यहां एक सामान्य परिदृश्य है: आपको ईमेल के माध्यम से एक Word दस्तावेज़ प्राप्त हुआ है जिस पर आपको हस्ताक्षर करने और वापस भेजने की आवश्यकता है। आप दस्तावेज़ को प्रिंट कर सकते हैं, हस्ताक्षर कर सकते हैं, स्कैन कर सकते हैं और वापस कर सकते हैं, लेकिन Word में हस्ताक्षर सम्मिलित करने का एक आसान, बेहतर और तेज़ तरीका है । 

यह मार्गदर्शिका बताती है कि आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले डिवाइस या प्लेटफ़ॉर्म की परवाह किए बिना  किसी भी Microsoft Word दस्तावेज़ में अपने हस्ताक्षर को जल्दी से कैसे सम्मिलित किया जाए ।

वर्ड में सिग्नेचर कैसे डालें^{(How to Insert a Signature in Word)}

आप अपने हस्तलिखित हस्ताक्षर को किसी Word दस्तावेज़ में व्यक्तिगत स्पर्श देने के लिए जोड़ सकते हैं। 

हालांकि, मान लीजिए कि आपको ईमेल या अन्य इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों से दस्तावेज़ की डिजिटल कॉपी भेजने की आवश्यकता है। उस स्थिति में, आप अपने हस्ताक्षर को स्कैन कर सकते हैं, इसे एक छवि के रूप में सहेज सकते हैं और फिर दस्तावेज़ में हस्ताक्षर सम्मिलित कर सकते हैं। ऐसे।  

1. यदि आपका हस्ताक्षर आपके कंप्यूटर पर एक छवि के रूप में सहेजा गया है, तो उस Word दस्तावेज़ को खोलें जिस पर आपको हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है और सम्मिलित करें^(Insert) चुनें । 

1. इसके बाद, चित्र^(Pictures) > फ़ाइल से चित्र^{(Picture from File )} (या इस उपकरण से^{(From this device)} ) चुनें। 

1. वहां जाएं जहां आपके हस्ताक्षर की स्कैन की गई छवि सहेजी गई है, फ़ाइल पर क्लिक करें और सम्मिलित करें^(Insert) चुनें । 

1. पिक्चर फॉर्मेट ^{(Picture Format)} टैब^(tab) पर जाएं और क्रॉप^{(Crop )} का चयन करें और छवि को अपने इच्छित विनिर्देशों में समायोजित करें। क्रॉप मोड से बाहर निकलने के लिए फिर से   क्रॉप पर ^(Crop)क्लिक करें ।^(Click)

1. छवि पर राइट-क्लिक करें और चित्र के रूप में सहेजें^{(Save as Picture)} चुनें । आप अन्य Word^(Word) दस्तावेज़ों में उसी हस्ताक्षर छवि का उपयोग कर सकते हैं या किसी PDF दस्तावेज़ या Google दस्तावेज़ ^{(Google Docs)}में हस्ताक्षर सम्मिलित कर^{(insert the signature in a PDF document)} सकते हैं ।

Word में हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए त्वरित भागों और AutoText का उपयोग करें ^{(Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word )}

वर्ड एक पूर्ण हस्ताक्षर बनाने में मदद करने के लिए ^(Word)क्विक पार्ट्स^{(Quick Parts)} और ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) जैसे बिल्ट-इन टूल प्रदान करता है , जिसमें आपके हस्तलिखित हस्ताक्षर, ईमेल पता, नौकरी का शीर्षक, फोन नंबर आदि शामिल हो सकते हैं। 

Word में हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए इन उपकरणों का उपयोग करने का तरीका यहां दिया गया है । 

1. ^(Insert)किसी Word^(Word) दस्तावेज़ में अपनी स्कैन की गई हस्ताक्षर छवि डालें और फिर उस पाठ को टाइप करें जिसे आप हस्ताक्षर के तहत उपयोग करना चाहते हैं। 

1. हस्ताक्षर और टेक्स्ट को चुनने और हाइलाइट करने के लिए अपने माउस का उपयोग करें, और फिर सम्मिलित करें^(Insert) > त्वरित भाग^{(Quick Parts)} चुनें ।

1. चयन को त्वरित पार्ट गैलरी में सहेजें^{(Save Selection to Quick Part Gallery)} चुनें .

