यह ट्यूटोरियल आपको सिखाएगा कि ' प्रतिबंधित संपादन ' नामक इस सुविधा का उपयोग करके अपने ^{(Restrict Editing)}Microsoft Word दस्तावेज़ के संपूर्ण या भागों की सुरक्षा कैसे करें । यह सुविधा आपको दस्तावेज़ को ' केवल पढ़ने के लिए ^{(Read Only)}' के रूप में चिह्नित करने में सक्षम बनाती है और फिर भी दस्तावेज़ के कुछ चयनित भागों में संपादन या परिवर्तन की अनुमति देती है।

प्रतिबंधित संपादन^{(Restrict Editing)} दस्तावेज़ में कुछ पंक्तियों या वाक्यों को लॉक कर देता है, जो महत्वपूर्ण या संवेदनशील हो सकते हैं, और इस प्रकार, किसी के द्वारा संपादित नहीं किया जा सकता है। इस प्रकार कोई व्यक्ति MS Word दस्तावेज़ में मौजूद सामग्री की सुरक्षा कर सकता है।

^{(Protect Word)}प्रतिबंधित संपादन का उपयोग करके ^{(Restrict Editing)}Word दस्तावेज़ को सुरक्षित रखें

दस्तावेज़ में अप्रतिबंधित भागों^{(parts in the document)} को किसी के लिए भी उपलब्ध कराया जा सकता है, या आप कुछ उपयोगकर्ताओं को केवल संपादित करने या परिवर्तन करने की अनुमति दे सकते हैं। आपके पास पूरे दस्तावेज़ को सुरक्षित रखने और इसे केवल पढ़ने के लिए बनाने का विकल्प भी है। आइए देखें कि यह कैसे किया जा सकता है।

शुरू करने के लिए, एमएस वर्ड^{(MS Word)} दस्तावेज़ खोलें और 'समीक्षा'^{(‘Review’)} टैब पर क्लिक करें।

एमएस वर्ड प्रतिबंधित संपादन

उन वाक्यों का चयन करें जिन्हें आप प्रतिबंधित संपादन सुविधा लागू नहीं करना चाहते हैं। इस मामले में, मैंने केवल वाक्य 1 और 2 का चयन किया है। रिव्यू^(Review) टैब में, ' प्रोटेक्ट'^{(‘Protect’)} ग्रुप, इमेज में दिखाए अनुसार 'रिस्ट्रिक्ट एडिटिंग' पर क्लिक करें।^{(‘Restrict Editing’)}

प्रतिबंधित संपादन द्वारा एमएस वर्ड को सुरक्षित रखें

संपादन प्रतिबंधित करें^{(Restrict Editing)} संवाद बॉक्स खुल जाएगा । आप निम्नलिखित देखेंगे:

स्वरूपण प्रतिबंध
संपादन प्रतिबंध
अपवाद
प्रवर्तन प्रारंभ करें

1] स्वरूपण प्रतिबंध

यह सेटिंग स्वरूपण को स्वरूपों या शैलियों के एक निश्चित चयन तक सीमित करती है। आप उन शैलियों का चयन कर सकते हैं जिन्हें आप दस्तावेज़ में अनुमति देना चाहते हैं। इसे लागू करने के लिए, चेकबॉक्स चुनें।

2] संपादन प्रतिबंध

संपादन प्रतिबंध^{(Editing Restrictions)} के अंतर्गत , उस चेकबॉक्स का चयन करें जो कहता है - दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें।^{(Allow only this type of editing in the document.)}

इसके अलावा, ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और 'कोई परिवर्तन नहीं (केवल पढ़ने के लिए)' विकल्प चुनें। ^{(‘No changes (Read Only)’.)}दस्तावेज़ चयनित भागों को छोड़कर केवल-पढ़ने के लिए हो जाता है। आप अन्य विकल्पों को भी चुन सकते हैं जैसे ट्रैक^(Tracked) किए गए परिवर्तन, टिप्पणियाँ, और फ़ॉर्म भरना, इस पर निर्भर करते हुए कि आप किन परिवर्तनों की अनुमति देना चाहते हैं।

अपवाद (वैकल्पिक)

