Microsoft Word में मेल मर्ज आपको प्रत्येक अक्षर को अनुकूलित किए बिना व्यक्तिगत पत्र और ईमेल भेजने की अनुमति देता है। आप अपने दस्तावेज़ को अपनी इच्छानुसार तैयार कर सकते हैं और विभिन्न डेटा फ़ील्ड के लिए प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं जिन्हें आप डेटा स्रोत से गतिशील रूप से भरना चाहते हैं।

उदाहरण के लिए, आप अपने सभी दोस्तों के लिए एक पत्र तैयार कर सकते हैं कि वे कैसे कर रहे हैं लेकिन पत्र में नाम और शहरों को गतिशील रूप से बदलने की क्षमता के साथ। इस तरह, जॉन^(John) को आपके सामान्य पत्र में उसके नाम और उसके शहर का उल्लेख होगा, और माइक को उसी पत्र में माइक ^(Mike)का^(Mike) नाम और उसका शहर उसके पत्र पर होगा।

एक्सेल स्प्रेडशीट में अपनी प्राप्तकर्ताओं की सूची बनाएं^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

आपको एक डेटा स्रोत में प्राप्तकर्ताओं और उनके डेटा की सूची एकत्र करनी होगी। ऐसा करने का एक आसान तरीका एक Microsoft Excel स्प्रेडशीट बनाना और उसमें अपने सभी प्राप्तकर्ताओं का डेटा जोड़ना है। फिर आप इस एक्सेल डेटा को^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज लेटर में पुनः प्राप्त कर सकते हैं।

1. Microsoft Excel को खोजने और खोलने के लिए ^{(Microsoft Excel)}प्रारंभ मेनू^{(Start Menu)} खोज का उपयोग करें ।

1. बाएँ साइडबार में होम^(Home) टैब पर क्लिक करें और दाईं ओर के फलक से रिक्त कार्यपुस्तिका चुनें। ^{(Blank workbook)}यह आपके लिए एक खाली वर्कशीट तैयार करेगा।

1. ^(Start)अपने मेल मर्ज प्राप्तकर्ताओं के लिए डेटा दर्ज करना प्रारंभ करें । अपने डेटा के हेडर के लिए पहली पंक्ति का उपयोग करना सुनिश्चित करें । ^(Make)यदि आप किसी का नाम दर्ज करने जा रहे हैं, तो पहली पंक्ति में शीर्षक के रूप में नाम^(Name) का उपयोग करें , इत्यादि।

1. निम्नलिखित उदाहरण में, हमने चार लोगों के लिए कुछ डेटा के साथ एक तालिका बनाई है। हम Microsoft Word में इनमें से प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक व्यक्तिगत मेल मर्ज पत्र बनाएंगे ।

1. शीर्ष पर फ़ाइल^(File) मेनू पर क्लिक करें , बाएं साइडबार से सहेजें चुनें और ^(Save)ब्राउज़^(Browse) बटन पर क्लिक करें।

1. अपने डेस्कटॉप पर नेविगेट^(Navigate) करें, अपनी एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट के लिए एक नाम दर्ज करें, और स्प्रेडशीट को अपने डेस्कटॉप पर सहेजने के लिए सहेजें^(Save) बटन पर क्लिक करें। जब आप इसे Microsoft Word में उपयोग करेंगे तो यह आपकी स्प्रेडशीट को खोजना आसान बना देगा ।

1. आप अपने कंप्यूटर पर Microsoft Excel को बंद कर सकते हैं।^{(Microsoft Excel)}

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में अपना दस्तावेज़ तैयार करें^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

आपको एक सामान्य पत्र लिखना होगा जिसे आप अपने प्रत्येक प्राप्तकर्ता को भेजना^{(send to each of your recipients)} चाहते हैं । इस पत्र में वह जानकारी होनी चाहिए जो सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए समान हो। कुछ उदाहरणों में ग्रीटिंग लाइन लिखना, यह पूछना कि वे कैसे कर रहे हैं, अपने विचार साझा करना आदि शामिल हैं।

