Google पत्रक^{(Google Sheets)} एक लोकप्रिय स्प्रेडशीट टूल है जिसने आज लोगों के सहयोग करने के तरीके को बदल दिया है। यह वेब-आधारित स्प्रैडशीट टूल Microsoft Excel के मुफ़्त विकल्प के रूप में सर्वोत्तम कार्य करता है और स्प्रेडशीट डेटा को ऑनलाइन बनाने और संपादित करने की अनुमति देता है। एक्सेल^(Excel) में इस मुफ्त ऑनलाइन टूल की तुलना में अधिक सुविधाएं और अंतर्निहित कार्य हैं, लेकिन इसे पसंद किया जाता है क्योंकि यह मुफ़्त है और किसी भी डिवाइस से इसकी ऑनलाइन पहुंच के कारण।

Google पत्रक^{(Google Sheets)} ने अब नीरस कार्यों को स्वचालित करने के लिए इन शक्तिशाली सुविधाओं को जोड़ा है। स्प्रैडशीट्स में काम करने में आवर्ती कार्य शामिल होते हैं जो उबाऊ और थकाऊ हो सकते हैं। मैक्रोज़ उत्पादक होने का उपयुक्त तरीका है जो आपको उबाऊ नीरस कार्यों को स्वचालित करने देता है। स्प्रेडशीट^{(Spreadsheet)} उपयोगकर्ता जो समान चार्ट, फ़ंक्शन और डेटा वाले कई शीट से निपटते हैं, मैक्रोज़ से लाभान्वित होंगे। मैक्रोज़^(Macros) आपके समय को बचाने का सबसे अच्छा तरीका है जो आपको कठिन कार्यों को करने के बजाय अपने महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देगा।

मैक्रोज़ क्या हैं?

मैक्रोज़^(Macros) ऐसे प्रोग्राम हैं जो आपको कोड लिखने की आवश्यकता के बिना आवर्ती कार्य को स्वचालित करने की अनुमति देंगे। मैक्रोज़^(Macros) आपकी कार्रवाई को रिकॉर्ड करते हैं और उन्हें सहेजते हैं ताकि आप एक बटन के एक क्लिक के साथ जरूरत पड़ने पर उनका पुन: उपयोग कर सकें। मैक्रोज़^(Macros) तब काम आते हैं जब आप शीट्स में थकाऊ काम को स्वचालित करना चाहते हैं जैसे कि फ़ॉर्मेटिंग जोड़ना, अतिरिक्त पंक्तियाँ सम्मिलित करना, अतिरिक्त कॉलम सम्मिलित करना, तालिकाएँ फ़ॉर्मेट करना, चार्ट बनाना, ट्रिकी फ़ार्मुलों को सम्मिलित करना, फ़ंक्शन सम्मिलित करना और बहुत कुछ।

सरल शब्दों में मैक्रोज़ एक समय बचाने वाला उपकरण है जो दोहराए जाने वाले कार्य को रिकॉर्ड करने, कार्य को सहेजने और भविष्य में किसी भी कोड को लिखे बिना जब भी आप चाहें, कार्य को चलाने का एक ट्रिफेक्टा है।

^{(Create Macros)}Google पत्रक में कार्यों को स्वचालित करने के लिए मैक्रोज़ बनाएं

अपने ब्राउज़र के URL में ^(URL)Sheets.new दर्ज करके Google पत्रक लॉन्च करें या बस Google ड्राइव^{(Google Drive)} फ़ोल्डर खोलें और उस फ़ोल्डर में एक नई Google शीट बनाने के लिए ^{(Google Sheet)}Shift + S

शीट के किसी भी सेल में कुछ डेटा टाइप करें। टूल्स^(Tools) पर नेविगेट करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से मैक्रोज़ चुनें।^(Macros)

सबमेनू से रिकॉर्ड मैक्रो^{(Record macro)} पर क्लिक करें । यह आपकी शीट के नीचे एक रिकॉर्डिंग न्यू मैक्रो^{(Recording New Macro)} बॉक्स खोलेगा । आपको दो विकल्पों में से चुनने के लिए कहा जाएगा। या तो उपयोगकर्ता^(User) पूर्ण संदर्भ या सापेक्ष संदर्भों का उपयोग करें।

