मेल^(Mail) मर्ज एक माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} फीचर है जो आपको व्यक्तिगत पत्र, लेबल, लिफाफे, ईमेल और एक निर्देशिका बनाने में मदद करता है। चूंकि मेल मर्ज सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली एमएस वर्ड^{(MS Word)} सुविधाओं में से नहीं है, इसलिए कुछ उपयोगकर्ता यह नहीं जानते होंगे कि अक्षरों, लेबल और लिफाफे बनाने के लिए  वर्ड^(Word) में मेल मर्ज कैसे करें ।

यदि आप प्रत्येक अक्षर, लेबल, या अन्य दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से वैयक्तिकृत करने में लगने वाले समय को बचाने का प्रयास कर रहे हैं, तो मेल मर्ज काम आ सकता है। भले ही आपने कभी मेल मर्ज पत्र बनाने का प्रयास नहीं किया हो, प्रक्रिया बहुत सीधी है, और हम आपको नीचे दिए गए प्रत्येक चरण के बारे में बताते हैं।

मेल मर्ज लेटर कैसे बनाएं

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} में एक विजार्ड है जो आपको मेल मर्ज लेटर बनाने^{(creating mail merge letters)} में मदद करता है । विज़ार्ड उस पत्र के लिए पूछेगा जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और पत्र के प्राप्तकर्ता रास्ते में हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके पास प्राप्तकर्ताओं की एक सूची सम्मिलित करने के लिए तैयार है। यदि आप नहीं करते हैं, तो कोई बड़ी बात नहीं है, आप हमेशा प्राप्तकर्ताओं की सूची को मैन्युअल रूप से जोड़ सकते हैं।

1. Word दस्तावेज़ खोलें और अपना संदेश टाइप करें। वैयक्तिकृत तत्वों को छोड़ दें (उदाहरण के लिए, शीर्षक, नाम, शहर, आदि)। अभी के लिए, आप बस एक खाली जगह छोड़ सकते हैं जहाँ आप इन तत्वों को सम्मिलित करना चाहते हैं, जैसे:

1. जब आपका टेम्पलेट तैयार हो जाए, तो शीर्ष रिबन से मेलिंग^(Mailings) > मेल मर्ज प्रारंभ करें^{(Start Mail Merge )} > चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड चुनें।^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )}

1. आपकी MS Word^{(MS Word)} विंडो के दाएँ बॉर्डर के साथ एक नया फलक दिखाई देगा । यह विज़ार्ड है जो आपको प्रक्रिया के माध्यम से चलेगा। पहले चरण के रूप में, आपको उस दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करना होगा जिस पर आप काम कर रहे हैं। पत्र^(Letters) चुनें और अगला चुनें: दस्तावेज़ शुरू करना^{(Next: Starting document)} ।

1. आपको अगले दस्तावेज़ में मेल मर्ज के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ को चुनना होगा।
   यदि आप पहले ही अपने पत्र के लिए कुछ सामग्री टाइप कर चुके हैं, तो वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें^{(Use the current document)} चुनें ।
   यदि आप उपयोग के लिए तैयार टेम्पलेट का उपयोग करना चाहते हैं, तो टेम्पलेट से प्रारंभ करें चुनें। ^{(Start from a template. )}जब आपने एक प्रारंभिक दस्तावेज़ चुना है, तो प्राप्तकर्ताओं का चयन^{(Select recipients)} करें पर क्लिक करें । 

1. अगला कदम प्राप्तकर्ताओं का चयन करना है। यह मानते हुए कि आपके पास प्राप्तकर्ता डेटा के साथ एक एक्सेल^(Excel) शीट है, आप मौजूदा फ़ाइल का उपयोग करें^{(Use an existing file)} विकल्प का चयन करके और बाद के अनुभाग से  ब्राउज़ का चयन करके डेटा आयात कर सकते हैं।^(Browse)

एक्सप्लोरर का उपयोग करके प्राप्तकर्ताओं की सूची वाली शीट पर नेविगेट करें, शीट का चयन करें और ओपन^(Open) चुनें । 

जब आप शीट का चयन करते हैं, तो आपको टेबल चुनें^{(Select Table)} विंडो दिखाई देगी। प्रासंगिक तालिका (तालिकाओं) का चयन करें। टेक्स्ट के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना सुनिश्चित करें डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं^{(First row of data contains column headers)} , यदि यह आपके डेटा के लिए सही है, और ठीक^(OK) चुनें ।

इसके बाद, आप उन प्राप्तकर्ताओं की सूची देखेंगे जिन्हें Word आपके मर्ज में उपयोग करेगा। अगर सब कुछ अच्छा लग रहा है, तो ठीक^(OK) चुनें । 

जब आप एक्सेल^(Excel) शीट जोड़ लें, तो अगला चुनें: अपना पत्र लिखें^{(Next: Write your letter)} ।

1. अब आप अपने पत्र में प्लेसहोल्डर जोड़ने के लिए तैयार हैं। अपने कर्सर को उस स्थान पर लाएँ जहाँ आप प्लेसहोल्डर जोड़ना चाहते हैं और मेल मर्ज फलक से अधिक आइटम चुनें।^{(More items )}

