ऑटोटेक्स्ट^(Autotext) उपयोगकर्ताओं को बार-बार टाइप किए बिना शब्दों, वाक्यांशों और पूरे पैराग्राफ को दस्तावेज़ में सम्मिलित करने की अनुमति देता है। यह उन यूजर्स के लिए MS Word^{(MS Word)} की एक महत्वपूर्ण विशेषता है जो बहुत अधिक टाइपिंग करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने दस्तावेज़ों में अक्सर अपने हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, तो आप एक टेक्स्ट-शॉर्टकट ( एमएस वर्ड में " ^{(MS Word)}ऑटोटेक्स्ट^(Autotext) " कहा जाता है ) बना सकते हैं। जब भी आप शॉर्टकट टाइप करते हैं, उदाहरण के लिए, "हस्ताक्षर", संपूर्ण हस्ताक्षर स्वचालित रूप से उस दस्तावेज़ में दर्ज हो जाता है जिस पर आप काम कर रहे हैं। इस पोस्ट में, हम देखेंगे कि वर्ड में ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टियों^{(Autotext entries in Word)} को कैसे बनाया और उपयोग किया जाता है ।

वर्ड में ऑटो टेक्स्ट कैसे बनाएं

आवर्ती शब्दों या वाक्यांशों को बनाने और उनका उपयोग करने के लिए आप दो विधियों का उपयोग कर सकते हैं। एक विधि ऑटोटेक्स्ट^(Autotext) विधि है और दूसरी स्वतः सुधार^{(AutoCorrect)} विधि है। मैं पहले AutoCorrect विधि और फिर Autotext विधि की व्याख्या करूँगा।

^{(Create AutoCorrect)}AutoText के रूप में उपयोग करने के ^(AutoText)लिए स्वतः सुधार प्रविष्टियाँ बनाएँ

इसे AutoText के रूप में उपयोग करने के लिए ^(AutoText)AutoCorrect प्रविष्टि बनाने के लिए , इन चरणों का पालन करें।

1. अपने एमएस वर्ड^{(MS Word)} दस्तावेज़ में, कुछ टेक्स्ट (255 वर्णों तक) का चयन करें जिसे आप पुन: उपयोग करना चाहते हैं;
2. फ़ाइल पर^(File) क्लिक करें
3. फ़ाइल^(File) मेनू में, विकल्प क्लिक करें या टैप करें^(Options)
4. विंडो के बाएँ फलक में प्रूफ़िंग^(Proofing) पर क्लिक करें
5. विंडो के दाएँ फलक में, उस टैब का चयन करें जो कहता है कि स्वतः सुधार विकल्प^{(AutoCorrect Options)}
6. आपको दो टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देंगे
7. “ साथ”^(With”) लेबल वाले दूसरे टेक्स्ट बॉक्स में वह वाक्यांश होता है जिसे आपने अपने दस्तावेज़ में चुना था
8. " बदलें^(Replace) " लेबल वाले पहले बॉक्स में , एक टेक्स्ट-शॉर्टकट दर्ज करें जिसका उपयोग आप " साथ^(With) " टेक्स्ट बॉक्स में दिखाई देने वाले टेक्स्ट को सम्मिलित करने के लिए कर सकते हैं ।
9. जोड़ें^(Add) पर क्लिक करें और फिर ठीक^(OK)

अब आपके पास चयन के लिए एक ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) प्रविष्टि है। जब भी आप चयन सम्मिलित करना चाहते हैं, तो बस वह पाठ लिखना प्रारंभ करें जिसका उपयोग आपने स्वतः सुधार^{(AutoCorrect)} प्रविष्टि बनाने के लिए किया था। Word आपको एक छोटा बबल बॉक्स दिखाएगा जिसमें संपूर्ण AutoText होगा । यदि आप चाहते हैं कि टेक्स्ट उस स्थान पर दिखे जहां कर्सर रखा गया है, तो बस एंटर की दबाएं^(Enter) । वैकल्पिक रूप से, आप चरण 8 में बनाए गए टेक्स्ट-शॉर्टकट का भी उपयोग कर सकते हैं। बस^(Just) टेक्स्ट-शॉर्टकट टाइप करें और सहेजे गए वाक्यांश को स्वचालित रूप से भरने के लिए स्पेसबार दबाएं।

स्वत: सुधार^{(AutoCorrect)} पद्धति के साथ समस्या यह है कि आप पाठ के बड़े हिस्से का उपयोग नहीं कर सकते हैं। रिक्त स्थान सहित 255 वर्णों की एक सीमा है। उज्ज्वल पक्ष यह है कि वर्ड^(Word) आपको पूरा लक्ष्य टेक्स्ट दिखाएगा ताकि आप इसे भरने के लिए एंटर कुंजी का उपयोग कर सकें।^(Enter)

आप इस मामले में कई लाइनें बनाने के लिए एंटर^(Enter) कुंजी का उपयोग नहीं कर सकते हैं , इसलिए विस्तारित वाक्यांश केवल एक पंक्ति या कुछ शब्द है।

सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा टाइप करते हुए बदलें^{(Replace as you type)} कहने वाला चेकबॉक्स चेक किया गया है। विकल्प उसी डायलॉग बॉक्स में है, जो स्वतः सुधार^{(AutoCorrect)} प्रविष्टियों की सूची के ठीक ऊपर है।

^{(Create AutoText)}एमएस वर्ड^{(MS Word)} के साथ प्रयोग के लिए ऑटो टेक्स्ट प्रविष्टियां बनाएं

