Microsoft Teams मीटिंग में उपस्थित लोगों को शामिल करने के लिए नई सुविधाएँ और तरीके जोड़ना जारी रखता है। कभी-कभी जब आप टीम^(Teams) मीटिंग में प्रस्तुतकर्ता होते हैं, तो आप किसी और को मीटिंग में उपस्थित होने या किसी और को नियंत्रण देने की अनुमति देना चाहेंगे। हम प्रस्तुत करने के विभिन्न तरीकों और किसी और को टीम में नियंत्रण देने के तरीके के बारे में बताएंगे।^(Teams)

ब्रेकआउट सत्र और वेबिनार सहित, नीचे दी गई जानकारी सभी Microsoft Teams मीटिंग पर लागू होती है। ^{(Microsoft Teams)}कुछ सुविधाएँ, जैसे PowerPoint Live , केवल ^{(PowerPoint Live)}Teams के डेस्कटॉप संस्करण का उपयोग करते समय उपलब्ध हैं और यदि आप किसी वेब ब्राउज़र में Teams चला रहे हैं तो उन तक पहुँचा नहीं जा सकता है।

टीम मीटिंग में सामग्री साझा करना

जब आप टीम^(Teams) मीटिंग में हों और साझा करें^(Share) बटन का चयन करें, तो आप विभिन्न तरीकों से सामग्री साझा करना चुन सकते हैं:

1. अपनी स्क्रीन साझा करें^{(Share your screen)} : यह विकल्प मीटिंग में उपस्थित लोगों को आपके द्वारा चुने गए मॉनिटर पर कुछ भी देखने की अनुमति देगा।
2. एक विशिष्ट विंडो साझा करें^{(Share a specific window)} : यह विकल्प केवल उपस्थित लोगों को वह विशिष्ट विंडो देखने की अनुमति देगा जिसे आप साझा करने के लिए चुनते हैं।
3. व्हाइटबोर्ड बनाएं : यह विकल्प ^{(Create a Whiteboard)}व्हाइटबोर्ड ऐप^{(Whiteboard app)} लॉन्च करेगा ताकि मीटिंग में उपस्थित लोग सहयोग कर सकें। 
4. एक PowerPoint साझा^{(Share a PowerPoint)} करें : मीटिंग में उपस्थित लोगों को प्रस्तुत करने के लिए एक विशिष्ट PowerPoint फ़ाइल का चयन करें।^(PowerPoint)

जब आप एक PowerPoint प्रस्तुति साझा करना चुनते हैं (उस विशिष्ट विंडो को साझा करने के बजाय जिसमें PowerPoint है), मीटिंग में उपस्थित लोगों को कुछ अतिरिक्त सुविधाएँ मिलेंगी, और आप भी ऐसा ही करेंगे। 

जब आप PowerPoint Live का उपयोग करके कोई प्रस्तुति साझा करते हैं , तो सहभागी आपकी प्रस्तुति में स्लाइड्स के माध्यम से अपनी गति से आगे बढ़ सकेंगे। चिंता न करें—बैठक में उपस्थित लोग अन्य उपस्थित लोगों को क्या देखते हैं, इसे नियंत्रित नहीं करेंगे। आप अभी भी अपनी प्रस्तुति^{(your presentation)} के नियंत्रण में रहेंगे . हालांकि, अगर कोई सहभागी आने वाली चीज़ों को देखने के लिए कुछ स्लाइड्स को आगे छोड़ना चाहता है, तो वे ऐसा कर सकते हैं। जब वे तैयार हो जाते हैं, तो एक सिंक बटन होता है जो उन्हें प्रस्तुतकर्ता के साथ समन्वयित करेगा।

यदि आप नहीं चाहते कि उपस्थित लोग स्वयं प्रस्तुतिकरण से आगे बढ़ें, तो आप प्रस्तुति पर दिखाई देने वाले नियंत्रण कक्ष पर आंख आइकन का चयन करके उस सुविधा को बंद कर सकते हैं।