उन फ़ील्ड्स को खाली रखें जहाँ आप अपने प्राप्तकर्ताओं की जानकारी दिखाना चाहते हैं। आप इसे बाद में जोड़ देंगे जब आप Microsoft Word में मेल मर्ज प्रारंभ करेंगे ।

1. अपने कंप्यूटर के स्टार्ट मेन्यू^{(Start Menu)} से माइक्रोसॉफ्ट वर्ड^{(Microsoft Word)} लॉन्च करें।

1. बाएँ साइडबार में होम^(Home) पर क्लिक करें और दाईं ओर के फलक से रिक्त दस्तावेज़ चुनें। ^{(Blank document )}आप चाहें तो टेम्प्लेट का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।

1. एक खाली दस्तावेज़ खुलेगा। वह पत्र लिखें जिसे आप अपने प्राप्तकर्ताओं को भेजना चाहते हैं।

1. आप किसी भी रंग, फ़ॉर्मेटिंग, फ़ॉन्ट शैली और अपने इच्छित अन्य आइटम का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं। हमने अपने प्राप्तकर्ताओं को भेजने के लिए निम्नलिखित सरल पत्र बनाया है। पत्र में सबसे ऊपर व्यक्ति का नाम और सबसे नीचे उनका शहर होगा।

1. दस्तावेज़ को खुला रखें क्योंकि आप नीचे दिए गए अनुभाग में मेल मर्ज करेंगे।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज बनाएं^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word आपको चरण-दर-चरण विज़ार्ड का उपयोग करके मेल मर्ज बनाने देता है। इससे आपके लिए उस पत्र का चयन करना बेहद आसान हो जाता है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, अपने लिए आवश्यक प्राप्तकर्ता जोड़ें और पत्र की सामग्री को गतिशील रूप से बदलें।

1. जबकि आपका पत्र अभी भी Word में खुला है, शीर्ष पर ^(Word)मेलिंग^(Mailings) टैब पर क्लिक करें , मेल मर्ज प्रारंभ करें^{(Start Mail Merge)} विकल्प चुनें, और चरण-दर-चरण मेल मर्ज विज़ार्ड^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} चुनें ।

1. आपकी स्क्रीन के दाईं ओर एक नया फलक दिखाई देगा। दस्तावेज़ प्रकार^{(Select document type)} का चयन करने वाले पहले खंड के तहत , पत्र^(Letters) चुनें । यदि आप अपना पत्र ईमेल के माध्यम से भेजना चाहते हैं तो आप ई-मेल संदेश^{(E-mail messages)} चुन सकते हैं ।
   
   फिर अगला क्लिक करें : जारी रखने के लिए नीचे दस्तावेज़ शुरू करना।^{(Next: Starting document)}

1. निम्न स्क्रीन पर, Word पूछेगा कि आप मेल मर्ज के लिए किस दस्तावेज़ का उपयोग करना चाहते हैं। कार्य के लिए अपने वर्तमान पत्र का उपयोग करने के लिए वर्तमान दस्तावेज़^{(Use the current document)} विकल्प का उपयोग करें पर क्लिक करें।
   
   यदि आपका पत्र किसी अन्य Word फ़ाइल में है, तो उस फ़ाइल को खोलने के लिए मौजूदा दस्तावेज़ से प्रारंभ^{(Start from existing document)} करें पर क्लिक करें।
   
   फिर अगला क्लिक करें: सबसे नीचे प्राप्तकर्ताओं का चयन करें ।^{(Next: Select recipients)}

1. प्राप्तकर्ता चुनें^{(Select recipients)} अनुभाग के अंतर्गत , मौजूदा सूची का उपयोग करें^{(Use an existing list)} चुनें . ऐसा इसलिए है क्योंकि आपने अपने प्राप्तकर्ताओं के डेटा वाली एक एक्सेल स्प्रेडशीट पहले ही बना ली है। ^(Excel)यदि आपके पास पहले से अपने प्राप्तकर्ताओं का डेटा एकत्रित नहीं है, तो आप एक नई सूची लिखें^{(Type a new list)}
   
