आप जो कुछ भी करते हैं वह कहीं न कहीं डेटा उत्पन्न करता है। वह डेटा, जब एकत्र और विश्लेषण किया जाता है, तो जानकारी बन जाती है। वह जानकारी किसी को आपके बारे में उससे अधिक बता सकती है, जितना आप शायद उन्हें बताना चाहते हैं।

समय के साथ एकत्र की गई जानकारी किसी को आपके बारे में सब कुछ बता सकती है और इसका उपयोग आपकी मदद या नुकसान के लिए किया जा सकता है। इस डेटा को मेटाडेटा के रूप में जाना जाता है।

मेटाडेटा क्या है?

मेटाडेटा^(Metadata) डेटा के बारे में डेटा है। जब लोग उस शब्द को परिभाषित करने के लिए किसी शब्द का उपयोग करते हैं तो क्या आपको इससे नफरत नहीं है ? ^(Don)डेटा^(Data) ऐसे तथ्य हैं जो पूरी तरह से वस्तुनिष्ठ हैं। इसे तर्कसंगत रूप से विवादित नहीं किया जा सकता है। एक एक है और शून्य शून्य है। तापमान वही है जो वह है। आज की तारीख आज की तारीख है। तुम समझ गए।

मेटाडेटा^(Metadata) डेटा के एक टुकड़े के बारे में तथ्य है। आइए इसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} में एक पत्र लिखने के उदाहरण के साथ स्पष्ट करते हैं ।

आप काम पर चल रही किसी ऐसी चीज़ के बारे में अधिकारियों को भेजने के लिए एक पत्र टाइप करते हैं जो अनैतिक है, संभवतः अवैध भी है। हां, हम तुरंत नाटकीय हो गए।

पत्र एक निश्चित क्रम में आपके द्वारा टाइप किए गए वर्णों से बनी जानकारी है। आपके द्वारा टाइप किए गए अक्षर एक और शून्य के एक समूह द्वारा उत्पन्न होते हैं। एक और शून्य वे डेटा हैं जो पत्र में जानकारी बनाते हैं।

जब एक और शून्य को अक्षर में बदल दिया जाता है, तो उस अक्षर के बारे में अन्य डेटा होता है जो बन जाता है। उस मेटाडेटा में से कुछ में शामिल हैं जब आपने पत्र टाइप किया था, पत्र किसने टाइप किया था, जब इसे अंतिम बार सहेजा गया था, इसे वर्ड^(Word) के किस संस्करण में बनाया गया था, ये सभी डेटा या मेटाडेटा के बारे में डेटा हैं।

मेटाडेटा क्या करता है?

Microsoft Office में , अधिकांश मेटाडेटा केवल आपके लाभ के लिए है। यह आपको दस्तावेज़ के नवीनतम संस्करण को खोजने में मदद कर सकता है या यह देखने में मदद कर सकता है कि दस्तावेज़ किसने बनाया है ताकि आप उनसे इसके बारे में प्रश्न पूछ सकें। यह दस्तावेजों पर संपादन या टिप्पणियों का ट्रैक रखने में मदद करता है।

दस्तावेज़ के साथ काम करने के लिए इसका उपयोग कार्यालय^(Office) कार्यक्रम और अन्य कार्यक्रमों द्वारा भी किया जाता है । उदाहरण के लिए, विंडोज एक्सप्लोरर^(Explorer) दस्तावेजों को वर्गीकृत और क्रमबद्ध करने के लिए जानकारी का उपयोग करता है।

मैं मेटाडेटा^(Metadata) क्यों निकालना चाहूंगा ?

