पिछले लेख में, हमने बताया था कि Microsoft Teams में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग कैसे काम करती है^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} । तब से, माइक्रोसॉफ्ट ने नई सुविधाओं के साथ ^(Microsoft)टीमों^(Teams) को अपडेट किया है, जिसमें ब्रेकआउट रूम बनाने की लंबे समय से प्रतीक्षित और बहु-वांछित क्षमता शामिल है। वास्तव में, 20,000 से अधिक Microsoft उपयोगकर्ताओं ने ^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)}Microsoft Teams UserVoice , Teams ऐप के लिए उपयोगकर्ता फ़ीडबैक फ़ोरम पर सुझाव के लिए मतदान किया।

कोई भी व्यक्ति निःशुल्क Microsoft खाते के साथ ^(Microsoft)टीम^(Teams) तक पहुंच सकता है, और Office 365 सुइट के प्रीमियम उपयोगकर्ता टीम^(Teams) के एक मजबूत संस्करण का आनंद लेते हैं, जिसमें फ़ाइल संग्रहण, मीटिंग रिकॉर्डिंग, और 10,000 लोगों तक ऑनलाइन ईवेंट होस्ट करने की क्षमता जैसी सुविधाएँ होती हैं। 

टीमों^(Teams) में ब्रेकआउट रूम^{(Breakout Rooms)} के लिए न्यूनतम आवश्यकताएं

शुरू करने से पहले, आइए सुनिश्चित करें कि आपकी टीम^(Teams) मीटिंग में ब्रेकआउट रूम बनाने में सक्षम होने के लिए सब कुछ ठीक है। जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, Teams में ब्रेकआउट रूम को सक्षम करने के लिए कुछ सेटअप की आवश्यकता होती है । शुरू करने से पहले इन सेटिंग्स को दोबारा जांचें ।^{(Double-check)}

बैठक का नया अनुभव

सबसे पहले, आपको टीम्स के "नए मीटिंग अनुभव" का उपयोग करना चाहिए। आप डेस्कटॉप ऐप के ऊपरी-दाएं कोने में अपनी प्रोफ़ाइल तस्वीर का चयन करके और सेटिंग^(Settings) में जाकर नए अनुभव को चालू कर सकते हैं । फिर नए मीटिंग अनुभव को चालू करें^{(Turn on new meeting experience)} चुनें और टीम को पुनरारंभ करें।

प्रतिभागियों की न्यूनतम संख्या

मीटिंग आयोजक के लिए ब्रेकआउट विकल्प उपलब्ध होने के लिए, मीटिंग में कम से कम पांच प्रतिभागी होने चाहिए। जबकि फ़ोन द्वारा कॉल करने वाले लोग इस समय ब्रेकआउट में शामिल नहीं हो सकते हैं, वे न्यूनतम पांच व्यक्तियों की गणना करते हैं ।^{(do )}

क्या आप बैठक के आयोजक हैं?

केवल मीटिंग आयोजक ही ब्रेकआउट बना और प्रबंधित कर सकता है, हालांकि Microsoft^(Microsoft) की ओर से कुछ संकेत हैं कि वे आयोजक को इस जिम्मेदारी को टीमों^(Teams) को भविष्य के अपडेट में साझा करने की अनुमति देंगे । 

इसके अलावा, मीटिंग आयोजक को डेस्कटॉप ऐप का उपयोग करना चाहिए, न कि ब्राउज़र संस्करण या मोबाइल ऐप का। (चिंता न करें, जो प्रतिभागी टीम एंड्रॉइड^{(Teams Android)} या आईफोन ऐप के माध्यम से मीटिंग में शामिल हुए हैं, उनके पास ब्रेकआउट में शामिल होने की क्षमता है।)

युक्ति: यदि मीटिंग आमंत्रण उस व्यक्ति के अलावा किसी अन्य व्यक्ति से आने की आवश्यकता है जो ब्रेकआउट का प्रबंधन करेगा, तो ब्रेकआउट प्रबंधक से टीम^(Teams) मीटिंग बनाएं और फिर मीटिंग आमंत्रण में उस मीटिंग लिंक का उपयोग करें। 

जब तक मीटिंग लिंक उस व्यक्ति द्वारा बनाया गया था जो ब्रेकआउट का प्रबंधन करेगा, इससे कोई फ़र्क नहीं पड़ता कि लिंक कौन साझा करता है।

टीमों में ब्रेकआउट रूम बनाना

इस लेखन के समय, टीम^(Teams) में ब्रेकआउट रूम मीटिंग से पहले कॉन्फ़िगर नहीं किए जा सकते जैसे वे ज़ूम^(Zoom) में कर सकते हैं । एक बार जब टीम^(Teams) मीटिंग चल रही हो, तो आप, मीटिंग आयोजक, मीटिंग टूलबार पर ब्रेकआउट रूम^{(Breakout Rooms)} आइकन चुनकर शुरू कर सकते हैं ।

