रिमोट वर्किंग में तेज वृद्धि ने कई नियोक्ताओं को क्लाउड-आधारित सॉफ़्टवेयर समाधानों की ओर ले जाने के लिए प्रेरित किया है। इसका अर्थ है कि पहले से कहीं अधिक लोगों के पास Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} सहित अनुप्रयोगों के Microsoft Office 365 सुइट तक पहुँच है । Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} एक ऑनलाइन-केवल ऐप है जिसका उपयोग आप क्विज़, सर्वेक्षण और अन्य प्रकार के फ़ॉर्म बनाने के लिए कर सकते हैं।

यदि आपके पास प्रीमियम Office 365 खाता नहीं है, तो भी आप एक निःशुल्क ^{(Office 365)}Microsoft खाते के लिए साइन अप करके Microsoft प्रपत्रों^{(Microsoft Forms)} का उपयोग कर सकते हैं । नीचे, हम आपको Microsoft फ़ॉर्म^{(Microsoft Forms)} का उपयोग करने के तरीके के बारे में बताएंगे, जिसमें शामिल हैं: फ़ॉर्म कैसे बनाएं, प्रतिक्रियाएँ कैसे एकत्र करें, और परिणामों तक कैसे पहुँचें।

माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म कैसे बनाएं

Forms.office.com पर लॉग इन करके शुरुआत करें । डैशबोर्ड से, आप कोई प्रपत्र या प्रश्नोत्तरी बनाना चुन सकते हैं, या आप Microsoft^(Microsoft) द्वारा प्रदान किए गए किसी निःशुल्क या प्रीमियम टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं । 

एक नया फ़ॉर्म^{(New Form)} बनाकर और उसे एक शीर्षक और विवरण देकर प्रारंभ करें। यदि आप चाहें, तो प्रपत्र के शीर्षलेख में एक छवि जोड़ें।

प्रश्न प्रकार

नया जोड़ें^{(Add new)} बटन चुनें और एक प्रश्न प्रकार चुनें । Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} विभिन्न प्रकार के प्रश्न प्रदान करता है। नोट: आप कॉपी कर सकते हैं, हटा सकते हैं, स्थानांतरित कर सकते हैं, उपशीर्षक जोड़ सकते हैं, या किसी प्रश्न के उत्तर की आवश्यकता हो सकती है।

पसंद^(Choice) । मानक बहुविकल्पीय प्रश्नों के लिए इस प्रकार के प्रश्न का प्रयोग करें। विकल्पों में उत्तर फेरबदल करना, एक छवि या वीडियो जोड़ना और ड्रॉप-डाउन सूची के रूप में उत्तरों को प्रदर्शित करना, रेडियो बटन या एकाधिक उत्तरों के लिए चेकबॉक्स शामिल हैं।

पाठ^(Text) । लिखित उत्तर की आवश्यकता वाले प्रश्नों के लिए इस प्रकार का उपयोग करें। विकल्पों में लंबे उत्तरों की अनुमति देना और एक छवि या वीडियो जोड़ना शामिल है।

रेटिंग^(Rating) । यह प्रश्न प्रकार उत्तरदाताओं से पैमाने पर रेटिंग प्रदान करने के लिए कहता है। विकल्पों में एक छवि या वीडियो जोड़ना शामिल है। पैमाने में दो और दस स्तरों के बीच शामिल हो सकते हैं, और आप एक संख्या पैमाने या स्टार प्रतीक के बीच चयन कर सकते हैं।

तिथि^(Date) । इस प्रश्न प्रकार का उपयोग तब करें जब उत्तर दिनांक हो।

रैंकिंग^(Ranking) । रैंकिंग प्रश्न प्रकार उत्तरदाताओं को आपके द्वारा प्रदान किए गए विकल्पों को ड्रैग और ड्रॉप करके रैंक करने की अनुमति देता है। आप एक छवि या वीडियो और अधिकतम दस विकल्प जोड़ सकते हैं।