आइए उस पत्र पर वापस जाएं जो आप अधिकारियों को भेज रहे हैं कि काम पर कुछ स्केच चल रहा है। आप इसे गुमनाम रूप से कर रहे हैं क्योंकि आप प्रतिशोध से डरते हैं, या आप इसे अधिकारियों के ध्यान में लाने के अलावा इसमें शामिल नहीं होना चाहते हैं। यह सीटी बजा रहा है।

आप बाहर जाते हैं और एक अस्थायी ई-मेल पता प्राप्त करते हैं और इसे अपने ट्रैक को कवर करने के लिए एक पुस्तकालय में एक सार्वजनिक कंप्यूटर से भेजते हैं। मेटाडेटा के कारण, दस्तावेज़ में ऐसी जानकारी हो सकती है जिसका उपयोग इसे आपके साथ वापस लिंक करने के लिए किया जा सकता है। हो सकता है कि इसमें अभी भी आपका नाम जुड़ा हो।

इससे भी बदतर, आपके द्वारा दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तन, हालांकि अब आपको दिखाई नहीं दे रहे हैं, फिर भी दस्तावेज़ में हो सकते हैं। यदि आपने अपने लिए किसी विशिष्ट चीज़ के बारे में एक अनुच्छेद लिखा है, लेकिन फिर उसे हटा दिया है क्योंकि इसका उपयोग आपकी पहचान करने के लिए किया जा सकता है, तो यह अभी भी मेटाडेटा के रूप में फ़ाइल का एक हिस्सा हो सकता है।

मैं ऑफिस मेटाडेटा कैसे देख सकता हूँ?

यह देखने के लिए विधियों की एक सूची निम्नलिखित है कि आपके वर्ड^(Word) , एक्सेल^(Excel) या पावरपॉइंट^(PowerPoint) फाइलों से कौन सा मेटाडेटा जुड़ा हुआ है । आउटलुक^(Outlook) से भेजे गए ई-मेल के आसपास का मेटाडेटा^(Metadata) कहीं अधिक जटिल है और इस लेख के दायरे से बाहर है।

^{(View Metadata)}Word , Excel , या PowerPoint में मेटाडेटा देखें

उस दस्तावेज़, कार्यपुस्तिका, या प्रस्तुति के साथ जिसे आप जाँचना चाहते हैं:

ऊपरी-बाएँ कोने में फ़ाइल^{(File )} पर क्लिक करें ।

जानकारी^{(Info )} स्क्रीन पर , आप आकार^(Size) , पृष्ठ^(Pages) , शब्द^(Words) , कुल संपादन समय^{(Total Editing Time)} , अंतिम संशोधित^(Modified) , निर्मित^(Created) , और अन्य डेटा के साथ संबंधित लोग जैसी बहुत सी जानकारी देखेंगे ।

उस डेटा के तहत, अधिक डेटा देखने के लिए सभी गुण दिखाएँ पर क्लिक करें। ^{(Show All Properties)}
नोट: ^(NOTE:) टेम्प्लेट^(Pay) डेटा पर ध्यान दें । ^(Template)यदि आपने किसी ऐसे टेम्पलेट का उपयोग किया है जिसमें आपका नाम है, या कंपनी का नाम इसके फ़ाइल नाम में है, तो आपको ट्रैक किया जा सकता है।

विंडोज एक्सप्लोरर में मेटाडेटा देखें

विंडोज एक्सप्लोरर^{(Windows Explorer)} खोलें और जहां आपने फाइल को सेव किया है वहां नेविगेट करें।

^{(Right-click)}फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और गुण^(Properties) पर क्लिक करें ।

गुण^(Properties) विंडो में, विवरण टैब पर क्लिक करें^(Details) । आप सभी मेटाडेटा को संक्षिप्त और संक्षिप्त सूची में देखेंगे।

^{(View All Metadata)}Word , Excel , या PowerPoint फ़ाइलों के लिए सभी मेटाडेटा देखें

एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज^{(Markup Language)} ( एक्सएमएल^(XML) ) कंप्यूटिंग में मेटाडेटा के भंडारण के लिए वास्तविक दस्तावेज है। यह सभी प्रकार की फाइलों के साथ आता है और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस^{(Microsoft Office)} फाइलें कोई अपवाद नहीं हैं।

इन XML दस्तावेज़ों को देखना आश्चर्यजनक रूप से आसान है। इसे वर्ड^(Word) फाइल के साथ करते हैं।