ब्रेकआउट रूम^{(Breakout Rooms)} आइकन का चयन करने से एक स्क्रीन लॉन्च होगी जहां आप तय कर सकते हैं कि आप कितने ब्रेकआउट रूम बनाना चाहते हैं और क्या आप चाहते हैं कि टीमें^(Teams) प्रतिभागियों को ब्रेकआउट रूम में स्वचालित रूप से असाइन करें या यदि आप मैन्युअल रूप से यह चुनना चाहते हैं कि प्रत्येक ब्रेकआउट रूम कौन सा है प्रतिभागी को भेजा जाएगा।

एक बार जब आप ब्रेकआउट रूम बना लेते हैं, तो आप प्रतिभागियों को ब्रेकआउट रूम पैनल के माध्यम से रूम में असाइन कर सकते हैं। 

प्रतिभागियों को असाइन^{(Assign participants)} करें का चयन करें , और आप अपनी मीटिंग में सभी प्रतिभागियों की एक सूची देखेंगे। किसी प्रतिभागी के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें और फिर चुनें कि आप उन्हें किस कमरे में असाइन करना चाहते हैं।

मीटिंग आयोजक के रूप में, आप मीटिंग के दौरान किसी भी समय प्रतिभागियों को ब्रेकआउट रूम असाइन कर सकते हैं। जब आप ब्रेकआउट सत्र को वास्तव में शुरू करने के लिए तैयार हों, तो सभी ब्रेकआउट रूम एक साथ खोलने के लिए स्टार्ट रूम चुनें और लोगों को उनके असाइन किए गए रूम में ले जाएं।^{(Start rooms)}

नोट: वर्तमान में, आप Teams में ब्रेकआउट रूम को स्वचालित रूप से बंद करने के लिए टाइमर सेट नहीं कर सकते हैं । यह अभी तक एक और विशेषता है जिससे हम उम्मीद करते हैं कि टीमें^(Teams) भविष्य के अपडेट में शामिल होंगी।

बैठक के आयोजक के लिए विकल्प

ज़ूम^(Zoom) की तरह ही , मीटिंग आयोजक किसी भी समय किसी भी ब्रेकआउट रूम में शामिल हो सकता है। आयोजक कमरों का नाम भी बदल सकता है और एक बार सभी ब्रेकआउट रूम खुल जाने के बाद, वे सभी कमरों में एक घोषणा प्रसारित कर सकते हैं। ब्रेकआउट रूम के चैट पैनल में घोषणाएं दिखाई देंगी।

कक्ष सेटिंग^{(Room settings)} के अंदर , मीटिंग आयोजक टीमों^(Teams) को स्वचालित रूप से प्रतिभागियों को ब्रेकआउट में ले जाने के लिए चुन सकता है बनाम प्रतिभागियों को मैन्युअल रूप से अपने ब्रेकआउट रूम में शामिल होने के लिए मजबूर कर सकता है। ब्रेकआउट सत्र के दौरान प्रतिभागियों को मुख्य बैठक कक्ष में लौटने की अनुमति देने या रोकने का एक विकल्प भी है।

टीमों के अंदर ब्रेकआउट रूम

टीमों^(Teams) में ब्रेकआउट रूम के अंदर प्रतिभागियों के लिए अनुभव मुख्य टीम^(Teams) मीटिंग में होने के समान है। प्रतिभागियों के पास सभी नियमित मीटिंग नियंत्रणों तक पहुंच है। वे अपने वेबकैम को चालू और बंद कर सकते हैं, खुद को म्यूट और अनम्यूट कर सकते हैं, अपनी स्क्रीन साझा कर सकते हैं, अपना हाथ उठा सकते हैं, या चैट और प्रतिभागी पैनल को चालू और बंद कर सकते हैं। 

मुख्य टीमों की बैठक में वापसी

यदि मीटिंग आयोजक इसकी अनुमति देता है (ऊपर देखें), तो ब्रेकआउट रूम में प्रतिभागी रिटर्न^(Return) बटन पर क्लिक करके किसी भी समय मुख्य मीटिंग में वापस आ सकते हैं । चेतावनी: छोड़ें^{(Leave )} बटन का चयन करने से आप मीटिंग से पूरी तरह बाहर निकल जाएंगे।

अन्य वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग ऐप्स

Microsoft टीम उपयोगकर्ता निश्चित रूप से ^{(Microsoft Teams)}टीम^(Teams) के अनुभव के लिए ब्रेकआउट रूम के हालिया जोड़े के बारे में निश्चित रूप से खुश हैं , लेकिन टीमों में अभी भी कुछ सुविधाओं की कमी है^{(Teams still lacks some features)} जो अन्य वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग ऐप्स प्रदान करते हैं। यदि आप ऑनलाइन मीटिंग के लिए टीम का उपयोग करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो ^(Teams)चार अलग-अलग वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग ऐप्स^{(four different video conferencing apps)} की हमारी तुलना में आपकी रुचि हो सकती है । आगे पढ़ने के लिए, Google मीट बनाम ज़ूम^{(Google Meet vs. Zoom)} और ज़ूम बनाम स्काइप^{(Zoom vs. Skype)} पर हमारे लेख देखें ।

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we coνered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

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