Microsoft 365 ने हाल ही में उत्पादकता को ट्रैक करने के लिए नई सुविधाओं की घोषणा की। इसका उद्देश्य श्रमिकों के बारे में डेटा की निगरानी करना था, लेकिन लोगों को Microsoft टीम^{(Microsoft Teams)} द्वारा एकत्र किए गए उपयोगकर्ता डेटा की मात्रा के बारे में जागरूक किए जाने के बाद फीचर लॉन्च बैकफायर हो गया ।

Microsoft टीम^{(Microsoft Teams)} कौन-सा डेटा एकत्र करती है?

Microsoft Teams तीन प्रकार के डेटा अर्थात जनगणना, उपयोग,^{(Census, Usage, )} और त्रुटि रिपोर्टिंग डेटा^{( Error reporting data)} एकत्र करता है । जनगणना डेटा आपके डिवाइस, ऑपरेटिंग सिस्टम और उपयोगकर्ता भाषा के बारे में मानक जानकारी के अलावा और कुछ नहीं है। यह एक विशिष्ट यूजर आईडी भी बनाता है, जो अनावश्यक जुड़ाव से बचने के लिए दो बार सुरक्षित है। टीम की उपयोगकर्ता^{(Teams user)} गतिविधि रिपोर्ट में जनगणना डेटा एकत्र किया गया डिफ़ॉल्ट डेटा है और उपयोगकर्ता द्वारा इसे ऑप्ट आउट नहीं किया जा सकता है।^(Census)

Microsoft उपयोग डेटा भी एकत्र करता है जिसमें संगठन^{(name of the organization)} के नाम के साथ भेजे गए संदेशों^{(number of messages sent)} , कॉलों^(calls) और मीटिंगों की संख्या शामिल होती^{(meetings joined)} है । यह त्रुटियों को ट्रैक करने में भी सहायता करता है ताकि उन्हें समय पर ठीक किया जा सके। इसे त्रुटि^(Error) रिपोर्टिंग डेटा कहा जाता है।

पढ़ें: ^(Read:) निजी टीम कैसे बनाएं और Microsoft टीम में गोपनीयता कैसे बदलें^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} ।

Microsoft टीम उपयोगकर्ता गतिविधि रिपोर्ट^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Teams उपयोगकर्ता गतिविधि रिपोर्ट देखने और संपादित करने के लिए , आपको Teams सेवा व्यवस्थापक^{(Teams service admin)} होना चाहिए . व्यवस्थापक भूमिकाओं और अनुमतियों के बारे में अधिक जानने के लिए, टीम को प्रबंधित करने के लिए टीम व्यवस्थापक भूमिकाओं तक पहुंचें^{(access Teams administrator roles to manage a team)} ।

1. Microsoft Teams व्यवस्थापन केंद्र के बाएँ नेविगेशन फलक में , Analytics & reports > Usage reports पर जाएँ .
2. रिपोर्ट^{(Report )} टैब के अंतर्गत, रिपोर्ट देखें^{(View reports)} टैब से टीम उपयोगकर्ता गतिविधि^{(Teams user activity )} का चयन करें ।
3. डेटा श्रेणी^{(data range)} टैब के अंतर्गत श्रेणी का चयन करें
4. रन^(Run) रिपोर्ट पर क्लिक करें ।

टीम उपयोगकर्ता गतिविधि रिपोर्ट^{(Teams User Activity Report)} की व्याख्या करना

टीम^{(Teams user)} की उपयोगकर्ता गतिविधि रिपोर्ट को पिछले 7 दिनों, 30 दिनों या 90 दिनों^{(7 days, 30 days, or 90 days)} में देखा जा सकता है । रिपोर्ट उपयोगकर्ता द्वारा उपयोग का विश्लेषण देती है। यह चैनल संदेशों का विवरण देता है, संदेशों का उत्तर देता है और पोस्ट करता है, बैठक का विवरण आयोजित करता है, और बैठक के विवरण में भाग लेता है। कोई अंतिम गतिविधि, वीडियो समय और स्क्रीन साझाकरण गतिविधि का विवरण भी दे सकता है।

टीम^(Teams) का उपयोग करके कर्मचारी गतिविधि में अंतर्दृष्टि देखने के लिए यह रिपोर्ट कंपनी प्रशासकों के लिए उपयोगी है । व्‍यवस्‍थापक अधिकतम 19 विभिन्‍न प्रकार के उपयोगकर्ता गतिविधि डेटा देख सकते हैं। वर्तमान में, उपयोगकर्ताओं के पास अपने संबंधित कंपनी प्रशासकों से इस डेटा संग्रह से ऑप्ट-आउट करने का कोई तरीका नहीं है। हालांकि कई कंपनियों को इस तरह के डेटा की उपलब्धता की जानकारी नहीं हो सकती है।

Teams उपयोगकर्ता^{(Teams user)} डेटा कहाँ संग्रहीत किया जाता है?

