यदि आप एक Microsoft 365 उपयोगकर्ता हैं, तो हो सकता है कि आपने उन ^{(Microsoft 365)}Microsoft ऐप्स में सूचीबद्ध Power Automate ऐप का आइकन देखा हो, जिनसे आप अधिक परिचित हैं, जैसे Excel , Powerpoint , और Outlook । हम चर्चा करेंगे कि Power Automate क्या है और यह क्या कर सकता है। फिर हम कुछ उपयोगी Power Automate^{(Power Automate)} टेम्प्लेट पर एक नज़र डालेंगे जिन्हें आप तुरंत लागू कर सकते हैं। 

कई कार्यालय की नौकरियों में दोहराए जाने वाले कार्य शामिल होते हैं जो एक रॉकेट वैज्ञानिक को प्रदर्शन करने के लिए नहीं लेते हैं - जैसे कि OneDrive या ड्रॉपबॉक्स^(Dropbox) पर किसी विशेष फ़ोल्डर में ईमेल अटैचमेंट को सहेजना या ^{(email attachment)}Microsoft Teams में एक संदेश से Microsoft प्लानर^{(Microsoft Planner)} में कोई कार्य बनाना । ये उस प्रकार के कार्य हैं जिन्हें करने के लिए Power Automate को बनाया गया था। 

माइक्रोसॉफ्ट पावर ऑटोमेट क्या है?

Microsoft Power Automate को ^{(Microsoft Power Automate)}Microsoft Flow कहा जाता था . यह IFTTT के समान एक टूलकिट है (यदि यह तब है)^{(IFTTT (If This Then That))} जिसका उपयोग आप निम्न कार्य करने के लिए कर सकते हैं:

• ^(Automate)व्यावसायिक सेटिंग में प्रक्रियाओं को  स्वचालित करें ।
• ^(Send)किसी कार्य के देय होने पर स्वचालित अनुस्मारक भेजें ।
• ^(Automate)माउस क्रियाओं, कीस्ट्रोक्स और अन्य चरणों को रिकॉर्ड करके दोहराए जाने वाले मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करें।

दूसरे शब्दों में, Microsoft Power Automate आपको मैन्युअल और कभी-कभी जटिल प्रक्रियाओं को स्वचालित वर्कफ़्लोज़ से बदलने देता है। 

सिर्फ माइक्रोसॉफ्ट ऐप्स के लिए नहीं

जैसा कि आप उम्मीद करेंगे, Microsoft Power Automate अन्य ^{(Microsoft Power Automate)}Microsoft ऐप्स से कनेक्ट होता है । उदाहरण के लिए, आप Power Automate में एक प्रक्रिया सेट कर सकते हैं जो आपको ^{(Power Automate)}Microsoft Teams में प्राप्त होने वाले संदेश को लेती है और उसे Microsoft OneNote में सहेजती है । 

लेकिन जो चीज Power Automate को वास्तव में उपयोगी बनाती है, वह यह है कि यह एक ^{(Power Automate)}टन^{(ton )} थर्ड-पार्टी ऐप्स से भी जुड़ सकता है । पिछली बार जब हमने जाँच की थी, Power Automate 500 से अधिक अन्य सेवाओं से जुड़ता है। वाह^(Whoa) । 

तीन प्रकार के प्रवाह

Microsoft उन चीज़ों को वर्गीकृत करता है जो आप Power Automate में तीन प्रकार के प्रवाहों में कर सकते हैं:

1. बादल बहता है
2. डेस्कटॉप प्रवाह
3. व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह

आइए प्रत्येक प्रकार के प्रवाह को देखें और देखें कि आप इसका उपयोग क्यों कर सकते हैं।

Power Automate का क्लाउड फ़्लो

Microsoft Power Automate में क्लाउड प्रवाह को आगे तीन श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है: 

