कई बार आपको विशिष्ट मानदंडों के आधार पर ईमेल को किसी अन्य खाते में स्वचालित रूप से अग्रेषित करने की आवश्यकता होती है। यह विषय, कीवर्ड या किसी विशेष प्रेषक के आधार पर हो सकता है। Microsoft Outlook 2019/16 में ईमेल को स्वचालित रूप से अग्रेषित करने के लिए नियम कैसे सेट कर सकते हैं

Microsoft आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} में ईमेल^{(Forward Email)} को स्वचालित रूप से अग्रेषित करें

चूंकि अग्रेषण कई मानदंडों पर आधारित हो सकता है, इसलिए हमें नियम^(Rules) बनाने होंगे । यह आउटलुक^(Outlook) में एक विशेषता है जो आपको विशिष्ट मानदंडों के आधार पर एक क्रिया करने की अनुमति देती है। यहां, हमारा मानदंड यहां ईमेल अग्रेषित करना है। आप हटाए गए ईमेल सहित लगभग किसी भी चीज़ के लिए नियमों का उपयोग कर सकते हैं, उन्हें एक फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं और इसी तरह।

1. फ़ाइल> Rules and Alerts > पर जाएं नियम और अलर्ट प्रबंधित करें पर क्लिक करें
2. पॉप-अप विंडो में,  ईमेल रूल्स टैब चुनें^{(Email Rules tab)} और न्यू रूल पर क्लिक करें।
3. यह रूल्स विजार्ड^{(Rules Wizard)} को खोलेगा जिसमें दो चरण होंगे: 

   

   • चरण 1: रिक्त नियम से चयन करें, और ^{(Blank Rule)}मुझे प्राप्त संदेशों^{(messages I receive)} पर नियम लागू करें का चयन करें
   • चरण 2: उस नियम का चयन करें जो कहता है कि संदेश आने के बाद इस नियम को लागू करें  और ^{(Apply this rule after the message arrives )}अगला^(Next) हिट  करें ।
4. अगली स्क्रीन में, आपको शर्तों का चयन करना होगा। इनके आधार पर आने वाले ईमेल संदेशों को फॉरवर्ड किया जाएगा। 

   

   • यदि आप अपने सभी संदेशों को अग्रेषित करना चाहते हैं तो किसी भी शर्त का चयन न करें। यह उपयोगी है यदि आप अपनी ईमेल आईडी बदलने की योजना बना रहे हैं और धीरे-धीरे सभी को इसके बारे में बता रहे हैं।
   • यदि आप केवल व्यक्तिगत ईमेल अग्रेषित कर रहे हैं, तो कीवर्ड, ईमेल आईडी, एक विशिष्ट शब्द, विशिष्ट समूह, आदि के आधार पर चुनें।
   • संदेश आने के बाद इस नियम^{(Apply this rule after the message arrives)} को लागू करना चुनना सुनिश्चित करें । फिर अगला हिट करें, और पुष्टि करें।
5. इसके बाद, आपको यह तय करना होगा कि ईमेल को कहां अग्रेषित करना है। आप उस बॉक्स को चेक कर सकते हैं जो कहता है कि इसे लोगों या सार्वजनिक समूह को अग्रेषित करें।

   

   ^{(forward it to people or public group.)}
6. लोगों या सार्वजनिक समूह^{(people or public group. )} के लिए लिंक पर क्लिक करें । यह संपर्क पुस्तक खोलेगा जहाँ से आप संपर्क या समूह ईमेल आईडी का चयन कर सकते हैं, या आप इसे टाइप कर सकते हैं।
7. अगली स्क्रीन आपको एक अपवाद जोड़ने की पेशकश करेगी। अगर आप चाहते हैं कि कुछ ईमेल इनबॉक्स में बने रहें, तो आप इसे यहां जोड़ सकते हैं।
8. अंत में, आपको नियम में एक नाम जोड़ना होगा ताकि आप उसे पहचान सकें। साथ ही, आपको उस बॉक्स पर टिक करना होगा जो कहता है कि इस नियम को चालू करें^{(Turn on this rule)} । समाप्त पर क्लिक करें और आपका काम हो गया।

आप अपने इनबॉक्स पर आवेदन करने के लिए नियम को तुरंत चलाना भी चुन सकते हैं। यदि आपने आउटलुक^(Outlook) में कई खाते दिए हैं , तो आप प्रत्येक खाते के लिए नियम लागू करना चुन सकते हैं।

मुझे आशा है कि चरण स्पष्ट थे, और आप Outlook 2019/16 में ईमेल अग्रेषण सेट करने में सक्षम थे । यह ऑफिस 365^{(Office 365)} के साथ भी काम करता है ।

संबंधित पढ़ें: ^{(Related read:)} आउटलुक में वेकेशन रिप्लाई कैसे सेटअप करें।

How to automatically Forward Email in Microsoft Outlook

Many a time you need to automatically forward emails to anothеr account based on spеcific criteria. It could be based on subject, keywords, or from a particular sender. In this post, we will share how уou can set up rules to automatically forward email in Microsoft Outlook 2019/16

Automatically Forward Email in Microsoft Outlook

Since forwarding could be based on multiple criteria, we will need to create Rules. It is a feature in Outlook which allows you to perform an action based on specific criteria. Here, our criteria here is to forward emails. You can use rules for almost anything, including deleted emails, moving them into a folder and so on.

1. Go to File > Rules and Alerts > click on Manage Rules and Alerts
2. In the pop-up window, select the Email Rules tab and click on New Rule.
3. It will open the Rules Wizard which will have two steps: 

   

   • Step 1: Select from a Blank Rule, and select apply the rule on messages I receive
   • Step 2: Select rule which says Apply this rule after the message arrives and hit Next.
4. In the next screen, you will need to select conditions. Based on these, incoming email messages will be forwarded. 

   

   • Do not select any condition if you want to forward all your messages. It is useful if you are planning to change your email id and slowly telling everyone about it.
   • If you are only forwarding individual emails, then choose based on keywords, email id, a specific word, specific group, etc.
   • Make sure to choose to Apply this rule after the message arrives. Then hit Next, and confirm.
5. Next, you will have to decide where to forward the email. You can check the box which says forward it to people or public group.

   

6. Click on the link for people or public group. It will open the contact book from where you can select a contact or group email id, or you can type it.
7. Next screen will offer you to add an exception. If you want certain emails to remain in the inbox, you can add it here.
8. Lastly, you need to add a name to the rule so you can recognize it. Also, you need to tick the box that says Turn on this rule. Click Finish and you are done.

You can also choose to Run the rule right away to apply on your inbox. If you gave multiple accounts in Outlook, then you can choose to apply the rule for every account.

I hope the steps were clear, and you were able to set up email forwarding in Outlook 2019/16. It also works with Office 365.

Related read: How to setup vacation reply in Outlook.

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