लिकर्ट^(Likert) । यह प्रश्न प्रकार रेटिंग^(Rating) के समान है । एक लिकर्ट^{(A Likert)} प्रश्न उत्तरदाताओं से यह इंगित करने के लिए कहता है कि वे किसी कथन से कितना सहमत या असहमत हैं।

फ़ाइल अपलोड^{(File Upload)} । यह प्रश्न प्रकार केवल उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है जिनके पास व्यवसाय^(Business) के लिए OneDrive खाता है। इस प्रश्न प्रकार को चुनने से आपके व्यवसाय के लिए OneDrive में एक नया फ़ोल्डर बन जाएगा ,^(Business) और उत्तरदाता अपनी फ़ाइलें उस फ़ोल्डर में अपलोड करेंगे।

नेट प्रमोटर स्कोर®^{(Net Promoter Score®)} । रेटिंग^(Rating) प्रश्न प्रकार के समान , माइक्रोसॉफ्ट का कहना है कि इस प्रकार के प्रश्न " ^(Microsoft)एनपीएस^(NPS) मानकों के साथ पूर्व-निर्धारित हैं , लेकिन यदि आपके पास विशेष आवश्यकताएं हैं तो आप उन्हें अनुकूलित कर सकते हैं। यदि आप इस प्रश्न प्रकार का उपयोग करते हैं, तो आपके पास समग्र स्कोर और वितरण दिखाने वाले सारांश पृष्ठ तक पहुंच होगी।"

एक नया अनुभाग जोड़ें^{(Add a new section)} । अगर आप अपने फॉर्म में सेक्शन बनाना चाहते हैं तो इसे चुनें। आप अनुभागों को वैसे ही जोड़ सकते हैं, हटा सकते हैं और स्थानांतरित कर सकते हैं जैसे आप प्रश्न कर सकते हैं।

पूर्वावलोकन^(Preview.) पर क्लिक करके आप किसी भी समय देख सकते हैं कि आपका फ़ॉर्म उत्तरदाताओं को कैसा दिखाई देगा .

शाखाओं में

Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} आपको प्रश्न तर्क लागू करने देता है (वे इसे "शाखाकरण" कहते हैं)। अधिक विकल्प आइकन पर क्लिक करें और ब्रांचिंग जोड़ें^{(Add branching)} चुनें । उस प्रश्न पर नेविगेट करें जिसके लिए आप ब्रांचिंग लागू करना चाहते हैं, और प्रत्येक संभावित उत्तर के लिए, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि उत्तरदाता को किस प्रश्न के लिए आगे निर्देशित किया जाएगा।

अपने माइक्रोसॉफ्ट फॉर्म को अच्छा बनाना^{(Microsoft Form Look Good)}

अपने फ़ॉर्म के रंगरूप को बढ़ाने के लिए कुछ विकल्प देखने के लिए  थीम^{(Theme )} का चयन करें ।

तुम कर सकते हो:

1. Microsoft के सुझाए गए थीम विचारों में से किसी एक को चुनें^{(Theme ideas)}
2. अपने प्रपत्र के तत्वों के लिए एक मुख्य रंग चुनें 
3. अपनी पसंद की पृष्ठभूमि छवि खोजें या अपलोड करें

यदि आप तीसरा विकल्प चुनते हैं, तो आप या तो छवि के लिए बिंग^(Bing) खोज सकते हैं या अपने OneDrive खाते या अपने कंप्यूटर से अपनी स्वयं की छवि अपलोड कर सकते हैं। आप छवि खोज परिणामों को केवल क्रिएटिव कॉमन्स लाइसेंस के साथ टैग किए गए लोगों तक सीमित करना चुन सकते हैं, जो वास्तव में आसान है। अपने प्रपत्र के लिए पृष्ठभूमि छवि के रूप में आपके द्वारा चुनी गई छवि को सेट करने के लिए जोड़ें^(Add) बटन पर क्लिक करें ।

याद रखें, कंप्यूटर या मोबाइल उपकरणों पर उत्तरदाताओं को आपका फ़ॉर्म कैसा दिखाई देगा, यह देखने के लिए आप कभी भी पूर्वावलोकन^{(Preview )} का चयन कर सकते हैं ।