जब आप रिकॉर्ड किए गए सटीक स्थान पर स्वरूपण तकनीकों को लागू करना चाहते हैं, तो पूर्ण संदर्भ^{( Absolute references)} चुनें । मान लें कि^(Say) आप कक्षों की श्रेणी A2: C1 को प्रारूपित करना चाहते हैं। उन श्रेणी कक्षों में डेटा का चयन करें और फ़ॉन्ट को बोल्ड करें। मैक्रोज़ केवल इन कक्षों पर लागू होंगे और उन कक्षों की श्रेणी में डेटा हमेशा बोल्ड दिखाई देंगे, भले ही आपने किस सेल पर क्लिक किया हो। जब आप अलग-अलग सेल में फ़ॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं, तब सापेक्ष संदर्भों^{(Relative references)} का चयन करें , भले ही रिकॉर्ड किए गए सटीक स्थान के बावजूद। यह मैक्रोज़ को रिकॉर्ड किए गए सटीक स्थान के बजाय आपके कर्सर के स्थान के आधार पर मैक्रोज़ पर लागू होता है।

यह तब उपयोगी होता है जब आप अपने द्वारा चुने गए कक्षों और उसके आस-पास के कक्षों पर चार्ट, फ़ंक्शन या सूत्र सम्मिलित करना चाहते हैं। मान लें कि यदि आप सेल B1 में बोल्डिंग डेटा रिकॉर्ड करते हैं, तो मैक्रो को बाद में C1 में बोल्ड सेल के लिए उपयोग किया जा सकता है।

आपके द्वारा दो विकल्पों में से चयन करने के बाद, Google शीट रिकॉर्डिंग शुरू कर देगी। कोई भी^(Any) फॉर्मेटिंग जिसे आप सेल, कॉलम या रो में ऑटोमेट करना चाहते हैं, रिकॉर्ड किया जाएगा। सुनिश्चित करें कि आप जो रिकॉर्ड करना चाहते हैं, उसकी पहले से योजना बना लें।

किसी भी वांछित सेल में स्वरूपण लागू करें जैसे फ़ॉन्ट शैली, रंग आदि बदलना। मैक्रो^(Macro) रिकॉर्ड किया गया आपके प्रत्येक चरण को देखता है।

एक बार हो जाने के बाद, सहेजें बटन पर क्लिक करें और अपने ^{( Save)}मैक्रो^(Macro) के लिए नाम टाइप करें ।

आप अपने मैक्रो^(Macro) तक त्वरित पहुंच के लिए एक कस्टम लघु^(Short) कुंजी भी सेट कर सकते हैं ।

अपना मैक्रो बनाने के लिए सहेजें^(Save) बटन पर क्लिक करें ।

मैक्रो तक पहुँचने के लिए, टूल्स^(Tools) पर नेविगेट करें और मैक्रोज़ चुनें।^(Macros.)

^(Click)उस मैक्रो^(Macro) फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिसे आप सबमेनू से चलाना चाहते हैं।

अपना मैक्रो संपादित करें

आप मैक्रोज़^(Macros) का नाम बदल सकते हैं , मैक्रो^(Macro) स्क्रिप्ट को संपादित कर सकते हैं , मैक्रोज़ को हटा सकते हैं या इसके बनने के बाद कीबोर्ड शॉर्टकट भी जोड़ सकते हैं।

टूल्स^(Tools) पर नेविगेट करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से मैक्रोज़^(Macros) पर क्लिक करें ।

अपने मैक्रो को संपादित करने के लिए सबमेनू से मैक्रो प्रबंधित^{( Manage Macros)} करें चुनें ।

किसी मैक्रो को हटाने या उसकी स्क्रिप्ट को संपादित करने के लिए, मैक्रोज़^(Macros) के विकल्प के पास अधिक पर जाएं और ^(More)अपडेट पर^(Update.) क्लिक करें ।