यह खंड आपको उन उपयोगकर्ताओं को चुनने की अनुमति देता है जो दस्तावेज़ को स्वतंत्र रूप से संपादित कर सकते हैं। किसी को भी और सभी को दस्तावेज़ के चयनित भाग को संपादित करने की अनुमति देने के लिए, 'सभी'^{(‘Everyone’)} चेकबॉक्स चुनें। आप अलग से उपयोक्ता नाम भी दर्ज कर सकते हैं, जो अर्धविराम द्वारा अलग किया गया है।

3] प्रवर्तन प्रारंभ करें

इन सभी सेटिंग्स को अपने MS Word दस्तावेज़ में लागू करने के लिए, 'Yes, Start Enforceing Protection' पर क्लिक करें।^{(‘Yes, Start Enforcing Protection’.)}

प्रतिबंधित संपादन का उपयोग करके Word दस्तावेज़ को सुरक्षित रखें

' स्टार्ट एनफोर्सिंग प्रोटेक्शन'^{(‘Start Enforcing Protection’)} डायलॉग बॉक्स खुलेगा। आपको दो सुरक्षा^(Protection) विधियां दिखाई देंगी - पासवर्ड^(Password) और उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण। ^{(User Authentication.)}'पासवर्ड' ^{(‘Password’)} सुरक्षा^(Protection) पद्धति का चयन करें और दिए गए बॉक्स में जनरेट किया गया पासवर्ड दर्ज करें और फिर से दर्ज करें। ठीक दबाएं ।^(OK.)

MS Word दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करने के लिए , ताकि दस्तावेज़ के केवल प्रमाणित स्वामी ही सुरक्षा को हटा सकें, 'उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण' पर क्लिक करें।^{(‘User Authentication’.)}

सलाह:^(Tips:)

^(Use)अपरकेस, लोअरकेस, अक्षरों, संख्याओं और प्रतीकों के संयोजन वाले मजबूत पासवर्ड का उपयोग करें ।
सुनिश्चित करें^(Make) कि आपने पासवर्ड को किसी सुरक्षित स्थान पर सुरक्षित रूप से सहेजा है। यदि आप पासवर्ड भूल जाते हैं, तो आप इसे पुनः प्राप्त नहीं कर पाएंगे।
दस्तावेज़ को एन्क्रिप्ट करना अन्य उपयोगकर्ताओं को उसी समय दस्तावेज़ पर काम करने से रोकता है।

प्रोटेक्टेड वर्ड डॉक्यूमेंट^{(Protected Word Document)} को कैसे अनलॉक करें

एमएस वर्ड प्रतिबंधित संपादन

दस्तावेज़ से सभी सुरक्षा हटाने के लिए, 'सुरक्षा रोकें'^{(‘Stop Protection’)} बटन पर क्लिक करें। यदि आपको पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाए, तो पासवर्ड टाइप करें।

नोट:^(Note:) दस्तावेज़ से सभी सुरक्षा हटाने के लिए, आपको उस पासवर्ड को जानना होगा जो दस्तावेज़ पर लागू किया गया था। या, आपको दस्तावेज़ के लिए एक प्रमाणित स्वामी के रूप में सूचीबद्ध होना होगा। ऐसा करने के लिए, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

इस तरह, आप समीक्षा टैब से 'प्रतिबंधित संपादन'^{(‘Restrict Editing’)} सुविधा का उपयोग करके अपने एमएस वर्ड दस्तावेज़ की सुरक्षा कर सकते हैं।^{(MS Word)}

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

This tυtоrial will teach you how to protect the entire or parts of уour Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

MS Word Restrict Editing

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

Protect MS Word by Restrict Editing

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

Formatting Restrictions
Editing Restrictions
Exceptions
Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start Enforcing Protection’.

Protect Word document using Restrict Editing

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

MS Word Restrict Editing

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

Chand Chakraborty

About the author

मैं विंडोज फोन और ऑफिस स्पेस उद्योगों में 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक अनुभवी सॉफ्टवेयर इंजीनियर हूं। मेरे कौशल में पारंपरिक पाठ और छवि प्रारूप दोनों के साथ काम करना, साथ ही नवीनतम मोबाइल उपकरणों के लिए विकास करना शामिल है। मेरे पास गुणवत्तापूर्ण सेवाएं प्रदान करने का एक सिद्ध ट्रैक रिकॉर्ड है, और मैं हमेशा दूसरों को उनके लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद करने के लिए तैयार हूं।

प्रतिबंधित संपादन सुविधा का उपयोग करके अपने वर्ड दस्तावेज़ की सुरक्षा कैसे करें