1. नया बिल्डिंग ब्लॉक बनाएं^{(Create New Building Block)} संवाद बॉक्स में, हस्ताक्षर ब्लॉक के लिए एक नाम टाइप करें ।

1. गैलरी बॉक्स में ऑटोटेक्स्ट^{(AutoText )} चुनें और ओके^(OK) पर क्लिक करें ।

1. आपका सिग्नेचर ब्लॉक सेव हो जाएगा, और आप इसे इंसर्ट^(Insert) > क्विक पार्ट्स^{(Quick Parts)} > ऑटोटेक्स्ट का चयन करके अन्य ^(AutoText)वर्ड^(Word) डॉक्यूमेंट में इंसर्ट कर सकते हैं और सिग्नेचर ब्लॉक के नाम का चयन कर सकते हैं।

वर्ड में डिजिटल सिग्नेचर डालें^{(Insert a Digital Signature in Word)}

इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल हस्ताक्षर में अंतर है: 

• इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर^{(electronic signature)} आपके हस्ताक्षर की एक छवि है जो किसी Word दस्तावेज़ के शीर्ष पर मढ़ा जाता है, जिसे आपने पिछले अनुभाग में डाला है। 

• एक डिजिटल हस्ताक्षर^{(digital signature)} एक दस्तावेज़ पर प्रमाणीकरण का एक इलेक्ट्रॉनिक लेकिन एन्क्रिप्टेड^{(electronic but encrypted)} रूप है जो यह सत्यापित करता है कि आपने दस्तावेज़ को देखा और अधिकृत किया है। 

आप अपनी पहचान प्रमाणित^{(authenticate your identity)} करने के लिए Word में एक डिजिटल हस्ताक्षर सम्मिलित कर सकते हैं । यदि दस्तावेज़ में पहले से ही एक हस्ताक्षर पंक्ति^{(signature line)} है , तो आपको एक जोड़ने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि कोई हस्ताक्षर पंक्ति नहीं है, तो आप इन चरणों का उपयोग करके शीघ्रता से एक जोड़ सकते हैं।

1. Word दस्तावेज़ में सम्मिलित करें^(Insert) > हस्ताक्षर रेखा^{(Signature Line)} > Microsoft Office हस्ताक्षर रेखा^{(Microsoft Office Signature Line)} का चयन करके एक हस्ताक्षर पंक्ति बनाएँ ।

1. वह विवरण टाइप करें जिसे आप सिग्नेचर लाइन के नीचे दिखाना चाहते हैं।

1. निम्नलिखित बक्सों की जाँच करें: 
   • हस्ताक्षरकर्ता को साइन डायलॉग में टिप्पणियां जोड़ने की अनुमति दें^{(Allow the signer to add comments in the Sign dialog)}
   • सिग्नेचर लाइन में साइन डेट दिखाएं ^{(Show sign date in signature line )}

ऐसा करने से आप हस्ताक्षर करने के लिए एक उद्देश्य प्रदान कर सकते हैं और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाने की तारीख जोड़ सकते हैं।

1. इसके बाद, सिग्नेचर लाइन पर राइट-क्लिक करें और मेनू से साइन^(Sign) चुनें।

नोट^(Note) : फ़ाइल को समर्थित प्रारूप में सहेजने के लिए हाँ चुनें, और यदि फ़ाइल ^(Yes)संरक्षित^(Protected) दृश्य में खुलती है तो फिर भी संपादित करें चुनें। ^{(Edit Anyway)}यदि आप कोई फ़ाइल खोल रहे हैं जो आपको प्राप्त हुई है, तो सुनिश्चित करें कि आपको विश्वास है कि दस्तावेज़ एक विश्वसनीय स्रोत से है।