   विकल्प का चयन कर सकते हैं । फिर अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट आयात करने के लिए ब्राउज़ करें पर क्लिक करें।^(Browse)
   
   

1. अपने डेस्कटॉप पर नेविगेट^(Navigate) करें और आपके द्वारा पहले बनाई गई एक्सेल^(Excel) स्प्रेडशीट पर डबल-क्लिक करें । इससे Microsoft Word^{(Microsoft Word)} में स्प्रेडशीट खुल जाएगी ।
2. Word पूछेगा कि आप अपनी स्प्रेडशीट से किस शीट का उपयोग करना चाहते हैं। उस शीट का चयन करें जिसमें आपका डेटा है, डेटा की पहली पंक्ति में कॉलम हेडर^{(First row of data contains column headers)} विकल्प चेक करें, और ठीक क्लिक करें^(OK) ।

1. यदि आप सूची में मौजूद सभी लोगों का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो Word^(Word) आपको उन प्राप्तकर्ताओं का चयन करने देता है जिनका आप मेल मर्ज के लिए उपयोग करना चाहते हैं। उन लोगों के लिए चेकमार्क^(Checkmark) बॉक्स जिन्हें आप अपने पत्रों में शामिल करना चाहते हैं।
   
   आप अपने प्राप्तकर्ताओं को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करने के लिए सूची के नीचे परिशोधित विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। सॉर्ट^(Sorting) करने से आप अपने रिकॉर्ड्स को आरोही और अवरोही क्रम में सॉर्ट कर सकते हैं। फ़िल्टरिंग^(Filtering) से आप फ़ील्ड की तुलना कर सकते हैं और उन फ़ील्ड को फ़िल्टर कर सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है।
   
   अंत में सबसे नीचे OK पर क्लिक करें।

1. अगला^{(Next: Write your letter)} क्लिक करें : नीचे अपना पत्र लिखें।
2. निम्न स्क्रीन आपको अपने पत्र में अपने डेटा फ़ील्ड का उपयोग करने देती है। इसका उपयोग करने के लिए, अपने कर्सर को उस स्थान पर रखें जहाँ आप पत्र में डेटा फ़ील्ड जोड़ना चाहते हैं और दाईं ओर के फलक पर अधिक आइटम पर क्लिक करें।^{(More items )}

1. वह डेटा फ़ील्ड चुनें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं और नीचे सम्मिलित करें^(Insert) पर क्लिक करें।

1. आप अपने सभी डेटा फ़ील्ड को पत्र में जोड़ना चाहेंगे ताकि आपके पत्रों में सभी आवश्यक जानकारी हो। फिर अगला क्लिक करें: अपने पत्रों का पूर्वावलोकन करें^{(Next: Preview your letters)} ।

1. आप उन पत्रों का पूर्वावलोकन कर सकते हैं जो आपके मेल मर्ज के परिणामस्वरूप उत्पन्न होंगे। अपने प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए पत्र देखने के लिए बाएँ और दाएँ तीर चिह्नों पर क्लिक करें।
   
   फिर अगला क्लिक करें: मर्ज पूरा करें^{(Next: Complete the merge)} ।

1. अब आप इन व्यक्तिगत अक्षरों को प्रिंट करने के लिए प्रिंट पर क्लिक कर सकते हैं या इन अक्षरों को संपादित करने के लिए अलग-अलग अक्षरों को संपादित करें का चयन कर^(Print) सकते हैं^{(Edit individual letters)} ।

मेल मर्ज वास्तव ^(Mail)में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में^{(feature in Microsoft Word)} एक बेहतरीन समय बचाने वाला फीचर है ।

क्या आप जानते हैं कि आप Word में कई दस्तावेज़ों को एक साथ मिला^{(merge multiple documents together in Word)} सकते हैं ? यदि आप पहले से ही अपने व्यक्तिगत पत्र लिख चुके हैं और आप उन्हें एक फ़ाइल में संयोजित करना चाहते हैं तो इससे मदद मिलेगी।

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

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