• स्वचालित प्रवाह
• तत्काल प्रवाह
• अनुसूचित प्रवाह

स्वचालित प्रवाह किसी ईवेंट द्वारा ट्रिगर होते हैं, जैसे कि जब कोई नया ट्वीट किसी विशेष हैशटैग के साथ पोस्ट किया जाता है या जब आप किसी विशिष्ट व्यक्ति से एक ईमेल प्राप्त करते हैं। आप खातों को जोड़ने और उन्हें एक दूसरे के साथ संचार करने की अनुमति देने के लिए एक स्वचालित प्रवाह का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक ऑटोमेशन बना सकते हैं जो आपको अपने बॉस से ईमेल मिलने पर आपको एक टेक्स्ट संदेश भेजता है।

एक बटन का क्लिक तत्काल प्रवाह को ट्रिगर करता है। मान लें कि आप अपनी टीम को दैनिक टीम मीटिंग में शामिल होने के लिए बार-बार एक रिमाइंडर ईमेल करते हैं। आप इसे स्वचालित करने के लिए एक बटन बना सकते हैं। बटन बनाएं, और फिर जब भी आप उस बटन पर क्लिक करते हैं, तो आपकी टीम को मीटिंग में शामिल होने की याद दिलाने के लिए एक ईमेल स्वचालित रूप से भेजा जाता है। इससे न केवल आपका समय बचेगा, बल्कि यह गलतियों में भी कटौती करेगा, जैसे अनजाने में किसी को ईमेल से बाहर कर देना।

एक शेड्यूल किया गया प्रवाह शेड्यूल पर कार्यों को स्वचालित करता है। उदाहरण के लिए, आप एक शेड्यूल किया हुआ प्रवाह बना सकते हैं जो किसी SharePoint साइट या किसी विशिष्ट डेटाबेस पर डेटा को स्वचालित रूप से अपलोड करता है।

वे तीन प्रकार के Power Automate प्रवाह हैं जो क्लाउड में जानकारी से निपटते हैं। इसके बाद, हम आपके द्वारा अपने डेस्कटॉप पर किए जाने वाले कार्यों के प्रवाह को देखेंगे। 

Power Automate का डेस्कटॉप प्रवाह

Microsoft के पास ^(Microsoft)Power Automate Desktop नामक एक उपकरण है जो Power Automate^{(Power Automate)} की क्षमताओं का विस्तार करता है , जिससे आप दोहराए जाने वाले डेस्कटॉप प्रक्रियाओं को स्वचालित कर सकते हैं, और इसमें आपके द्वारा वेब पर की जाने वाली कार्रवाइयाँ शामिल हैं। यह एक्सेल^(Excel) में मैक्रो रिकॉर्ड करने के समान है । आप क्रियाओं की एक श्रृंखला रिकॉर्ड कर सकते हैं और उन शर्तों को निर्दिष्ट कर सकते हैं जो क्रियाओं के उस सेट को ट्रिगर करने के लिए सही होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए, आप एक डेस्कटॉप प्रवाह बना सकते हैं जो किसी वेबसाइट से डेटा निकालता है और उसे एक एक्सेल^(Excel) फ़ाइल में जोड़ता है। या आप एक प्रवाह सेट कर सकते हैं जो माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} दस्तावेज़ों को पीडीएफ^(PDFs) में जोड़ता है । 

Power Automate की व्यावसायिक प्रक्रिया प्रवाह^{(Business Process Flows)}

मान लें कि आपके पास ऐसे कर्मचारी हैं जो ग्राहक सेवा अनुरोधों का जवाब देते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि कौन सा कर्मचारी किसी ग्राहक के साथ बातचीत कर रहा है, आप चाहते हैं कि वे ठीक उसी चरणों का पालन करें, ताकि ग्राहक अनुभव सुसंगत रहे। 

दूसरे शब्दों में, आप किसी विशेष परिणाम को प्राप्त करने के लिए लोगों द्वारा अनुसरण किए जाने वाले चरणों की एक श्रृंखला स्थापित करने के लिए व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह का उपयोग कर सकते हैं। अकेले कर्मचारी प्रशिक्षण पर निर्भर होने के बजाय, व्यवसाय प्रक्रिया प्रवाह कर्मचारी का मार्गदर्शन करता है और गलतियों से बचने में उनकी मदद करता है।