अपना फॉर्म साझा करना और प्रतिक्रियाएं प्राप्त करना^(Getting)

वितरण के लिए अपना फॉर्म तैयार करने के लिए भेजें^(Send) बटन पर क्लिक करें । वहां से, आप लिंक को फ़ॉर्म में कॉपी कर सकते हैं, एक क्यूआर कोड जेनरेट कर सकते हैं, एम्बेड कोड कॉपी कर सकते हैं, ईमेल के माध्यम से फ़ॉर्म लिंक साझा कर सकते हैं, या फेसबुक^(Facebook) या ट्विटर^(Twitter) पर पोस्ट कर सकते हैं ।

यदि आप एक प्रीमियम Microsoft खाते में लॉग इन हैं, तो आपको यह सीमित करने के अतिरिक्त तरीके दिखाई देंगे कि आपके फ़ॉर्म पर कौन प्रतिक्रिया दे सकता है। 

विकल्पों में शामिल हैं: 

• कोई भी जवाब दे सकता है
• केवल मेरे संगठन के लोग ही जवाब दे सकते हैं
• मेरे संगठन के विशिष्ट लोग जवाब दे सकते हैं 

आप टेम्पलेट के रूप में अपना फॉर्म किसी और के साथ साझा करने के लिए एक लिंक भी उत्पन्न कर सकते हैं।

अपना फॉर्म प्रिंट करने के लिए, अधिक विकल्प^{(More options)} आइकन और प्रिंट फॉर्म^{(Print form)} चुनें ।

प्रतिक्रियाएं देखना

प्रतिसादों का डैशबोर्ड देखने के लिए प्रतिसाद^(Responses) टैब देखें . Microsoft आपको कुछ बुनियादी डेटा देता है, जैसे कि आपके पास कितनी प्रतिक्रियाएँ हैं, उत्तरदाताओं को फ़ॉर्म को पूरा करने में लगने वाला औसत समय, और फ़ॉर्म सक्रिय है या बंद है। 

यदि आप अधिक विकल्प^{(More options)} आइकन चुनते हैं, तो आप सभी प्रतिक्रियाओं को हटा सकते हैं, सारांश प्रिंट कर सकते हैं, या दूसरों के साथ साझा करने के लिए एक सारांश लिंक बना सकते हैं। 

प्रत्येक व्यक्तिगत प्रतिक्रिया पर क्लिक करने के लिए परिणाम देखें^{(View results)} बटन का चयन करें । वैकल्पिक रूप से, प्रपत्र प्रतिक्रियाओं को स्प्रेडशीट में निर्यात करने के लिए एक्सेल में खोलें का चयन करें। ^{(Open in Excel)}प्रत्युत्तर^(Responses) डैशबोर्ड प्रत्येक प्रश्न के प्रत्युत्तरों का सार भी प्रस्तुत करता है, जो अक्सर चार्ट में परिणाम प्रदर्शित करता है ।

प्रपत्र बनाने के लिए अन्य उपकरण

Microsoft प्रपत्र^{(Microsoft Forms)} अधिकांश कार्यस्थल और व्यक्तिगत उपयोगों के लिए पर्याप्त मजबूत है, लेकिन यह शहर का एकमात्र खिलाड़ी नहीं है। आप सर्वेमोनकी बनाम Google फ़ॉर्म^{(SurveyMonkey vs. Google Forms)} जैसे अन्य टूल की हमारी तुलना पढ़ सकते हैं या 10 सर्वश्रेष्ठ Google फ़ॉर्म टेम्प्लेट^{(10 best Google forms templates)} के बारे में जान सकते हैं , या यहां तक ​​कि तालिकाओं के साथ भरने योग्य Google डॉक्स फ़ॉर्म कैसे बना सकते हैं^{(how to make a fillable Google Docs form with tables)} ।

How to Use Microsoft Forms

A sharp increase in remote working has led many employers to move to cloud-based software solutions. That means more people than ever haνe аcceѕs to the Microsoft Office 365 suite of applications, inclυding Microsoft Fоrms. Microsoft Forms is an online-only app you can use to create quizzes, surveys, and оther kinds of forms.

