ग्राहक^(Customer) प्रतिक्रिया आपके व्यवसाय के संचालन का मूल्यांकन और सुधार करने की कुंजी है, विशेष रूप से सेवा उद्योग में। ग्राहकों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के कुछ तरीके हैं जो एक सर्वेक्षण से बेहतर हैं। Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} स्मार्ट प्रपत्र और सर्वेक्षण बनाने के लिए एक आसान और सीधा मंच प्रदान करता है। इस मार्गदर्शिका को अंत तक पढ़ें क्योंकि हम Microsoft प्रपत्रों^{(Microsoft Forms)} का उपयोग करके एक सर्वेक्षण बनाने की प्रक्रिया से गुजरते हैं ।

Microsoft प्रपत्रों के साथ एक सर्वेक्षण^(Survey) बनाएँ

Microsoft प्रपत्रों^{(Microsoft Forms)} का उपयोग करके एक सर्वेक्षण बनाने के लिए , नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

1. Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} वेबसाइट पर साइन इन करें।
2. खरोंच से या एक पूर्वनिर्मित टेम्पलेट से एक नया फ़ॉर्म बनाएँ।
3. अपने सर्वेक्षण को नाम दें।
4. प्रश्न फ़ील्ड डालें।
5. रूप सुशोभित करें।
6. अपने उपयोगकर्ताओं को भेजें।

Microsoft प्रपत्रों^{(Microsoft Forms)} का उपयोग करके सर्वेक्षण बनाना प्रारंभ करने के लिए, Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} वेबसाइट पर जाएँ और अपने Microsoft खाते से साइन इन करें। अधिक लाभों के लिए आप Microsoft 365 खाते का भी उपयोग कर सकते हैं ।

बिल्कुल नए सिरे से सर्वेक्षण बनाने के लिए, नया प्रपत्र^{(New Form)} बनाने के लिए टाइल या बटन पर क्लिक करें । वैकल्पिक रूप से, आप अधिक टेम्पलेट^{(More templates)} लिंक पर क्लिक करके कार्यालय प्रपत्रों^{(Office Forms)} के साथ आने वाले टेम्प्लेट का लाभ उठा सकते हैं ।

इस विकल्प को चुनने पर दो टैब के साथ एक नया पृष्ठ खुलता है - प्रश्न^(Questions) और  प्रतिक्रियाएँ^(Responses) । प्रश्न^(Questions) टैब पर बने रहें  । यहीं से आप सर्वे बनाना शुरू करेंगे। अपने सर्वेक्षण के लिए सबमिशन की समीक्षा करते समय आप प्रतिक्रिया टैब का उपयोग करेंगे।

यदि आप एक टेम्पलेट के साथ जाने का विकल्प चुनते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप एक ऐसा टेम्पलेट चुनें जो आपके लक्ष्यों के अनुकूल हो; उदाहरण के लिए, आप ग्राहक प्रतिक्रिया सर्वेक्षण^{(Customer feedback survey)} टेम्पलेट का चयन कर सकते हैं। Microsoft 365 सदस्यता आपको कई और टेम्पलेट्स तक पहुँच प्रदान करती है।

प्रपत्र को नाम देने के लिए पृष्ठ के शीर्ष पर शीर्षक रहित प्रपत्र^{(Untitled form)} पर क्लिक करें और नाम के नीचे विवरण दर्ज करें।

नोट:  ^(NOTE: )प्रपत्र^(Form) नामों में अधिकतम 90 वर्ण हो सकते हैं, और विवरण 1,000 वर्णों तक जा सकते हैं।

आप नाम^{(name )} फ़ील्ड के दाईं ओर छवि^(Image) आइकन पर क्लिक करके एक छवि जोड़ सकते हैं । यह विकल्प आपको OneDrive , आपके स्थानीय संग्रहण, या ^(OneDrive)Bing के लिंक से मैन्युअल रूप से एक छवि अपलोड करने देता है ।

इसके बाद,  आप अपने उपयोगकर्ताओं से प्राप्त होने वाली प्रतिक्रियाओं के प्रकारों को जोड़ने के लिए नया जोड़ें बटन पर क्लिक करें। ^{(Add new)}यहां, आप निम्नलिखित विकल्प चुन सकते हैं:

• विकल्प: बहुविकल्पीय ^(Choice: ) प्रश्न।
• टेक्स्ट: ^(Text:) प्रतिक्रिया^(Response) जहां उपयोगकर्ता टेक्स्ट दर्ज करता है।
• रेटिंग: ^(Rating: ) उपयोगकर्ताओं को रेटिंग के साथ जवाब देने की अनुमति दें ।^(Allow)
• दिनांक: ^(Date: ) दिनांक पिकर सम्मिलित करें।
• रैंकिंग: ^(Ranking: ) अंतिम उपयोगकर्ता को दिए गए विकल्पों को रैंक करने देता है।
• लिकर्ट: ^(Likert: ) उपयोगकर्ता की भावना जानने के लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता है कि क्या वे किसी राय से सहमत या असहमत हैं।
• नेट प्रमोटर स्कोर: ^{(Net Promoter Score: )} 0 से 10 के पैमाने पर उपयोगकर्ता के ग्राहक अनुभव पर प्रतिक्रिया मांगें ।^(Demand)
• अनुभाग: ^(Section: ) प्रपत्र फ़ील्ड को समूहित करना और सर्वेक्षण या प्रपत्र पर विभिन्न समूहों को अलग करना।

अपने सर्वेक्षण में और प्रश्न जोड़ने के लिए, उपरोक्त दिशानिर्देशों को ध्यान में रखते हुए Add new (+)जब आप काम पूरा कर लें और संतुष्ट हो जाएं, तो आप फ़ॉर्म को अपनी पसंद के अनुसार कस्टमाइज़ करने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

इस बिंदु पर, आपके पास एक सादा Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} सर्वेक्षण होगा। आप थीम के उपयोग से फॉर्म को सुशोभित कर सकते हैं। पृष्ठ के शीर्ष पर थीम ^(Theme ) बटन पर क्लिक करें और एक का चयन करें।

पढ़ें^(Read) : माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म में फॉर्म कैसे बनाएं ।

यदि आप प्रीलोडेड थीम से संतुष्ट नहीं हैं, तो आप थीम^(Themes) ग्रिड पर अंतिम आइकन पर क्लिक करके अपनी कस्टम छवि को पृष्ठभूमि के रूप में उपयोग कर सकते हैं। प्रकाशन से पहले प्रपत्र को देखने के लिए पृष्ठ के शीर्ष पर पूर्वावलोकन बटन दबाएं।^(Preview)

जब आप फ़ॉर्म के साथ ठीक हो जाएं, तो स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में स्थित इलिप्सिस बटन पर क्लिक करें और  सेटिंग^(Settings) पर जाएं । सेटिंग्स^(Settings) मेनू से , आप अपने सर्वेक्षण के लिए निम्नलिखित विवरण सेट कर सकते हैं:

• प्रतिसाद स्वीकार करें: यह डिफ़ॉल्ट रूप से चेक किया जाता है, और यदि आप कोई सर्वेक्षण कर रहे हैं तो आपको इसे वैसे ही छोड़ देना चाहिए।
• आरंभ करने की तिथि।
• समाप्ति तिथि।
• प्रत्येक प्रतिक्रिया की ईमेल^(Email) अधिसूचना।
• प्रगति पट्टी दिखाएं।
• धन्यवाद संदेश अनुकूलित करें।

अंत में, जब सर्वेक्षण भेजने का समय हो,  तो शीर्ष पर भेजें^(Send) बटन दबाएं। यह भेजने के कई विकल्पों का खुलासा करता है। सबसे पहले, यह स्वचालित रूप से एक शेयर लिंक उत्पन्न करता है। किसी उपयोगकर्ता को यह लिंक भेजें ताकि वे सर्वेक्षण तक शीघ्रता से पहुंच सकें।

पढ़ें^(Read) : माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म्स में ब्रांचिंग कैसे जोड़ें^{(How to add Branching in Microsoft Forms)} ।

