माउस एक उपयोगी उपकरण है, लेकिन पॉइंट-एंड-क्लिक समय की बर्बादी है। आप यह जानते थे, इसलिए आपने जाकर ऑफिस और विंडोज के लिए^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} पहले से ही सर्वश्रेष्ठ कीबोर्ड शॉर्टकट सीखे।

लेकिन हो सकता है कि कुछ दोहराए जाने वाले कार्यों में शॉर्टकट कुंजियाँ न हों। क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि आप Microsoft Office^{(Microsoft Office)} में अपना स्वयं का कीबोर्ड शॉर्टकट बना सकें ? अच्छा^(Well) , आप कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस^{(Microsoft Office)} में कीबोर्ड शॉर्टकट^{(Keyboard Shortcuts)} कैसे बनाएं

आइए पहले Word^(Word) में इन चरणों को देखें । डेस्कटॉप पर एक्सेल^(Excel) और पॉवरपॉइंट^(PowerPoint) में चरण समान हैं । आउटलुक^(Outlook) में इसे कैसे करें, यह देखने के लिए नीचे स्क्रॉल^(Scroll) करें ।

1. ^{(Right-click)}रिबन क्षेत्र में किसी भी धूसर स्थान पर राइट-क्लिक करें और रिबन को अनुकूलित करें^{(Customize the Ribbon)} चुनें ।

1. वर्ड ऑप्शन^{(Word Options )} विंडो खुलेगी । विंडो के निचले भाग के पास कीबोर्ड शॉर्टकट^{(Keyboard shortcuts)} के आगे कस्टमाइज़^{(Customize )} करें चुनें ।

1. कस्टमाइज़ कीबोर्ड^{(Customize Keyboard)} विंडो खुल जाएगी । एक टैब को संकीर्ण करने के लिए श्रेणियाँ क्षेत्र में देखें, जिसके पास वह कमांड है जिसके लिए आप एक शॉर्टकट बनाना चाहते हैं। ^{(Categories )}उस टैब के कमांड कमांड^{(Commands )} क्षेत्र में दाईं ओर दिखाई देंगे। इच्छित आदेश का चयन करें।
   
   इस उदाहरण में, हमने FileSendPdf का चयन किया है, क्योंकि यह एक साधारण कीस्ट्रोक संयोजन के साथ एक वर्ड दस्तावेज़ को पीडीएफ के रूप में भेजने में^{(send a Word document as a PDF)} बहुत मददगार होगा । यदि कमांड में पहले से ही एक कीबोर्ड कॉम्बो है, तो यह करंट कीज़^{(Current keys )} एरिया में दिखाई देगा।

1. एक नया शॉर्टकट कुंजी संयोजन सेट करने के लिए, कर्सर को नई शॉर्टकट कुंजी दबाएं^{(Press new shortcut key)} फ़ील्ड में रखें, फिर उस कुंजी कॉम्बो को दबाएं जिसे आप अपने कीबोर्ड पर उपयोग करना चाहते हैं। नोट करें कि वर्तमान में असाइन किए गए के आगे ^{(Currently assigned to)}वर्तमान कुंजी^{(Current keys)} क्षेत्र के अंतर्गत क्या दिखाई देता है । अगर कुछ भी लेकिन [असाइन नहीं किया गया]^{([unassigned])} वहां दिखाता है, तो एक और कुंजी कॉम्बो आज़माएं।

1. भविष्य के सभी दस्तावेज़ों के लिए इस कुंजी कॉम्बो का उपयोग करने के लिए, नॉर्मल.डॉटएम^{(Normal.dotm )} को इस बॉक्स में परिवर्तन सहेजें^{(Save changes in )} में चयनित रहने दें। कुंजी कॉम्बो को केवल इस दस्तावेज़ पर लागू करने के लिए, इसे ड्रॉप-डाउन बॉक्स में चुनें। 
2. सेटिंग्स को लागू करने के लिए असाइन करें^{(Assign )} बटन का चयन करें , फिर कस्टमाइज़ कीबोर्ड^{(Customize Keyboard)} विंडो को बंद करें। Word विकल्प^{(Word Options)} विंडो को बंद करने के लिए OK दबाएं । अपना नया कीबोर्ड शॉर्टकट संयोजन आज़माएं। 

