वर्ड^(Word) प्रोसेसर ने 1980 के दशक की शुरुआत से एक लंबा सफर तय किया है जब माइक्रोसॉफ्ट^(Microsoft) ने पहली बार एमएस-डॉस^(MS-DOS) के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} जारी किया था । इसकी महत्वपूर्ण विशेषता यह थी कि इसे माउस के साथ उपयोग करने के लिए डिज़ाइन किया गया था। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} के आज के संस्करणों में ऐसी विशेषताएं शामिल हैं जिनकी उपयोगकर्ता कल्पना भी नहीं कर सकते थे, जिसमें सामग्री को तेजी से और कम गलतियों के साथ बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) क्षमता का उपयोग करना शामिल है। 

यदि आप वर्ड का बहुत अधिक उपयोग करते हैं, तो संभावना है कि वाक्यांश, टेक्स्ट के ब्लॉक या ग्राफिक्स हैं जो आप अक्सर उपयोग करते हैं। Word की AutoCorrect और AutoText सुविधाएँ आपको उन दोहराव वाली प्रविष्टियों को जल्दी से सम्मिलित करने में मदद करने के लिए बनाई गई हैं, जिससे आपका समय बचता है। उदाहरणों में एक पत्र के अंत में अपना हस्ताक्षर जोड़ना या बॉयलरप्लेट भाषा को अनुबंधों या प्रस्तावों के अनुरोध जैसे दस्तावेजों में सम्मिलित करना शामिल हो सकता है। 

स्वत: सुधार और स्वत: पाठ^(AutoText) के बीच का अंतर^{(Difference Between AutoCorrect)}

Microsoft Word में , AutoCorrect आपको 255 वर्णों तक के पुन: प्रयोज्य टेक्स्ट स्निपेट बनाने की अनुमति देता है। वे स्निपेट तब आपके लिए न केवल वर्ड^(Word) में बल्कि आपके सभी ऑफिस^(Office) ऐप जैसे आउटलुक^{(Outlook )} और पॉवरपॉइंट^(PowerPoint) में भी उपलब्ध होते हैं।

^(AutoText)दूसरी ओर, AutoText बहुत अधिक मजबूत है। इसे टेक्स्ट के बहुत बड़े ब्लॉक को नियंत्रित करने के लिए बनाया गया है। आपके द्वारा बनाई जाने वाली ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) प्रविष्टियाँ आपके वर्ड^(Word) टेम्प्लेट के साथ सहेजी जाती हैं और आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले अन्य ऑफिस^(Office) ऐप में उपलब्ध नहीं होती हैं। ^(not)AutoCorrect और AutoText दोनों ही Microsoft Word के डेस्कटॉप और ऑनलाइन संस्करणों में उपलब्ध हैं ।

स्वत: सुधार कैसे बनाएं और उपयोग करें

स्वत: सुधार^{(AutoCorrect)} प्रविष्टि को कॉन्फ़िगर करने और उसका उपयोग करने के लिए , पाठ के साथ एक दस्तावेज़ खोलें जिसे आप पुन: प्रयोज्य स्निपेट में बदलना चाहते हैं। नीचे दिए गए उदाहरण में, जब हम -123 टाइप करते हैं, तो हम टेक्स्ट का एक छोटा ब्लॉक डालने के लिए AutoCorrect को कॉन्फ़िगर कर रहे हैं ।

1. पाठ के 255 वर्णों तक का चयन करें जिन्हें आप वर्णों की एक छोटी श्रृंखला लिखकर पुन: उपयोग करना चाहते हैं।

1. फ़ाइल^{(File )} > विकल्प^{(Options )} > प्रूफ़िंग^{(Proofing )} पर जाएँ और स्वतः सुधार विकल्प^{(AutoCorrect Options)} बटन का चयन करें।

1. सुनिश्चित करें कि आपके लिखते ही टेक्स्ट बदलें^{(Replace text as you type)} चेकबॉक्स चेक किया गया है।

1. इसके बाद, बदलें^(Replace) अनुभाग में, उन वर्णों को टाइप करें जिन्हें आप चरण 1^{(Step 1)} में चयनित टेक्स्ट के ब्लॉक से बदलना चाहते हैं । इस मामले में, हम -123 वर्णों का उपयोग कर रहे हैं । चरण 1^{(Step 1)} में आपके द्वारा चयनित पाठ के^(With) अंतर्गत दिखाई देगा ।