सम्मिलित करें मर्ज फ़ील्ड^{(Insert Merge Field)} संवाद बॉक्स खुलेगा जहाँ से आप संबंधित प्लेसहोल्डर का चयन कर सकते हैं और इसे अपने पत्र में जोड़ने के लिए सम्मिलित करें^(Insert) का चयन कर सकते हैं।

1. जब आप सभी मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित कर लें, तो अगला चुनें: अपने अक्षरों का पूर्वावलोकन करें^{(Next: Preview your letters)} ।

यह आपको मेल मर्ज से उत्पन्न सभी पत्रों का पूर्वावलोकन दिखाएगा। अक्षरों के पूर्वावलोकन को बदलने के लिए आप मेल मर्ज फलक में तीर बटन का उपयोग कर सकते हैं।

1. अगला चुनें : मर्ज पूरा करें^{(Next: Complete the merge)} । अगले चरण में, या तो प्रिंट^(Print) चुनें (यदि आप सभी अक्षरों को प्रिंट करना चाहते हैं) या अलग-अलग अक्षरों को संपादित करें^{(Edit individual letters )} > सभी^{(All )} (यदि आप अक्षरों को एक दस्तावेज़ में मर्ज करने जा रहे हैं)।

मेल मर्ज लेबल कैसे बनाएं

अपनी मेलिंग सूची को एक्सेल^(Excel) शीट में व्यवस्थित रूप से संकलित करना हमेशा एक अच्छा विचार है ताकि जब आपको किसी के मेलिंग विवरण की आवश्यकता हो तो आपको चक्कर न आए। हालाँकि, यदि आप लेबल प्रिंट करना चाहते हैं, तो आपका एक्सेल^(Excel) शीट संकलन इसे नहीं काटेगा। इसके बजाय, आपको MS Word पर मेल मर्ज लेबल बनाना होगा।^{(create mail merge labels)}

1. यदि आपके पास मेलिंग विवरण के साथ पहले से एक एक्सेल^(Excel) शीट है, तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं। यदि नहीं, तो अपनी मेलिंग सूची को एक्सेल^(Excel) शीट पर व्यवस्थित करें। कुछ शीर्षलेख जोड़ें ( प्रथम नाम^{(First Name)} , अंतिम नाम, पता^(Address) , आदि) और अपनी सूची को क्रमबद्ध करें।
2. एमएस वर्ड^{(MS Word)} पर स्विच करें । लेबल बनाने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करें। एक रिक्त दस्तावेज़ खोलें और मेलिंग^(Mailings) > मेल मर्ज चुनें^{(Select Mail Merge )} > चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} चुनें । 

1. लेबल^(Labels) का चयन करें और फिर अगला: दस्तावेज़ शुरू करना^{(Next: Starting document)} । 

1. अगली स्क्रीन पर, दस्तावेज़ लेआउट बदलें^{(Change document layout)} चुनें । इसके बाद, अपना उत्पाद नंबर और लेबल ब्रांड सेट करने के लिए लेबल विकल्प^{(Label options)} चुनें ।

एक बार जब आप ओके^(OK) का चयन कर लेते हैं , तो आप अपने दस्तावेज़ पर उल्लिखित लेबल देखेंगे। यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो टेबल डिज़ाइन^{(Table Design )} > बॉर्डर पर जाएँ और ^{(Borders )}ग्रिडलाइन देखें^{(View Gridlines.)} चुनें ।

1. एमएस वर्ड में मेलिंग^(Mailings) टैब पर वापस जाएं और प्राप्तकर्ता चुनें^{(Select Recipients)} > मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें। ^{(Use an Existing List. )}

मेल सूची वाली एक्सेल^(Excel) फ़ाइल पर नेविगेट करें । फ़ाइल का चयन करें और खोलें^(Open) का चयन करें ।

1. आपको चयन तालिका^{(Select Table )} विंडो दिखाई देगी। यदि आपकी कार्यपुस्तिका में एकाधिक पत्रक हैं, तो आपको यहां एक से अधिक आइटम दिखाई देंगे। वह चुनें जिसमें आपकी मेलिंग सूची हो। टेक्स्ट के अलावा बॉक्स को चेक करें डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर हैं,^{(First row of data contains column headers,)} और ठीक^(OK) चुनें । 

1. एमएस वर्ड^{(MS Word)} मेलिंग सूची आयात करता है। पता ब्लॉक^{(Address Block)} का चयन करें । पूर्वावलोकन को दाईं ओर देखें। 

यदि यह वैसा नहीं दिखता जैसा आप चाहते हैं, तो मैच फ़ील्ड चुनें। ^{(Match Fields. )}सुनिश्चित करें^(Make) कि सभी विवरण आपकी कार्यपत्रक से उपयुक्त शीर्षलेख से मेल खाते हैं और ठीक का चयन करें^(OK) ।

