बहुत से लोगों को काम पर जाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल^{(Microsoft Excel)} के बारे में काफी कुछ सीखना होगा। नतीजतन, मैं बहुत से ऐसे लोगों से मिला हूं जिन्होंने इस खबर का स्वागत किया है कि उन्हें स्कूल के सामने फुटपाथ से च्यूइंग गम को खुरचने के काम के लिए पूरे उत्साह के साथ स्प्रेडशीट बनाना सीखना होगा। क्या स्प्रेडशीट वास्तव में जहरीले कचरे से भरी एक एलियन माइनफील्ड है? क्या कोई पुस्तक Microsoft Excel को ऐसे शब्दों में व्याख्यायित कर सकती है जो न केवल समझने में आसान हो बल्कि उपयोग में भी आसान हो? माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2010 स्टेप बाय स्टेप^{(Microsoft Excel 2010 Step By Step)} उस उद्देश्य के लिए लिखा गया था। आइए एक नजर डालते हैं और देखते हैं कि लेखक - कर्टिस डी. फ्राई^{(D. Frye)} - कितनी अच्छी तरह सफल हुए।

सफलता^(Success) के लिए कदम , या कम से कम^(Least) यही योजना है

जैसा कि आप में से जिन्होंने मेरी समीक्षाएं पढ़ी हैं, वे जानते हैं, मैं चरण दर चरण^{(Step By Step)} श्रृंखला का प्रशंसक हूं। मुझे कठिन विषयों को एक बार में एक छोटे से कदम से निपटने का तरीका पसंद है। मैंने इस पुस्तक को माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल^{(Microsoft Excel)} कैसे काम करता है, इसके बुनियादी ज्ञान के साथ पढ़ना शुरू किया , लेकिन इससे अधिक नहीं, और जैसे-जैसे मैं आगे बढ़ता गया, और अधिक कौशल प्राप्त करने की आशा की।

इस श्रृंखला की सभी पुस्तकों की तरह, एक परिचय है जो पाठक को कार्यक्रम का एक संक्षिप्त अवलोकन देता है, और उन चीजों का सारांश देता है जो कार्यक्रम के इस संस्करण में बदल गए हैं। जिन लोगों ने Microsoft Excel 2007 का उपयोग किया है, वे शायद इनमें से अधिकांश सुविधाओं से परिचित होंगे। जो लोग शुरुआती हैं या केवल पहले के संस्करणों का उपयोग कर चुके हैं, वे नए आदेशों की व्याख्या को मददगार से ज्यादा भ्रमित कर सकते हैं क्योंकि लेखक ने ऐसी तकनीकी भाषा का इस्तेमाल किया था। वह स्पार्कलाइन, स्लाइसर और पिवट टेबल जैसी चीजों के बारे में बात करके भी शुरुआत करता है। हैलो^(Hello) ? आइए^(Let) पहले बुनियादी अवधारणाओं को समझें और फिर उन्नत विषयों के बारे में चिंता करें। जो लोग किसी कार्यक्रम को सीखने के लिए एक कदम दर कदम दृष्टिकोण चाहते हैं, वे शुरुआत से ही शुरुआत करना चाहते हैं। माइक्रोसॉफ्ट^(Microsoft)माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2010^{(Microsoft Excel 2010)} को जारी करने से पहले व्यापक उपयोगिता अध्ययन किया , इसे और अधिक उपयोगकर्ता के अनुकूल और अधिक तार्किक रूप से निर्धारित करने के लक्ष्य के साथ। परिचय उन सभी प्रकार की चीजों में परिवर्तन के बारे में काफी विस्तार से बताता है जिनके बारे में मैंने कभी नहीं सुना। स्पष्ट रूप से, इन चीजों पर पृष्ठों को बर्बाद करने के बजाय, लेखक को किसी ऐसे व्यक्ति के लिए ^(Quite)Microsoft वेब साइट पर एक सूची का लिंक प्रदान करना चाहिए जो इसमें रुचि रखता हो। एक शुरुआती या केवल बुनियादी ज्ञान रखने वाले व्यक्ति को यह नहीं पता होगा कि ये चीजें क्या हैं, और एक व्यक्ति जो उन्हें पहचानने के लिए पर्याप्त उन्नत है, वह चरण दर चरण^{(Step By Step)} पुस्तक नहीं पढ़ रहा है।

