क्या आपके पास अभी भी एक प्राचीन prodigy.net या aol.com ईमेल पता है जिसे आप अंततः छोड़ रहे हैं? या हो सकता है कि आप कई वर्षों से किसी कॉलेज या विश्वविद्यालय के ईमेल पते का उपयोग कर रहे हों और स्नातक होने से पहले एक स्थायी ईमेल पते पर जाना चाहते हों? या हो सकता है कि जब आपने इंटरनेट^(Internet) सेवा के लिए साइन अप किया हो, तो आप एक ISP ईमेल पते जैसे cox.net या comcast.net का उपयोग कर रहे थे?

स्थिति जो भी हो, नए ईमेल पते पर स्विच करना गैर-तुच्छ है, खासकर यदि आपके पास ऐसे हजारों ईमेल हैं जिन्हें आप अपने नए ईमेल सेवा प्रदाता के पास रखना चाहते हैं।

यदि आपके पास इसे स्वयं करने का समय नहीं है, तो आप मेरे द्वारा पहले लिखी गई YippieMove^(YippieMove) नामक एक सेवा का उपयोग कर सकते हैं,  जो $15 शुल्क लेती है, लेकिन आपके सभी ईमेल को एक सेवा प्रदाता^{(transfer all of your email from one service provider)} से दूसरे में स्थानांतरित कर देगी, जैसे Hotmail से Gmail या Yahoo ^{(Yahoo Mail)}जीमेल^(Gmail) , आदि पर मेल करें ।

जबकि मुझे लगता है कि कुछ लोगों के लिए यह तरीका इसके लायक है, ज्यादातर लोग इसे स्वयं कर सकते हैं और अपनी इच्छानुसार सब कुछ कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। इस लेख में, मैं किसी भी ईमेल सेवा प्रदाता से जीमेल^(Gmail) या आउटलुक^(Outlook) में जाने के बारे में बात करने जा रहा हूं , क्योंकि वे शायद इस समय सबसे अच्छे दो हैं।

एक ईमेल सेवा से दूसरी ईमेल सेवा में जाने के लिए क्या करने की आवश्यकता है, इसकी सामान्य रूपरेखा यहां दी गई है:

1. ^(Setup)जीमेल^(Gmail) या आउटलुक^(Outlook) के साथ नया ईमेल सेटअप करें
2. ^(Import)पुरानी ईमेल को नई ईमेल सेवा में आयात करें
3. ^(Forward)पुराने से नए प्रदाता को ईमेल अग्रेषित करें
4. पुराने ईमेल पते का स्वचालित रूप से उत्तर देने के लिए सेटअप^(Setup) नियम
5. ^(Email)सभी संपर्कों को नए ईमेल पते के साथ ईमेल करें
6. ^(Update)पुराने ईमेल पते का उपयोग करने वाले सभी ऑनलाइन खातों को अपडेट करें

नया ईमेल खाता सेटअप करें

एक नया ईमेल खाता सेट करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपने दो चीजें सही चुनी हैं: ईमेल प्रदाता और आपका ईमेल पता। ऐसा ईमेल प्रदाता न चुनें जो 5 वर्षों में चला गया हो या जो आपको मजबूर कर सकता हो। इसका मतलब है कि किसी कॉलेज/विश्वविद्यालय के ईमेल, अपने इंटरनेट सेवा प्रदाता^{(Internet Service Provider)} या अपनी कंपनी के ईमेल का उपयोग न करें।

मेरे सुझाव जीमेल^(Gmail) और आउटलुक^(Outlook) हैं क्योंकि उनके पास बहुत अच्छी विशेषताएं हैं जो अन्य सेवा प्रदाताओं से मेल नहीं खा सकती हैं। उदाहरण के लिए, जीमेल^(Gmail) खाते के साथ, आपके पास एक Google खाता भी है और इसलिए आप सीधे जीमेल^(Gmail) से वीडियो चैट कर सकते हैं । Google के पास Google नाओ भी है, जो आपके जीमेल^(Gmail) ईमेल को स्वचालित रूप से स्कैन कर सकता है और आपको उड़ानों, पैकेजों आदि के बारे में जानकारी दे सकता है। आउटलुक डॉट कॉम^{(Outlook.com)} के साथ , आप सीधे वेब इंटरफेस के भीतर से स्काइप का उपयोग कर सकते हैं।