पूर्वावलोकन फिर से देखें। अगर यह अच्छा लग रहा है, तो ठीक^(OK) चुनें ।

1. अब आप लेबल में <<AddressBlock>> देखेंगे । <<AddressBlock>> जोड़ने के लिए मेलिंग^(Mailings) > लेबल अपडेट^{(Update Labels)} करें पर जाएं ।

1. लेबल अब मर्ज किए जाने के लिए तैयार हैं। मेलिंग^(Mailings) > समाप्त करें और मर्ज^{(Finish & Merge )} करें > व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें^{(Edit Individual Documents)} पर जाएं । 

आपको एक छोटी सी विंडो पॉप अप दिखाई देगी। सभी^(All) का चयन करें और फिर ठीक^(OK) ।

1. अब आप देखेंगे कि आपके सभी लेबल मर्ज हो गए हैं।

मेल मर्ज लिफाफा कैसे बनाएं

मेल मर्ज लिफाफे बनाना ज्यादातर लेबल के समान ही होता है, लेकिन कुछ बदलावों के साथ। 

दोबारा, मेलिंग^(Mailings) > मेल मर्ज प्रारंभ करें^{(Start Mail Merge)} > चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} पर क्लिक करें , लेकिन इस बार, लिफाफे^(Envelopes) का चयन करें और फिर अगला चुनें:^{(Next: Starting document)} नीचे से दस्तावेज़ शुरू करना।

1. आपको एक प्रारंभिक दस्तावेज़ चुनने के लिए कहा जाएगा। लिफाफे के आकार और वितरण/वापसी पते की स्थिति का चयन करने के लिए लिफाफा विकल्पों^{(Envelope options)} का चयन करें (अगले चरण को देखें), और अगला चुनें: प्राप्तकर्ताओं का चयन करें^{(Next: Select recipients)} ।

1. जब आप लिफाफा विकल्प^{(Envelope options)} चुनते हैं , तो आपको एक छोटी सी विंडो दिखाई देगी। अपने पसंदीदा लिफाफे के आकार का चयन करें और वितरण और वापसी पते के लिए फ़ॉन्ट और प्लेसमेंट का चयन करें।

1. विज़ार्ड में अगला चरण प्राप्तकर्ताओं का चयन करना है। मौजूदा सूची का उपयोग^{(Use an existing list)} करें चुनें (यह मानते हुए कि आपके पास प्राप्तकर्ता डेटा वाली एक एक्सेल^(Excel) शीट पहले से है), और फ़ाइल देखने के लिए ब्राउज़ करें चुनें ^(Browse)। प्रासंगिक फ़ाइल का चयन करें और अगला पर क्लिक करें: अपना लिफाफा व्यवस्थित करें^{(Next: Arrange your envelope)} । 

1. अपनी अगली स्क्रीन पर, पता ब्लॉक^{(Address block)} का चयन करें , यह सुनिश्चित करने के लिए पूर्वावलोकन देखें कि ऐसा लगता है कि आप इसे चाहते हैं, और ठीक^(OK) चुनें ।

अब आप लिफाफे पर  <<AddressBlock>>

1. अगला चुनें : अपने लिफाफों का पूर्वावलोकन करें^{(Next: Preview your envelopes)} । आपको वही पूर्वावलोकन दिखाई देगा जो आपने पिछले चरण में देखा था लेकिन अपने दस्तावेज़ पर। लिफाफे के बीच स्विच करने के लिए आप विज़ार्ड फलक में तीर बटन का उपयोग कर सकते हैं।

आपके लिफाफे अब मर्ज होने के लिए तैयार हैं। अगला चुनें : मर्ज पूरा करें^{(Next: Complete the merge)} ।

1. निम्न स्क्रीन पर, आपको अलग-अलग लिफाफों को संपादित^{(Edit individual envelopes)} करने का विकल्प दिखाई देगा । इसे चुनें, सभी^(All) रिकॉर्ड को मर्ज करने के लिए सभी का चयन करें, और ठीक^(OK) चुनें ।

अब आप सभी लिफाफों को एक ही दस्तावेज़ में मर्ज होते हुए देखेंगे।

बल्क प्रिंटिंग और ईमेल मेड ईज़ी

मेल मर्ज का उपयोग करने से आप अपना बहुत सारा समय बचा सकते हैं अन्यथा आप अपने पत्रों, लेबलों या लिफाफों को अनुकूलित करने में खर्च करते हैं। हालाँकि, आप MS Word^{(MS Word)} के साथ इतना ही नहीं कर सकते हैं । आप ग्रीटिंग कार्ड^{(greeting cards)} , बुकलेट^(booklets) और इंडेक्स कार्ड^{(index cards)} भी बना सकते हैं ।

मेल^(Mail) मर्ज कुछ समय के लिए रहा है, लेकिन यदि आप अपनी प्रक्रियाओं को कुशल बनाना चाहते हैं, तो Microsoft Office 2019 ने कुछ साफ-सुथरी सुविधाएँ पेश की हैं जिन्हें^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} आप देखना चाहते हैं।

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word feature that helps you streamline сreating pеrsonalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Sіnсe maіl merge is not among the most commonly used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

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