“मेरा ईमेल कहाँ गया? यह बस गायब हो गया। ” यह चौंकाने वाला है कि मैंने अपने करियर में इसे कितनी बार सुना है। लेकिन यह उतना चौंकाने वाला नहीं है जितना कि कितने लोग जिन्हें इस बात का एहसास नहीं है कि वे आसानी से आउटलुक^(Outlook) में एक विशिष्ट ईमेल की खोज कर सकते हैं । 

आउटलुक^(Outlook) ईमेल को तिथि, प्रेषक, कीवर्ड, आदि के आधार पर कैसे खोजें, इस गाइड को पढ़ने के बाद , आप आउटलुक^(Outlook) में भी कोई ईमेल ढूंढ पाएंगे । हम आपको वे सभी आउटलुक^(Outlook) ईमेल सर्च टिप्स देने जा रहे हैं जिन्हें आप संभाल सकते हैं।

क्या आपके ईमेल अनुक्रमित हैं?^{(Are Your Emails Indexed?)}

सर्वोत्तम ईमेल खोज परिणामों के लिए, आइए सुनिश्चित करें कि आउटलुक^(Outlook) ने सब कुछ अनुक्रमित किया है। 

अनुक्रमण क्या है? जैसे^(Just) किसी पुस्तक की अनुक्रमणिका में सभी विषय सूचीबद्ध होते हैं और उन्हें कहाँ ढूँढना है, वैसे ही आउटलुक^(Outlook) अनुक्रमण उसी तरह एक डेटाबेस बनाता है। प्रोग्राम के लिए फ्रीफॉर्म टेक्स्ट के समूह की तुलना में डेटाबेस के माध्यम से खोजना आसान है।

1. कर्सर को वर्तमान मेलबॉक्स खोजें^{(Search Current Mailbox )} फ़ील्ड में रखें, जिसे तत्काल खोज^{(Instant Search)} बॉक्स भी कहा जाता है। यह सर्च टूल^{(Search tools )} बार लाएगा ।
2. Search Tools बटन पर क्लिक करें और फिर Indexing Status पर क्लिक करें । एक छोटी सी विंडो खुलेगी जिसमें यह दिखाया जाएगा कि कितने ईमेल अनुक्रमित किए जाने के लिए बचे हैं। 

यदि अनुक्रमित की जाने वाली वस्तुओं की संख्या शून्य के अलावा कुछ भी है, तो इसे कुछ मिनट दें। यह सुनिश्चित करेगा कि खोज यथासंभव पूर्ण हो।

अनुक्रमण कुछ संसाधन लेता है। यदि आप पाते हैं कि यह आउटलुक^(Outlook) या आपके कंप्यूटर को बहुत धीमा कर देता है, तो आप बेहतर कंप्यूटर प्रदर्शन प्राप्त करने के लिए अनुक्रमण को बंद^{(turn off indexing to get better computer performance)} कर सकते हैं ।

स्थायी रूप से खोज टैब जोड़ें^{(Permanently Add Search Tab)}

क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि हम हर बार सर्च बार में क्लिक किए बिना आसानी से सर्च टैब में प्रवेश कर सकें? चलो उसे करते हैं।

• फ़ाइल^(File) पर क्लिक करें ।

• बाईं ओर विकल्प^(Options) पर क्लिक करें , लगभग आधा नीचे।

• विकल्प विंडो में, कस्टमाइज़ रिबन^{(Customize Ribbon)} पर क्लिक करें । 

• रिबन को अनुकूलित करें फलक में, ^{(Customize Ribbon)}से कमांड चुनें^{(Choose commands from:)} के अंतर्गत ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें : और टूल टैब^{(Tool Tabs)} चुनें ।

• खोज उपकरण खोजें^{(Search Tools)} और उसका चयन करें। फिर Add>> बटन पर क्लिक करें। 

• मुख्य टैब^{(Main Tabs)} क्षेत्र में खोज उपकरण दिखाई देंगे । इस क्षेत्र के बगल में ऊपर और नीचे तीरों का उपयोग करके यह निर्धारित करें कि यह रिबन में कहाँ दिखाई देगा, या इसे जहाँ है वहीं छोड़ दें। फिर बदलाव करने के लिए ओके पर क्लिक करें।^(OK)

• खोज उपकरण^{(Search Tools )} टैब खोजें। अब हम सभी सर्च टूल्स को कभी भी आसानी से एक्सेस कर सकते हैं।

