। काश लेखकों ने Microsoft OneNote के विकल्पों के लिए कुछ सुझाव दिए होते^{(Microsoft OneNote)}, क्योंकि यह स्पष्ट रूप से एक बहुत ही उपयोगी कार्यक्रम है और Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} के साथ प्रभावी ढंग से एकीकृत हो सकता है । प्रभावी समय प्रबंधन^{(Effective Time Management)} नोट्स लेने, योजना बनाने, कैलेंडर सेट करने और हर चीज पर नज़र रखने के लिए एक संरचित और संगठित प्रणाली स्थापित करने के लिए Microsoft OneNote का उपयोग करके पाठक को चलता है । यह स्पष्ट रूप से कागज के बजाय इलेक्ट्रॉनिक नोट्स और फाइलों का उपयोग करने के फायदे दिखाता है। मुझे यह स्वीकार करना होगा कि मैंने इस अध्याय को पढ़ने के बाद नोट्स और प्रिंटआउट से भरे अपने सभी फ़ोल्डरों के बारे में अलग तरह से सोचना शुरू कर दिया है, और मैं चीजों को और अधिक कुशलता से ट्रैक रखने में मेरी मदद करने के लिए Microsoft OneNote या इसी तरह के किसी अन्य प्रोग्राम की तलाश शुरू करने जा रहा हूं।^{(Microsoft OneNote)}

यह सब संक्षेप में

प्रभावी समय प्रबंधन ^{(Effective Time Management)}"इस पुस्तक से वास्तव में लाभ कैसे प्राप्त करें"^{("How to truly benefit from this book")} नामक एक संक्षिप्त अध्याय के साथ समाप्त होता है जो पिछले सभी अध्यायों को परिप्रेक्ष्य में रखता है और आपके पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन में व्यवस्थित होने के लिए Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} और माइक्रोसॉफ्ट वनोट का उपयोग शुरू करने के सर्वोत्तम तरीकों की व्याख्या करता है। ^{(Microsoft OneNote)}लेखक यह स्पष्ट करते हैं कि वे संगठन के रातोंरात होने की उम्मीद नहीं करते हैं और वे इसे काम करने के लिए पाठक के दृढ़ संकल्प के बिना ऐसा होने की उम्मीद नहीं करते हैं। लेकिन वे यह भी समझाते हैं कि यह उनकी योजना का पालन करने के लिए समय और प्रयास से अधिक क्यों है। भले ही कोई माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग न करे^{(Microsoft Outlook)}, यह योजना काम कर सकती है। ऐसे अन्य कार्यक्रम भी हैं जो समान सुविधाओं की पेशकश करते हैं, शायद इतने सुविधाजनक पैकेज में नहीं, लेकिन फिर भी प्रयोग करने योग्य। मैं समझता हूं कि पुस्तक का फोकस माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} और माइक्रोसॉफ्ट वनोट पर है, लेकिन मुझे लगता है कि लेखकों के लिए कुछ अन्य कार्यक्रमों का सुझाव देना उपयोगी होता, जिनका इस्तेमाल ^{(Microsoft OneNote)}माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस^{(Microsoft Office)} की पूरी कॉपी के बिना भी उसी सिस्टम का पालन करने के लिए किया जा सकता है। . हालाँकि, यह केवल एक छोटा सा सुझाव है, और मुझे यकीन है कि जो कोई भी इस प्रणाली का पालन करने में रुचि रखता है, वह इसे अपने हाथ में मौजूद किसी भी सॉफ़्टवेयर के साथ काम कर सकता है।

निर्णय

प्रभावी समय प्रबंधन^{(Effective Time Management)} वास्तव में सभी के लिए है। हम सभी अपने पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन में संतुलन खोजने से, अपने समय का अधिक कुशलता से उपयोग करने से, और हमारे पास मौजूद उपकरणों का सबसे अच्छा उपयोग करने से लाभ उठा सकते हैं। यहां तक ​​​​कि जो लोग निश्चित हैं कि उनके पास सब कुछ नियंत्रण में है, वे यहां उपयोगी सुझाव पा सकते हैं। लेखक सॉफ्टवेयर और मानव स्वभाव दोनों को स्पष्ट रूप से समझते हैं और कदम दर कदम दृष्टिकोण अपनाते हैं और बताते हैं कि वे जो वर्णन कर रहे हैं वह क्यों काम करेगा। मुझे खुशी है कि मुझे इस पुस्तक की समीक्षा करने का मौका मिला, क्योंकि अब मैं अपने समय को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए इसकी योजना को लागू करना शुरू कर सकता हूं।

Book Review - Effective Time Management

I think it's safe to saу that nearly everyone who's had tо use email on the job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

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