विंडोज़ कुछ डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर प्रदान करता है जहाँ आप ^(Windows)डेस्कटॉप^(Desktop) सहित अपने दस्तावेज़, चित्र सहेज सकते हैं । अब, यह बहुत आम बात है कि हम महत्वपूर्ण फाइलों और फ़ोल्डरों को इन स्थानों पर सहेजते रहते हैं, लेकिन हम कभी बैकअप नहीं लेते हैं। नतीजतन, जब कुछ गलत हो जाता है जैसे ड्राइव दूषित हो जाना या सिस्टम का पूर्ण क्रैश, हम सभी फाइलें खो देते हैं। आईटी व्यवस्थापकों या यहां तक ​​कि घर पर चेतावनी के बावजूद, हम इसकी उपेक्षा करते रहते हैं। अच्छी खबर यह है कि वनड्राइव^{(OneDrive )} एक नई सुविधा - ज्ञात फोल्डर मूव^{( Known Folder Move)} - को रोल आउट कर रहा है जो उपयोगकर्ताओं को इन सभी फ़ोल्डरों को क्लाउड पर ले जाने के लिए मजबूर करेगा। इस गाइड में, आइए जानें कि OneDrive पर ^(OneDrive)ज्ञात फ़ोल्डर मूव^{(Known Folder Move)} सुविधा का उपयोग कैसे करें । यह Windows 10/8/7कंप्यूटर।

OneDrive पर ज्ञात फ़ोल्डर मूव (KFM)

यह सुविधा मुख्य रूप से विंडोज़^(Windows) उपयोगकर्ताओं को उनके दस्तावेज़, डेस्कटॉप और चित्रों को OneDrive में ले जाने में मदद करने के लिए डिज़ाइन की गई है ताकि वे अपनी सबसे महत्वपूर्ण फ़ाइलों को व्यवस्थित कर सकें और उन्हें विभिन्न अनुप्रयोगों में एक्सेस कर सकें।

उत्पादकता को बाधित किए बिना सभी उपयोगकर्ता सामग्री स्वचालित रूप से माइक्रोसॉफ्ट के क्लाउड स्टोरेज में सिंक हो जाती है।

इस बदलाव की तैयारी के लिए उपयोगकर्ता को कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है। एक बार रोल आउट होने के बाद ( जुलाई^(July) के अंत तक रोलआउट पूरा होने की उम्मीद है ) उपयोगकर्ता डेस्कटॉप^(Desktop) , दस्तावेज़^(Documents) , और चित्र फ़ोल्डर से सामग्री को एक समर्पित बटन के माध्यम से OneDrive में स्थानांतरित कर सकता है। ^(OneDrive)उसकी सभी फाइलें एक ही परिचित विंडोज "ज्ञात फ़ोल्डर" में होंगी।

फिर, केएफएम^(KFM) कॉन्फ़िगर के साथ वह फ़ोल्डरों को वनड्राइव^(OneDrive) (लाल रंग में परिचालित) पर पुनर्निर्देशित करेगा। जैसा कि आप ऊपर की छवि से देख सकते हैं, डाउनलोड^(Downloads) फ़ोल्डर को OneDrive में नहीं ले जाया जाएगा । यह फीचर वनड्राइव^(OneDrive) फाइल्स ऑन डिमांड^(Demand) क्षमता का भी उपयोग करेगा, जहां प्रत्येक फोल्डर के बगल में उपयोगकर्ता को आइकन दिखाई देंगे। क्लाउड आइकन दर्शाता है कि यह केवल OneDrive में है, हरे रंग का टिक दिखाता है कि यह डिवाइस पर ही रहता है (साथ ही OneDrive में )।