ध्यान से विचार करने का दूसरा पहलू वह नाम है जिसे आप अपने ईमेल पते के लिए चुनते हैं। इन दिनों यदि संभव हो तो अपने ईमेल पते के रूप में अपने नाम का उपयोग करना सबसे अच्छा है। [email protected] या [email protected] जैसे भयानक नामों का प्रयोग न करें। एक बार जब आप एक नए ईमेल पते पर स्विच कर लेते हैं, तो आप शायद इसे बहुत लंबे समय तक रखना चाहेंगे, इसलिए एक अच्छा नाम चुनें।

पुराना ईमेल आयात करें

अगला कदम अपने सभी पुराने ईमेल को जीमेल^(Gmail) या आउटलुक^(Outlook) में आयात करना है । इसके लिए POP3 एक्सेस की आवश्यकता होती है, जिसका समर्थन आजकल अधिकांश ईमेल प्रदाता करते हैं, लेकिन यदि नहीं, तो आप शायद अपने सभी पुराने ईमेल को स्थानांतरित करने में सक्षम नहीं होंगे। आप मैन्युअल रूप से ईमेल में जा सकते हैं और अग्रेषित कर सकते हैं, लेकिन शायद केवल महत्वपूर्ण चीजें। 

यदि आपका पूरा ईमेल आउटलुक^(Outlook) के डेस्कटॉप संस्करण में है , तो आप आईएमएपी^(IMAP) का उपयोग करके अपने जीमेल^(Gmail) खाते को आउटलुक^(Outlook) में जोड़कर अपनी संपूर्ण पीएसटी^(PST) फाइल को जीमेल^(Gmail) में आयात कर सकते हैं और फिर स्थानीय फ़ोल्डर्स को आउटलुक में ^(Outlook)जीमेल^(Gmail) फ़ोल्डर्स में खींचकर छोड़ सकते हैं । चरण-दर-चरण निर्देशों के लिए इस विस्तृत मार्गदर्शिका को देखें।^{(detailed guide)}

अब यदि आपका ईमेल प्रदाता POP3 एक्सेस का समर्थन करता है, तो अपने ईमेल को ^(POP3)Gmail में प्राप्त करना वास्तव में आसान है । मैंने पहले ही एक विस्तृत मार्गदर्शिका लिखी है जिसमें बताया गया है कि विभिन्न प्रदाताओं से जीमेल में ईमेल कैसे आयात किया जाए।^{(import email into Gmail)}

यदि आप Outlook.com का उपयोग कर रहे हैं , तो यह प्रक्रिया भी बहुत आसान है। लॉग^(Log) इन करें, ऊपर दाईं ओर स्थित गियर आइकन पर क्लिक करें और फिर विकल्प^(Options) पर क्लिक करें । आगे बढ़ें और इम्पोर्ट ईमेल अकाउंट्स^{(Import email accounts)} पर क्लिक करें ।

आप Google^(Google) , Yahoo या अन्य ईमेल सेवा प्रदाता में से किसी एक को चुन सकते हैं । मूल रूप^(Basically) से, आपको बस इतना करना है कि खाते से जुड़ने के लिए अपना ईमेल पता और पासवर्ड दर्ज करना है। यदि आपका प्रदाता गैर-मानक पोर्ट आदि का उपयोग करता है, तो आप मैन्युअल रूप से ईमेल सर्वर जानकारी दर्ज करने के लिए उन्नत विकल्पों^{(Advanced options)} पर भी क्लिक कर सकते हैं ।

यह जीमेल^(Gmail) और आउटलुक^(Outlook) में पुराने ईमेल आयात करने के बारे में है । ध्यान दें कि यदि आपके पास ऐसे हजारों ईमेल हैं जिन्हें आयात करने की आवश्यकता है, तो आपके पुराने ईमेल दिखाई देने में कई दिन लग सकते हैं।

पुराना ईमेल फॉरवर्ड करें

ध्यान दें कि Gmail और Outlook.com में ईमेल आयात सेट करते समय , आपके पुराने ईमेल पते पर आने वाले नए ईमेल स्वचालित रूप से आयात किए जाएंगे, इसलिए आपको अग्रेषण सेटअप करने की आवश्यकता नहीं है। जीमेल^(Gmail) के मामले में , यह केवल 30 दिनों के लिए नए ईमेल आयात करेगा, जिसके बाद आपको पुराने ईमेल पर ऑटो-फ़ॉरवर्डिंग को मैन्युअल रूप से चालू करना होगा।

यदि आप जीमेल छोड़ रहे हैं, तो आप ^(Gmail)सेटिंग^(Settings) में जाकर और फिर Forwarding and POP/IMAP टैब पर क्लिक करके आसानी से अग्रेषण सक्षम कर सकते हैं ।