खोज का दायरा सेट करें^{(Set The Scope Of The Search)}

खोज उपकरण^{(Search Tools)} टैब में , हम आसानी से खोज का दायरा निर्धारित कर सकते हैं। बाईं ओर, हम देखेंगे कि हम कार्यक्षेत्र को सभी मेलबॉक्स^{(All Mailboxes)} , वर्तमान मेलबॉक्स^{(Current Mailbox)} , वर्तमान फ़ोल्डर^{( Current Folder)} , सबफ़ोल्डर^{( Subfolders)} , या सभी आउटलुक आइटम^{(All Outlook Items)} पर सेट कर सकते हैं ।

सभी मेलबॉक्स - यदि हमने ^{(All Mailboxes)}आउटलुक^(Outlook) में मेलबॉक्स या अन्य खाते साझा किए हैं तो इस क्षेत्र को चुनें । कुछ लोगों के पास आउटलुक^(Outlook) में उनके काम और व्यक्तिगत ईमेल खाते दोनों हो सकते हैं ।

वर्तमान मेलबॉक्स^{(Current Mailbox)} - खोज को केवल एक मेलबॉक्स में रखने के लिए इस क्षेत्र को चुनें। सुनिश्चित करें कि मेलबॉक्स आउटलुक^(Outlook) के बाएँ फलक में चुना गया है ।

करंट फोल्डर^{(Current Folder)} - यह स्कोप खोज को उस फोल्डर तक सीमित कर देगा जो वर्तमान में आउटलुक^(Outlook) के बाएँ फलक में चुना गया है ।

सबफ़ोल्डर्स^(Subfolders) - यह फ़ोल्डर के दायरे को बाएँ फलक में चुने गए किसी भी फ़ोल्डर के तहत सीमित करता है।

सभी आउटलुक आइटम^{(All Outlook Items)} - सबसे खुला दायरा सभी ईमेल, संपर्क, कैलेंडर आइटम और कार्यों पर खोज को लागू करेगा। बड़ी मात्रा में डेटा के कारण, इस दायरे में खोज धीमी हो सकती है और अनावश्यक परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। इस दायरे का संयम से उपयोग करें।

आउटलुक में खोज ऑपरेटर^{(Search Operators In Outlook)}

खोज ऑपरेटरों का उपयोग करके खोज परिणामों को और अधिक विशिष्ट बनाया जा सकता है। 

एक विशिष्ट वाक्यांश खोजने के लिए, खोज वाक्यांश के चारों ओर दोहरे उद्धरण चिह्न लगाएं।

उदाहरण: " टीपीएस रिपोर्ट "

उन वस्तुओं को खोजने के लिए जिनमें दो या दो से अधिक शब्द होने चाहिए, लेकिन जरूरी नहीं कि वे एक-दूसरे के ठीक बगल में हों या लिखे गए क्रम में हों, AND ऑपरेटर का उपयोग करें।

उदाहरण: काम और^{(AND )} सप्ताहांत

कीवर्ड वाले आइटम ढूंढने और अलग कीवर्ड वाले आइटम को बाहर करने के लिए NOT ऑपरेटर का उपयोग करें।

उदाहरण: शनिवार महान नहीं^{(NOT )}

कुछ ऐसा खोज रहे हैं जिसमें एक शब्द या कोई अन्य हो? OR ऑपरेटर का प्रयास करें ।

उदाहरण: जिराफ़ या^{(OR )} उत्पाद

खोज को उतना विशिष्ट बनाने के लिए इन सभी ऑपरेटरों को जोड़ा जा सकता है जितना हम चाहते हैं। हमारे पास " टीपीएस^(TPS) रिपोर्ट " और^{(” AND)} सप्ताहांत या जिराफ के रूप में जटिल कुछ भी नहीं हो सकता है^(NOT) ।

कीवर्ड द्वारा आउटलुक खोजें^{(Search Outlook By Keyword)}

सबसे आसान खोज आउटलुक^(Outlook) ईमेल खोजशब्द खोज है। यह हमारे इनबॉक्स के शीर्ष पर तत्काल खोज^{(Instant Search)} फ़ील्ड से सबसे सरलता से किया जाता है ।

• ^(Set)तत्काल खोज^{(Instant Search)} फ़ील्ड के बगल में या खोज^(Search) टैब में ड्रॉप-डाउन बॉक्स में दायरा सेट करें ।