मेरे विचार से यह खंड भी लेखक की लेखन शैली से प्रभावित है। वे इस तरह की बातें कहते हैं: "पिवोटटेबल्स के साथ, उपयोगकर्ता बड़े डेटा सेट को कुशलता से सारांशित कर सकते हैं, जैसे डेटा के विभिन्न पहलुओं पर जोर देने के लिए गतिशील रूप से मूल्यों को पुनर्व्यवस्थित करना। यह अक्सर उपयोगी होता है कि पिवोटटेबल में दिखाई देने वाले डेटा को सीमित करने में सक्षम हो, इसलिए एक्सेल टीम ने उपयोगकर्ताओं के लिए पिवट टेबल्स को फ़िल्टर करने की कार्यक्षमता शामिल की।" और वह परिचय से है। यह आगे क्या है के लिए एक चेतावनी के रूप में कार्य करता है।

और लो यह शुरू हो गया

परिचयात्मक सामग्री के 40 से अधिक पृष्ठों के बाद, पुस्तक अंततः Microsoft Excel 2010 का उपयोग करने के व्यवसाय में आ जाती है । यह लोगों को सलाह देता है कि वे अपने काम को बार-बार सेव करें, जिसमें Microsoft Excel के^{(Microsoft Excel's)} बिल्ट-इन AutoRecover फ़ंक्शन का कोई उल्लेख नहीं है। AutoRecover एक ऐसी चीज है जिसके बारे में सभी को पता होना चाहिए। इसका जो भी नाम है, यह आपके काम को हर कुछ मिनटों में सहेजता है ताकि अगर कुछ दुर्घटनाग्रस्त हो जाए तो आपको ज्यादा नुकसान नहीं होता है। पुस्तक के साथ प्रयोग करने के लिए अभ्यास फ़ाइलें उपलब्ध हैं, और लेखक स्पष्ट रूप से सोचता है कि इन फ़ाइलों का उपयोग करने वाले अभ्यास स्वयं व्याख्यात्मक हैं। वह दस्तावेज़ गुणों के बारे में बात करता है^{(Document Properties)}, उदाहरण के लिए, और फिर पाठक को अभ्यास फ़ाइल पर कई कीवर्ड भरने का निर्देश देता है। ये विशेष शर्तें क्यों? कोई स्पष्टीकरण नहीं। "एक कार्यपुस्तिका की स्थापना" अध्याय आपकी अपनी प्राथमिकताओं के अनुरूप ^{("Setting Up a Workbook")}Microsoft Excel 2010 को अनुकूलित करने पर एक विस्तृत खंड के साथ समाप्त होता है। परिचयात्मक अध्याय में एक खंड था जो रिबन^(Ribbon) को अनुकूलित करने से संबंधित था । कार्यक्रम को अपनी पसंद के अनुरूप बनाने के तरीकों के बारे में सभी सामग्री को एक अलग "कस्टमाइज़िंग"^{("Customizing")} अध्याय में रखा जाना चाहिए था । Microsoft Excel 2010 को समग्र रूप से अनुकूलित करने के निर्देशों के लिए "एक कार्यपुस्तिका की स्थापना"^{("Setting Up a Workbook")} नामक अध्याय में कौन देखेगा ?