1. अंत में, Add , फिर OK , और फिर OK को फिर से चुनें। 

स्वत: सुधार प्रविष्टि का उपयोग करना

अब, ऊपर दिए गए चरणों का पालन करके आपके द्वारा बनाई गई स्वत: सुधार^{(AutoCorrect)} प्रविष्टि का उपयोग करने के लिए, अपने वर्ड दस्तावेज़ में ^(Word)-123 टाइप करें , और उन वर्णों को चरण 1^{(Step 1)} में आपके द्वारा चुने गए टेक्स्ट के ब्लॉक से बदल दिया जाएगा । 

AutoText कैसे बनाएं और उपयोग करें

यदि आप 255 वर्णों से अधिक लंबे टेक्स्ट के ब्लॉक को स्वचालित रूप से सम्मिलित करना चाहते हैं या जिसमें छवियां शामिल हैं, तो AutoCorrect^{(AutoCorrect)} के बजाय AutoText का उपयोग करें ।

एक नई ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि बनाना

दोबारा^(Again) , एक दस्तावेज़ खोलकर शुरू करें जिसमें वह टेक्स्ट है जिसे आप पुन: प्रयोज्य स्निपेट में बनाना चाहते हैं।

1. छवियों सहित टेक्स्ट के ब्लॉक का चयन करें, जिसे आप ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि में बदलना चाहते हैं।

1. Alt + F3 दबाएं । यह एक नया बिल्डिंग ब्लॉक बनाएं^{(Create New Building Block )} डायलॉग बॉक्स लॉन्च करेगा जहां आपके पास कुछ विकल्प होंगे।
2. ^(Fill)एक अद्वितीय नाम और विवरण शामिल करना सुनिश्चित करते हुए जानकारी  भरें ।

1. ठीक^(OK) चुनें . 

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड ऑटोटेक्स्ट एंट्री^{(Microsoft Word AutoText Entry)} का उपयोग करना 

अब, आपके द्वारा अभी-अभी बनाई गई AutoText प्रविष्टि का उपयोग करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

1. टूलबार पर सम्मिलित करें^(Insert) टैब चुनें ।
2. क्विक पार्ट्स^{(Quick Parts )} और फिर ऑटोटेक्स्ट^{( AutoText)} चुनें ।
3. आप चाहते हैं कि ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) प्रविष्टि का चयन करें , और इसे आपके वर्ड^(Word) दस्तावेज़ में डाला जाएगा ।

AutoCorrect के माध्यम से AutoText प्रविष्टि का उपयोग करना

वैकल्पिक रूप से, आप प्रविष्टि का नाम टाइप करके अपने द्वारा बनाई गई AutoText प्रविष्टि सम्मिलित कर सकते हैं। यह विधि अनिवार्य रूप से स्वतः सुधार^{(AutoCorrect)} कार्यक्षमता का उपयोग कर रही है। उदाहरण के लिए, ऊपर दिए गए ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) प्रविष्टि का उपयोग करके, आप " लीवरेज^(Leverage) एजाइल फ्रेमवर्क" टाइप करना शुरू कर सकते हैं और आपको एक टूलटिप दिखाई देगी जो कहती है, "( सम्मिलित करने के लिए ENTER दबाएं )।"^{(Press ENTER)}

जब आप एंटर^(Enter) दबाते हैं , तो पूरा ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) ब्लॉक आपके दस्तावेज़ में डाला जाएगा।

यदि आपको “( सम्मिलित करने के लिए ENTER दबाएँ^{(Press ENTER)} )” टूलटिप दिखाई नहीं देता है, तो आपको स्वतः पूर्ण सुझाव दिखाएँ^{(Show AutoComplete Suggestions)} सक्षम करने की आवश्यकता होगी । आप फ़ाइल^{(File )} > विकल्प^{(Options )} > उन्नत पर जाकर ऐसा कर सकते हैं और ^{(Advanced )}स्वतः पूर्ण सुझाव दिखाएं^{(Show AutoComplete Suggestions)} के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें ।