• खोज फ़ील्ड में कीवर्ड या शब्द टाइप करें और एंटर^{(Enter )} कुंजी पर टैप करें। खोज को अधिक विशिष्ट बनाने में सहायता के लिए यहां खोज ऑपरेटरों का उपयोग किया जा सकता है।

प्रेषक द्वारा आउटलुक खोजें^{(Search Outlook By Sender)}

प्रेषक द्वारा आउटलुक ईमेल खोजने के लिए:

• सर्च^(Search) टैब पर जाएं और From बटन पर क्लिक करें। 

• वह प्रवेश करेगा

  से:"प्रेषक का नाम"

  तत्काल खोज^{(Instant Search)} क्षेत्र  में ।

• डबल-कोट्स के बीच से सेंडर^{(Remove Sender)} का नाम हटा दें और उस व्यक्ति का नाम टाइप करें जिसे हम ढूंढ रहे हैं। हम संपूर्ण शब्द को सीधे तत्काल खोज^{(Instant Search)} में भी टाइप कर सकते हैं । खोजने के लिए Enter^{(Enter )} कुंजी पर टैप करें.

विषय द्वारा आउटलुक खोजें^{(Search Outlook By Subject)}

विषय के आधार पर आउटलुक^(Outlook) ईमेल  खोजने के लिए :

• सर्च टैब के तहत सब्जेक्ट^(Subject) पर क्लिक करें । 

• यह डालता है

  विषय:”कीवर्ड”< /pre > तत्काल खोज(Instant Search) फ़ील्ड में। 

• खोजशब्दों को उस विषय से बदलें जिसकी हम तलाश कर रहे हैं। संपूर्ण वाक्यांश को तत्काल खोज^{(Instant Search)} में भी टाइप किया जा सकता है। खोजने के लिए Enter^{(Enter )} कुंजी पर टैप करें.

तिथि के अनुसार आउटलुक खोजें^{(Search Outlook By Date)}

तिथि के अनुसार आउटलुक ईमेल खोजने के लिए:

• सर्च टैब में दिस वीक^{(This Week)} पर क्लिक करें । यह विकल्प दिखाएगा; आज^(Today) , कल, यह सप्ताह^(Week) , अंतिम सप्ताह^(Week) , यह महीना^(Month) , अंतिम महीना^(Month) , यह वर्ष, अंतिम वर्ष।

• जो कुछ भी चुना जाएगा उसे तत्काल खोज^{(Instant Search)} क्षेत्र में दर्ज किया जाएगा जैसे;

  प्राप्त: आज, प्राप्त: कल, प्राप्त: इस सप्ताह, प्राप्त: पिछले सप्ताह, प्राप्त: इस महीने, प्राप्त: पिछले महीने, प्राप्त: इस वर्ष, प्राप्त: पिछले वर्ष

  खोजने के लिए एंटर^{(Enter )} कुंजी दबाएं।

हम कैलेंडर तिथियों के साथ प्राप्त: ऑपरेटर का भी उपयोग कर सकते हैं (

received:dd/mm/yyyy

received:tuesday

Outlook Tuesday Tuesdays

अनुलग्नकों के साथ आइटम के लिए आउटलुक खोजें^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

अनुलग्नकों द्वारा आउटलुक^(Outlook) ईमेल खोजने के लिए :

• सर्च टैब के तहत, हैस अटैचमेंट^{(Has Attachments)} पर क्लिक करें । 

• वह प्रवेश करेगा

  अनुलग्नक: हाँ

  तत्काल खोज^{(Instant Search)} क्षेत्र में । क्षेत्र को संकीर्ण करने के लिए इसे किसी अन्य प्रकार की खोज के साथ जोड़ा जाना चाहिए। खोजने के लिए Enter^{(Enter )} पर टैप करें .

हम भी टाइप कर सकते हैं

hasattachments:no

श्रेणी के अनुसार आउटलुक खोजें^{(Search Outlook By Category)}

ईमेल को व्यवस्थित करने  के लिए श्रेणी उपकरण का उपयोग कम उपयोग किया जाता है।^(Category)

• हम खोज टैब के अंतर्गत  श्रेणीबद्ध^{(Categorized )} बटन का उपयोग करके श्रेणी के आधार पर खोज कर सकते हैं ।

• यह प्रवेश करेगा

  श्रेणी: = "रंग श्रेणी"