1. विंडोज एक्सप्लोरर^{(Windows Explorer)} खोलें और जहां आपने फाइल को सेव किया है वहां नेविगेट करें।
2. फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाएँ, ताकि आप गलती से मूल फ़ाइल को दूषित न करें।
3. कॉपी फ़ाइल का चयन करें और या तो अपने कीबोर्ड पर F2^(F2) बटन पर टैप करें या फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और नाम बदलें^(Rename) चुनें ।

फ़ाइल के एक्सटेंशन को .docx से .zip में बदलें । हाँ, प्रत्येक Office फ़ाइल प्रकार जो ^(Office)x में समाप्त होता है, एक संपीड़ित फ़ाइल होती है जिसमें XML दस्तावेज़ होते हैं। ऐसा करने के बारे में आपको एक चेतावनी मिलेगी। हाँ^(Yes) क्लिक करें ।

फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और एक्स्ट्रेक्ट ऑल… चुनें^{(Extract All…)}

खुलने वाली विंडो में, यह आपसे पूछेगा कि आप निकाली गई फ़ाइलों को कहाँ सहेजना चाहते हैं और यदि आप समाप्त होने पर निकाली गई फ़ाइलों को दिखाना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट मान अच्छे हैं। निकालें^(Extract) क्लिक करें .

एक बार निष्कर्षण हो जाने के बाद, आपको तीन फ़ोल्डर और एक XML फ़ाइल दिखाई देगी। इन फ़ाइलों में देखें कि वहां कौन सी जानकारी संग्रहीत है। यदि आप किसी XML^(XML) फ़ाइल पर डबल-क्लिक करते हैं, तो यह संभवतः Internet Explorer में खुल जाएगी ।

यह अजीब लगेगा, लेकिन आपको यह पता लगाने में सक्षम होना चाहिए कि अधिकांश जानकारी का क्या अर्थ है। दो XML फ़ाइलें हैं जिनमें आपका नाम हो सकता है: docProps^(core.xml) फ़ोल्डर में core.xml , और ^(docProps)वर्ड फ़ोल्डर में ^(word)document.xml और People.xml दोनों ।

Microsoft Word , Excel या PowerPoint से मेटाडेटा कैसे हटाएं^{(Delete Metadata)}

यहां पहुंचने में काफी समय लगा, लेकिन अगर आप ऐसा कुछ करने जा रहे हैं तो आपको पता होना चाहिए कि ऐसा क्यों है। चलिए इसके साथ चलते हैं।

^{(Delete Metadata)}Word , Excel , या PowerPoint में मेटाडेटा हटाएं

ऊपरी-बाएँ कोने में फ़ाइल^{(File )} पर क्लिक करें ।

जानकारी^{(Info )} पृष्ठ पर , पृष्ठ के मध्य के निकट बाईं ओर समस्याओं की जाँच^{(Check for Issues)} करें पर क्लिक करें ।

दस्तावेज़ का निरीक्षण^{(Inspect Document)} करें पर क्लिक करें । दस्तावेज़ निरीक्षक^{(Document Inspector )} विंडो खुल जाएगी ।

 सुनिश्चित करें कि ^(Make)दस्तावेज़ निरीक्षक^{(Document Inspector)} में सभी चेकबॉक्स चेक किए गए हैं, फिर निरीक्षण^(Inspect) बटन पर क्लिक करें।

एक बार दस्तावेज़ निरीक्षक^{(Document Inspector)} हो जाने के बाद , आप इस बारे में जानकारी देखेंगे कि उसे किस प्रकार का डेटा मिला। वृत्त में हरे चेकमार्क का अर्थ है कि उसे उस प्रकार का कोई डेटा नहीं मिला। लाल विस्मयादिबोधक चिह्न का अर्थ है कि उसे उस प्रकार का डेटा मिला है। उस डेटा प्रकार के विवरण के आगे आपको सभी निकालें^{(Remove All)} बटन दिखाई देगा.