डेटा, डेटा एंट्री और टेबल्स

डेटा प्रविष्टि पर अनुभाग में ऑटोफिल, फिलसीरीज और ऑटोकंप्लीट जैसे सहायक टूल के बारे में जानकारी शामिल है , ^{(AutoComplete)}लेकिन^{(AutoFill, FilllSeries )} साधारण चीजों को नोट करने में विफल रहता है जैसे कि जब आप एक मान दर्ज करने के बाद एंटर^(Enter) या टैब दबाते हैं तो क्या होता है। ^(Tab)स्वतः भरण विकल्प मेनू आइटम को सादे ^{(AutoFill Options)}अंग्रेजी^(English) के बजाय "tech-ese" में समझाया गया है । अभ्यास फ़ाइल के साथ अभ्यास करने से यह स्पष्ट करने में मदद मिल सकती थी कि क्या हो रहा है, यदि अभ्यास इतना सरल नहीं होता। दोबारा^(Again), एक अनुभवी उपयोगकर्ता को इससे जल्दी से गुजरने में कोई समस्या नहीं होती, लेकिन एक शुरुआत करने वाला लगभग निश्चित रूप से स्पष्टीकरण और अभ्यास के रूप में और अधिक चाहता है, और शुरुआती लोगों के लिए स्पष्ट रूप से लक्षित पुस्तक के लिए, यह विफलताओं की लंबी सूची में सिर्फ एक और है। डेटा को स्थानांतरित करने और डेटा खोजने और बदलने के अनुभाग थोड़े बेहतर हैं, और अभ्यास फ़ाइलें वास्तव में मददगार लगती हैं। लाइव पूर्वावलोकन पेस्ट करें^{(Paste Live Preview)} एक अत्यंत उपयोगी नई सुविधा है और इसे बहुत अच्छी तरह से समझाया गया है। दुर्भाग्य से, यह सीधी व्याख्या का एक दुर्लभ उदाहरण है। टेबल बनाने का अनुभाग काफी आसानी से समझ में आने वाली अवधारणा लेता है और इसे शब्दों के हिमस्खलन के नीचे दफनाने का प्रबंधन करता है। प्रथम^(First)आप यह करते हैं, तो आप वह करते हैं, और ओह, यदि आप ऐसा करते हैं तो यह भी करता है और यदि आपका ऐसा करने का इरादा नहीं है तो आप इसे ठीक करते हैं और ... आपको विचार मिलता है। इस बिंदु तक पुस्तक में "कदम से कदम" अवधारणा बाहरी अंतरिक्ष में कहीं गायब हो गई है।

गणना, इतना सादा^(Plain) और सरल नहीं^(Simple)

स्प्रेडशीट का प्राथमिक उद्देश्य संख्याओं की पंक्तियों और स्तंभों पर गणना करना है। ऐसा करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि कक्षों में सूत्रों को ठीक से कैसे दर्ज किया जाए, और उन सूत्रों को बताएं जिन्हें आप गणना करना चाहते हैं। जिस तरह से उन चीजों को दर्ज किया गया है वह शुरुआत के लिए विशेष रूप से सहज नहीं है, और यह समझना कि यह सब कैसे काम करता है सफलता के लिए आवश्यक है। मैं केवल इतना कह सकता हूं, मुझे खुशी है कि मैं पहले से ही जानता हूं कि यह कैसे करना है। इन निर्देशों से यह पता लगाने की कोशिश करने के लिए जितना मैं जुटा सकता हूं उससे कहीं अधिक समर्पण की आवश्यकता होगी। यहां एक नमूना स्पष्टीकरण दिया गया है:"जब आप एक नामित श्रेणी पर क्लिक करते हैं, तो एक्सेल उन कक्षों को प्रदर्शित करता है जो इसे संदर्भित करता है फ़ील्ड में शामिल है। संपादन बटन पर क्लिक करने से नाम संपादित करें संवाद बॉक्स प्रदर्शित होता है, जो कि नया नाम संवाद बॉक्स का एक संस्करण है, जिससे आप नामित श्रेणी की परिभाषा को बदल सकते हैं। ; उदाहरण के लिए, एक कॉलम जोड़कर। आप नाम प्रबंधक संवाद बॉक्स में नियंत्रणों का उपयोग किसी नामित श्रेणी (श्रेणी, डेटा नहीं) को हटाने के लिए इसे क्लिक करके, हटाएं बटन पर क्लिक करके और फिर पुष्टि में ठीक क्लिक करके कर सकते हैं। डायलॉग बॉक्स जो खुलता है।" कीचड़ की तरह साफ़!