जब आप PowerPoint लाइव के माध्यम से एक प्रस्तुति साझा करते हैं, तो आप अपने नोट्स, स्लाइड और दर्शकों को प्रस्तुत करते समय देख पाएंगे। यह एक ऐसी सुविधा है जिसके लिए टीम^(Teams) के उपयोगकर्ता मांग कर रहे हैं, और हम यह देखकर रोमांचित हैं कि Microsoft ने इसे सुना।

आपकी प्रस्तुति में सहायता के लिए आपको बहु-रंगीन लेज़र पॉइंटर्स, पेन और हाइलाइटर्स तक भी पहुंच प्राप्त होगी।

टीम मीटिंग में भूमिकाएं

सबसे पहले, आइए टीम^(Teams) मीटिंग में उपलब्ध विभिन्न भूमिकाओं के बारे में स्पष्ट करें । मीटिंग में शामिल होने के लिए लिंक बनाने वाला व्यक्ति आयोजक होता है। उस व्यक्ति का अंतिम नियंत्रण होता है और वह ऐसे काम कर सकता है जो कोई अन्य सहभागी नहीं कर सकता जैसे ब्रेकआउट रूम^{(breakout rooms)} का प्रबंधन करना ।

आयोजक अन्य मीटिंग में उपस्थित लोगों को प्रस्तुतकर्ता के रूप में नामित कर सकता है। मीटिंग के दौरान केवल आयोजक और प्रस्तुतकर्ता ही सामग्री साझा कर सकते हैं। आयोजक और प्रस्तुतकर्ताओं के अलावा, मीटिंग में शामिल सभी लोगों को एक सहभागी^(Attendee) कहा जाता है ।

आयोजक मीटिंग से पहले या मीटिंग के दौरान प्रेजेंटर्स को सेट कर सकता है। प्रस्तुतकर्ताओं को मीटिंग से पहले सेट करने के लिए, मीटिंग आयोजक को मीटिंग के लिए कैलेंडर आमंत्रण में मीटिंग विकल्प लिंक का चयन करना चाहिए।^(Options)

एक वेब पेज खुलेगा जहां आप चुन सकते हैं कि बैठक के दौरान कौन उपस्थित हो सकेगा। 

यदि आप विशिष्ट लोग^{(Specific people)} चुनते हैं , तो उन लोगों के नाम में अगला टाइप करें जिन्हें आप प्रस्तुतकर्ता बनना चाहते हैं।

टीमों^(Teams) में प्रस्तुतकर्ता के लिए एक ^(Presenter)सहभागी^(Attendee) को कैसे बढ़ावा दें

यदि आप मीटिंग के आयोजक हैं, तो मीटिंग के दौरान ही मीटिंग सहभागी को प्रस्तुतकर्ता के रूप में प्रचारित करना आसान है।

1. प्रतिभागी सूची में सहभागी का पता लगाएं।
2. सहभागी के नाम के आगे अधिक विकल्प^{(More options)} (तीन बिंदु) लिंक चुनें ।

1. प्रस्तुतकर्ता बनाएं^{(Make a presenter)} चुनें .

अब वह शख्स मीटिंग के दौरान कंटेंट शेयर कर सकेगा।

प्रस्तुत करना बनाम नियंत्रण लेना

टीम^(Teams) मीटिंग  में प्रस्तुत करने और साझा सामग्री को नियंत्रित करने के बीच के अंतर को समझना महत्वपूर्ण है।

^(Apps)GoToMeeting और Zoom जैसे ऐप में उपस्थित लोगों से मिलने के लिए दूसरे सहभागी के कंप्यूटर को नियंत्रित करने के तरीके हैं। यह आमतौर पर दूरस्थ समर्थन सत्रों में होता है। अभी तक, Microsoft Teams ने वह कार्यक्षमता प्रदान नहीं की है। हालाँकि, टीमें^(Teams) प्रस्तुतकर्ताओं को किसी अन्य सहभागी को सीमित नियंत्रण देने की अनुमति देती हैं, और उपस्थित लोग प्रस्तुतकर्ताओं से नियंत्रण का अनुरोध कर सकते हैं।