एक अग्रेषण पता जोड़ें^{(Add a forwarding address)} बटन पर क्लिक करें और अपना नया ईमेल पता दर्ज करें। यदि आप सब कुछ अग्रेषित नहीं करना चाहते हैं, तो बटन के नीचे एक फ़िल्टर बनाना लिंक पर क्लिक करें।^{(creating a filter link)}

यदि आप Outlook.com छोड़ रहे हैं , तो विकल्प^(Options) पर जाएं और फिर अग्रेषण पता दर्ज करने के लिए ईमेल अग्रेषण^{(Email forwarding)} पर क्लिक करें ।

दोबारा, आपको इसे केवल अपने पुराने ईमेल प्रदाता पर करने की आवश्यकता है यदि आप अपने नए ईमेल प्रदाता में नए ईमेल आयात नहीं देख रहे हैं।

सेटअप ऑटो उत्तर

इसके बाद, आप आगे बढ़ना चाहते हैं और अपने पुराने ईमेल पते पर एक ऑटो-उत्तर या अवकाश उत्तर सेट करना चाहते हैं जो सभी को बताता है कि यह ईमेल पता जल्द ही निष्क्रिय कर दिया जाएगा।

जीमेल^(Gmail) में , आप सेटिंग में जाकर और फिर ^(Settings)सामान्य^(General) टैब पर नीचे की ओर स्क्रॉल करके ऐसा कर सकते हैं । वहां आपको वेकेशन रिस्पॉन्डर^{(Vacation responder)} सेक्शन दिखाई देगा।

इसे चालू करें, पहला दिन चुनें, ^(First day) अंतिम दिन^{( Last day)} के लिए कुछ भी चेक न करें और फिर एक विषय और ईमेल बॉडी टाइप करें। यदि आप केवल Google में संग्रहीत अपने संपर्कों को संदेश भेजना चाहते हैं, तो आप नीचे दिए गए बॉक्स को भी चेक कर सकते हैं ।

Outlook.com में, विकल्प पर जाएं और ^(Options)अपने खाते का प्रबंधन^{(Managing Your Account)} के तहत स्वचालित अवकाश उत्तर भेजना^{(Sending automated vacation replies)} पर क्लिक करें । ध्यान दें कि यदि आप अपने Outlook.com^{(Outlook.com)} खाते का दैनिक आधार पर उपयोग नहीं कर रहे हैं तो विकल्प गायब या बंद हो जाएगा ।

अगली स्क्रीन पर, आप जीमेल^(Gmail) की तरह ही अपना संदेश दर्ज कर सकते हैं । जब तक आप खाते को पूरी तरह से बंद करने का निर्णय नहीं लेते, तब तक मैं ऑटो-रिप्लाई को चालू रखूंगा।

सभी ऑनलाइन खाते अपडेट करें

नए ईमेल पते पर स्विच करने का यह शायद सबसे कठिन हिस्सा है। हम जो कुछ भी ऑनलाइन करते हैं, उसके लिए शुरुआती बिंदु के रूप में एक ईमेल पते की आवश्यकता होती है और इसका मतलब है कि आपको कई खातों को मैन्युअल रूप से अपडेट करना होगा।

दुर्भाग्य से, इस नौकरी के आसपास कोई आसान तरीका नहीं है। आपको प्रत्येक साइट पर एक-एक करके कई घंटे या कई दिन बिताने होंगे और ईमेल पता अपडेट करना होगा।

यदि आप LastPass^(LastPass) या 1Password जैसे पासवर्ड मैनेजर का उपयोग करते हैं , तो आप जल्दी से प्रत्येक संग्रहीत साइट पर जा सकते हैं और पता अपडेट कर सकते हैं। यदि आपके पास अपने खातों पर नज़र रखने के लिए कोई प्रणाली नहीं है, तो अगला सबसे अच्छा विकल्प है कि आप अपने ईमेल की छानबीन करें और देखें कि कौन सी साइटें ईमेल भेज रही हैं।

उम्मीद है^(Hopefully) , थोड़ी सी योजना और संगठन के साथ, आप एक नए ईमेल पते पर स्विच कर सकते हैं और कुछ भी खराब नहीं कर सकते हैं! यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक एक टिप्पणी पोस्ट करें। आनंद लेना!

The Best Way to Switch to a New Email Address

Do you still have an ancient prodigy.net or aol.com emаil address that you are finally gіving up? Or mаybe you’ve been using a college or υniversіty email address for several years and want to move to a permanent email addresѕ bеfore you graduate? Or maybe when you signed up for Internet service, you ended up using an ISP email address like cox.net or comcast.net?

Whatever the situation may be, switching to a new email address is non-trivial, especially if you have thousands of emails you want to retain at your new email service provider.