क्विक एक्सेस टूलबार^{(Quick Access Toolbar)} में ऑटोटेक्स्ट एंट्री जोड़ना

यदि आप Microsoft Word AutoText^{(Microsoft Word AutoText)} सम्मिलित करने के लिए आवश्यक कार्रवाइयों की संख्या में कटौती करना चाहते हैं , तो आप त्वरित पहुँच^{(Quick Access)} उपकरण पट्टी  में प्रविष्टि जोड़ सकते हैं ।

1. त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी^{(Quick Access toolbar)} ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें और अधिक आदेश^{(More Commands)} चुनें ।

1. ड्रॉपडाउन बॉक्स से कमांड चुनें^{(Choose commands from )} में , सभी कमांड^{(All Commands)} चुनें । 

1. बाईं ओर सूची में ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) खोजें , और इसे दाईं ओर सूची में जोड़ने के लिए जोड़ें^{(Add )} बटन का चयन करें।

1. ठीक^(OK) चुनें .
2. अब आप देखेंगे कि क्विक एक्सेस टूलबार में एक ^{(Quick Access Toolbar)}ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) बटन जोड़ दिया गया है । 

1. एक ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) प्रविष्टि सम्मिलित करने के लिए, ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) बटन का चयन करें, और फिर उस ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) प्रविष्टि का चयन करें जिसे आप अपने दस्तावेज़ में सम्मिलित करना चाहते हैं।

एक शॉर्टकट के ^(Shortcut)माध्यम से^(Via) एक ऑटोटेक्स्ट प्रविष्टि का उपयोग करना

एक ऑटोटेक्स्ट^(AutoText) प्रविष्टि सम्मिलित करने का दूसरा तरीका एक कीबोर्ड शॉर्टकट बनाना है।

1. ^{(Right-click)}टूलबार रिबन पर कहीं भी राइट-क्लिक करें और रिबन को कस्टमाइज़ करें चुनें...^{(Customize the Ribbon…)}

1. संवाद बॉक्स के निचले भाग में अनुकूलित करें^{(Customize )} बटन का चयन करें ।
2. बाईं ओर स्थित श्रेणियाँ^(Categories) सूची में, बिल्डिंग ब्लॉक्स^{(Building Blocks)} चुनें ।
3. बिल्डिंग ब्लॉक्स^{(Building Blocks)} सूची में दाईं ओर, उस बिल्डिंग ब्लॉक का चयन करें जिसके लिए आप एक कीबोर्ड शॉर्टकट बनाना चाहते हैं ।
4. अपने कर्सर को प्रेस न्यू शॉर्टकट कुंजी^{(Press new shortcut key)} फ़ील्ड में रखें और वह कीबोर्ड शॉर्टकट टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। नीचे दिए गए उदाहरण में, हम कीबोर्ड शॉर्टकट के रूप में  Alt + Ctrl + Shift + L का उपयोग कर रहे हैं।^(L)

1. असाइन करें^(Assign) बटन का चयन करें।
2. बंद करें^{(Close )} और फिर ठीक^(OK) चुनें . 
3.  अब, जब आप अपने Word doc में वापस आ जाते हैं, तो आप ^(Word)AutoText प्रविष्टि सम्मिलित करने के लिए अपने द्वारा अभी बनाए गए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग कर सकते हैं ।

^{(Be Smarter)}सीखे गए ट्रिक्स^(Tricks) के साथ होशियार और तेज़ बनें^(Faster)

यहां तक ​​​​कि अगर आप वास्तव में एक विवरण-उन्मुख व्यक्ति नहीं हैं, तो ऊपर दिए गए सुझावों से ऐसा लगेगा कि आप हैं! यदि आप स्वयं इन सुविधाओं का लाभ उठाते हैं तो आप Word^(Word) दस्तावेज़ बनाते समय समय की बचत करेंगे और कम त्रुटियाँ करेंगे । यदि आप चाहें, तो इसे एक कदम आगे बढ़ाएँ और आपके द्वारा बार-बार की जाने वाली क्रियाओं की किसी भी श्रृंखला के लिए Word में कुछ मैक्रोज़ बनाएँ ।^{(create some macros in Word)}

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Wоrd processors have cоme a long way sinсe the early 1980s when Microsoft first relеased Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreaking feature wаs that it was designed to be used with a moυse. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

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