1. एक डिजिटल आईडी^{(digital ID)} प्राप्त करें जो आपको बॉक्स में अपने हस्ताक्षर का टेक्स्ट या छवि संस्करण जोड़ने की अनुमति देगा। 

वर्ड से डिजिटल सिग्नेचर हटाएं^{(Remove a Digital Signature from Word)}

यदि आपने गलती से गलत हस्ताक्षर जोड़ दिया है और उसे हटाना चाहते हैं, तो उस दस्तावेज़ को खोलें जिसमें हस्ताक्षर हैं और हस्ताक्षर लाइन पर राइट-क्लिक करें।

सिग्नेचर हटाएं^{(Remove Signature)} > हां^(Yes) चुनें . वैकल्पिक रूप से, हस्ताक्षर फलक^{(Signature Pane)} में हस्ताक्षर के आगे वाले तीर का चयन करें और फिर हस्ताक्षर निकालें^{(Remove Signature)} चुनें ।

नोट^(Note) : एक हस्ताक्षरित Word दस्तावेज़ में दस्तावेज़ के नीचे हस्ताक्षर^(Signatures) बटन होगा, और फ़ाइल आगे के संशोधनों को रोकने के लिए केवल-पढ़ने के लिए बन जाएगी। 

Word में एक अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर डालें^{(Insert an Invisible Digital Signature in Word)}

एक अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर एक दृश्यमान डिजिटल हस्ताक्षर की तरह काम करता है और आपके दस्तावेज़ की सामग्री की प्रामाणिकता की रक्षा करता है। आप निम्न चरणों का उपयोग करके एक अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं।

1. फ़ाइल^(File) > जानकारी^(Info) चुनें .

1. दस्तावेज़ सुरक्षित^{(Protect Document)} करें > डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें^{(Add a Digital Signature)} चुनें .

1. अगर आपसे डिजिटल आईडी मांगी जाती है, तो ठीक^(OK) चुनें . यदि आपके पास अपने हस्ताक्षर के लिए सुरक्षा प्रमाणपत्र नहीं है, तो आप GlobalSign जैसे Microsoft भागीदार के साथ जा सकते हैं , या अपना स्वयं का डिजिटल प्रमाणपत्र बनाने के लिए Selfcert टूल का उपयोग कर सकते हैं।^(Selfcert)

1. सेल्फ़र्ट^(Selfcert) टूल का उपयोग करने के लिए , फ़ाइल एक्सप्लोरर^{(File Explorer)} > यह पीसी^{(This PC)} > Local Disk/Windows (C:) > प्रोग्राम फाइल्स^{(Program Files)} > माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस^{(Microsoft Office)} > रूट^{(root )} > ऑफिस 16^{(Office 16)} का चयन करके अपने पीसी पर माइक्रोसॉफ्ट इंस्टॉलेशन फोल्डर में जाएं और ^{(Microsoft Installation)}SELFCERT फाइल तक स्क्रॉल करें ।

1. ^{(Double-click)}इसे खोलने के लिए SELFCERT फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें और अपने प्रमाणपत्र के नाम^{(Your certificate’s name)} फ़ील्ड में एक नाम टाइप करें।

1. एक बार जब आप प्रमाणपत्र स्थापित कर लेते हैं, तो अपने वर्ड^(Word) दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर लाइन पर डबल-क्लिक करें । साइन^{(Sign )} डायलॉग बॉक्स में , अपना नाम हस्ताक्षर के रूप में टाइप करें या छवि के रूप में अपना हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए छवि का चयन करें पर क्लिक करें।^{(Select Image)}

1. इस दस्तावेज़ बॉक्स पर हस्ताक्षर करने का उद्देश्य^{(Purpose for signing this document)} भरें और फिर हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए साइन का चयन करें।^(Sign)

1. यदि आपको यह पूछते हुए सूचना मिलती है कि क्या आप प्रमाणपत्र का उपयोग करना चाहते हैं, तो हाँ^(Yes) चुनें ।