If you don’t have the time to do it yourself, you can use a service I wrote about earlier called YippieMove that charges a $15 fee, but will transfer all of your email from one service provider to another, like Hotmail to Gmail or Yahoo Mail to Gmail, etc.

While I think that method is worth it for some people, most people can do it themselves and configure everything the way they want. In this article, I am going to talk about moving from any email service provider to Gmail or Outlook, since those are probably the best two at this time.

Here is the general outline of what needs to be done in order to move yourself from one email service to another:

1. Setup new email with Gmail or Outlook
2. Import old email to new email service
3. Forward email from old to new provider
4. Setup rule to automatically reply to old email address
5. Email all contacts with the new email address
6. Update all online accounts that used old email address

Setup New Email Account

When setting up a new email account, you need to make sure that you choose two things right: the email provider and your email address. Don’t pick an email provider that might be gone in 5 years or that might force you off. That means don’t use an email from a college/university, your Internet Service Provider or your company email.

My suggestions are Gmail and Outlook because they have great features that other service providers can’t match. For example, with a Gmail account, you also have a Google account and therefore can video chat directly from Gmail. Google also has Google Now, which can scan your Gmail email automatically and give you information about flights, packages, etc. With Outlook.com, you can use Skype from directly within the web interface.

The second aspect to carefully consider is the name you choose for your email address. These days it’s best to simply use your name, if possible, as your email address. Don’t use awful names like [email protected] or [email protected]. Once you switch to a new email address, you’ll probably want to keep it for a very long time, so pick a good name.

Import Old Email

The next step is to import all your old emails into Gmail or Outlook. This requires POP3 access, which most email providers support nowadays, but if not, you’re probably not going to be able to get all your old email moved over. You can manually go in and forward emails, but probably only the important stuff. 

If all of your email is in the desktop version of Outlook, you can import your entire PST file into Gmail by adding your Gmail account to Outlook using IMAP and then simply dragging and dropping the local folders to the Gmail folders in Outlook. Check out this detailed guide for step by step instructions.

Now if your email provider supports POP3 access, it’s really easy to get your email into Gmail. I’ve already written a detailed guide explaining how to import email into Gmail from different providers.

If you’re using Outlook.com, the process is also very easy. Log in, click on the gear icon at the top right and then click on Options. Go ahead and click on Import email accounts.

You can pick either from Google, Yahoo or other email service provider. Basically, all you have to do is enter your email address and password to connect to the account. You can also click on Advanced options to enter the email server information manually if your provider uses non-standard ports, etc.

That’s about it for importing old emails into Gmail and Outlook. Note that it can take several days for your old emails to show up if you have thousands of emails that need to be imported.

Forward Old Email

Note that when setting up email import in Gmail and Outlook.com, new emails arriving at your old email address will most likely be imported automatically, so you don’t have to setup forwarding. In the case of Gmail, it will only import new emails for 30 days, after which point you have to manually turn on auto-forwarding on the old email.

If you are leaving Gmail, you can enable forwarding easily by going to Settings and then clicking on the Forwarding and POP/IMAP tab.

Click the Add a forwarding address button and enter your new email address. If you don’t want everything forwarded, click on the creating a filter link below the button.

If you are leaving Outlook.com, go to Options and then click on Email forwarding to enter the forwarding address.

Again, you only need to do this on your old email provider if you are not seeing new emails being imported into your new email provider.

Setup Auto Reply

Next, you want to go ahead and setup an auto-reply or vacation reply on your old email address that tells everyone this email address will soon be deactivated.

In Gmail, you can do this by going to Settings and then scrolling down to the bottom on the General tab. There you will see the Vacation responder section.

Turn it on, choose a First day, don’t check anything for Last day and then type in a subject and email body. You can also check the box at the bottom if you only want the message sent to your contacts stored in Google.

In Outlook.com, go to Options and click on Sending automated vacation replies under Managing Your Account. Note that the option will be missing or turned off if you are not using your Outlook.com account on a daily basis.

On the next screen, you can enter your message just like in Gmail. I would just leave the auto-reply on until you decide to shutdown the account completely.

Update All Online Accounts

This is probably the hardest part of switching to a new email address. Pretty much everything we do online requires an email address as a starting point and that means you have to update many accounts manually.

Unfortunately, there is no easy way around this job. You’ll have to spend several hours or several days going through each site one by one and updating the email address.

If you use a password manager like LastPass or 1Password, you can quickly go through each stored site and update the address. If you don’t have any system for keeping track of your accounts, the next best option is to sift through your email and see which sites are sending emails.

Hopefully, with a bit of planning and organization, you can switch to a new email address and not screw anything up! If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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