जाहिर है, आपको Teams में केवल उसी को नियंत्रण देना चाहिए जिस पर आप भरोसा करते हैं। 

टीमों में नियंत्रण कैसे दें 

Microsoft Teams में , यदि आप चाहते हैं कि आपकी मीटिंग में कोई अन्य व्यक्ति आपके द्वारा साझा की जा रही फ़ाइल को संपादित करे या आपकी प्रस्तुति को अपने हाथ में ले, तो आप उस व्यक्ति को नियंत्रण दे सकते हैं। यह एक दूसरे, एक साथ प्रस्तुतकर्ता को जोड़ने जैसा है। जो साझा किया जा रहा है, उसे आप दोनों नियंत्रित कर पाएंगे. आप जब चाहें तब नियंत्रण वापस ले सकते हैं।

आप अपनी टीम मीटिंग में किसी अन्य व्यक्ति को केवल तभी नियंत्रण दे सकते हैं जब आप प्रस्तुत कर रहे हों। साझाकरण टूलबार को सक्रिय करने के लिए आप जिस सामग्री को साझा कर रहे हैं उस पर माउस ले जाएं और ^(Mouse)नियंत्रण दें^{(Give control)} चुनें .

वहां से, उस व्यक्ति का चयन करें जिसे आप नियंत्रण देना चाहते हैं। जिस व्यक्ति को आप नियंत्रण देना चाहते हैं, उसे एक सूचना प्राप्त होगी जिससे उन्हें पता चलेगा कि आप उनके साथ प्रस्तुतिकरण का नियंत्रण साझा करना चाहते हैं। जब आप किसी और के साथ नियंत्रण साझा करते हैं, तो वे साझा स्क्रीन में संपादन और अन्य परिवर्तन करने में सक्षम होंगे। 

यदि आप उनसे नियंत्रण वापस लेना चाहते हैं, तो बस नियंत्रण रद्द करें^{(Cancel Control)} बटन का चयन करें।

टीमों में नियंत्रण का अनुरोध कैसे करें

किसी के टीम^(Teams) में प्रस्तुत होने पर नियंत्रण का अनुरोध करना समान रूप से कार्य करता है। बस ^(Simply)अनुरोध नियंत्रण^{(Request control)} बटन का चयन करें। प्रस्तुतकर्ता तब आपके नियंत्रण अनुरोध को अनुमति देना या अस्वीकार करना चुन सकता है।

जब आप अब नियंत्रण नहीं चाहते हैं, तो आप रिलीज़ नियंत्रण^{(Release control)} बटन का चयन कर सकते हैं।

^(Get)Microsoft टीम^{(Microsoft Teams)} के साथ सहज रहें

इसे पसंद करें या नफ़रत, ऐसा नहीं लगता कि Microsoft Teams जल्द ही किसी भी समय बंद होने वाला है। यदि आपका नियोक्ता Teams का उपयोग करता है, तो इसकी सभी सुविधाओं के साथ अधिक सहज होने के लिए  कुछ Teams युक्तियाँ और तरकीबें^{(Teams tips and tricks)} सीखने लायक हैं ।

आप टीम मीटिंग में पोल^{(polls in Teams meetings)} ​​चलाने के कई तरीकों के बारे में पढ़ सकते हैं या टीम में अपनी पृष्ठभूमि बदलकर अपनी गड़बड़ी को छिपाना^{(how to hide your mess by changing your background)} सीख सकते हैं ।

How To Give Control in Teams to Switch Presenter

Miсrosoft Teams continues to аdd new features and ways to engage meeting attеndees. Sometimes when you’re a presenter in a Teams meeting, you’ll want to allow someone elsе to present or give control to someone else in the meeting. We’ll run through the different ways to present аnd how to give control in Teams to someone else.

The information below applies to all Microsoft Teams meetings, including breakout sessions and webinars. Some features, like PowerPoint Live, are only available while using the desktop version of Teams and cannot be accessed if you’re running Teams in a web browser.