OneDrive ऑफ़र के लिए एक अतिरिक्त लाभ ज्ञात फ़ोल्डर मूव (KFM)^{(Known Folder Move (KFM) for OneDrive)} यह है कि यदि आप एक IT व्यवस्थापक हैं, तो आप ^{(IT Admin)}समूह नीति^{(Group Policy)} का उपयोग करके इस कार्य को स्वचालित कर सकते हैं । आप अपने संगठन में उपयोगकर्ताओं को KFM^(KFM) संचालन करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए एक समूह नीति लागू कर सकते हैं ।

OneDrive पर ^(OneDrive)ज्ञात फ़ोल्डर मूव^{(Known Folder Move)} सुविधा का उपयोग कैसे करें

कल्पना कीजिए कि^(Imagine) ये ऐसे फ़ोल्डर हैं जो आपके पीसी पर हैं, लेकिन क्लाउड से सिंक किए गए हैं यानी वनड्राइव^(OneDrive) । यह नया नहीं लगता है ना? यदि आप OneDrive का गंभीरता से उपयोग करते हैं, तो यह पहले से ही डेस्कटॉप^(Desktop) , दस्तावेज़^(Documents) और फ़ोटो^(Photos) फ़ोल्डर को सिंक करने का विकल्प प्रदान करता है। हालाँकि, यह उपयोगकर्ता की पसंद पर छोड़ दिया जाता है कि क्या वे सिंक करना चाहते हैं। केएफएम^(KFM) एक तरह से आईटी प्रशासकों द्वारा यह सुनिश्चित करने के लिए मजबूर है कि सभी महत्वपूर्ण फाइलें और कर्मचारी के पीसी पर विभिन्न अनुप्रयोगों में उन तक पहुंच सुरक्षित है। यह आपके दस्तावेज़, डेस्कटॉप और चित्रों को OneDrive में ले जाने में आपकी सहायता करता है । यहां तक ​​कि स्क्रीनशॉट^{(Screenshots)} और कैमरा रोल^{(Camera Roll)} फोल्डर भी शामिल किए जाते हैं जबपिक्चर^(Picture) फोल्डर ने KFM में ऑप्ट इन किया है ।

KFM के साथ OneDrive में फ़ाइलें स्थानांतरित करें

योग्य अंतिम उपयोगकर्ता केएफएम^(KFM) अनुभव प्राप्त कर सकते हैं जब वे नोटिस करते हैं और केएफएम^(KFM) टोस्ट अधिसूचनाओं में से एक पर क्लिक करते हैं या वनड्राइव सेटिंग्स के माध्यम से ऑटोसेव विकल्प पर नेविगेट करते हैं और फिर, फ़ोल्डर अपडेट^(Update) करें अनुभाग चुनें।

सक्षम होने पर, KFM अनुभव शुरू होता है और किसी भी असमर्थित फ़ाइल के लिए एक संक्षिप्त स्कैन करता है।

स्कैन, पूर्ण होने पर समर्थित सभी फाइलों को प्रदर्शित करता है और पुष्टि करता है कि उपयोगकर्ता के पास अब वांछित फ़ोल्डर्स को OneDrive पर ले जाने के विकल्प तक पहुंच है ।

एंड-यूजर्स के अलावा, माइक्रोसॉफ्ट^(Microsoft) के पास आईटी एडमिनिस्ट्रेटर के लिए भी ऑफर करने के लिए कुछ है। उदाहरण के लिए, आईटी व्यवस्थापकों को अपने उपयोगकर्ताओं के लिए दो अतिरिक्त विकल्प मिलते हैं, जिनमें शामिल हैं

Windows ज्ञात फ़ोल्डरों को OneDrive पर मौन पुनर्निर्देशन^{(Silent redirection of Windows known folders to OneDrive)} प्रक्रिया पूर्ण होने पर उपयोगकर्ताओं को भेजे गए किसी भी सूचना के बिना डेटा को OneDrive में स्थानांतरित करना संभव बनाता है। कृपया^(Please) ध्यान दें कि यदि आप इस सेटिंग को अक्षम या कॉन्फ़िगर नहीं करते हैं, तो " महत्वपूर्ण फ़ोल्डरों की सुरक्षा सेट करें^(Set) " विंडो आपके उपयोगकर्ताओं के लिए स्वचालित रूप से प्रकट नहीं होगी। जब यह नीति अधिसूचना ध्वज के साथ सेट की जाती है, तो अंतिम उपयोगकर्ता को संदेश वाला एक टोस्ट दिखाई देगा जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