1. Word पुष्टि करेगा कि आपका हस्ताक्षर सफलतापूर्वक सहेजा गया है। ठीक^(OK) चुनें .

Word में हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए किसी तृतीय-पक्ष ऐप का उपयोग करें^{(Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word)}

यदि Word^(Word) में कार्यक्षमता आपके लिए हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए पर्याप्त विकल्प प्रदान नहीं करती है, तो आप अपने दस्तावेज़ों पर त्वरित रूप से हस्ताक्षर करने और भेजने के लिए DocumentSign जैसे तृतीय-पक्ष ऐप का उपयोग कर सकते हैं। ^(DocuSign)Word दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए DocumentSign^(DocuSign) का उपयोग करने का तरीका यहां दिया गया है ।

1. Word में DocumentSign ऐड-इन^{(DocuSign add-in)} इंस्टॉल करें । दस्तावेज़ साइन^(Sign) > दस्तावेज़ पर ^(document)हस्ताक्षर^(DocuSign) करें चुनें ।

1. यदि आपके पास एक DocumentSign^(DocuSign) खाता है, तो अपने उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड के साथ लॉग इन करें। यदि नहीं, तो आप एक निःशुल्क दस्तावेज़^(DocuSign) साइन खाता बना सकते हैं और साइन इन कर सकते हैं।

1. दस्तावेज़ में हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए हस्ताक्षर फ़ील्ड^{(signature field)} को खींचें और छोड़ें ।

1. सिग्नेचर^(Signature) चुनें और संबंधित फील्ड में अपने सिग्नेचर जोड़ें और फिर एडॉप्ट एंड साइन^{(Adopt and Sign)} चुनें ।

1. Word दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के लिए समाप्त^(Finish) का चयन करें।

1. साइन एंड रिटर्न^{(Sign and Return)} विंडो में , उस व्यक्ति का नाम और ईमेल पता दर्ज करें जिसने आपके हस्ताक्षर का अनुरोध किया था ताकि वे एक प्रति प्राप्त कर सकें, और फिर भेजें और बंद करें^{(Send and Close)} चुनें ।

Word दस्तावेज़ों पर तेज़ी से हस्ताक्षर करें^{(Sign Word Documents Faster)}

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर ने अनुबंध या बिक्री समझौतों जैसे दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना सुविधाजनक बना दिया है। यह समय और संसाधनों की बचत करता है जो अन्यथा हस्ताक्षरित कागजी कार्रवाई को प्रिंट करने, स्कैन करने और वापस भेजने में खर्च किए जाते।

यदि आप मैक का उपयोग कर रहे हैं , तो मैक ^(Mac)पर पीडीएफ पर हस्ताक्षर करने के ^{( to sign a PDF on Mac)}तरीके^(how) के बारे में हमारी मार्गदर्शिका देखें ।

एक टिप्पणी छोड़ें और हमें बताएं कि क्या इस गाइड ने आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} में हस्ताक्षर डालने में मदद की है ।

How to Insert a Signature in a Microsoft Word Document

Here’s a common scenario: You’ve received a Word document via email that you’re required to sign and send back. You could print, sign, scan, and return the document, but there’s an easier, better and faster way to insert a ѕignature in Word. 

This guide explains how to quickly insert your signature into any Microsoft Word document regardless of the device or platform you use. 

How to Insert a Signature in Word

You can add your handwritten signature to a Word document to give it a personal touch. 

However, suppose you need to send a digital copy of the document via email or other electronic means. In that case, you can scan your signature, save it as an image and then insert the signature in the document. Here’s how.  

1. If your signature is saved as an image on your computer, open the Word document you need to sign and select Insert. 

1. Next, select Pictures > Picture from File (or From this device). 

1. Go to where the scanned image of your signature is saved, click on the file and select Insert. 

1. Go to the Picture Format tab and select Crop and adjust the image to your desired specifications. Click Crop again to exit crop mode.  

1. Right-click the image and select Save as Picture. You can use the same signature image in other Word documents or insert the signature in a PDF document or Google Docs.

Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word 

Word provides built-in tools like Quick Parts and AutoText to help create a complete signature, which could include your handwritten signature, email address, job title, phone number, etc. 