Sharing Content in a Teams Meeting

When you’re in a Teams meeting and select the Share button, you can choose to share content in different ways:

1. Share your screen: This option will allow meeting attendees to see anything that’s on the monitor you select.
2. Share a specific window: This option will only allow attendees to see the specific window you choose to share.
3. Create a Whiteboard: This option will launch the Whiteboard app so meeting attendees can collaborate. 
4. Share a PowerPoint: Select a specific PowerPoint file to present to meeting attendees.

When you choose to share a PowerPoint presentation (rather than sharing the specific window the PowerPoint is in), meeting attendees will get a few extra features, and so will you. 

When you share a presentation using PowerPoint Live, attendees will be able to move through the slides in your presentation at their own speed. Don’t worry—meeting attendees won’t control what other attendees see. You’ll still be in control of your presentation. However, if an attendee wants to skip a few slides ahead to see what’s coming, they can. When they’re ready, there’s a sync button which will sync them up with the presenter.

If you don’t want attendees to move through the presentation on their own, you can toggle that feature off by selecting the eye icon on the control panel that appears on the presentation.

When you share a presentation via PowerPoint live, you’ll be able to see your notes, slides, and the audience while you present. This is a feature that Teams users have been clamoring for, and we’re thrilled to see that Microsoft listened.

You’ll also get access to multi-colored laser pointers, pens, and highlighters to aid in your presentation.

Roles in Teams Meetings

First, let’s get clear about the various roles available in Teams meetings. The person who creates the link to join the meeting is the organizer. That person has ultimate control and can do things that no other attendee can do like manage breakout rooms.

The organizer can designate other meeting attendees as presenters. Only the organizer and presenters can share content during the meeting. Besides the organizer and presenters, everyone else in the meeting is called an Attendee.

The organizer can set presenters in advance of the meeting or on the fly during the meeting. To set presenters in advance of the meeting, the meeting organizer should select the Meeting Options link in the calendar invitation for the meeting.

A web page will open where you can choose who will be able to present during the meeting. 

If you choose Specific people, next type in the names of the people who you want to be Presenters.

How To Promote an Attendee to Presenter in Teams

If you’re the meeting organizer, it’s easy to promote a meeting attendee to presenter during the meeting itself.

1. Find the attendee in the participant list.
2. Select the More options (three dots) link next to the attendee’s name.

1. Select Make a presenter.

Now that person will be able to share content during the meeting.

Presenting vs. Taking Control

It’s important to understand the distinction between presenting in a Teams meeting and taking control of shared content. 

Apps like GoToMeeting and Zoom have ways for meeting attendees to take control of another attendee’s computer. This usually happens in remote support sessions. So far, Microsoft Teams has not provided that functionality. However, Teams does allow presenters to give limited control to another attendee, and attendees can request control from presenters.

Obviously, you should only give control in Teams to someone you trust. 

How To Give Control in Teams 

In Microsoft Teams, if you want someone else in your meeting to edit a file you’re sharing or take over your presentation, you can give control to that person. It’s like adding a second, simultaneous presenter. You’ll both be able to control what’s being shared. You can take back control any time you want.

You can only give control to someone else in your Teams meeting when you’re presenting. Mouse over the content you’re sharing to activate the sharing toolbar and select Give control.

From there, select the person you want to give control to. The person you want to give control to will receive a notification letting them know that you want to share control of the presentation with them. When you share control with someone else, they’ll be able to make edits and other changes to the shared screen. 

If you want to take control back from them, simply select the Cancel Control button.

How To Request Control in Teams

Requesting control while someone’s presenting in Teams works similarly. Simply select the Request control button. The presenter can then choose to Allow or Deny your control request.

When you no longer want control, you can select the Release control button.

Get Comfortable with Microsoft Teams

Love it or hate it, it doesn’t look like Microsoft Teams is going away any time soon. If your employer uses Teams, it’s worth learning a few Teams tips and tricks to get more comfortable with all its features. 

You can read about several ways to run polls in Teams meetings or learn how to hide your mess by changing your background in Teams.

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