उपयोगकर्ताओं को Windows ज्ञात फ़ोल्डरों को पुनर्निर्देशित करने से रोकना^{(Preventing users from redirecting the Windows known folders)} - यह सेटिंग उपयोगकर्ता को अपने दस्तावेज़, चित्र और डेस्कटॉप^(Desktop) फ़ोल्डर्स को OneDrive पर निर्देशित रखने के लिए बाध्य करती है । सक्षम होने पर, "महत्वपूर्ण फ़ोल्डरों की सुरक्षा सेट^(Set) अप करें" विंडो में "सुरक्षा करना बंद करें" बटन बंद या अक्षम कर दिया जाएगा, और यदि उपयोगकर्ता किसी ज्ञात फ़ोल्डर को सिंक करना बंद करने का प्रयास करते हैं, तो उपयोगकर्ताओं को उनकी स्क्रीन पर एक त्रुटि संदेश चमकता दिखाई देगा। यदि आप इस सेटिंग को अक्षम करते हैं या कॉन्फ़िगर नहीं करना चुनते हैं, तो उपयोगकर्ता अपने ज्ञात फ़ोल्डरों को वापस अपने पीसी पर पुनर्निर्देशित करना चुन सकते हैं।

आप साइलेंट अकाउंट कॉन्फ़िगरेशन^{(Account Configuration)} सहित किसी भी अन्य समूह नीतियों के साथ समूह नीतियों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि यदि आप नीतियां सेट कर रहे हैं, तो इससे कोई विरोध नहीं होता है।

ज्ञात फोल्डर मूव ^{(Folder Move)}विंडोज 10^{(Windows 10)} , विंडोज 8 और विंडोज 7 पर वनड्राइव^(OneDrive) डेस्कटॉप ऐप के साथ काम करता है । इसकी घोषणा व्यावसायिक^(Business) उपयोगकर्ताओं के लिए वनड्राइव के लिए की गई है, लेकिन खबर है कि कंपनी ^(OneDrive)वनड्राइव^(OneDrive) व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के एक छोटे से सबसेट के साथ इसका परीक्षण भी कर रही है ।

यह कैसे काम करता है

आईटी व्यवस्थापक अपने संगठनों में उपयोगकर्ताओं के लिए समूह नीति^{(a group policy to users in their organizations)} लागू कर सकते हैं  (विवरण अंत में) ताकि उन्हें  केएफएम^(KFM) प्रदर्शन करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके । अंत में, यह अंतिम-उपयोगकर्ता की पसंद होगी, लेकिन एक निरंतर अनुस्मारक उनका पर्याप्त ध्यान आकर्षित करेगा। एक बार सक्षम होने के बाद योग्य अंतिम उपयोगकर्ता KFM अनुभव प्राप्त कर सकते हैं यदि वे KFM toast notifications or in OneDrive settings > AutoSave > Update folders.

एक बात जो आपको जाननी चाहिए, कि KFM फ़ोल्डर्स को OneDrive में नहीं ले जाता है; यह एक साधारण पुनर्निर्देशन है। ^{( KFM doesn’t move folders to OneDrive; It’s a simple redirection.)}इसके साथ ही, यह वनड्राइव फाइल्स^{(OneDrive Files)} ऑन डिमांड^(Demand) का भी लाभ उठाता है जो एक हरे रंग की टिक द्वारा दर्शाया जाता है जिसका अर्थ पीसी और वनड्राइव^(OneDrive) दोनों पर उपलब्ध है । यह काफी हद तक ठीक उसी तरह है जैसे वनड्राइव^(OneDrive) नियमित उपयोगकर्ताओं के लिए भी काम करता है।