अन्य मैक्रो आयात करें

अपने Google पत्रक पर, टूल्स पर नेविगेट करें। ^{(Tools. )}ड्रॉप मेनू से मैक्रोज़^{( Macros)} विकल्प चुनें। सबमेनू से आयात^(Import) विकल्प पर क्लिक करें ।

आप जिस फंक्शन को इंपोर्ट करना चाहते हैं उसके आगे ऐड फंक्शन^{( Add function)} बटन पर क्लिक करें ।

यही सब है इसके लिए। मुझे आशा है कि आपको पोस्ट उपयोगी लगी होगी।^{(That’s all there is to it. I hope you find the post useful.)}

How to automate tasks in Google Sheets with Macros

Google Sheets is a popular spreadsheet tool that has changed the way people collaborate today. This web-based spreadsheet tool serves best as a free alternative to the Microsoft Excel and allows to create and edit spreadsheets data online. Excel has more features and built-in functions than this free online tool, but it is preferred because it is free and due to its online accessibility from any device.

Google Sheets has now added these powerful features to automate monotonous tasks. Working in spreadsheets involves recurrent tasks that can be boring and tiresome. Macros are the apt way of being productive that lets you automate the boringly monotonous tasks. Spreadsheet users who deal with multiple sheets having similar charts, functions, and data would reap benefit from the macros. Macros are the best way to save your time that would allow you to focus on your important task rather than doing the deary round of bland tasks.

What are Macros?

Macros are the programs that will allow you to automate the recurring task without the need of you writing code. Macros record your action and save them so that you can reuse them when needed with a single click of a button. Macros come in handy when you want to automate the tedious work in sheets like add formatting, inserting additional rows, inserting additional columns, formatting tables, creating charts,  inserting tricky formulas, inserting functions and more.

Macros in simple terms is a time-saving tool which is a trifecta of recording a repetitive task, saving the task and running the task in future whenever you want without writing any code.

Create Macros to automate tasks in Google Sheets

Launch Google Sheets by entering sheets.new in your browser URL or simply open Google Drive folder and press Shift + S to create a new Google Sheet in that folder.

Type some data in any cell of the sheet. Navigate to Tools and select Macros from the drop-down menu.

Click on the Record macro from the submenu. This will open a Recording New Macro box at the bottom of your sheets. You will be asked to choose between the two options. Either User absolute references or use relative references.

Select Absolute references when you want to apply formatting techniques to the exact location as recorded. Say you want to format a range of cells A2: C1. Select the data in those range cells and make the font bold.  The macros will be applied to these cells only and will always make the data in those cells range appear bold regardless of which cell you clicked. Select Relative references when you want to apply formatting to the different cells, irrespective the exact location as recorded. It applies macros based on where your cursor is rather than the exact location where the macros were recorded.

This is useful when you want to insert chart, functions, or formulas on the cells you select and its nearby cells. Say if you record bolding data in cell B1, the macro can be later be used to bold cells in C1.

After you select between the two choices, the google sheets will start recording. Any formatting which you want to automate in the cell, column, or row will be recorded. Make sure to plan what you want to record well in advance.

Apply the formatting in any desired cell-like changing the font style, color, etc. The Macro recorded watches each of your step.

Once done, click the Save button and type the name for your Macro.

You can also set a custom Short key to have quick access to your Macro.

Click the Save button to create your macro.

To access the Macro, Navigate to Tools, and select Macros.

Click on the Macro folder you want to run from the submenu.

Edit your Macro

You can change the name of the Macros, edit the Macro scripts, remove macros or even add the keyboard shortcut after its created.

Navigate to Tools and click Macros from the drop-down menu.

Select Manage Macros from the submenu to edit your macro.

To delete a macro or edit its scripts, go to More beside the options Macros and click Update.

Import other macros

On your Google Sheets, navigate to Tools. Select the options Macros from the drop the menu. Click the option Import from the submenu.

Click Add function button next to the function you want to import.

That’s all there is to it. I hope you find the post useful.

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