दिखावे को बरकरार रखते हुए

वह अनुभाग जो बताता है कि आपकी स्प्रैडशीट के स्वरूप को कैसे बदला जाए, काफी अच्छी तरह से किया गया है, लेकिन अभ्यास फ़ाइलों पर प्रक्रिया के माध्यम से काम करने वाले उपयोगकर्ता पर बहुत अधिक निर्भर करता है। स्प्रैडशीट को अधिक पठनीय बनाने, महत्वपूर्ण डेटा को हाइलाइट करने और प्रिंटआउट को अच्छा दिखाने के लिए कई चीजें की जा सकती हैं, और लेखक उन सभी को काफी सीधे तरीके से देखता है। हालांकि, फिर से, स्प्रेडशीट का उद्देश्य डेटा से निपटना है। मुझे लगता है कि स्प्रैडशीट के स्वरूप को अनुकूलित करने पर यह खंड उन अध्यायों के बाद आना चाहिए था जो बताते हैं कि तथ्यों और आंकड़ों में हेरफेर कैसे किया जाता है। अभ्यास फाइलें उन चीजों के उदाहरण के रूप में स्थापित की जाती हैं जो एक काल्पनिक व्यवसाय स्प्रेडशीट के साथ करना चाहता है, इसलिए अध्याय जो डेटा को फ़िल्टर करने, पुनर्गठित करने, संयोजन करने और विश्लेषण करने के बारे में बात करते हैं, सभी अभ्यास फ़ाइलों का भारी उपयोग करते हैं।फिर से^(Again) , जो किया जा रहा है उसकी व्याख्या बेतुकी है और लेखक की लेखन शैली में सुधार नहीं होता है। सब कुछ समझाया गया है, लेकिन स्प्रैडशीट उपयोग के "मांस" तक पहुंचने के लिए सौ से अधिक पृष्ठों के माध्यम से नारे लगाने के बाद, मुझे यकीन नहीं है कि कोई भी इस बिंदु पर जाने के लिए वास्तव में तैयार है। मैं आपके साथ ईमानदार रहूँगा—यदि मैं Microsoft Excel 2010 की समीक्षा करने के लिए चरण दर चरण^{(Microsoft Excel 2010 Step By Step)} नहीं पढ़ रहा होता, तो मैं यहाँ तक नहीं पहुँच पाता।

मैं आगे बढ़ सकता था, लेकिन ....

मुझे लगता है कि अब तक यह बहुत स्पष्ट हो चुका है कि यह पुस्तक आपके समय के लायक नहीं है। यह खराब लिखा गया है और खराब तरीके से व्यवस्थित है, और जबकि लेखक स्पष्ट रूप से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2010^{(Microsoft Excel 2010)} के बारे में बहुत कुछ जानता है , वह अपने लक्षित दर्शकों का ट्रैक भी खो चुका है - नवागंतुक जिसे स्पष्ट भाषा में, कदम से कदम समझाया जाना चाहिए। एक ऐसे व्यक्ति के रूप में जो हमेशा चरण दर चरण^{(Step By Step)} श्रृंखला का प्रशंसक रहा है, और जो अपनी निरंतर गुणवत्ता के लिए विस्मय में खड़ा है, मैं यह सोचकर चला गया कि क्या संपादकीय स्टाफ में कोई छुट्टी पर था जब यह एक प्रेस में गया था।