एक बार जब उपयोगकर्ता इन फ़ोल्डरों को सुरक्षित^{(Protect these folders,)} करें पर क्लिक करते हैं, तो यह आपको सीधे वनड्राइव की ^(OneDrive)ऑटो सेव सेटिंग्स^{(Auto Save Settings)} में ले जाएगा जहां आप दस्तावेज़^(Document) , फ़ोटो^(Photos) और डेस्कटॉप^(Desktop) फ़ोल्डरों का चयन कर सकते हैं, और आप सेट हो जाते हैं। सेटअप अनुभव कुछ पूर्वनिर्धारित फ़ोल्डरों का स्वतः चयन भी करेगा जिन्हें आप नीचे स्क्रीनशॉट में देख सकते हैं।

ज्ञात फ़ोल्डर ^{(Folder Move Group Policy Settings)}IT व्यवस्थापकों^{(IT Admins)} के लिए समूह नीति सेटिंग स्थानांतरित करें

आपको यहां तीन समूह ^(Group) नीतियों^(Policies) को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता होगी :

• नीति को सक्षम करें "उपयोगकर्ताओं को अपने विंडोज ज्ञात फ़ोल्डर को वनड्राइव में ले जाने से रोकें" और विकल्पों के तहत "उन्हें छोड़ दें" चुनें।
• नीति को सक्षम करें "उपयोगकर्ताओं को अपने विंडोज ज्ञात फ़ोल्डर को अपने पीसी पर रीडायरेक्ट करने से रोकें"
• नीति को सक्षम करें "मौन पुनर्निर्देशित Windows ज्ञात फ़ोल्डर को OneDrive पर "

Group Policy Editor > Computer Configuration > Administrative Templates > OneDrive में पाए जा सकते हैं

उपयोगकर्ताओं को उनके Windows ज्ञात फ़ोल्डर को Onedrive में ले जाने से रोकें

यदि आप इन सेटिंग्स को सक्षम करते हैं, तो उपयोगकर्ताओं को 'महत्वपूर्ण फ़ोल्डरों की सेटअप सुरक्षा' के लिए संकेत नहीं दिया जाएगा। यदि उपयोगकर्ता पहले से ही ज्ञात फ़ोल्डरों को स्थानांतरित कर चुके हैं तो क्या होगा यह चुनने के लिए आपको इन विकल्पों को चुनना चाहिए।

उपयोगकर्ताओं को उनके Windows ज्ञात फ़ोल्डरों को पुनर्निर्देशित करने से रोकें

जब IT व्यवस्थापक इस सेटिंग को चुनता है, तो यह उपयोगकर्ताओं को उनके दस्तावेज़, चित्र और डेस्कटॉप^(Desktop) फ़ोल्डर्स को OneDrive पर निर्देशित रखने के लिए बाध्य करता है । एक बार सक्षम होने पर, "महत्वपूर्ण फ़ोल्डरों की सुरक्षा सेट^(Set) अप करें" विंडो में "सुरक्षा रोकें" बटन अक्षम हो जाएगा और यदि उपयोगकर्ता किसी ज्ञात फ़ोल्डर को सिंक करना बंद करने का प्रयास करते हैं तो उन्हें एक त्रुटि प्राप्त होगी। हालाँकि, यदि आप इस सेटिंग को अक्षम या कॉन्फ़िगर नहीं करते हैं, तो उपयोगकर्ता अपने ज्ञात फ़ोल्डरों को वापस अपने पीसी पर पुनर्निर्देशित करना चुन सकते हैं।