Here’s how to use these tools to insert a signature in Word. 

1. Insert your scanned signature image in a Word document and then type the text you want to use under the signature. 

1. Use your mouse to select and highlight the signature and text, and then select Insert > Quick Parts.

1. Select Save Selection to Quick Part Gallery.

1. In the Create New Building Block dialog box, type a name for the signature block.

1. Select AutoText in the Gallery Box and click OK.

1. Your signature block will be saved, and you can insert it in other Word documents by selecting Insert > Quick Parts > AutoText and select the name of the signature block.

Insert a Digital Signature in Word

There’s a difference between an electronic and digital signature: 

• An electronic signature is an image of your signature that’s overlaid on top of a Word document, which is what you’ve inserted in the previous section. 

• A digital signature is an electronic but encrypted form of authentication on a document that verifies that you have seen and authorized the document. 

You can insert a digital signature in Word to authenticate your identity. If the document already has a signature line, you don’t have to add one, but if there’s no signature line, you can add one quickly using these steps.

1. Create a signature line in the Word document by selecting Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line.

1. Type the details you want to appear under the signature line.

1. Check the following boxes: 
   • Allow the signer to add comments in the Sign dialog
   • Show sign date in signature line 

Doing this allows you to provide a purpose for signing and add the date the document was signed.

1. Next, right-click the signature line and select Sign from the menu.

Note: Select Yes to save the file in a supported format, and select Edit Anyway if the file opens in Protected view. If you’re opening a file you received, make sure you trust the document is from a reliable source.

1. Get a digital ID that will allow you to add a text or image version of your signature in the box. 

Remove a Digital Signature from Word

If you accidentally added the wrong signature and want to remove it, open the document that contains the signature and right-click the signature line.

Select Remove Signature > Yes. Alternatively, select the arrow next to the signature in the Signature Pane and then select Remove Signature.

Note: A signed Word document will have the Signatures button at the bottom of the document, and the file will become Read-only to prevent further modifications. 

Insert an Invisible Digital Signature in Word

An invisible digital signature works just like a visible digital signature and protects the authenticity of your document’s content. You can add an invisible digital signature using the following steps.

1. Select File > Info.

1. Select Protect Document > Add a Digital Signature.

1. If you’re asked for a digital ID, select OK. You can go with a Microsoft partner such as GlobalSign if you don’t have a security certificate for your signature, or use the Selfcert tool to create your own digital certificate.

1. To use the Selfcert tool, go to the Microsoft Installation folder on your PC by selecting File Explorer >This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 and scroll down to the SELFCERT file.

1. Double-click the SELFCERT file to open it and type a name in the Your certificate’s name field.

1. Once you install the certificate, double-click the signature line on your Word document. In the Sign dialog box, type your name as the signature or click Select Image to insert your signature as an image.

1. Fill out the Purpose for signing this document box and then select Sign to insert the signature.

1. If you get a notification asking whether you want to use the certificate, select Yes.

1. Word will confirm that your signature has been successfully saved. Select OK.

Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word

If the functionality in Word doesn’t offer enough options for you to insert a signature, you can use a third-party app like DocuSign to quickly sign and send your documents. Here’s how to use DocuSign to sign a Word document.

1. Install DocuSign add-in in Word. Select DocuSign > Sign document.

1. If you have a DocuSign account, log in with your username and password. If not, you can create a free DocuSign account and sign in.

1. Drag and drop the signature field to insert the signature in the document.

1. Select Signature and add your signature to the relevant fields and then select Adopt and Sign.

1. Select Finish to sign the Word document.

1. In the Sign and Return window, enter the name and email address of the person who requested your signature so they can receive a copy, and then select Send and Close.

Sign Word Documents Faster

Electronic signatures have made it convenient to sign documents like contracts or sale agreements. This saves time and resources that would otherwise have been spent trying to print, scan and send back the signed paperwork.

If you’re using a Mac, check out our guide on how to sign a PDF on Mac.

Leave a comment and let us know if this guide helped you insert a signature in Microsoft Word.

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