स्वत: सुधार^{(AutoCorrect)} प्रविष्टियों के विपरीत , जो 255 वर्णों से बड़ी नहीं हो सकती हैं, AutoText पाठ के बड़े हिस्से जोड़ सकता है। उदाहरण के लिए, आप दो से तीन पैराग्राफ बना सकते हैं जिनका उपयोग आप प्रतिदिन अपने ईमेल में अस्वीकरण के रूप में करते हैं। एक बार जब आप Word^(Word) के साथ AutoText बना लेते हैं , तो आप इसे MS Office अनुप्रयोगों में उपयोग कर सकते हैं।

AutoText प्रविष्टियाँ बनाने की विधि आसान है।

1. वह संपूर्ण टेक्स्ट टाइप करें जिसे आप AutoText के रूप में सहेजना चाहते हैं^(AutoText)
2. ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) के लिए आपके द्वारा लिखे गए टेक्स्ट का चयन करें
3. प्रेस एएलटी+F3
4. आपको एक डायलॉग बॉक्स मिलता है जो आपसे पूछता है कि क्या आप टेक्स्ट को ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) एंट्री के रूप में सहेजना चाहते हैं।
5. इसमें शीर्ष लेबल वाले नाम^(Name) पर एक टेक्स्टबॉक्स होगा जहां आप टेक्स्ट-शॉर्टकट दर्ज कर सकते हैं।
6. गैलरी को ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) और कैटेगरी को सामान्य^(General) रखें ताकि आप सभी ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) प्रविष्टियां देख सकें
7. ओके पर क्लिक करें

यह भी AutoCorrect के रूप में काम करता है । आप टेक्स्ट-शॉर्टकट टाइप करना शुरू कर सकते हैं और जब ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) बबल में दिखाई दे, तो टेक्स्ट डालने के लिए एंटर^(Enter) की दबाएं। वैकल्पिक रूप से, आप टेक्स्ट-शॉर्टकट टाइप कर सकते हैं और संबंधित ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) को भरने के लिए स्पेसबार को हिट कर सकते हैं ।

ALT+F3 का उपयोग करके AutoText को सहेजते समय , सुनिश्चित करें कि आप इसे normal.dot टेम्पलेट में सहेजते हैं। AutoTexts को normal.dot टेम्पलेट में संग्रहित किया जाता है। यह डिफ़ॉल्ट रूप से सेव इन^{(Save in)} लेबल वाले ड्रॉप-डाउन मेनू में चुना जाता है ।

ऊपर बताया गया है कि Word में ^(Word)AutoText प्रविष्टियां कैसे बनाएं और उनका उपयोग कैसे करें ।

How to Create and Use AutoText entries in Microsoft Word

Autotext allows the users to inѕert words, phrases, аnd whоle paragraphs into the document without hаving to type them again and again. It is an important feature of MS Word for users who do a lot of typing. Fоr example, if you use your sіgnature often in your documents, you can create a text-shortcut (called “Autotext” in MS Word). Whenever you type the shortcut, for example, “sign”, the еntire signature is entered automatically intо the document you are wоrking on. In this post, we shall see how to create and use Autotext entries in Word.

How to create AutoText in Word

You can use two methods to create and use recurring words or phrases. One method is the Autotext method and the other is the AutoCorrect method. I’ll explain the AutoCorrect method first and then the Autotext method.

Create AutoCorrect entries to be used as AutoText

To create AutoCorrect entry for using it as AutoText, follow these steps.

1. In your MS Word document, select some text (up to 255 characters) that you want to reuse;
2. Click File
3. In the File menu, click or tap Options
4. Click on Proofing in the left pane of the window
5. In the right pane of the window, select the tab that says AutoCorrect Options
6. You will see two text boxes
7. The second text box labeled “With” contains the phrase you selected in your document
8. In the first box labeled “Replace“, enter a text-shortcut that you can use to insert the text visible in the “With” text box.
9. Click Add and then OK

You now have an AutoText entry for the selection. Whenever you want to insert the selection, simply start typing the text that you used to create the AutoCorrect entry. Word will show you a small bubble box that contains the whole AutoText. If you wish the text to appear where the cursor is placed, simply press the Enter key. Alternatively, you can also use the text-shortcut that you created in step 8. Just type the text-shortcut and press spacebar to fill in the saved phrase automatically.

The issue with the AutoCorrect method is that you cannot use large chunks of text. There is a limit of 255 characters, including whitespaces. The bright side is that Word will show you complete target text so that you can use the Enter key to fill it in.

You cannot use the Enter key in this case to create multiple lines, so the expanded phrase is just a line or few words.

Make sure that the checkbox saying Replace as you type is ticked. The option is in the same dialog box, just above the list of AutoCorrect entries.

Create AutoText entries for use with MS Word

Unlike AutoCorrect entries that can’t be larger than 255 characters, AutoText can add huge chunks of text. For example, you can create two to three paragraphs that you use daily in your email as a disclaimer. Once you create AutoText with Word, you can use it across MS Office applications.

The method to create AutoText entries is easy.

1. Type the entire text that you want to save as AutoText
2. Select the text you typed for AutoText
3. Press ALT+F3
4. You get a dialog box that asks you if you want to save the text as an AutoText entry.
5. It will have a textbox on the top labeled Name where you can enter text-shortcut.
6. Keep Gallery to AutoText and Category to General so that you can see all AutoText entries
7. Click OK

This too works as AutoCorrect. You can start typing text-shortcut and when the AutoText appears in a bubble, press Enter key to insert the text. Alternatively, you can type the text-shortcut and hit the spacebar to fill in the related AutoText.

When saving AutoText using ALT+F3, make sure you save it to the normal.dot template. AutoTexts are stored in the normal.dot template. It is selected by default in the drop-down menu labeled Save in.

The above explains how to create and use AutoText entries in Word.

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