  तत्काल खोज^{(Instant Search)} क्षेत्र में । खोजने के लिए एंटर^(Enter) दबाएं ।

इसे मैनुअली भी टाइप किया जा सकता है। श्रेणी के अनुरूप बस रंग बदलें। ^(Just)उदाहरण के लिए, लाल श्रेणी खोजने के लिए, हम टाइप करेंगे

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

प्राप्तकर्ता द्वारा आउटलुक ईमेल खोजें^{(Search Outlook Email By Recipient)}

ईमेल को खोजने का यह तरीका इस आधार पर है कि उन्हें किसके पास भेजा गया था। 

• सेंड टू^{(Sent To )} बटन पर क्लिक करने पर हमें विकल्प दिखाई देंगे; को भेजा गया^(Sent) : मुझे या सीसी: मुझे, सीधे^{(Sent Directly)} मुझे नहीं भेजा गया, और दूसरे प्राप्तकर्ता को ^(Recipient)भेजा^(Sent) गया । 

• [email protected] ") जैसे खोज टेक्स्ट में प्रवेश करेगा । खोजने के लिए Enter^{(Enter )} पर टैप करें .

• यदि हम किसी अन्य प्राप्तकर्ता को ^(Recipient)भेजा गया^(Sent) चुनते हैं , तो हमें खोज बार में टेक्स्ट को संपादित करना होगा। ऐसा दिखेगा

  को: " प्राप्तकर्ता(Recipient) का नाम"

  . 

• ^(Delete)प्राप्तकर्ता नाम भाग ^{(Recipient Name)}हटाएं और वह नाम दर्ज करें जिसे हम ढूंढ रहे हैं। खोजने के लिए एंटर ^(Enter)दबाएं^(Hit) ।

पढ़ें या नहीं पढ़ें द्वारा खोजें^{(Search By Read Or Not Read)}

आप आउटलुक^(Outlook) ईमेल को इस आधार पर खोज सकते हैं कि वे पढ़े गए हैं या नहीं।

• सर्च टैब में ^(Search)अपठित^(Unread) बटन पर क्लिक करने पर वे सभी ईमेल मिल जाएंगे जो अभी तक पढ़े नहीं गए हैं। 

• यह प्रवेश करता है

  पढ़ा है: नहीं

  खोज पट्टी में। खोजने के लिए एंटर^{(Enter )} दबाएं ।

• पढ़ी गई ईमेल को खोजने के लिए इसे बदल दें

  पढ़ा है: हाँ

  और सर्च करने के लिए एंटर दबाएं।^{(Enter )}

ध्वजांकित द्वारा खोजें^{(Search By Flagged)}

महत्वपूर्ण ईमेल को चिह्नित करने के लिए फ़्लैग का उपयोग करना चीज़ों के शीर्ष पर बने रहने में मदद करता है। 

• फ़्लैग किए गए ईमेल खोजने के लिए, खोज टैब में  फ़्लैग किए गए बटन पर क्लिक करें।^{(Flagged )}

• यह के साथ खोज करेगा

  फ़ॉलोअप फ़्लैग: फ़ॉलोअप फ़्लैग

  . अन्य विकल्प हैं

  फॉलोअपफ्लैग: अनफ्लैग्ड

  और

  फॉलोअपफ्लैग: पूर्ण

  . खोजने के लिए Enter^(Enter) पर टैप करें .

महत्व के आधार पर खोजें^{(Search By Importance)}

^(See)आउटलुक^(Outlook) में केवल महत्वपूर्ण ईमेल इस प्रकार देखें ।

• खोज^(Search) टैब में फ़्लैग किए गए बटन के नीचे , महत्वपूर्ण^(Important) बटन है। उस पर क्लिक करने से महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित सभी आइटम वापस आ जाएंगे। 

• खोज क्वेरी इस तरह दिखती है

  महत्वपूर्ण: उच्च

  . हम उच्च को निम्न या सामान्य में भी बदल सकते हैं। मैग्निफाइंग ग्लास पर क्लिक करें^(Click) या सर्च करने के लिए एंटर दबाएं।^{(Enter )}

खोज विकल्पों का संयोजन^{(Combining Search Options)}

उपरोक्त सभी खोज विकल्पों को जोड़ा जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि हम उन वस्तुओं की तलाश कर रहे हैं जो महत्वपूर्ण और ध्वजांकित हैं, तो हम दर्ज कर सकते हैं

importance:high followupflag:followup

इसे या तो टाइप किया जा सकता है या केवल महत्वपूर्ण^(Important) बटन और फिर फ़्लैग किए गए^(Flagged) बटन पर क्लिक करें।

