जब एक परियोजना में कई डेटा चर समायोजित किए जाते हैं, तो उन चरों का समय और स्थानिक ग्रिड समान होना चाहिए। जैसे, आपको अन्य लोगों द्वारा दर्ज किए जाने वाले डेटा को नियंत्रित करना चाहिए। वह तब होता है जब आपको डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} की आवश्यकता होती है । माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल^{(Microsoft Excel)} इस काम को आसान बना देता है।

एक्सेल सेल^{(Excel Cells)} के लिए डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} का उपयोग कैसे करें

एक्सेल^(Excel) में डेटा सत्यापन सुविधा उपयोगकर्ता को यह नियंत्रित करने देती है कि सेल में क्या दर्ज किया जा सकता है या संभावित गलतियों या त्रुटियों को खत्म करने के लिए स्वीकार्य प्रविष्टियों की पूर्वनिर्धारित सूची प्रदान करता है। इसे रिबन मेनू के अंतर्गत एक्सेल के ' डेटा^(Data) ' टैब में परिभाषित नियमों के माध्यम से लागू किया जाता है । प्रक्रिया में शामिल हैं:

1. डेटा सत्यापन विवरण दर्ज करें
2. इनपुट संदेश अनुकूलित करें
3. त्रुटि अलर्ट अनुकूलित करें

सबसे आम डेटा सत्यापन उपयोगों में से एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना है।

1] डेटा सत्यापन विवरण दर्ज करें

Microsoft Excel फ़ाइल खोलें , उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप सीमित करना चाहते हैं।

रिबन मेनू पर स्थित ' डेटा ' टैब पर जाएं।^(Data)

' डेटा टूल्स^{(Data Tools)} ' के तहत ' डेटा वैलिडेशन^{(Data Validation)} ' विकल्प चुनें।

जब डेटा सत्यापन^{(Data Validation)} विंडो खुलती है, तो आपको कई नियंत्रण दिखाई देंगे। आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि केवल नंबर जोड़े गए हैं या एक विशेष टेक्स्ट लंबाई, जैसे फ़ोन नंबर।

हमारे उदाहरण के मामले में, हम खुले समय के बीच चयन करने के लिए ' समय ' का चयन करते हैं।^(Time)

प्रारंभ समय^{(Start Time)} और समाप्ति समय^(Time) निर्दिष्ट करें ।

2] इनपुट संदेश अनुकूलित करें

अब, ' इनपुट संदेश^{(Input Message)} ' टैब पर स्विच करें ।

उस इनपुट संदेश को कस्टमाइज़ करें जिसे आप तब दिखाना चाहते हैं जब निर्दिष्ट की गई चीज़ों के विरुद्ध कुछ अलग दर्ज किया जाता है।

3] त्रुटि अलर्ट अनुकूलित करें

' त्रुटि चेतावनी^{(Error Alert)} ' टैब पर स्विच करें ।

वह संदेश दर्ज करें^(Enter) जिसे आप दिखाना चाहते हैं या बस डिफ़ॉल्ट रखना चुनें।

अंत में 'ओके' बटन दबाएं।

अब, जब किसी एक सेल का चयन किया जाता है, तो सभी को इनपुट संदेश रिमाइंडर दिखाई देगा जहां समय दर्ज किया जा सकता है।

हालांकि, जब दर्ज किया गया समय सीमा से बाहर है, तो एक त्रुटि संदेश प्रदर्शित किया जाएगा।

संक्षेप में, डेटा^(Data) सत्यापन एक उपयोगकर्ता को एक संदेश प्रदर्शित कर सकता है जो उन्हें बता सकता है कि क्या अनुमति है और क्या नहीं!

आगे पढ़िए^{(Read next)} : वर्ड और एक्सेल में मल्टीपल फॉर्मेट के लिए शॉर्टकट बटन बनाने के लिए मैक्रो कैसे रिकॉर्ड करें ।

How to apply Data Validation to Cells in Microsoft Excel

When multiple data variables are accommodated in a projеct, the time and spatial grids of those variableѕ must be identical. As such, you must control the data other people enter. That’s when yoυ need Data Validation. Microsoft Excel makes this job simple.

How to use Data Validation for Excel Cells

Data validation feature in Excel lets a user control what can be entered into a cell or provide a predefined list of acceptable entries to eliminate possible mistakes or errors. It is applied via rules defined in Excel’s ‘Data’ tab, under the ribbon menu. The process involves:

1. Enter Data Validation Details
2. Customize Input Message
3. Customize Error Alert

One of the most common data validation uses is to create a drop-down list.

1] Enter Data Validation Details

Open the Microsoft Excel file, select the cells you would like to limit.

Go to the ‘Data’ tab located on the Ribbon menu.

Under the ‘Data Tools’ select ‘Data Validation’ option.

When the Data Validation window opens, you’ll see several controls. You can make sure that only numbers are added or a particular text length, like a phone number.

In the case of our example, let us select ‘Time’ to choose between the times we are open.

Specify the Start Time and the End Time.

2] Customize Input Message

Now, switch to ‘Input Message’ tab.

Customize the input message that you would like to appear when something different is entered against what has been specified.

3] Customize Error Alert

Switch to the ‘Error Alert’ tab.

Enter the message you would like to appear or simply choose to keep the defaults.

In the end, hit the ‘OK’ button.

Now, when one of the cells is selected, everyone will see the input message reminder where timings can be entered.

However, when the timing entered is outside the range, an error message will be displayed.

In short, Data validation can display a message to a user telling them what is allowed and what is not!

Read next: How to record a Macro to create Shortcut Button for Multiple Formats in Word and Excel.

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