Windows ज्ञात फ़ोल्डरों को चुपचाप OneDrive पर पुनर्निर्देशित करें

आईटी व्यवस्थापक भाग पर वापस आकर, कुछ सेटिंग्स हैं जिन्हें आप केएफएम के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जब आप ^(KFM)समूह नीति^{(Group Policy)} के माध्यम से तैनात करते हैं । यह आपको अपने उपयोगकर्ताओं के दस्तावेज़, चित्र^(Picture) और डेस्कटॉप^(Desktop) फ़ोल्डरों को उपयोगकर्ता सहभागिता के बिना OneDrive पर पुनर्निर्देशित करने देगा। हालाँकि, यह नीति तब काम करती है जब सभी ज्ञात फ़ोल्डर खाली होते हैं, और फ़ोल्डर पर किसी भिन्न OneDrive खाते पर रीडायरेक्ट किया जाता है^{(this policy works when all known folders are empty, and on folders redirected to a different OneDrive account)} । Microsoft अनुशंसा करता है कि "उपयोगकर्ताओं को ^(Microsoft)Windows ज्ञात फ़ोल्डरों को OneDrive में स्थानांतरित करने के लिए प्रेरित करें" के साथ इस नीति का उपयोग करें ।

जब आप एक नया कंप्यूटर सेट कर रहे हों तो इसे लागू करना सबसे अच्छा है। एक बार सक्षम होने पर, भविष्य की रिलीज़ स्वचालित रूप से पुनर्निर्देशित हो जाएंगी, और उनके भीतर की सामग्री को स्थानांतरित कर दिया जाएगा।

अधिक जानकारी के लिए, आप techcommunity.microsoft.com पर जा सकते हैं ।

How to use Known Folder Move feature on OneDrive

Windows offers sоme default folderѕ where you can save your documents, images, including the Desktop. Now, it’s pretty common practice that we keep saving critiсal files and folders to these locations, but wе never take bаckυp. As a result, when something goes wrong like drives gеtting corrupted or a complete crash of the system, we lose all the fileѕ. Despite warning from IT admins or even at home, we keep neglecting it. The good news is that OneDrive is rolling out a new feature – Known Folder Move – that will enforce users to move all these folders to the cloud. In this guide, let’s learn how to use Known Folder Move feature on OneDrive. This works on Windows 10/8/7 computer.

Known Folder Move (KFM) on OneDrive

The feature is primarily designed to help Windows users move their docs, desktop, and pictures into OneDrive to enable them to organize their most important files and access them across different applications.

All the user content is automatically synced to Microsoft’s cloud storage without disrupting productivity.

There is nothing a user needs to do to prepare for this change. Once rolled out (anticipate rollout completion by late July) the user could move content from the Desktop, Documents, and Pictures folders to OneDrive via a single dedicated button. All his files will be in the same familiar Windows “Known Folders”.

Then, with KFM configured he will view the folders redirecting to OneDrive (circled in red). As you can see from the image above, Downloads folder will not be moved to OneDrive. The feature would also use OneDrive Files on Demand capability, where icons would become visible to the user beside each folder. The cloud icon signifies it’s only in OneDrive, the green tick shows it remains on the device itself (as well as in OneDrive).

An additional benefit Known Folder Move (KFM) for OneDrive offers is that if you are an IT Admin, you can automate this task by using Group Policy. You can deploy a group policy to users in your organization to encourage them to perform KFM operations.

How to use Known Folder Move feature on OneDrive

Imagine these as folders that are on your PC, but are synced to the cloud i.e. OneDrive.  That doesn’t sound new right? If you use OneDrive seriously, it already offers the option to sync the Desktop, Documents, and Photos folder. However, it is left on the user’s choice if they would like to sync. KFM is kind of forced by IT admins to make sure all the important files and access them across different applications on the employee’s PC are safe. It helps you move your docs, desktop, and pictures into OneDrive. Even the Screenshots and Camera Roll folders are included when the Picture folder has opted into KFM.