निर्णय

आमतौर पर, जब मैं किसी पुस्तक की समीक्षा लिखता हूं, तो मैं इतना उत्साहित नहीं होता, फिर भी मैं उसमें प्रशंसा के लिए चीजों को खोजने की पूरी कोशिश करता हूं। मैं ध्यान से पढ़ने और कहने के लिए सकारात्मक चीजों की तलाश करने की कोशिश करता हूं। मेरे पास इस पुस्तक के साथ ऐसा करने का एक समय का पूर्ण डिकेंस था, यहां तक ​​​​कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल^{(Microsoft Excel)} उपयोगकर्ता दोनों के रूप में केवल बुनियादी ज्ञान के साथ और चरण दर चरण^{(Step By Step)} श्रृंखला के प्रशंसक के रूप में। मैं इसे पुस्तकालय से बाहर की जाँच करने की सलाह भी नहीं दूंगा, और जो कोई भी मेरी अन्य समीक्षाओं को पढ़ता है, वह जानता है कि यह मेरे लिए पहली बार है। वहाँ बेहतर किताबें हैं। इसे शेल्फ पर छोड़ दें।

Book Review - Microsoft Excel 2010 Step By Step

Many people haνe to learn just enough about Microsoft Excel to get by on the job. As a result, I've met a lot of people who've greeted the news that they need to learn to create spreadsheets with all the enthusiasm they'd have for a job scraping chewing gum off the sidewalk in front of a school. Is a spreadsheet really an alien minefield filled with toxic waste? Can a book explain Microsoft Excel in terms that make it not only easy to understand but easy to use? Microsoft Excel 2010 Step By Step was written for that purpose. Let's take a look and see how well the author - Curtis D. Frye - succeeded.

Steps to Success, Or At Least That's the Plan

As those of you who've read my reviews know, I am a fan of the Step By Step series. I like the approach of tackling difficult subjects one small step at a time. I began reading this book with a basic knowledge of how Microsoft Excel works, but not much more, and hoped to pick up more skills as I went along.

As with all the books in this series, there is an introduction that gives the reader a brief overview of the program, and a summary of the things that have changed in this version of the program. People who have used Microsoft Excel 2007 will probably be familiar with most of these features. Those who are beginners or have only used earlier editions may find the explanation of the new commands more confusing than helpful because the author used such technical language. He also starts out by talking about things like sparklines, slicers and pivot tables. Hello? Let's get the basic concepts down first and then worry about the advanced topics. People who want a step by step approach to learning a program want to begin at the beginning. Microsoft did extensive usability studies before releasing Microsoft Excel 2010, with the goal of making it more user-friendly and more logically laid out. The introduction goes into quite a bit of detail about the changes to all kinds of things I never heard of. Quite frankly, instead of wasting pages on these things, the author should have provided a link to a list on the Microsoft web site for anyone who might be interested. A beginner or person with only basic knowledge won't know what these things are, and a person advanced enough to recognize them isn't going to be reading a Step By Step book.

This section is also marred, in my opinion, by the author's writing style. He says things like: "With PivotTables, users can summarize large data sets efficiently, such as by rearranging values dynamically to emphasize different aspects of the data. It's often useful to be able to limit the data that appears in a PivotTable, so the Excel team included the functionality for users to filter Pivot Tables." And that's from the introduction. It serves as a warning for what lies ahead.

And So It Begins

After more than 40 pages of introductory material, the book finally gets down to the business of using Microsoft Excel 2010. It advises people to save their work frequently, with no mention of Microsoft Excel's built-in AutoRecover function. AutoRecover is something everyone should know about. Whatever it's named, it saves your work every few minutes so you don't lose much, if anything, if something crashes. There are practice files available to be used with the book, and the author clearly thinks the exercises that use these files are self-explanatory. He talks about Document Properties, for example, and then directs the reader to fill in several keywords on the practice file. Why these particular terms? No explanation. The "Setting Up a Workbook" chapter ends with an extensive section on customizing Microsoft Excel 2010 to suit your own preferences.There was a section in the introductory chapter that dealt with customizing the Ribbon. All the material about ways to make the program suit one's own preferences should have been placed in a separate "Customizing" chapter. Who would look in a chapter called "Setting Up a Workbook" for instructions for customizing Microsoft Excel 2010 as a whole?