अधिक खोज विकल्प^{(More Search Options)}

खोज टैब में ^(Search)अधिक^(More) बटन पर क्लिक करें और हम खोज करने के 20 से अधिक तरीके देखेंगे। 

अधिकतर, यह उन विकल्पों के साथ खोज बार के नीचे एक ड्रॉप-डाउन मेनू रखेगा जो विशिष्ट खोज प्रकार का समर्थन करता है।

अधिक जोड़ा-ड्रॉप-डाउन.png^{(more-added-drop-down.png)}

उन्नत खोज विकल्प^{(Advanced Search Options)}

हमने जो कवर किया है उससे कहीं आगे जाकर हम सौ से अधिक विभिन्न खोज विकल्पों तक पहुंच सकते हैं। हम इसका कभी भी उपयोग नहीं कर सकते हैं, लेकिन यह जानना अच्छा है कि यह यहाँ है। 

• सर्च टूल्स^{(Search Tools )} और फिर एडवांस्ड फाइंड^{(Advanced Find)} पर क्लिक करें । 

• उन्नत खोज^{(Advanced Find)} विंडो खुल जाएगी  ।

कुछ समय निकालें और इधर-उधर देखें। यह जबरदस्त है कि कितना किया जा सकता है। हम किसी भी आउटलुक^(Outlook) आइटम के किसी भी क्षेत्र के आधार पर खोज कर सकते हैं। कुछ सौ अलग-अलग चीजें हैं जिन पर हम खोज कर सकते हैं।

आउटलुक सर्च की शक्ति^{(The Power Of Outlook Search)}

क्या आप इस बात से चकित नहीं हैं कि आउटलुक^(Outlook) की खोज क्षमताएं कितनी व्यापक और शक्तिशाली हैं? क्या^(Did) आप यह भी जानते थे कि यह सब संभव था? अधिकांश लोग शायद उन सभी चीजों के दसवें हिस्से का उपयोग नहीं करते हैं जो आउटलुक^(Outlook) कर सकता है। आउटलुक^(Outlook) आपके लिए और क्या कर सकता है, यह जानने के लिए इसे स्प्रिंगबोर्ड के रूप में उपयोग करें । 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my еmail go? It just disappeаred.” It’s shocking how many times І’ve heard this over my career. But not as shocking as how many people who don’t realize that theу can easily search for a specific email in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

Related posts

• ईमेल और कार्यों के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक शॉर्टकट कैसे बनाएं

• ईमेल में अन्य आउटलुक आइटम (ईमेल, संपर्क, कार्य या कैलेंडर आइटम) कैसे संलग्न करें?

• आउटलुक में वितरण सूची कैसे बनाएं

• आउटलुक ईमेल को जीमेल पर कैसे फॉरवर्ड करें

• नियमों का उपयोग करके स्वचालित रूप से ईमेल को आउटलुक में फ़ोल्डर में ले जाएं

• Microsoft Word दस्तावेज़ में हस्ताक्षर कैसे सम्मिलित करें

• Microsoft आउटलुक प्रतिसाद नहीं दे रहा है? कोशिश करने के लिए 8 सुधार

• 12 उपयोगी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टिप्स और ट्रिक्स

• पिछले सप्ताह से अपना ईमेल देखने की आवश्यकता है? तिथि के अनुसार आउटलुक कैसे खोजें

• एक्सेल में विचरण की गणना कैसे करें

• कार्यपुस्तिका में महत्वपूर्ण सेल की निगरानी के लिए एक्सेल वॉच विंडो का उपयोग करें

• एक्सेल में मैक्रो कैसे रिकॉर्ड करें

• माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में व्हाट-इफ एनालिसिस को कैसे समझें?

• अपनी प्रस्तुतियों को बेहतर बनाने के लिए 15 पावरपॉइंट युक्तियाँ और तरकीबें

• PowerPoint में शीर्षलेख और पाद लेख कैसे जोड़ें

• माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मुफ्त में कैसे प्राप्त करें

• Microsoft MyAnalytics क्या है और इसका उपयोग कैसे करें?

• किसी Word Doc में तुरंत सामग्री तालिका जोड़ें

• एक्सेल में वर्कशीट को कैसे ग्रुप करें

• स्कूल या काम के लिए OneDrive: शुरुआती के लिए 8 युक्तियाँ