FileSendPdf शॉर्टकट स्वचालित रूप से दस्तावेज़ को एक पीडीएफ^(PDF) में बदल देगा , आउटलुक^(Outlook) में एक नया ईमेल संदेश बनाएगा, पीडीएफ^(PDF) संलग्न करेगा , और ईमेल को एक विषय^(Subject) देगा । माउस के साथ एक दर्जन या अधिक पॉइंट-एंड-क्लिक के बजाय एक कीस्ट्रोक एक अविश्वसनीय टाइमसेवर है।

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस^{(Microsoft Office)} में कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट^{(Custom Keyboard Shortcuts)} कैसे साफ़ करें

हो सकता है कि आप अपने द्वारा किसी Office^(Office) ऐप में बनाए गए सभी कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट से छुटकारा पाना चाहें । यह करना आसान है।

1. ^{(Right-click)}रिबन क्षेत्र में किसी भी धूसर स्थान पर राइट-क्लिक करें और रिबन को अनुकूलित करें^{(Customize the Ribbon)} चुनें ।

1. वर्ड ऑप्शन^{(Word Options )} विंडो खुलेगी । विंडो के निचले-बाएँ क्षेत्र में कस्टमाइज़^{(Customize )} बटन का चयन करें । कस्टमाइज़ कीबोर्ड^{(Customize Keyboard )} विंडो खुल जाएगी  ।

1. भविष्य के सभी दस्तावेज़ों से मुख्य असाइनमेंट को निकालने के लिए, नॉर्मल.डॉटएम^{(Normal.dotm )} को ड्रॉप-डाउन में परिवर्तन सहेजें^{(Save changes in )} में चयनित रहने दें। उन्हें केवल इस दस्तावेज़ से निकालने के लिए, इसके बजाय ड्रॉपडाउन में दस्तावेज़ चुनें। नीचे-बाईं ओर, सभी रीसेट करें^{(Reset All )} बटन का चयन करें।

1. यह पूछेगा, क्या आप सुनिश्चित हैं कि आप मुख्य असाइनमेंट को रीसेट करना चाहते हैं? यह क्रिया वर्तमान में सामान्य.डॉटएम में मैक्रोज़ और शैलियों को असाइन की गई सभी कुंजियों को हटा देगी^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} । ध्यान दें कि उस चेतावनी के अंत में, यह या तो Normal.dotm या आपके द्वारा चुने गए दस्तावेज़ को पढ़ेगा। रीसेट की पुष्टि करने के लिए हाँ^{(Yes )} चुनें ।

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} में कीबोर्ड शॉर्टकट^{(Keyboard Shortcuts)} कैसे बनाएं

Microsoft Office के सभी ऐप्स में, संभवतः आउटलुक^(Outlook) वह है जिसमें आप सबसे अधिक समय बिताते हैं। चीजों को तेजी से पूरा करने के लिए कुछ कस्टम कीबोर्ड शॉर्टकट बनाना समझ में आता है। 

दुर्भाग्य से, आउटलुक 2016 के बाद से, यह आपको कीबोर्ड शॉर्टकट बनाने की अनुमति नहीं देता है जैसा कि हम वर्ड^(Word) , एक्सेल^(Excel) और पावरपॉइंट^(PowerPoint) में कर सकते हैं । तो आपके विकल्प क्या हैं?