Data, Data Entry and Tables

The section on data entry includes information about helpful tools like AutoFill, FilllSeries and AutoComplete, but fails to note simple things like what happens when you press Enter or Tab after entering a single value. The AutoFill Options menu items are explained in "tech-ese" instead of plain English. Doing the exercise with the practice file could have helped to clarify what's going on, if the exercise had not been so perfunctory. Again, an experienced user would have had no problem going through this quickly, but a beginner would almost certainly want more in the way of explanation and practice, and for a book ostensibly aimed at beginners, this is just another in a long list of failures. The sections on moving data and finding and replacing data are a little better, and the practice files seem to actually be helpful. Paste Live Preview is an extremely useful new feature and it's explained pretty well. Unfortunately, this is a rare example of straightforward explanation. The section on creating tables takes a fairly easy-to-understand concept and manages to bury it under an avalanche of words. First you do this, then you do that, and oh, if you do this it also does this and if you didn't mean to do this you fix it and... you get the idea. By this point in the book the "step by step" concept has vanished somewhere in outer space.

Calculations, Not So Plain and Simple

The primary purpose of a spreadsheet is to do calculations on rows and columns of numbers. To do this, you need to know how to enter formulas properly in cells, and to tell the formulas which cells you want to calculate. The way those things are entered is not particularly intuitive for the beginner, and understanding how it all works is essential for success. All I can say is, I'm glad I already know how to do this. Trying to figure it out from these instructions would require a lot more dedication than I can muster up. Here's a sample explanation: "When you click a named range, Excel displays the cells it encompasses in the Refers To field. Clicking the Edit button displays the Edit Name dialog box, which is a version of the New Name dialog box, enabling you to change a named range's definition; for example, by adding a column. You can also use the controls in the Name Manager dialog box to delete a named range (the range, not the data) by clicking it, clicking the Delete button, and then clicking OK in the confirmation dialog box that opens." Clear as mud!

Keeping Up Appearances

The section that explains how to change the appearance of your spreadsheet is reasonably well done, but relies too heavily on the user working through the process on the practice files. There are many things one can do to make a spreadsheet more readable, highlight important data and make a printout look good, and the author goes through all of them in a fairly straightforward manner. However, again, the purpose of a spreadsheet is to deal with the data. I think this section on customizing the look of the spreadsheet should have come after the chapters that explain how to manipulate the facts and figures. The practice files are set up as examples of things a fictitious business might want to do with a spreadsheet, so the chapters that talk about filtering, reorganizing, combining and analyzing data all make heavy use of the practice files. Again, the explanation of what's being done is perfunctory and the author's writing style doesn't improve. Everything is explained, but after having to slog through over a hundred pages just to get to the "meat" of spreadsheet use, I'm not sure anyone's really willing to keep going at this point. I'll be honest with you—if I hadn't been reading Microsoft Excel 2010 Step By Step to review it, I wouldn't have gotten even this far.

I Could Go On, But....

I think it's pretty clear by now that this book isn't worth your time. It's poorly written and poorly organized, and while the author clearly knows a lot about Microsoft Excel 2010, he's also lost track of his target audience—the newcomer who needs everything explained in clear language, step by step. As someone who's always been a fan of the Step By Step series, and who stands in awe of their consistent quality, I came away wondering if someone on the editorial staff was on vacation when this one went to press.

Verdict

Usually, when I write a review of a book I'm not so enthusiastic about, I still do my best to find things to praise in it. I try to read carefully and look for positive things to say. I had the absolute dickens of a time doing that with this book, even going into it as both a Microsoft Excel user with only basic knowledge and as a fan of the Step By Step series. I wouldn't even recommend checking this one out of the library, and anyone who's read my other reviews knows that's a first for me. There are better books out there. Leave this one on the shelf.

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