Microsoft Teams दुनिया भर में और कई न्यायालयों में डेटा को प्रबंधित करने के तरीके के लिए विभिन्न मानकों के साथ कार्य करता है। यदि आप यह देखना चाहते हैं कि व्यक्तिगत डेटा भौतिक रूप से कहाँ संग्रहीत है, तो आप Microsoft 365 व्यवस्थापन केंद्र^{(Microsoft 365 admin center)} पर जा सकते हैं । Settings > Organization profile क्लिक करें , और फिर डेटा स्थान^{(Data Location)} तक स्क्रॉल करें ।

प्रबंध टीम अधिसूचनाएं

Teams पर काम करते समय , स्क्रीन के नीचे दाईं ओर लगातार पिंगिंग के साथ कई सूचनाएं प्राप्त करना काफी विचलित करने वाला हो सकता है।

आप टीम^(Teams) के शीर्ष दाईं ओर तीन बिंदुओं पर क्लिक करके , चैनल सूचनाओं^{(Channel notifications)} का चयन करके और उन्हें पूरी तरह से बंद करके नियंत्रण वापस ले सकते हैं। आप "कस्टम"^{(“Custom”)} का चयन करके नए नियम भी सेट कर सकते हैं ।

आप " सभी नए पोस्ट^{(All new posts)} " को बंद करना चाह सकते हैं और चैनल^(Channel) के उल्लेखों को भी कम करना चाह सकते हैं, यानी जब कोई आपको " बैनर और फ़ीड^{(Banner and feed)} " से " केवल फ़ीड में दिखाएं " के लिए @ ^{(Only show in feed)}चैनल^(Channel) नाम का उपयोग करके चैनल में टैग करता है ।

एक और व्याकुलता तब होती है जब आपको एक निर्धारित बैठक में आमंत्रित किया गया है या एक बैठक को आंशिक रूप से छोड़ दिया है, लेकिन फिर भी हर बार चल रही बैठक के चैटबॉक्स में एक संदेश टाइप किए जाने पर सूचनाएं प्राप्त होती हैं।

इस समस्या का एक अस्थायी समाधान है अपनी स्थिति को " परेशान न करें^{(Do not disturb)} " में बदलना। आप इसे टीमों^(Teams) के मुख्य पृष्ठ पर अपने प्रोफ़ाइल चित्र पर क्लिक करके , " उपलब्ध^(Available) " पर क्लिक करके और इसे " परेशान न करें^{(Do not disturb)} " में बदल सकते हैं।

Settings > Privacy में जाकर भी प्रायोरिटी मैनेज कर सकते हैं , " प्राइरिटी एक्सेस मैनेज करें^{(Manage priority access)} " पर क्लिक करें और उन लोगों के नाम जोड़ें जिनसे आप नोटिफिकेशन चाहते हैं।

पढ़ें^(Read) : Microsoft Teams मीटिंग के दौरान क्रैश या फ़्रीज़ हो जाता है^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} ।

Microsoft Teams में अभिगम नियंत्रण

टीमें आपको ^(Teams)Microsoft Teams पर पहुंच सीमित करने का एक तरीका भी प्रदान करती हैं ताकि आपको सोचने और काम करने के लिए समय और स्थान मिल सके।

आप Settings > Privacyरीड रिसीट्स^{(Read receipts)} " रेडियो बटन को टॉगल करके ऐसा कर सकते हैं।

आप अपने संगठन से अपने खाते पर बहु-कारक प्रमाणीकरण^{(multi-factor authentication)} चालू करने और सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ने के लिए कह सकते हैं। खाता सुरक्षा के लिए एक मजबूत, अद्वितीय पासवर्ड और पासवर्ड मैनेजर आवश्यक है।

यदि आप किसी विशिष्ट टीम के सदस्य हैं, तो आप निजी चैनल^{(private channels)} भी सेट कर सकते हैं, जो टीम के केवल कुछ सदस्यों तक सीमित पहुंच की अनुमति देता है। चुनी हुई टीम में, चैनल सेक्शन में जाएं और तीन बिंदुओं पर क्लिक करें। गोपनीयता^(Privacy) के तहत चैनल जोड़ें^{(Add channel)} पर जाएं और गोपनीयता^(Privacy) का चयन करें ।

फिर आप टीम में जोड़ने के लिए संबंधित लोगों का चयन कर सकते हैं - अधिकतम 250 लोग। केवल चैनल निर्माता ही किसी निजी चैनल से लोगों को जोड़ या हटा सकता है। निजी चैनल के भीतर साझा की गई फ़ाइलें या संदेश इसके बाहर के किसी भी व्यक्ति के लिए सुलभ नहीं हैं।

दूरस्थ कार्य में बदलाव के साथ, Microsoft टीम^{(Microsoft Teams)} ने लोकप्रियता हासिल की है। संवेदनशील डेटा पूरी तरह से सुरक्षित रहता है और टीम उपयोगकर्ता^{(Teams user)} गतिविधि रिपोर्ट का दुरुपयोग नहीं होता है, यह सुनिश्चित करते हुए श्रमिकों को अब सहयोग करने की आवश्यकता है। उपर्युक्त सुझाव सुचारू संचार बनाए रखते हुए आपके डेटा को सुरक्षित रखने में मदद करेंगे। आशा है कि वे आपके लिए काम करेंगे।

आगे पढ़िए^{(Read next)} : Microsoft टीम उच्च मेमोरी और CPU उपयोग की समस्या।^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productivity. It waѕ aimed at monitoring data abоut workers but the feature lаunch backfіred after peoplе were made aware of the amount of user data cоllected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

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