उपयोगी पावर ऑटोमेट टेम्पलेट

Microsoft Power Automate क्या कर सकता है, इसके बारे में अपने दिमाग को लपेटने का शायद सबसे आसान तरीका कुछ टेम्पलेट्स को एक्सप्लोर करना है। यदि आपने IFTTT का उपयोग किया है , तो आप इस अवधारणा से परिचित हैं। Power Automate टेम्प्लेट IFTTT में एप्लेट या रेसिपी की^{(applets or recipes in IFTTT)} तरह ही होते हैं । 

आप Power Automate टेम्पलेट्स को यथावत उपयोग कर सकते हैं, या आप उन्हें अपनी विशिष्ट परिस्थितियों और लक्ष्यों के अनुरूप बनाने के लिए उनमें बदलाव कर सकते हैं। आपको आरंभ करने के लिए यहां कुछ हैं।

उपयोगी स्वचालित प्रवाह टेम्पलेट

1. अपने OneDrive में Outlook.com ईमेल अटैचमेंट सहेजें^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} । 

जब भी आपको अनुलग्नक के साथ कोई ईमेल प्राप्त होता है, तो अनुलग्नक आपके OneDrive में ^(OneDrive)Power Automate से ^{(Power Automate)}ईमेल^(Email) अनुलग्नक नामक फ़ोल्डर में सहेजा जाएगा .

1. किसी खास कीवर्ड के बारे में नए ट्वीट्स के लिए ईमेल भेजें^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} । 

जब भी आपके द्वारा निर्दिष्ट किसी कीवर्ड के बारे में कोई ट्वीट होता है, तो Power Automate उस खाते के बारे में कुछ बुनियादी उपयोगकर्ता विवरणों के साथ एक ईमेल भेजेगा जिसने ट्वीट पोस्ट किया था। 

उपयोगी इंस्टेंट फ्लो टेम्प्लेट

1. 10 मिनट में खुद को रिमाइंडर भेजें^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} । 

यह प्रवाह टेम्पलेट एक बटन बनाता है जो आपको एक कस्टम विलंबित अनुस्मारक भेजेगा।

1. संदेश भेजने वाले के साथ मीटिंग शेड्यूल करें^{(Schedule a meeting with a message sender)} । 

यह प्रवाह आपको Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} चैनल या चैट से किसी संदेश के प्रेषक के साथ मीटिंग शेड्यूल करने की अनुमति देता है ।

उपयोगी अनुसूचित प्रवाह टेम्पलेट्स

1. आगामी कैलेंडर ईवेंट की सूची के साथ मुझे ईमेल करें^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} । 

यह टेम्प्लेट आपके कैलेंडर को देखेगा और आपको आपके आगामी सप्ताह का एक ईमेल सारांश भेजेगा, जिसमें फ़्लाइट, होटल और मौसम की जानकारी शामिल है।

1. अगले दिन अर्ली मीटिंग के लिए Office 365 Outlook रिमाइंडर ईमेल भेजें^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} । 

यह उन लोगों के लिए बहुत अच्छा है जो कल के कार्यक्रम को देखना भूल जाते हैं लेकिन अक्सर ईमेल की जांच करते हैं। यदि आपके द्वारा निर्दिष्ट समय से अगले दिन कोई मीटिंग होती है, तो यह आपके आउटलुक^(Outlook) ईमेल पर एक रिमाइंडर भेजेगा ।

उन चीजों^{(Things No One Else)} को करने में अधिक समय व्यतीत करें जो कोई और नहीं कर सकता

Power Automate के लिए Microsoft की टैगलाइन है, “ इस बात का ध्यान^(Take) रखें कि क्या महत्वपूर्ण है। बाकी को स्वचालित करें। ” आपको स्वीकार करना होगा, उनके पास एक बिंदु है। यदि आप स्वचालित करते हैं जिसे स्वचालित किया जा सकता है, तो इससे आपको अधिक महत्वपूर्ण चीजों जैसे रणनीतिक, गहरी सोच और आराम के लिए अधिक समय मिलता है। भविष्य अब है, और रोबोट को आपके लिए काम करने का समय आ गया है!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may haνe seen the icon for the Power Automate app lіsted аmong Microsoft apps yоu’re more familiar with, likе Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

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