यह एक समाधान है, लेकिन आप त्वरित चरण^{(Quick Steps )} बना सकते हैं और उन्हें मुख्य संयोजन असाइन कर सकते हैं। यह आपको आउटलुक^(Outlook) में हर चीज के लिए शॉर्टकट कुंजी कॉम्बो बनाने की क्षमता नहीं देगा , लेकिन यह आपकी अधिकांश जरूरतों को पूरा कर सकता है। नौ प्रमुख संयोजनों की एक सीमा है जिसे आप कस्टम त्वरित चरणों^{(Quick Steps)} को निर्दिष्ट कर सकते हैं ।

1. आउटलुक में होम^{(Home )} टैब  के क्विक स्टेप्स^{(Quick Steps )} सेक्शन में क्रिएट न्यू^{(Create New )} चुनें ।

1. एडिट क्विक स्टेप^{(Edit Quick Step )} विंडो खुलेगी । नाम^(Name) फ़ील्ड में एक वर्णनात्मक नाम दर्ज करें ।
2. एक क्रिया चुनें^{(Choose an Action )} ड्रॉप-डाउन मेनू में पूर्वनिर्धारित क्रियाओं में से एक चुनें। इस उदाहरण में, हम पढ़े गए के रूप में मार्क के^{(Mark as read)} साथ चलते हैं ।

1. पिछली क्रिया के अंतर्गत क्रिया जोड़ें^{(Add Action )} बटन का चयन करके क्रियाओं को एक साथ स्ट्रिंग करें।

1. फ़ोल्डर में ले जाएँ का^{(Move to folder)} चयन करें ।

1. सेलेक्ट फोल्डर^{(Select Folder )} विंडो खुलेगी । उस फ़ोल्डर को ढूंढें^(Find) और चुनें जिसमें आप चाहते हैं कि यह त्वरित क्रिया^{(Quick Action)} ईमेल को स्थानांतरित करे। हम इस उदाहरण के लिए फ़ोल्डर बिल का चयन करते हैं। ^{(Bills )}विंडो बंद करने के लिए ओके^{(OK )} चुनें ।

1. शॉर्टकट कुंजी^{(Shortcut key)} ड्रॉप-डाउन में एक कुंजी कॉम्बो का चयन करें । ध्यान दें कि यह नौ चयनों तक सीमित है।

1. टूलटिप^(Tooltip) टेक्स्ट बॉक्स में क्विक स्टेप क्या करता है, इसका विवरण जोड़ें । जब आप बाद में त्वरित चरण^{(Quick Step)} पर होवर करते हैं , तो यह आपको याद दिलाता है कि यह क्या करता है।
2. त्वरित चरण^{(Quick Step)} बनाने को पूरा करने के लिए समाप्त^{(Finish )} का चयन करें । अब आप आउटलुक^(Outlook) रिबन में मार्क रीड मूव टू बिल्स^{(Mark Read Move to Bills)} क्विक स्टेप देखेंगे। चरण 7 में आपके द्वारा चुने गए शॉर्टकट कुंजी कॉम्बो का उपयोग करके इसका परीक्षण करें।

यदि आप एक कदम आगे जाना चाहते हैं, तो आप सामान्य कार्यों को आसान बनाने के लिए कमांड लाइन स्विच का उपयोग करके आउटलुक डेस्कटॉप शॉर्टकट बना सकते हैं।^{(create Outlook Desktop shortcuts)}

अपने कीबोर्ड शॉर्टकट का अभ्यास करें

अब आप अपनी खुद की Microsoft Office शॉर्टकट कुंजियाँ बना सकते हैं। अपने सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले शॉर्टकट की सूची का प्रिंट आउट लें और उन्हें अपने मॉनिटर के पास रखें। कुछ दिनों के बाद, आपको अब चीट शीट की आवश्यकता नहीं होगी। कमांड लाइन स्विच शॉर्टकट में जोड़ें और यह कुछ ही समय में ^(Add)आपकी Microsoft Office उत्पादकता को बढ़ावा^{(boost your Microsoft Office productivity)} देगा । 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a handy tool, but point-and-clіck is a waste of time. You knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

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