If you don’t have a premium Office 365 account, you can still use Microsoft Forms by signing up for a free Microsoft account. Below, we’ll walk you through how to use Microsoft Forms, including: how to create a form, collect responses, and access the results.

How to Create a Microsoft Form

Begin by logging into forms.office.com. From the dashboard, you can choose to create a form or quiz, or you can use one of the free or premium templates provided by Microsoft. 

Start by creating a New Form and giving it a title and description. If you like, add an image to the form’s header.

Question Types

Select the Add new button and choose a question type. Microsoft Forms offers a variety of question types. Note: You can copy, delete, move, add a subtitle, or require a response to any question.

Choice. Use this question type for standard multiple choice questions. Options include shuffling answers, adding an image or video, and displaying answers as a drop-down list, radio buttons, or checkboxes for multiple answers.

Text. Use this type for questions requiring a written answer. Options include allowing long answers and adding an image or video.

Rating. This question type asks respondents to provide a rating on a scale. Options include adding an image or video. The scale can include between two and ten levels, and you can choose between a number scale or the star symbol.

Date. Use this question type when the answer is a date.

Ranking. The ranking question type allows respondents to rank the options you provide by dragging and dropping. You can add an image or video and up to ten options.

Likert. This question type is similar to Rating. A Likert question asks respondents to indicate how much they agree or disagree with a statement.

File Upload. This question type is only available to users who have a OneDrive for Business account. Choosing this question type will cause a new folder to be created in your oneDrive for Business, and respondents will upload their files to that folder.

Net Promoter Score®. Also similar to the Rating question type, Microsoft says questions of this type are “pre-set with NPS standards, but you can customize them if you have special requirements. If you use this question type, you’ll have access to a summary page showing overall scores and distribution.”

Add a new section. Choose this if you want to create sections within your form. You can add, delete, and move sections just like you can questions.

At any time, you can see what your form will look like to respondents by clicking on Preview.

Branching

Microsoft Forms also lets you apply question logic (they call it “branching”). Click the more options icon and select Add branching. Navigate to the question to which you want to apply branching, and for each possible answer, you can specify which question the respondent will be directed to next.

Making Your Microsoft Form Look Good

Select Theme to see some options for spicing up the look and feel of your form. 

You can:

1. Choose from one of Microsoft’s suggested Theme ideas
2. Choose a main color for elements of your form 
3. Search for or upload a background image of your choice

If you choose the third option, you can either search Bing for an image or upload your own image from from your OneDrive account or your computer. You can also choose to restrict image search results to only those tagged with Creative Commons license, which is really handy. Click the Add button to set the image you have chosen as the background image for your form.

Remember, you can always select Preview to see what your form will look like to respondents on computers or mobile devices.

Sharing Your Form and Getting Responses

Click the Send button to prepare your form for distribution. From there, you can copy the link to the form, generate a QR code, copy the embed code, share the form link via email, or post to Facebook or Twitter.

If you’re logged into a premium Microsoft account, you’ll see additional ways to limit who can respond to your form. 

Options include: 

• Anyone can respond
• Only people in my organization can respond
• Specific people in my organization can respond 

You can also generate a link to share your form with someone else as a template.

To print your form, select the More options icon and Print form.

Viewing Responses

View the Responses tab to view a dashboard of responses. Microsoft gives you some basic data, like how many responses you have, the average time it took respondents to complete the form, and whether the form is active or closed. 

If you select the More options icon, you can delete all responses, print a summary, or create a summary link to share with others. 

Select the View results button to click through each individual response. Alternatively, select Open in Excel to export the form responses to a spreadsheet. The Responses dashboard also summarizes responses to each question, often displaying results in a chart.

Other Tools for Creating Forms

Microsoft Forms is robust enough for most workplace and personal uses, but it’s not the only player in town. You can read our comparison of other tools such as SurveyMonkey vs. Google Forms or learn about the 10 best Google forms templates, or even how to make a fillable Google Docs form with tables.

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