^(Click)उस प्रकार के सभी डेटा को हटाने के लिए उस पर क्लिक करें । इनमें से कई बटन हो सकते हैं, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए नीचे स्क्रॉल करें कि आप सभी को प्राप्त कर लें।

आपके द्वारा मेटाडेटा निकालने के बाद, हो सकता है कि आप पुन: निरीक्षण करें बटन पर क्लिक करना चाहें^{(Reinspect )} , बस यह सुनिश्चित करने के लिए कि उसमें कुछ छूट नहीं गया है।

यह सुनिश्चित करने के लिए अपना दस्तावेज़ अभी सहेजें कि डेटा फिर से दर्ज नहीं किया गया है।

कैसे सुनिश्चित करें कि मेटाडेटा^(Metadata) हटा दिया गया^(Certain) था

Word, Excel, या PowerPoint में सभी मेटाडेटा देखें^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} के लिए ऊपर दिए गए चरणों का पालन करें । Core.xml, document.xml और People.xml फ़ाइलों का निरीक्षण करने पर, आपको यह देखना चाहिए कि दस्तावेज़ में अब कोई व्यक्तिगत डेटा नहीं है।

यदि आप एक्सटेंशन को वापस .zip से .docx में बदलते हैं, तो आप फ़ाइल को सामान्य रूप से Word में फिर से खोलने में सक्षम होंगे।

विंडोज एक्सप्लोरर^{(Windows Explorer)} में मेटाडेटा^{(Delete Metadata)} कैसे हटाएं

यदि आप कई फाइलों से मेटाडेटा को जल्दी से हटाना चाहते हैं तो यह एक अच्छा तरीका है। 2 या अधिक फ़ाइलों के लिए ऐसा करना कुछ ही सेकंड में किया जा सकता है।

Windows Explorer खोलें और उस फ़ाइल पर नेविगेट करें जिससे आप मेटाडेटा निकालना चाहते हैं। फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें और ^{(Right-click)}गुण^(Properties) पर क्लिक करें ।

गुण^(Properties) विंडो में, विवरण टैब^(Details) पर क्लिक करें और फिर गुण और व्यक्तिगत जानकारी निकालें^{(Remove Properties and Personal Information)} पर क्लिक करें ।

आप जानकारी को दो तरह से हटा सकते हैं। आप मूल फ़ाइल से मेटाडेटा निकाल सकते हैं या बिना किसी मेटाडेटा के फ़ाइल की प्रतिलिपि बना सकते हैं।

मूल फ़ाइल से मेटाडेटा निकालें

इस फ़ाइल से निम्नलिखित गुणों को हटाएँ^{(Remove the following properties from this file:)} चुनें : फिर या तो केवल अपने इच्छित बक्सों की जाँच करें या सभी का चयन करें^{(Select All )} बटन पर क्लिक करें। फिर ओके^(OK) पर क्लिक करें ।

बिना मेटाडेटा के एक कॉपी बनाएं

यह फ़ाइल की एक प्रति बना देगा और फ़ाइल नाम के अंत में कॉपी शब्द जोड़ देगा। ^(Copy)उस प्रति के साथ कोई मेटाडेटा संबद्ध नहीं होगा।

गुण निकालें^{(Remove Properties)} विंडो में, हटाए गए सभी संभावित गुणों के साथ एक प्रतिलिपि बनाएँ चुनें और फिर^{(Create a copy with all possible properties removed)} ठीक बटन पर क्लिक करें^(OK) ।

अंतर देखने के लिए मूल और प्रतिलिपि के गुणों की तुलना करें।

स्पष्ट में?

क्या इसका मतलब यह है कि आप स्पष्ट हैं? अब आपको दस्तावेज़ से पहचाना नहीं जा सकता है? यह कहना मुश्किल है। आप आगे दस्तावेज़ के साथ क्या करेंगे, यह निर्धारित करेगा।

दस्तावेज़ की कोई और डिजिटल प्रोसेसिंग, जैसे इसे ईमेल करना, मेटाडेटा को वापस श्रृंखला में जोड़ सकता है। एक व्यवहार्य विकल्प दस्तावेज़ को प्रिंट करना और उसे मेल करना है। कागज से मेटाडेटा प्राप्त करना मुश्किल है।

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everythіng you do generates data somewhere. That data, when collected and analyzed, becomes information. That information can tell someone more abоut you than you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

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