वैकल्पिक रूप से, यदि आप  लिंक के आगे ^(link)क्यूआर कोड^{(QR code)} बटन  दबाते हैं तो उपयोगकर्ता एक क्यूआर कोड को स्कैन करके भी सर्वेक्षण तक पहुंच सकते हैं । अपना सर्वेक्षण भेजने के अन्य विकल्पों में इसे एम्बेड करना या ईमेल के माध्यम से भेजना शामिल है। सेंड^(Send) बटन पर क्लिक करने के बाद आप जो विकल्प देखते हैं उनमें से आप इनमें से किसी भी तरीके को चुन सकते हैं ।

इतना ही!

How to create a Survey with Microsoft Forms

Customer feedback is the key tо evaluating and improving your bυsiness operations, especially in the service industry. There are fеw methods of getting responsеs from customers that are better than a survеy. Microsoft Forms provides an easy and straightforward platform for creating smart forms and surveys. Read this guide to the end as we go through the process of creating a survey using Microsoft Forms.

Create a Survey with Microsoft Forms

To create a survey using Microsoft Forms, follow the steps below:

1. Sign in on the Microsoft Forms website.
2. Create a new form from scratch or a prebuilt template.
3. Name your survey.
4. Insert question fields.
5. Beautify the form.
6. Send to your users.

To start creating surveys using Microsoft Forms, visit the Microsoft Forms website and sign in with your Microsoft account. You can also use a Microsoft 365 account for more benefits.

To create the survey from scratch, click on the tile or button to create a New Form. Alternatively, you can take advantage of the templates that come with Office Forms by clicking on the More templates link.

Selecting this option opens up a new page with two tabs – Questions and Responses. Stay on the Questions tab. This is where you will start creating the survey. You’ll use the Responses tab when reviewing submissions for your survey.

If you opt to go with a template, ensure that you pick one that fits your goals; for example, you can select the Customer feedback survey template. A Microsoft 365 subscription gives you access to many more templates.

Click on Untitled form at the top of the page to name the form and enter a description below the name.

NOTE: Form names can have a maximum of 90 characters, and descriptions go up to 1,000 characters.

You may add an image by hitting the Image icon on the right of the name field. This option lets you upload an image manually from OneDrive, your local storage, or a link from Bing.

Next, click on the Add new button to add the types of responses you are looking to receive from your users. Here, you can choose the following options:

• Choice: Multiple-choice question.
• Text: Response where the user enters text.
• Rating: Allow users to respond with a rating.
• Date: Insert a date picker.
• Ranking: Lets the end-user rank the provided options.
• Likert: Require a response to know the user’s sentiment regarding if they agree or disagree with an opinion.
• Net Promoter Score: Demand feedback on the user’s customer experience on a scale of from 0 to 10.
• Section: To group form fields and separate different groups on the survey or form.

To add more questions to your survey, hit the Add new (+) button bearing the above guidelines in mind. When you’re done and satisfied, you can proceed to customize the form in whatever way you like.

At this point, you’ll have a plain Microsoft Forms survey. You can beautify the form with the use of themes. Click the Theme button at the top of the page and select one.

Read: How to create a Form in Microsoft Forms.

If you’re not satisfied with the preloaded themes, you can use your custom image as the background by clicking the last icon on the Themes grid. Hit the Preview button at the top of the page to look at the form before publishing.

When you’re okay with the form, click on the ellipsis button in the top right-hand corner of the screen and go to Settings. From the Settings menu, you can set the following details for your survey:

• Accept responses: It’s checked by default, and you should leave it that way if you’re doing a survey.
• Start date.
• End date.
• Email notification of each response.
• Show progress bar.
• Customize thank you message.

Finally, when it’s time to send the survey, hit the Send button at the top. This reveals several sending options. First, it generates a share link automatically. Send a user this link for them to access the survey quickly.

Read: How to add Branching in Microsoft Forms.

Alternatively, users can also access the survey by scanning a QR code if you hit the QR code button next to link. Other options for sending your survey include embedding it or sending it via email. You can select any of these methods from the options you see after clicking the Send button.

That’s it!

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