Transfer files to OneDrive with KFM

Eligible end users can get to the KFM experience when they notice and click on one of the KFM toast notifications visible or navigate via OneDrive settings to AutoSave option and then, choose Update folders section.

When enabled, The KFM experience begins and does a brief scan for any unsupported files.

The scan, when completed displays all files supported and confirms that the user now has access to the option to move the desired folders to OneDrive.

Apart from the end-users, Microsoft has something to offer for IT administrators also. For instance, IT admins get two additional options for their users, including

Silent redirection of Windows known folders to OneDrive makes it possible to move data to OneDrive without any notification sent to users when the process is complete. Please note that If you disable or do not configure this setting, the “Set up protection of important folders” window won’t appear automatically for your users. When this policy is set with the notification flag, the end-user will see a toast bearing the message as shown in the image below.

Preventing users from redirecting the Windows known folders – This setting forces user to keep his Documents, Pictures, and Desktop folders directed to OneDrive. When enabled, the “Stop protecting” button in the “Set up protection of important folders” window will be turned off or disabled, and users will see an error message flashing on their screen if they try to stop syncing a known folder. If you disable or choose to not configure this setting, users can choose to redirect their known folders back to their PC.

You can use group policies alongside any other group policies including Silent Account Configuration but make sure if you are setting policies, it does not create a conflict.

Known Folder Move works with the OneDrive desktop app on Windows 10, Windows 8, and Windows 7. It’s been announced for OneDrive for Business users, but there’s news that the company is also testing it with a small subset of OneDrive personal users.

How does it work

IT admins can deploy a group policy to users in their organizations (details at the end) to keep encouraging them to perform KFM. In the end, it will be the end-user choice, but a constant reminder will draw enough of their attention. Once enabled eligible end users can get to the KFM experience if they click on one of the KFM toast notifications or in OneDrive settings > AutoSave > Update folders.

One thing you should know, that KFM doesn’t move folders to OneDrive; It’s a simple redirection. Along with this, it also leverages OneDrive Files on Demand which is signified by a green tick which means is available on both PC and OneDrive. This is very similar to how OneDrive works for even regular users.

Once users click on the Protect these folders, it will directly take you to Auto Save Settings of OneDrive where you can select the Document, Photos and Desktop folders, and you are set.  The setup experience will also auto-select some of the predefined folders which you can see in the screenshot below.

Known Folder Move Group Policy Settings for IT Admins

You will need to configure three Group Policies here:

• Enable the policy “Prevent users from moving their Windows known folder to Onedrive” and select “Leave them” under options.
• Enable the policy “Prevent users from redirecting their Windows known folder to their PC”
• Enable the policy “Silent redirect Windows known folder to OneDrive”

All these can be found in Group Policy Editor > Computer Configuration > Administrative Templates > OneDrive

Prevent users from moving their Windows known folder to Onedrive

If you enable these settings, users won’t be prompted with the ‘setup protection of important folders’. You should choose these options to choose what happens if users have already moved known folders.

Prevent users from redirecting their Windows known folders

When IT admin chooses this setting, it forces users to keep their Documents, Pictures, and Desktop folders directed to OneDrive.  Once enabled, the “Stop protecting” button in the “Set up protection of important folders” window will be disabled and users will receive an error if they try to stop syncing a known folder. However, if If you disable or do not configure this setting, users can choose to redirect their known folders back to their PC.

Silently redirect Windows known folders to OneDrive

Coming back to the IT admin part, there are few settings you can configure for KFM when you deploy through Group Policy. It will let you redirect your users’ Documents, Picture, and Desktop folders to OneDrive without user interaction. However, this policy works when all known folders are empty, and on folders redirected to a different OneDrive account. Microsoft recommends using this policy together with “Prompt users to move Windows known folders to OneDrive.”

It’s best to apply this when you are setting up a new computer. Once enabled, future releases will automatically redirect, and content within them will be moved.

For more details, you may visit techcommunity.microsoft.com.

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